SAP系统在A企业项目财务核算管理中的应用研究

■罗龙琼

（广州中智融通金融科技有限公司）

随着传统银行业逐步转型数字化智慧银行服务，以银行为主要客户的A企业新增了一块业务，服务于银行智慧网点建设，提供整体解决方案，立足网点业务特点，融合5G、人工智能、大数据、生物识别等技术，提供含咨询规划、场景设计、金融设备软硬件销售及系统集成、联合运营等一站式工程实施与服务。为更好地满足该新增业务的整体管理，真正提升企业的经济效益，A企业需要寻求一套与之适应的核算管理系统。

1 A企业项目财务核算管理中应用SAP系统的背景及动因

1.1 新业务，原有系统不适合项目管理

鉴于每个银行关于智慧网点建设有不同的定制化及个性化的要求，所采用的设备情况也将不同。对于A企业来说，此类业务各项目之间的收支成本费用情况均不相同，按照原来的制造业成本核算模式，不能清晰直观地反映此类项目型业务的成本费用情况，也难以全流程的监控项目的过程管理。即现有的系统模块不够满足新增项目型业务的全面核算管理。

1.2 选择SAP系统的优势

（1）SAP系统全面集成了生产计划模块、销售管模块、采购管理模块、库存管理模块、设备管理模块、项目管理模块、财务管理模块等，是综合考虑企业架构和财务管理比较细致的系统，整体控制逻辑和整体系统结构更为严谨。

（2）SAP系统集中了先进的管理经验,主要业务流程能够实现自动化，只需基础数据的录入即可联动数据的高度集成，能够更好的规范企业的业务流程、优化管理模式，为企业管理的持续改善提供更大空间。

（3）SAP系统的应用需要综合型人才，数据录入一次保存之后不能修改只能冲销或删除的特点，通过系统的应用，能够激发企业人员保持严谨的思维，在一定程度上能够促使企业人员的综合素质水平提高，进而提升企业的基础管理水平。

（4）SAP系统项目管理模块具备成本计划和预算管理功能，通过项目生命周期管理及WBS工作细分结构，实现项目进度安排，成本和资源的计划安排，达到分析和控制的目标，能够促进业务流程更加顺畅，有效提升项目的管理效率。

（5）在现有的SAP系统应用基础上，增加项目管理模块，能够减少人力物力的投入，更好的节约资源。企业人员已经对SAP系统操作具有一定的熟悉度，对于新增模块的应用，能够更好的理解和加快实际上手操作。

综上所述，为了更好地客观、独立、准确的核算每个项目的收入成本费用情况，基于SAP系统核算的精细化、数据对比便捷化、成本核算的简洁化，结合企业的实际情况，A企业采取在SAP财务系统中增加项目管理模块的应用。

2 SAP系统在A企业项目财务核算管理中的应用现状和效果

为了保障SAP系统的成功实施及实际应用，A企业专门组建了由企业领导及各部门负责人、关键用户、IT人员共同组成的专项项目小组。经过需求调研、资源调配，开发测试等充分准备，各相关人员通过专题培训对业务场景有了基本的认识，对业务操作具备实操练习经验后，开启了正式上线实施，为项目管理奠定了良好的基础。

2.1 A企业应用SAP系统的现状

SAP系统项目管理主要是通过项目结构WBS元素贯穿项目的整个流程，首先是创建项目并对项目结构细分WBS元素，然后根据项目的实施进度在项目对应阶段WBS下采购申请及订单、项目费用录入及项目结算，最后通过标准报表及自开发报表可以多维度的查看具体项目信息数据。A企业SAP系统的项目结构WBS元素是根据项目的生命周期划分为售前阶段WBS、实施阶段WBS、售后阶段三大阶段WBS，具体细分市场调研阶段WBS、投标阶段WBS、实施阶段WBS、采购阶段WBS、发货阶段WBS、安装阶段WBS、调试阶段WBS 、验收阶段WBS、实施阶段统计型WBS、项目开票WBS等10个阶段WBS。其中实施阶段统计型WBS主要是用于归集项目相关的差旅费等费用性支出，便于项目整体经济效益总结时分析费用支出情况。A企业启用SAP系统后，在应用过程中基本实现了项目管理的流程化、标准化、精细化，大大提升了企业对项目业务的管理水平。

