高职院校旅游类专业学生档案管理模式构建与实践应用

龚海洁

（河北建材职业技术学院）

本文结合近些年人事档案信息化的情况以及政策对秦皇岛部分高职院校进行研究，根据档案管理信息化相关理论与研究方法，对高职院校的档案信息化工作基本情况进行调查分析。通过归纳总结对应策略与措施，为秦皇岛市高职院校档案信息化建设工作提供更多的思路，助力秦皇岛市旅游产业的综合发展。

一、高职院校旅游类专业学生档案管理问题探究

由于高职院校旅游专业的学生较多，档案填写不完整给高职院校档案管理工作带来了极大的难度。主要原因有，学校不重视学生档案管理工作，对于档案管理制度化建设方面知识较为欠缺；档案管理人员配备不足，主要负责部门管理责任分配不清晰；档案管理不够规范化，导致实习学生的档案无人问津，影响到学生的就业问题；档案管理缺乏具体的标准，管理机制混乱等。高职院校相关主管部门应进一步学习档案管理的政策法规，明确学生档案管理的重要性。学校领导层也应当积极的提升对档案管理工作者的管理力度，使其能够充分重视学生档案管理工作，从管理人员的思想认识抓起，正确看待档案管理工作的重要性，以应对高等职业学校的学生在面临毕业就业时提供坚实的档案保障工作。在学校管理中应当积极提升培养档案管理工作人员的专业化技能与素质，建立健全高等职业学校档案管理的规章制度，完善档案管工作条例，使档案管理人员依规做事，依照既有的条例开展有条不紊的档案管理工作。同时在档案管理人员队伍建设上加大投入力量，避免工作人员高负荷的工作压力出现，使档案管理人员能够具备优秀的档案管理才能，良好的工作心情以及正确的档案管理意识，才可以在学生档案管理工作中对相应的数据资料做出正确的反应。

二、高职院校旅游类专业学生档案管理模式构建

（一）明确学生档案管理主管部门

高职院校档案管理部门要集中管理学生的档案工作，根据规定时间节点，进行学生资料整理。要不断建立完善的管理规范制度，建立健全学生档案整理、鉴别、管理等内容的规章制度，做到有据可依。在学生档案管理过程中，主管部门要根据管理模式发展的具体情况构建档案资料库，对学生档案进行合理化管理，本校学生在本所院校进行旅游专业学习的过程中，对本专业课程的每学期段的掌握程度，指导教师的意见，学年度的综合表现予以归档整理。学生在专业课程上的表现如何以及在相关的实践课程当中又是有什么样的表现，参加过哪些社会性的旅游专业相关的活动，在社会性实践的活动中的个人展现出的作用以及表现进行归档记录，相关的社会旅游业务团体对该名学生的评价进行归档化管理，最大程度的提升学生档案资源的利用率。学生档案是今后用人单位招聘人才以及考核人员的重要依据，因此学生档案在归档过程中，要结合人才培养模式以及社会对人才的需求围绕学生的素质开发与顺利就业进行。要将学生的档案内容不断收集归纳，构建具有特色性的学生档案。

（二）配备专业的管理人员

高职院校应积极创造提高档案管理人员的业务水平，不定时开展档案管理培训的活动，并通过相关其他高等职业院校中，同样在档案管理岗位的工作人员工作内容进行互相沟通交流，通过工作经验交流加快推进档案管理的创新能力，在彼此的工作交流中发现对方在工作中的优缺点，通过其他院校的管理人员的视角，进行行业内的测评工作，对自身难以发现的问题进行积极的改善并加以优化管理，使档案管理人员的工作效率能够逐渐提升。同时还要不断提升学生档案管理人员的责任感，全面提升加强档案管理人员的思想政治站位，高校的学生是国家在人才教育培训15年间的努力，高校学生即将步入社会进行参与社会主义现代化的经济建设建设，高职院校的档案管理工作者，在自己的管理档案工作中的努力能够使高校的学生在毕业后更顺利的进入自己的工作岗位中，发挥着社会主义现代化经济建设中自己的一份社会责任与义务，通过加强档案管理工作人员的思想意识，能够让档案管理人员在管理档案工作中，时刻牢记自己的工作内容是在做什么、为什么要这么做、这么做的好处是什么，使其认识到学生档案管理工作的重要性。高职院校要根据档案人员的现有管理水平，分批对相关工作人员进行档案管理培训，使其可以学习到全新的档案管理理念，构建全新的管理体系。并提供足够的管理经费，为档案管理人员多提供档案管理学习的机会，从而提高档案人员的素质与管理效率。在对档案管理工作人员进行相关的业务培训后，应当根据本所高职院校的档案管理的工作量进行一个摸底排查工作，针对本所学校内档案管理工作的工作量进行人员优化，若是工作量超出工作人员的时间与精力进行高负荷的工作内容，应当给予相应的档案管理人才的补充工作，避免出现档案管理工作人员在进行档案管理整理当中出现负面的情绪，进而影响后续的工作顺利开展。充分调动管理人员的工作积极性才可以使学生档案服务功能最大化。只有促进学生档案工作的协调发展，才可以为企业单位选拔人才做好参考依据。

