电子档案，让云上服务“不打烊”

■文／王雅涵 霍冀民

习近平总书记在2021 年7月6 日作出的重要批示中强调，档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。近年来，各级社保经办机构以加强电子档案管理应用为抓手，充分发挥社保业务档案服务党和国家工作大局、服务人民群众的积极作用，扎实推动社保业务档案管理工作高质量发展。

直面挑战 把握信息时代新形势

各级社保经办机构坚持以人民为中心的发展思想，深入推进社保业务档案管理，为完整准确记录参保群众权益、有效提升社保经办服务效率提供重要支撑。但随着业务的发展和技术的进步，社保业务档案管理应用工作也面临着新的挑战和问题。

群众办事有期待。社保业务档案是重要的民生档案，是企业和群众办理社保业务、享受社保权益的重要凭证。当前，群众对于办理业务的便捷性要求越来越高，普遍希望 “少跑路”甚至“不跑路”，同时，对维护自身合法权益的意识也日益增强。这就要求社保业务档案管理工作必须做到记录全面准确、保存完整安全、应用方便快捷，给群众办事带来更大的便利。

经办方式有变化。以前的经办方式主要是现场办、窗口办、手工办，现在则是网上办甚至要跨省通办，业务经办和运转的方式、手段、介质都与之前大有不同。与之相适应，社保业务档案的管理应用也须从以纸质档案为主转变为以电子档案为主。在新的形势下，社保业务档案应该怎么存、如何管？怎样优化社保业务档案管理服务以适应社保经办服务模式的转型升级？成为摆在各级经办机构面前的新课题。

基金风控有需求。社会保险基金管理事关民生福祉和社会稳定，目前，社保基金领域很多的大案要案都涉及业务档案的材料造假。因此，在遵循档案管理真实性、完整性、可用性、安全性原则的基础上，要充分思考如何通过应用电子档案提高风险防范力，将基金风险降到最低。

工作层面待完善。从电子档案管理和应用工作实践的角度来看，社保业务档案管理工作的短板也逐渐显现。

国家层面，2009 年人力资源社会保障部联合国家档案局出台了《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称3 号令），建立了较为完善的业务档案管理规范。虽然3 号令是社保业务档案管理的基本规范，但其出台时间距今已有13 年，随着企业和群众需求的升级以及信息技术的广泛应用，“网上办”“协同办”逐渐成为主要的社保经办服务模式，3 号令中的一些要求与业务经办中的实际操作已不匹配。

地方层面，部分档案信息管理系统构架老旧、升级困难，新系统建设较慢，统计查询、精确定位搜索、快速解决故障等“进阶”功能无法在前台实现；一些经办机构囿于财力有限、专项资金匮乏，不重视档案工作等因素，没有配备专门的管理人员，保障和协同工作不到位；地方经办机构之间的档案数据资源共享不足，横向跨部门业务协同机制不完善，制约和阻碍了电子档案管理工作的高质量发展。这些挑战和问题，需要部省联动研究解决。

簇簇微光 点亮电子档案新征程

加强电子档案管理应用逐渐成为推动社保档案工作创新发展的方向。顺应时代潮流，2020 年7月，《社会保险电子档案管理暂行办法》应运而生，用于指导各地规范电子档案管理工作，加强电子档案在社保经办管理服务各业务环节的使用。

2021 年1月1 日，新修订的《中华人民共和国档案法》开始施行，为档案信息化建设指明了方向，也为社保经办管理服务的电子档案管理工作提供了法律依据和保障。当年6月，人力资源社会保障部发布了《社会保险业务档案元数据规范》行业标准，并选取河北、吉林、广东、海南4 个省份，作为社会保险电子档案管理应用工作先行先试地区。由此开始，各地社保经办机构逐步将加强电子档案管理应用作为推进社保经办“不见面”服务的重要举措，扎实推动社保电子档案管理应用。

高度重视，形成齐抓共管工作格局。行业标准下发后，多地社保经办机构结合本地区实际，制定印发了加强电子档案管理相关工作的通知文件，开展业务培训、加强组织领导、完善考核机制，为做好电子档案管理应用工作奠定了良好基础。海南出台了《海南省社会保险电子档案管理暂行办法》，在全国首次实现由省级档案主管部门和社保经办机构联合规范社保电子档案的管理。四川按季度调度推进各市（州）历史纸质档案数字化和历史影像化档案数据迁移工作进度，层层压实属地责任。吉林将档案工作纳入全省工作考核重点。北京、河北等地举办了电子档案工作培训班，邀请本地档案局专家进行授课。西藏自治区则成立社保档案管理部门，壮大档案工作的队伍。