2.2 A企业项目财务核算管理中应用SAP系统所取得的成效

2.2.1 实现以项目流程为中心的全过程管理控制

根据项目工程整体工作安排，紧紧围绕项目流程将项目工作细化渗透到各个工作环节。对各阶段的重点工作进行提前预设，经各办公系统间信息传输转化将项目相关信息自动集成到SAP系统项目管理模块中，通过项目多维度报表，可实时查询项目预算及执行情况，实现项目全过程可视化、信息化管理。

2.2.2 实现项目库存科学分类管理

项目中使用的物料种类繁杂、个性化、多样化，一个项目从大件设备到细小零配件，部分项目的物料种类可以高达几百款，从几十个供应商处供货。由于SAP系统采用一个物品一个物料号的管理方式，物料编号具有唯一性，再借助项目管理模块中的WBS元素标识可以将项目库存与非项目库存有效区别。根据WBS元素标识可以快速识别出属于哪个项目的物料，让入库、定位、出库等工作环节更加便捷。项目库存科学分类，提高了库存管理的效率，也有利于项目成本控制。

2.2.3 实现数据的高效分析，为项目绩效评价发挥重要作用

基于项目多维度的报表数据衡量项目计划完善程度与执行情况，可以直观地开展各项效率评价、准确性评价。如根据WBS元素实时定位查询项目物料的库存情况。通过成本中心报表直接调取数据对采购、生产、销售、售后、行政等部门费用支出情况进行全面分析。利润报表将合同、收入、投入、成本、费用集中反映，可以一目了然地实时查询项目利润情况。项目报表多维度实时生成，实现在信息集成基础上的财务预算、财务控制、财务分析动态化管理，为项目绩效评价发挥重要作用，为领导层决策提供了有效辅助。

3 A企业项目财务核算管理中应用SAP系统存在的问题

3.1 与业务融合不够深入，对项目管理模式的系统性认识不全面

各部门人员日常项目工作以应付事务较多，对项目管理的操作只是停留在本岗位职责范围内的SAP系统操作，对业务的整体情况了解不充分，缺少深入的探讨、思考、研究项目管理的方法和工作制度。比如漏记WBS元素，在合同订单中漏记可以影响到利润报表无法读取合同订单数据、在采购订单中漏记可以影响到库存的管理及成本核算，对于该步骤操作对承上启下的衔接重要性及对整体项目的影响程度认识不足，最终将影响项目利润情况统计的全面性、准确性。

3.2 新功能应用，技术经验不足

对于新业务新功能应用，各部门人员需要经过一段时间的摸索、总结、适应，所以在这段“磨合期”问题层出。一方面，SAP系统属于线性化操控模式，数据信息具有不可逆性的特点，即前端操作数据错误，不能直接修改，需要按照后端已经操作完毕的步骤，一步步倒退冲销还原回前端出错的这一步操作时才能修改。根据项目进度不定期的进行SAP系统项目管理模块进行操作，由于操作频次少，对具体操作不熟练，在操作过程中不规范，时常会出现操作故障。因为前端操作错漏影响到后端操作，相关预定功能应用也会出现数据缺漏。另一方面，企业内部通过几个不同的办公系统在系统间建立传输关系，形成一个管理控制的体系。各部门常用的系统分别不同，系统间对接数据传输不及时，数据不匹配，不同步将影响SAP系统项目管理模块的具体应用效果。新功能应用大部分操作问题需要通过IT协助检查问题所在再修正，也就是实际应用与查缺补漏同时进行，在很大程度上影响工作效率。

目前，仍尚未实现的一项功能是开发“超级报表”，即将项目所有信息集中到一个报表界面，可以将项目收入、成本情况溯源准确匹配到具体的项目合同内容、采购合同内容，在报表界面直接反映出所有的对应关系。问题点主要在于，项目产品由多种采购物料组成，系统中现有报表查询界面没有直接显示对应映射关系，根据项目成本反向溯源对应到具体供应商及物料成本未能全部精准匹配。为准确核算项目的成本，项目材料采取按单实际成本核算，而通用物料可能由不同供应商提供，不同批次价格不同，对这种反向定位映射关系目前尚未在SAP系统项目管理模块应用中直观并完全准确的反映出来。对于这个“超级报表”，目前A企业采用人工加工编制方式实现。

3.3 内部控制不完善，过程监督管理不足

部门间业务流程对接不足，项目信息流通共享滞后。由于各系统具有权限设置，各部门业务信息在各办公系统间的对接传输不完全，项目团队成员间不能持续保持有效协同，跨部门沟通难，权责不清，容易造成当问题发生时项目人员相互推诿。同时在业务方面，由于无法将业务的整个流程情况串联完整，耗时耗力，尤其是涉及经办人员变更交接情况的，新的人员刚接触业务对之前的情况不了解，容易出现滞后跟进的情况，影响整体项目管理的效率。不仅影响了日常业务开展效率，而且加大总体项目管理及项目分析难度。

