监理企业信息化系统建设及未来发展思路探索

王玮彤（晨越建设项目管理集团股份有限公司， 四川 成都 610095）

0 引 言

在全新的信息技术时代，以物联网技术、云计算技术、大数据技术为主要代表的信息技术给人们的生活和企业管理都带来了巨大的变化，为各行各业的发展注入了全新的动力，越来越多的企业开始走向信息化建设之路。在工程建设领域，各类型的监理企业也开始推进信息化建设，从传统的粗放型管理转变为以信息技术为主要依托的精细化管理。因此，监理企业加强内部信息化建设，进行更科学的管理系统的具体设计和实际应用，对于提高自身市场竞争力具有重要意义。

1 监理企业信息化的基本概述

监理企业的信息化建设主要指监理企业在具体的经营和管理过程中，以计算机、网络等为主要的信息化载体和媒介，根据企业发展的实际需求，充分开发和利用相关信息资源，在监理企业项目运营的各个阶段、各个环节和各个方面的信息管理中，进行符合需求的、细化的分类及整合工作，从而有效提高企业在实际运营过程中和业务决策方面的效率，有效降低企业经营的各种风险，从而促使企业在全新的市场经济活动中能够进一步保证经济效益，同时又能提升企业的核心竞争力。

2 监理企业信息化建设的重要意义

近年来，监理行业呈现出蓬勃的发展趋势，其业务竞争内容也面临全新升级和转变，已经从最初的“价格竞争”演变成了“服务竞争”。如果仍旧采用传统的监理企业运转模式，已经不能满足新时代的发展需求，同时还可能在各个方面增加企业运营的经营成本。引入信息化技术，有利于进一步实现低成本运营和快速变化的发展需要，进一步推动监理企业在全新时代的发展。

（1）提高工作效率，减少企业运营成本。进一步推动监理企业内部的信息化管理，对于提升优化企业内部管理的能力具有重要意义。首先能够提高整体办公效率，通过相关信息化管理系统优化工作模式，如改变手工抄录的模式，采用公告发布、资料归档和文件收发等方式，能够促进不同岗位的员工在相关权责范围内实现协同工作，进一步加快不同部门间信息交流的速度，最大程度地提高企业内部的整体办公效率。其次，监理企业在各个项目实施的过程中，会面临持续增加的项目信息量，以各个项目实施为核心的资料、程序、沟通、交互等，均需监理人员具体处理。这就对派驻现场的监理人员提出了更高的工作要求，而如果还依靠手工处理工作则很难推进。在项目的实施过程中，有效应用信息化手段，能够将监理工作进行科学化管理，通过计算机的具体操作实现存储、交互及分析等数据处理的功能，从而实现无纸化办公。

（2）搭建跨时空信息共享机制，提高数据采集与管理能力。信息化系统能够进一步加强不同部门之间、不同区域办公地之间的信息资料共享。企业内部将基于统一的信息管理系统平台开展相应工作，更有利于各类关键数据信息的采集；同时能够对海量信息进行有效的处理、保存，实现高效的数字档案管理，以便于企业相关工作人员在施工现场及时获取相关信息，对项目开展有效的检查和监督工作，进一步保证管理的质量提升。信息管理系统还能够进一步完善企业内部的资源信息库，将企业发展过程中涉及的各方面资料进行有效归档，如工程材料、设备资料、技术使用规范以及相关法律法规等，根据相应类别进行有效归档，为员工提供便捷的查询方式，最大程度上实现跨时空的信息共享。

（3）为远程管理提供技术支持，便于领导决策和项目沟通。信息管理系统能够为远程管理提供技术支持。通过这一平台的搭建，监理企业内部能够实现对多个项目的现场施工进行远程监控和有效管理，进一步加强监理方与施工方之间各项事宜的沟通和交流，满足以项目为核心的各个方面的质量管理需求。同时，远程管理能够让领导通过更多途径了解项目现场的实际施工情况，在关键时刻根据一线的具体信息作出重要决策。

3 监理企业信息化系统的构建方法

监理企业的信息化转型的核心是使监理企业内部的生产、经营、财务和人力等各项管理工作均处于“在线运行”的状态。也就是说，要通过相关系统的搭建，实现“管理在线”“业务在线”和“数据在线”。整体升级的具体路径主要包括“在线数据应用”和“在线数据管理”，促进实现监理企业内部信息化的全方位构建。从细的方面来说，信息化建设主要包含两大模块，即“生产管理模块”和“企业管理模块”。在具体的搭建过程中，需要以监理信息化系统为基础，有针对性地开展监理数据管理平台建设。

（1）构建财务管理信息化系统，快速制作精准的财务数据报表，为领导决策提供重要依据。监理企业的业务工作以项目为核心，不同项目之间实施的周期不同，需要对接的部门人员也较多，还需要处理较多突发性的复杂情况；财务部门在进行相关业务跟进过程中，将涉及合同信息的规范、收款信息管理等工作。因此，需要通过信息化技术来确保相关工作的规范性，保证核心数据的准确性、安全性和及时性。例如通过ERP系统能够实现相关工作的规范化管理，包括原材料的价格、运费、包装费用、采购单、税费、物流信息等，以及销售环节的库存信息、销售订单、财务信息等，构建起监理企业内部合同的数据库以及监理费收取台账等，实现各项监理合同的履行及相关情况的联动与共享，从而及时获取到更精准的数据报表，为领导决策提供重要依据。同时，该过程也能进一步促进企业内部财务管理的规范化建设，使得企业内部在财务管控方面的效率得到更大的提升，进而为企业决策能力和核心竞争力的提升提供保证。

