事业单位档案信息资源共享问题及处理办法

姜 娜

（唐山市卫生健康委员会综合监督执法局）

档案是事业单位发展过程的“见证者”，其对事业单位本身的发展以及各项职能的行使都有着重要的指导作用。在新时期发展背景下，为了能够进一步提高我国事业单位公共服务水平，需要乘上互联网这一快车，将信息资源在一定范围内共享，提高事业单位内部管理的综合水平。但是，当前事业单位档案信息资源共享还面临着一定的问题，诸如技术手段落后、共享意识不强以及相关体系建设失衡等问题，这都在很大程度上阻碍了档案信息资源的共享，影响了事业单位的快速发展。因此，有必要对档案信息资源共享问题进行分析与总结，并采取有效的处理办法予以应对。

一、档案信息资源共享

档案信息资源对于事业单位的发展来说有着十分重要的意义，实现档案信息资源的共享是事业单位发展的必然。而何谓档案信息资源共享，笔者认为其主要体现在以下几方面：首先，档案信息资源的共享是以网络为媒介，打破了以往信息传递中存在的时间及空间的障碍，进一步提升了档案信息资源的传播效率和使用范围。其次，档案信息资源共享是以用户为核心、为用户提供新型服务的一种方式。再次，档案信息资源共享是建立在科学系统的管理体制以及先进信息技术基础上的，能够借助科学的管理以及技术来实现各项资源的共享。最后，档案信息资源的共享具有一定的边界，是在允许的范围内最大程度地共享而不是无限制共享，本身有着较强的机密性、回溯性。由此可见，档案信息资源共享是指以网络为媒介和工具、以用户为核心和根本、以有效利用为基础和灵魂，充分利用现代化管理体制和先进的信息技术来为用户提供最大程度的资源充分共享服务。

二、事业单位档案信息资源共享的重要性

伴随着内部管理结构与机制的优化，事业单位也开始对档案信息资源管理给予了足够的重视，并且在一定范围内进行了档案信息资源的共享。由此可见，档案信息资源的共享有着十分重要的意义，其不仅能够为事业单位各项工作的展开提供相应的指引，同时也能够对事业单位发展中的各种信息进行全面的存储，便于后期对这些数据进行合理应用，对于各项工作的科学化展开与合理化发展有着推动作用。在事业单位发展的过程中，加强对档案信息资源的管理和信息资源的共享能够帮助其及时发现工作中存在的问题，进而为各项决策的制定和战略发展目标的实现奠定良好基础。由此可见，实现档案信息资源的共享对于事业单位的发展来说十分重要。

三、事业单位档案信息资源共享面临的问题

现阶段，我国事业单位也认识到了档案信息资源共享的重要性，并采取了相应的措施推动这项工作的进行，但是实际上依然面临着一定的问题，主要体现在以下几方面：

（一）观念方面

事业单位经过了较长时间的发展已经形成了较为固定的模式，受到传统观念的影响，档案部门往往会存在观念保守、重藏轻用的思想观念的束缚。与此同时，档案管理部门从表面上来看并不能够为事业单位带来直接的经济效益，所以领导对于档案部门的工作也没有给予足够的重视。“无人问津”的情况在很大程度上限制了档案资源的开发、利用和共享。除此之外，一些事业单位虽然意识到了档案信息资源共享的重要性，但是本身的共享意识不强，对于相关工作的重视程度不够，或是直接搞一搞面子工程，共享的力度不强，导致相关工作不伦不类。由此可见，思想观念方面的束缚会直接影响到档案信息资源的共享。

（二）管理方面

在档案信息资源实现共享的过程中，管理体系的建设是整个共享工作展开的标准。然而在实际情况中，管理方面依然存在着一定的问题，其主要表现在：一方面，事业单位并没有建立健全档案信息资源共享管理制度，在实际情况中相关工作的展开没有可以参考的制度标准，管理形式和方法的落后为后续的监督与审查工作也带来了一定的困难。同时，管理者为了能够压缩成本和时间，在没有参考标准的基础上无法履行自身的职责与义务，导致档案信息资源共享的程度有限，甚至质量也无法得到有效保障。另一方面，档案信息资源共享是一项十分复杂的系统性工程，但是由于单位及管理部门没有给予足够的重视，所以统筹规划工作也不到位，各个部门之间的沟通与合作不紧密，导致档案信息资源共享工作受到了严重的影响。