4 加强SAP系统在A企业项目财务核算管理中应用的对策措施

4.1 促进业财深度融合，强化系统性思维

项目人员要围绕项目流程为中心，形成系统性的认识，在开展各项业务时能够连锁反应地综合考虑问题。财务服务前置于业务之中，加强业财融合的广度和深度，以财促业，创新管理、提升降本增效能力。财务人员不仅要熟悉财务模块的工作内容，还要对业务的整体运营模式进行深入了解，以项目可行性财务预测开始为切入点，参与业务政策讨论与指定，加强业务合同审核，重点梳理业务的项目管理程序，并对财务流程梳理和优化，提供及时、周到的财务支持，进而输出高质量的财务分析，提出有效的解决方案。同样，项目成员不仅要熟悉业务流程，并且需要掌握一定的财务知识，熟悉各阶段财务风险管控的关键点，遇到业务问题及时跟财务沟通，汇集信息再综合决策，确保项目的有序运营。

4.2 加强各部门间的信息流通与共享，强化全过程跟踪监督

各部门之间的信息及时流通与共享，让员工对沟通行为及时做出反馈，才能真正促进业财融合。一方面加强系统中项目业务事项流程中均有项目人员及财务人员参与。另一方面，借助企业常用的沟通工具及信息共享平台，组成项目事项沟通群组直接沟通，相关事项统一在群组内反馈，讨论，决策，减少层级间沟通带来的信息失真及延时，并通过信息共享平台发布信息及时通告。通过多部门多人员实时跟踪项目的履约进度，协同共享，群策群力，强化项目流程全过程监督管理，及时为管理层决策提供全方位的支持。

4.3 加强各系统的完善，构建“与人和谐”的系统

在完善SAP系统配置方面，IT部门根据各业务部门日常反映的问题，及时对系统的漏洞进行修补，并在细节方面加强配置控制。WBS元素贯穿整个项目过程并以此标识区别于其他项目，需在合同、销售订单、采购订单及物料管理等相应字段上强制输入，此对全部项目报表的实时统计及准确度保障非常重要。在SAP系统项目管理模块的应用中，在强调日常操作需规范的同时，各业务的操作人员必须对重要字段填写补充对后续管理的重要性保持足够的认识和重视，并且在SAP系统应做必输项管控。

在加强系统间传输的及时及准确性方面，建议对系统操作页面人性化设计。在业务流程中附带流程图、制度要求及注意事项说明，让业务经办人员在操作前，操作时、操作后均有足够的提示，审批结果自动传输到其他系统，有助于提高系统数据的完整性及准确度。如外购业务流程，附有流程图、招标采购管理办法、招标采购相关附件及模板，报价开启记录表。具体表单填写时重要字段必输项管控，输入值的填写要求提醒，及输入值错误时的警告提示等，流程审批完毕后自动实时将审批结果传输到SAP系统项目管理模块中反馈供应商选择及价格审批结果。

4.4 组织针对性培训，形成操作手册规范指导

为提高项目管理效益，应当重视对项目人员的培训教育工作。培训要将定期培训和不定期培训相结合，培训人员范围要求项目人员全员参与，并及时更新SAP系统相关操作手册。定期培训主要一是要通过常规培训达到“温故而知新”的效用；二是要做经验总结及分享，重点针对日常操作过程中容易出现的问题及对策培训。不定期培训主要针对新员工刚接触业务的培训、新问题解决方案、项目结题总结等的培训。培训内容要包含业务流程培训、业务内容培训、财务管理内容培训，实操模拟练习、经验分享等五大模块，尽可能覆盖项目管理中全流程的内容及经验总结共享。

5 结 语

综上所述，通过SAP系统的应用，相关的项目信息在SAP系统上能够得到及时、真实、全面的集中反映，使得管理层可以实时掌握整体项目进度和财务成本费用等方面的准确信息，及时做出相应的决策，对企业项目管理智能化和精益化起到重要作用。为进一步提升项目核算管理的流程化、标准化、精细化，需要加强项目人员、业务信息与SAP系统间多维度、全要素的深入融合，充分调动系统的功能高效发挥，实现业财融合一体化的项目管理效用最大化。