信息化时代医院档案管理改革路径研究

杜秋乐

（宁津县人民医院）

一、大数据时代医院档案管理信息化建设的重要性

（一）有利于优化档案管理方式，提升档案管理效率

由于信息化平台和大数据分析技术，能够实现有效信息的快速抓取。这使得医院档案管理工作中档案的调取工作变得十分便捷。

（二）有利于提升档案服务范围，丰富档案管理模式

从档案管理的质量来看，能够实现全方位、准确、系统地收集信息，使信息全面、准确地录入到档案中。这极大地拓展了档案服务的范围，提升了档案开发的效率，有利于医院档案管理工作更加具有实效性，也能够极大地提升信息搜集的范围。工作人员在进行档案调取时，能够将所要查找的内容，以及与其相关的信息进行调取。这种方式能够提升档案管理工作中的档案利用率，并且为医护人员的工作提供完善的信息支撑，有利于医院整体医疗资源的优化配置。

（三）有利于提升医院档案信息准确性和持久性

在新医改的政策影响下，医院档案管理工作采用信息化数据处理模式后，能改变传统的档案信息存储方式，促使医院档案管理工作由纸质档案管理，逐步实现无纸化办公，能在很大程度上节省纸质办公过程中的物料损耗，减少人工成本。而且，可以避免纸质档案管理工作中易出现的资料抄写错漏等问题发生。同时，还可以节省档案管理人员反复查阅档案资料的时间，减少工作量，有助于提高医院档案管理工作的效率，提升信息数据的准确性与完整性。传统纸质档案在移动、摆放和查阅的过程中，容易发生磨损和丢失的情况，不利于医院档案资料的保存。因此，加强医院档案管理工作信息化建设，将纸质的档案资料转化为现代化的信息数据后，有利于档案信息长久存储。而且，电子档案能实现复制、转录，可以确保档案资料的准确性和持久性。

（四）有利于提升医院管理水平及其核心竞争力

医院档案管理工作作为医院管理工作中的重要部分，是保障医院正常运行的关键因素。而且，在新医改的影响下，医院进行的人事任免、医疗事故等责任划分，以及医院专业技术资格评定等工作，都需要医院在职人员的个人档案资料和医疗卫生档案资料数据作为参考。对医院档案管理工作进行信息化建设，改进医院档案管理工作的形式，实现医院各部门间档案资料共享，能够有效规范医院的档案管理工作，提高档案管理工作的效率，改善档案管理工作的质量，有利于提高医院的管理水平和核心竞争力。

（五）有利于提升档案保存能力，降低档案管理成本

在传统的纸质档案的记录方式之下，大量的医院档案信息需要设置专业的房间进行放置，并且由于纸质档案容易被损坏，纸质档案本身对存放环境有着比较高的要求。为了有效保存档案，提升档案的保存时限。医院需要花费大量的成本用以维护和运营医院档案。走档案信息化、数据化发展之路，在档案的开发与使用过程中，通过将海量的档案信息录入档案数据库，在后期仅需对档案系统进行维护与升级即可。同时，这种数据化的存储方式能够实现文本、图像、音频、视频等多种形式的档案一体化保存，有效地提升档案的保存实效，降低管理成本。

（六）有利于为医院管理提供科学规范的研究支持

一方面，加强医院档案资料信息化管理，能为医院顺利开展各项工作提供有力保障，另一方面也有利于为医院的科研活动提供科学、规范的研究依据。医院档案管理工作在现阶段能够为医院开展各项医疗研究提供数据参考，便于医院相关的科研人员通过电子档案系统查阅资料，进行科学研究。而且，医院的档案管理信息化建设，也能有效提升医学试验、教学、临床研究和药品研发等医疗卫生水平。同时，医院档案信息记录了医院的各项医疗卫生活动，可以作为医务工作人员在医疗事故中维护自身与患者合法权益，进行医疗卫生事故责任划分等情况的法律依据。完整、准确的医疗档案信息不仅有助于处理医疗纠纷，加快处理进度，还能保障医院正常的运营。

二、大数据时代医院档案管理信息化建设的必然性

（一）医院档案管理信息化建设已经成为必然趋势

大数据为医院档案管理——这一难题提供了有效的解决思路。大数据技术具有快速处理海量数据的功能，符合提高医院档案信息收集、整理、分析能力的现实需求。根据当前的发展趋势，未来在医院档案管理工作中，将面临更庞杂的信息，推进档案管理的信息化发展已是发展必然。利用大数据处理相关技术和模式，可以进一步增强医院档案信息化建设能力和水平，进一步提高档案管理水平和服务质量。通过建立统一的医院档案信息平台整合档案数据资源，在实施医院智慧档案管理的同时，加快智慧医疗建设的步伐。