（三）充分运用信息化数字技术

要做好旅游类专业学生档案管理的信息化建设，结合旅游类学生的特点不断突破传统的学生档案管理模式，将纸质档案管理存在的缺陷不断解决，在当下互联网高速发展的时期，建立高校学生档案信息云平台，充分的将高职院校的档案管理归档等工作纳入大数据云计算的工作平台，通过人工智能化的科学技术条件逐步优化档案管理工作，减轻工作人员的压力，提升档案工作人员的工作效率。高职院校要大力宣传信息数字化的档案管理模式，通过采用不同的宣传途径能够使档案管理人员更加全面认识到信息数字化管理模式的优点，从而可以将其应用到档案管理工作中。只有加速高职院校学生档案管理自动化建设，依据网络传输，将人事档案电子化归档，才可以使人事档案的转移手续可以更加简便。将学生档案由过去的纸质化逐渐信息化，从而实现电子档案的形成。随着人事制度的不断展开，自主择业流动机制的形成，要求人事档案转移手续更加简便化。人事档案信息化能够使用网络传输的方式将档案内容更加详细，使档案的载体发生根本变化。

三、高职院校旅游类专业学生档案管理模式实践应用

（一）从现实管理工作中的问题入手

在改进学生档案管理工作中要提出相对应的解决策略，以及转变档案管理工作理念使学生档案管理工作能够有所进展。档案管理是一项内容十分繁杂的工作，学生档案管理涉及到新生的建档、分系年级归档、离校档案转递等。建立统一的档案管理标准，可以使各部门单位按照规范化流程进行操作，能够使部门之间协作保障学生档案管理的质量。高职院校要根据旅游类专业学生的实际情况进行档案建立，使学生的档案管理工作可以更加规范化。目前学生档案资料离不开数字化管理，高校要充分利用信息技术资源构建多样化的档案管理模式，通过对学生档案资料快速收集整理，可以最大程度的提升学生的档案资源使用率。学生档案资料的收集情况可以直接影响到档案的完整性，为使学生的切身利益能够得到保障，高职院校要做好学生档案的基本信息登记以及综合素质登记等内容。在应用信息化技术档案管理模式中，高职院校要根据在档案管理过程中遇到的各方面问题，不断优化档案系统，使学生档案数据信息能够在科学的处理下实现信息资源共享。使旅游业企业单位在进行人才招聘时，能够通过学生简历快速筛选出需要的人才。在学生档案管理中心，高校要根据学生监管机制管理学生档案，及时解决发现的档案问题，使学生可以将档案信息充分运用到旅游业就业中。高职院校要立足于秦皇岛高职院校旅游类专业学生信息数据源，研究数据信息的应用，储备建立层次分明的秦皇岛市旅游人才队伍，助力秦皇岛市旅游业态高质量发展。

（二）提升档案人员管理意识以及业务素质

高职院校可以针对学生档案管理者的工作状态不定时展开专业培训，使学生档案管理者能够明白学生档案管理的重要性，可以掌握电子存档管理的新模式，从而提升管理的效果。高职院校要积极向社会招聘德才兼备的专业档案管理人员，提升档案管理的水平。同时也要逐渐完善奖惩制度，对于档案管理工作不认真的管理者给予相应的惩罚。创新性教育的不断深入，是保障学生档案管理有效进行的基础条件。高职院校要重视学生档案管理工作，通过对相关管理方式的深度研究，能够对档案管理各阶层的工作进行指导协调，从而增强档案管理的利用效率。传统的档案归档体系已经不能满足社会与用人单位的需要，学生档案中如果没有详细的学科成绩以及政治性很难反映出学生的综合素质以及工作能力，用人单位就无法通过档案来筛查人才。高职院校要把握好旅游相关专业学生的就业方向，根据当前旅游专业就业的前景制定档案资料内容，为提升学生的就业情况，就要不断扩充学生的档案内容，可以将学生在校期间的优秀表现内容记录到其中，使学生的档案内容可以更加丰富，能够为用人单位提供更多的参考。档案管理本身具有很强的政治性，质变对档案管理人员提出了更高的要求，档案工作人员不仅要具备良好的政治觉悟，并且也要有客观看事物的能力，高职院校通过开展相应培训，可以使工作人的责任心与业务水平不断提升。