（三）安全方面

事业单位档案信息中所记录的内容都具有较强的机密性，其所覆盖的范围十分广泛，例如国防、城市建设、环境建设、人文历史等，所以通常这些信息资源的保存都需要重视其保密性，会采取相应的加密措施来避免档案信息资源被非法窃取和利用。纸质资源在共享的过程中很容易出现丢失、被破坏、被篡改等不良后果，所以事业单位都会将纸质资源进行扫描，形成电子资源，将电子资源进行共享，这样也能够有效提升纸质档案信息资源的安全性。然而，在电子资源共享和利用的过程中，部分事业单位受到诸多因素的影响，由于其基础设施的建设较为薄弱，扫描设施、加密措施等技术手段不齐全，造成电子资源面临被窃取、盗用、非法篡改等安全隐患。

（四）队伍方面

事业单位在运行的过程中每天都会产生大量的数据信息，所以档案信息资源管理工作需要将大量的、复杂的数据信息进行分类、整理、整合与保存，相关工作的展开多数都是以计算机、网络等为载体，这就对相关工作人员的能力和技术有着一定的要求。然而，当前的事业单位档案管理工作人员很多都不具备专业的档案管理专业能力和水平，不仅缺乏相应的专业知识，同时也难以正确使用计算机来进行档案信息资源的共享。虽然近些年事业单位在不断吸纳高素质、高水平的人才，但是真正能够专业匹配、能力匹配、素质匹配的档案管理人才如同凤毛麟角。除此之外，一些事业单位很少能够为档案管理人员提供专业的培训，没有建立相应的培训机制，使得相关管理人员的综合能力难以得到有效提升，导致档案信息资源共享工作难以有效展开。

（五）资金方面

对于事业单位档案信息资源共享来说，其需要足够的资金作为支持，例如服务器、计算机、扫描仪、数据库建设以及相关软件的应用等软硬件设施的建设以及后期的日常维护和人才培训等方面，都需要足够的资金才能够实现升级与优化，是一项高投入的工程。然而，在档案信息资源共享的过程中，能够分配到此方面的资金十分有限，共享工作资金比例非常小，没有足够的资金支持，档案信息资源的共享也受到了极大的影响。

四、事业单位档案信息资源共享问题的处理办法

根据上述内容可知，档案信息资源的共享依然面临着一定的问题，事业单位需要采取针对性的措施予以应对。

（一）树立共享意识

第一，主动转变观念。观念的改变是一个长期且存在一定难度的任务，为了能够有效提升档案信息资源共享的效果，相关部门应当要积极摆脱传统观念的束缚，正确看待信息资源的价值，积极主动转变自身的观念，由以往被动式服务向着主动式服务的方向转变；由片面追求“小而全”逐渐向着资源整体共享的方向转变。

第二，加强宣传。事业单位应当要在日常工作中加强宣传，让领导层、管理层都能够意识到档案信息资源共享的重要价值。由于领导对各项决策都有着决定性作用、管理层能够直接对档案信息资源的共享提供支持，因此，单位应当要加强宣传，通过线上以及线下共同宣传的方式“双管齐下”，将共享工作的重要性、标准、内容等与员工的个人价值进行挂钩，驱动员工主动进行思想的转变，积极推进档案信息资源共享工作的进行，使其能够在日常工作中主动挖掘档案信息资源的价值，并且通过多种方式进行资源共享，进一步提升档案信息资源的利用价值。

（二）优化管理体系

第一，统一规划建设方向。现阶段，我国事业单位档案信息资源共享还处在发展阶段，需要相关部门做好统一的规划和建设方向才能够为相关工作提供有效指导。从资源整合到相关平台建设，都需要加强规划与管理，加强上下级、不同部门之间的沟通与协调，做好统筹规划工作。

第二，加强规范的管理机制。事业单位应当要根据实际情况建立本单位的档案信息资源共享管理机制，一方面要建立完善的信息共享架构与模式，让信息资源的共享能够在可控制、可管理的范围内进行规范化共享。另一方面要不断完善档案信息资源共享的管理制度，明确管理人员、档案信息资源使用人员的职责与范围，根据《电子文件归档与电子档案管理办法》等文件中所要求的内容结合单位的实际情况制定新的档案信息资源共享管理制度。在制度中，需要对共享工作的流程及步骤进行细化，并且制定统一的整理标准，让各个部门之间的档案都能够在统一的标准之下进行共享，同时也便于管理部门对档案信息资源进行管理。