探索本地电子档案管理应用路径，推动社会保险业务档案管理工作步入科学化、规范化、电子化的管理模式。宁夏和甘肃分别将石嘴山市、兰州市作为试点城市，做好历史资料电子化立卷和归档工作，加快推进社保业务档案一体化建设。天津选取“工伤鉴定录入”业务作为电子文件管理试点，在业务材料电子单套制归档上进行初步实践，并对原业务系统、档案系统进行改造。湖南选取常德市作为历史档案数字化试点城市，对2019 年以来的业务档案进行电子化录入，加快推动业务档案电子化管理步伐。

开发或改造电子档案相关系统，实现对业务档案的数字化处理，提升通过电子档案管理应用推动经办模式转型升级的效能。天津梳理了社保电子文件元数据方案，组织编写档案管理系统功能需求，并列入经办服务标准化创新系统升级改造计划。广西采取“授权受理、流转经办、电子反馈、电子归档”的方式，实现社会保险业务多渠道、跨地域办理：在全区任一社保经办机构均可办理社保业务，业务办理结果通过移动设备、自助机、柜台等多点反馈，电子文件则按照预归档号自动流转到属地归档。申报人在办理新业务时，业务经办部门通过内部校验或第三方数据共享获取信息后，可以直接调用历史业务办结后留存的电子档案，实现群众办理新业务“免申请”“免跑腿”，材料“免提交”。

采用专门存储、权限管理、系统提醒等方式，完善电子档案数据安全防控措施，提升风险防控能力。江苏运用本省人社一体化信息平台，实现业务管理、财政监督和审计检查的信息共享，全流程线上经办、准确对账，数据全程留痕、终身可溯。四川电子档案管理系统实现经办业务材料和日志信息全采集、全保存，在档案借阅、统计分析、业务稽核时提供全记录、全证明，并为每个类别设立了满件阈值，提醒经办人员及时检查立卷。河南电子档案信息系统和档案数据存储在省“政务云”上，系统软硬件均按照等级保护三级标准建设，采用三个副本存储。吉林实现归档文件电子签名全覆盖，利用数字证书、电子印章等加密传输技术，为每个电子档案穿上“防弹衣”。

守正创新 开拓电子档案新局面

智慧经办“进行时”，便民服务无止境。“十四五”时期，我们将以电子档案管理应用为重点，聚焦社保经办管理服务现实需要，在统一思想、完善制度、典型引领、改进技术等方面持续用力，加快推动社保业务档案管理工作迈上新台阶，更好地助力社保事业高质量发展。

以提升思想认识为引领，凝聚共识合力。社保业务档案是社保经办业务的客观真实记录，承载着为参保人“记录一生、保障一生、服务一生”的重要使命。各级业务档案管理人员应加强思想教育，进一步提高政治站位，深刻认识到业务档案管理工作的重大意义、崇高使命和历史责任，增强业务档案管理工作的神圣感、使命感。自觉做好业务档案管理工作，将业务档案记录好、保管好、留存好、利用好，更好地服务社保经办模式转型升级，切实提升参保企业和群众的办事体验。

以加强制度建设为重点，固化探索成果。业务档案电子单套制归档是推进电子档案全面应用的关键，下一步，将加快制度建设步伐，尽快建立修订3 号令的工作组，汲取地方智慧，把业务经办中有关电子档案应用的难点、堵点在制度层面加以研究解决，在修订3 号令的复杂性、棘手性问题上下功夫，拓展电子档案管理应用场景，明确纸质档案和电子档案的归档范围，避免双套制带来的重复劳动，弥补政策空白。

以深化试点探索为抓手，撬动创新潜能。下一步，要在现有4 个试点省份（河北、吉林、广东、海南）的基础上，再选取典型省市作为突破点，着重在电子档案查询利用、备份迁移、接收检验、系统建设、技术升级等方面探索经验做法，形成可复制、可推广的电子档案工作“样板间”，以点带面推动全国工作。建设社会保险数字档案室，强化资源建设和数据管理，打造档案工作示范城市，创造“品牌效应”，提升社保数字档案管理水平和效能。

以强化技术应用为引擎，驱动档案管理高质量发展。以电子档案和在线应用为基础的数字化是档案管理高质量发展的重要基础。我们要探索加强业务档案源头治理工作，针对电子档案易保存、易调取、易查阅等特性，升级档案管理设备和应用系统。学习借鉴其他行业对新技术在档案管理运用中的理论与实践探索，加强人工智能、区块链、电子签名、时间戳、数字摘要等新技术在业务档案管理中的应用，确保电子档案永久存储与安全保管，充分调动社保系统对高质量发展电子档案事业的积极性，实现业务经办“不断档”，云上服务“不打烊”。