（三）加大档案管理模式的宣传

高职院校要客观分析学生档案管理现状，从各方面利用信息数字化管理模式进行多样化优化，使档案管理人员能够更加全面的认识到档案管理模式的重要性，能够将管理模式的主要内容应用到日常学生管理工作中。在学生档案管理中，高职院校要不断完善学生档案的监管机制，最大程度的提高学生档案数据源信息的准确率，使学生的档案信息可以符合旅游相关专业的企业单位招聘要求，从而增加学生的就业率。高职院校要在档案管理工作中不断突出管理服务的内容，将档案管理工作进行不断探索，围绕旅游相关专业学生学习实践的特点展开相应的工作。在优化学生档案管理模式过程中，要以服务器为主要管理基础，通过科学的处理学生的档案信息，实现档案信息的资源共享。统一化管理各类学生的信息资料以及利用途径，使业务流程能够在计算机软件协助下科学地编制相关学生的档案信息。同时高职院校也要利用自动化办理不断对旅游相关专业的学生档案进行更新优化，使学生在今后就业过程中能够将档案充分利用，从一定程度上要提升学生档案信息的使用价值。高职院校要逐层划分档案信息化管理职责，以保障学生档案信息化管理可以有序展开。高职院校要积极同学生就业的旅游相关单位进行档案沟通，使学生不会在离校以后出现档案缺失的现象，从而促进旅游相关专业人才库的完善与发展。

（四）根据旅游行业的变化制定相关档案内容

高职院校旅游相关专业学生档案管理是一项较为复杂的工程，容易受到多方面因素的影响，把学生档案管理模式充分应用到过程中才可以提高档案管理的整体水平。高职院校要正确认识到档案管理的重要性，要将其有效应用的到学生旅游相关专业实践中。通过不断创新优化学生文本档案管理，促进学生能够正确使用档案，为之后旅游行业的就业提供良好的基础。高职院校在学生档案资料完善过程中要将学生日常的学习成果以及思想政治情况等内容详细记录，使档案资料能够成为企业单位招聘人才的主要参考依据。高职院校在选择管理档案时要根据本校旅游相关专业学生的实际学习情况进行，要综合考虑到多方面的影响因素，使档案管理工作可以更加完善。优秀的旅游人才资源是地方旅游经济发展的中坚力量，高职院校在进行档案管理应用与创新过程中要围绕这一理念进行，只有注重档案管理人才的培养，不断提升档案管理队伍的素质，才可以使学生档案管理工作更加完善。因此高职院校在对学生档案进行采集整理时，要足够严谨耐心，认真仔细的做好档案的填写审核工作。档案管理人员要定期接受档案管理知识的考核，不但提升自身工作的专业度。高职院校要对档案管理工作足够重视，要不断提升档案管理队伍的专业性，使旅游相关专业的学生档案管理都真实的反映出学生的具体情况，从而为旅游相关专业的学生就业打好基础。

（五）突出管理服务内容

按照国家档案部门工作创新的方式，高职院校要在档案管理工作中不断突出管理服务的内容，将档案管理工作进行不断探索，围绕旅游相关专业学生学习实践的特点展开相应的工作。高职院校要重视学生档案管理工作，通过对相关管理方式的深度研究，能够从档案管理各阶层的工作进行指导协调，从而增强档案管理的利用效率。为提高高职院校学生档案知识水平，高职院校可以邀请相关专业人士为学生开展专题讲座，通过档案对学生今后职场以及生活中的影响，让学生认识到档案的重要性。在学生实习阶段也要与学生经常沟通，做好学生的档案保管工作，使学生可以正常顺利的就业。在应用信息化技术档案管理模式中，高职院校要根据在档案管理过程中遇到的各方面问题，不断优化档案系统，使学生档案数据信息能够在科学的处理下实现信息资源共享。借助信息化手段可以优化完善档案业务流程，可以使学生的档案数据科学编制保存。高职院校要把握好旅游相关专业学生的就业方向，根据当前旅游专业就业的前景制定档案资料内容，并与当地相关旅游企业单位做好合作互助的关系，在学生进行实践工作后，也要不断与企业之间共同做好学生的档案完善工作，从而使学生可以更好的就业。高职院校要做好学生的档案管理工作，使学生的档案管理可以更加规范化，要坚持真实性与完整性的基本原则，对学生的档案进行统一严格管理。

学生档案管理包括学生的学习经历以及惩罚情况等，具有形成时间长、包含内容丰富等特征。高职院校学生档案是社会选取人才的重要依据，也是人事档案重要组成部分，加强改进学生档案管理工作对高校的教学与就业有重要的现实意义。将高职院校旅游类学生档案管理现状存在的问题解决，有助于高职院校旅游类专业学生档案更加科学的建设管理，可以为社会提供有力的人才保障。