（二）传统的医院档案管理方式难以适应当前的发展需要

在进行医院档案管理的过程中，由于医院本身部门众多、医护人员和患者众多，以及服务种类和设备繁多，进而使得医院档案管理工作往往比较复杂，这也是医院自身固有原因导致的，在传统的医院档案管理方式之下，医院档案调取与管理上常常效率低、时效慢，难以适应当前的发展需要。在管理医院档案的过程中，由于档案的规模和数量庞大，不仅会占据大量的空间和成本进行档案的管理与维护，而且会使得档案的使用十分低效，难以快速、准确地调取所需的档案，进而使得整体的医院运行效率受到影响。

三、信息化时代医院档案管理存在的问题

（一）医院档案管理工作缺乏完善的管理制度

由于医院档案管理制度缺乏完善性，会在一定程度上使医院档案管理工作的信息化水平难以提升。目前我国仍有一部分医院在开展档案管理工作的过程中缺乏良好管理模式和完善管理制度，导致医院一部分档案信息无法得到有效保存和利用，使档案具有的作用和价值难以得到充分发挥。即使一些医院制定的档案管理措施较为完善，但是在实际落实的过程中有没有得到重视，比如，对医护人员的个人信息和工作内容没有进行全面记录，导致医院档案管理信息缺乏必要的严谨性。

（二）医院档案管理队伍人才引进和职能定位需提升

首先，医院档案管理队伍建设在人才引进方面失之于宽，脱离档案管理工作实际。在传统概念中，由于档案管理不属于医院核心业务范畴，档案管理部门是医院中名副其实的“冷衙门”。进而成为医院安排高素质人才家属的岗位，使得档案管理人员的专业素质往往无法满足档案管理工作的实际需要，导致医院档案管理队伍人员结构不合理，非专业人员数量过多。如部分由护理专业转岗到档案管理部门的员工，自身不仅临床医学知识匮乏，且档案管理规范及要求和信息化专业知识的学习能力较弱，直接影响了医院档案管理队伍整体素质的提升。其次，个别医院档案管理从业人员工作态度不端正、工作积极性不高。医院领导层对档案管理部门非核心部门的定位，导致档案管理部门本身在医院体系中存在感不强。非专业的医院档案管理人员本身也对档案管理工作对于提升医疗效率和医院整体管理水平的重要性认识不充分，在日常实际工作中往往满足于做好资料保管等基础性工作，对于如何推进医院综合档案的信息化，如何提高医院综合档案信息的利用率等方面疏于思考。对档案管理、信息化专业知识、档案的开发与利用等方面的学习与探索缺乏主动性和积极性。

（三）档案管理人员缺乏数字信息化创建意识

档案作为医院发展过程中形成的重要内部资料，往往可以完整且真实地反映医院的整体发展情况，是推进医院未来持续发展的重要参考信息，且可以指导医院的发展方向。因此，医院档案资源具有十分突出的价值。而医院档案的价值，集中体现在档案详细记录了医院从建立到发展至今的各项信息，除了可以真实反映医院的发展历程外，还可以为医院未来发展战略目标的制定提供重要的参考信息。但事实上，当前医院教学档案的管理仍存在缺乏专业机构与人员的问题。现在负责医院教学档案管理的人员所接触的工作以教学为主，而非档案管理。他们在完成医院教学任务后，还要应付数字档案的收集与保管工作，并在此基础上进行数字信息化创建，然而，个人的精力与时间是有限的，显然相关工作人员难以保证更好地实现医院教学档案的数字信息化。此外，上文提及医院对教学档案管理的信息化缺乏应有的重视，在这种情况下，教学档案管理人员在具体的数字信息化管理工作中，往往得不到相应的支持，这使得医院教学档案数字信息化进程相当缓慢，会影响医院教学档案数字信息化管理水平。

（四）对信息化的认识不足

近年来，信息化技术快速发展与普及应用，已经渗透在社会的各个行业中，为社会各个行业的创新发展提供了先进的技术支持。而医院教学档案管理也已经通过加快信息化建设，在管理水平提高方面取得了显著成绩。但在医院教学档案信息化管理发展过程中，院领导及教学档案管理人员更加关注病患档案、人事档案及科研档案的信息化建设，经分析，其本质原因在于这些人员普遍认为上述档案与医疗服务水平的提高具有密切的关系，是医院持续发展的关键。正因如此，相关人员更加注重医患档案、人事档案、科研档案等的信息化管理，而忽视了医院教学档案的信息化管理，在具体工作中片面地认为只要简单完成上级考核任务即可，如此难以保证医院教学档案管理水平的提高。