（三）提升共享安全

第一，物理环境安全。为了能够有效提升档案信息资源共享的安全性，保证物理环境的安全尤为重要，其也是最为基础的安全保障措施之一。在物理环境安全方面，档案管理部门应当要保证室内环境的温度和湿度适宜，做好防火、防盗、防潮等方面的保障性工作。在此过程中，为了能够充分发挥人的积极作用，还应当要对相关管理人员的职责范围、安全保密责任等内容加以重视，严禁相关工作人员由于自身因素而导致档案信息损毁或是丢失或是人为恶意更改等，并且按照相关规定和标准对档案信息资源进行一定范围的共享，并做好资源共享的安全审查。

第二，网络环境安全。针对网络环境的开放性所带来的安全问题，在档案信息资源共享的过程中应当要采取各种网络加密安全措施，以此来提升文件共享过程中的安全性。例如专用密钥、对称密钥、公开密钥等方式都是较为常见的数据信息加密技术。除此之外，网络防火墙技术也是一种加强和控制网络间访问的安全技术之一，其可以有效保护内网运行环境，并且能够组织外网用户的非法入内，事业单位可以对该技术进行升级并应用于资源的共享中去，提升网络的安全性。同时，还要对杀毒软件进行合理应用，这种技术使用最为便捷。为了能够有效提升档案信息资源共享的安全性，事业单位可以根据实际需求对上文中所提到的几种网络安全技术进行综合使用，进一步提升网络环境的安全等级。

（四）加强队伍建设

第一，建立完善的选拔任用机制。档案信息资源共享是一项系统性、专业性、复杂性较强的工作，因此，其对人才综合能力与素质的要求也相对较高。为了能够让人才与岗位需求更加匹配，事业单位可以实施岗位动态调整机制对在职的人才进行选拔调任，使更多具有此方面能力的人才胜任该岗位的工作，帮助档案信息资源共享工作的进一步实施。为此，需要建立完善的选拔任用机制，并且将机制有效实施下去，使优秀的人才能够充分发挥出自身的优势。

第二，提供更加全面的培训机会。事业单位需要为档案信息资源共享管理人员提供更加全面的培训机会，可以通过聘请专家演讲、与先进单位进行业务交流、线上学习、外派进修等多种方式来进行培训，学习先进的档案信息资源共享管理理念和模式。同时要对相关管理人员的计算机操作能力进行培训，使其能够在档案信息资源共享的过程中对网络进行充分利用，并保证整个共享过程的安全性。

第三，吸纳更多的优秀人才。事业单位应当要根据档案信息资源的实际需求进行人才的招聘，吸纳更多优秀的人才，通过高校直招、考试等渠道吸收更多优秀的人才，并且对人才的综合能力进行考察，包括人才的档案管理专业能力、计算机操作能力、现代化管理观念和模式等。与此同时，为了能够留住更多优秀的人才，还需要加强福利待遇、职称评定等保障性措施的实施，吸引人才并激发人才的积极性和创造性。

（五）多方筹措资金

第一，发挥政府的导向作用。档案信息资源的共享需要有足够的资金来作为支持，由于事业单位本身的性质存在一定的差异（例如全额拨款、差额拨款、自收自支等），因此，需要政府发挥自身的引导作用。例如对于自收自支、差额拨款性质的事业单位来说，政府可以鼓励并引导地方性中小金融机构的发展，加快发展商业银行、农村信用社等，这样可以为事业单位筹资建立更多的渠道；或者事业单位可以考虑与优秀的企业进行合作，利用自身的技术、人才优势等来吸引更多的民间资本。对于全额拨款的事业单位来说，应当要将档案信息资源共享的重要性进行宣传，以便能够争取更多的财政拨款、专项资金等。

第二，提高自身内部融资能力。事业单位应当要搞好自身的经营管理（全额拨款性质的事业单位除外），积极利用自身的技术优势、人才优势等向社会提供有偿服务，在此过程中收取一定的服务费用，这样也可以在一定程度上弥补档案信息资源共享方面存在的经费不足的问题。此外，还可以通过投资经营的方式来提高自身的融资能力，实现资金的保值、增值，例如对外投资、扩建固定资产、扩建无形资产等形式。

五、结束语

综上所述，在事业单位发展的过程中，档案信息资源的共享对于推动单位的稳步发展有着十分积极的作用。在新时代背景下，事业单位应当要对档案信息资源共享给予足够的重视，总结出当前存在的不足，并且采取多种方式来提升档案信息资源共享的整体水平，进而提高档案资源的利用率，为事业单位的发展营造良好的内部环境。