四、信息化时代医院档案管理措施探究

（一）提高对教学档案数字信息化管理的认识

医院教学档案数字信息化管理并非简单地融合信息技术和档案管理即可，还需要医院领导及教学档案管理人员自身在理念上积极更新，提高对医院教学档案数字信息化管理的认识，从思想层面上提高对教学档案数字信息化管理的重要性的认识，进而在具体行动中注重教学档案数字信息化的创建，如此才能为医院教学档案数字信息化管理创建发展提供相应的支持，使医院教学档案管理工作适应数字信息化时代发展的基本需求。但不可否认的是，传统纸质档案管理转变为依托数字信息化管理是一个相对缓慢的过程，需要持续更新才能满足数字信息化创建的发展需求。因此，医院领导及教学档案管理人员应持续增强档案管理意识，并与时俱进地更新档案管理理念，持续加大对教学档案数字信息化创建的投入力度，如此才能支撑医院教学档案数字信息化管理长足发展。

（二）加强教学档案数字信息化创建

医院教学档案数字信息化创建的基础是对教学档案的数字化、标准化和规范化管理。在实践中，医院教学档案管理人员应具体做好以下几方面工作：一是应对传统的教学档案管理资源进行数字信息化处理，但考虑到医院教学档案内容丰富，且类型相对较多，对当前存有的教学档案进行全部的数字信息化处理显然不现实，也没必要。对此，教学档案管理人员应对现有档案进行分类，随后按照重点档案、利用率高的档案及特色化档案进行数字信息化处理和标准化管理。二是创建健全可行的档案管理制度，不同教研室应结合统一的教学标准进行数字信息化管理，以确保教学档案的完整性和规范性，一方面可以提高教学档案信息资源的安全性，另一方面为教学档案开发与利用提供支持，如此才能助力提高教学档案数字信息化管理水平。

（三）实现业务流程优化与重组

档案管理的信息化发展方向决定医院应该构建全面的信息网络管理系统，需要将原本处于相对分裂状态下的各个业务环节有机地整合起来，构建起科学化、规范化、标准化的管理体系。医院档案管理工作中最棘手、最重要的就是病人医疗信息的存储，从门诊就医到检查取药，从住院治疗到手术等环节，都必须充分体现“以病人为中心”的管理理念，使档案管理模式变得更加人性化，使档案信息的获取与使用流程更加趋于合理化。这样既可以为患者提供满意的医疗服务，也可以使医院花费极小的资源成本，获得较大的收益。业务流程优化与重组，不仅可以使信息网络遍及医院的各个科室与部门，还要满足各个单位对档案信息的需求，促使医院的门诊、住院、药房、检查、住院、病区护理等业务得到优化，促进档案管理“全网络”体系的构建。

（四）组建档案信息分析专业团队

档案信息分析团队需要档案管理系统具备数据统计与预警功能。例如，春、冬季节是流行性感冒的高发季节，经常会出现流感集中爆发。在此阶段，相同或相似病症的病人数量会猛增。管理系统通过就诊人员药品领取以及住院情况的相关信息数据分析了解到这一情况，发出流感大爆发预警信息。医院的信息分析团队在预警信息的提示下，进一步调阅相关数据，整理出流感的类型、周期、特点以及治疗方案，为临床医护人员提供参考，也可以形成科普推广文章在医院的公众号上发布，为人们保护自身的身体健康提供有效的借鉴。

（五）全面提高教学档案管理人员的专业素养

医院教学档案数字信息化管理水平的高低与档案管理人员的专业素养水平的高低密切相关。为此，医院要想全面提高教学档案数字信息化管理水平，就应牢固树立“人才”是关键的意识，积极运用“走出去引进来”的方式，确保现有教学档案管理人员在掌握教学档案管理知识与技能的基础上，习得先进的计算机技术及相关的操作技能。不仅如此，医院方面还要加强对教学档案管理人员的专业素质教育，培养爱岗敬业的数字信息化档案管理人才，为医院教学档案数字信息化管理的发展提供人才支持。此外，医院还要定期考核教学档案管理人员的专业素养，根据具体的考核结果开展针对性的培训，从而有针对性地提高教学档案管理人员的专业素养，使其能够更好地利用专业技能和知识做好教学档案数字信息化管理工作。只有这样，才能促进医院教学档案数字信息化发展。

五、结束语

在现代医疗水平不断提升的过程中，医疗保障体系也越来越完善，就医人数不断增加，医院档案管理也面临一定的挑战。基于大数据技术，积极实现档案信息化建设和管理为档案改革的主要措施。数字化建设和规范化管理能够提高我国医院档案管理现代化水平，促进大数据的持续发展，从而促进医院的稳定发展。