（2）构建经营管理信息化系统，建立业务信息管控机制，保证业务工作顺利开展。在市场经济环境中，监理企业要获得发展，就必须保证经营承揽工作的有效开展，从招标信息管理、投标信息管理及招标投标数据库管理等方面，进行现代化管理理念的更新。这样才能保证在业务开展过程中快速提供相关资料。但就目前来讲，有很大一部分监理企业的信息管理还处于相对初级的发展阶段，时不时地出现业务信息来源不可靠、业务获取渠道不通畅、业务情报信息管理不规范等问题；同时也还没有建成信息的搜集、整合、处理和跟踪的机制，使得业务拓展受到了严重的阻碍。这就急需搭建信息化管理系统，进一步提高企业在市场信息方面的敏感度和信息获取的渠道，从而激活业务能力。在信息化建设的过程中，可以针对具体业务的拓展引进相关的系统软件，为监理市场信息的收集、筛选、处理和跟踪等提供自动化管理功能，从而保证业务渠道的通畅性和业务信息的可靠性。

（3）构建工程管理信息化系统，快速获取并处理项目信息，提高项目的管控成效。监理企业在具体的业务开展过程中，需要通过各项资料、信息的搜集整理处理，来实现对相关项目现场施工安全、施工质量和文明施工等工作的有效管控。由此可见，信息的掌握是监理企业实现施工管控的主要抓手，而对海量信息的处理则需要引入信息化技术，通过相关系统的自动化处理手段，来提高处理各类信息的能力及效率；监理工程师通过对项目实施的相关信息的整理，来实现对施工现场施工安全、施工质量、文明施工等工作的有效控制，从而确保项目得到有效实施。同时，还可以将施工计划与实际情况进行差异性对比和分析，及时发现施工过程中暴露出来的问题，并汇总成相应的数据库进行及时分析和总结，有效避免和控制质量问题的发生，保障项目的质量与安全。

（4）构建人才管理信息化系统，通过线上培训实现人才培养，提升企业核心竞争力。在监理企业中，人才是企业发展的核心，也是最重要的财富，是提升企业业务核心竞争力的基础和保障，而人才的发展，需要有完善的职业规划体系、薪酬激励制度和完善的管理制度。通过引入信息化系统，可以实现对不同人才的优化管理，以及对员工的个人信息、工作状态、证书持有情况、发展计划、劳动合同、工作经历等的全面有效的管理，从而形成有效的人才信息库，为企业发展过程中人才梯队的搭建提供强有力的支持，同时也能够更好地实施人才培养计划。由于监理工作的人员流动性相对较大，且项目又分散于各地，组织线下集中培训、参观学习等活动难度较大。利用信息化系统则可以构建线上学习平台，及时分享学习资料，借助语音课堂及线上竞赛等功能模块组织学习活动，进一步调动员工参与的积极性，从而为企业发现人才，激发人才潜力，有效提升培训效果，进一步实现人才素质的整体提升。

（5）构建行政管理信息化系统，规划企业内控流程，提高内部管理效率。监理企业内部涉及的较复杂的内控流程，从物资采购、资产保管、费用报销到会议室安排、车辆调度以及办公用品申请等。如果全部通过线下操作，再加上项目都处于跨区域办公，费时又费力。通过信息化手段，能够将内控流程进行有效分类和层级划分，对于企业经营过程中的核心流程进行有效梳理，并根据实际需求确定角色审批制度，从而最大程度地提高企业内部的行政工作效率。同时，可以进一步优化文档管理，根据企业及项目的特殊需求定制相关模板，设计以实际需求为核心的相关功能模块，自动实现文件的上传、分类管理及检索、权限管理等功能，进一步提高文档管理的规范化和处理效率；还可以通过权限设置实现不同项目之间的相互学习和经验沟通，整体提升监理企业的业务竞争力。

4 监理企业信息化系统建设未来的发展思路探索

（1）信息化建设没有捷径。就现阶段发展而言，国内监理企业的信息化发展进程普遍处于“初级信息化阶段”，要完成监理企业的整体信息化进程，大致可以分为三个阶段。第一个阶段是“无纸化办公阶段”，主要特征是企业内部部分业务模块实现网上办公，如企业办公自动化或企业管理子系统等都能得到较为全面的应用。第二个阶段是“信息化业务阶段”，主要以企业管理模块及生产管理业务实现线上运转为主要特征，能够基本实现线下数据的快速采集、数据交互统计及分析等功能。第三个阶段为“智能数据阶段”，能够借助相关技术手段实现关键数据的自动采集、交互及智能分析、智能化终端显示等。也就是说，企业内部各项工作可以通过信息系统实现各个方面的智能供应，包括生产管理、经营管理、生产调度、成本核算、利润分析、绩效考核及过程辅导和技术咨询等。

（2）信息化建设需要从企业战略发展的高度进行规划，定制符合企业需求的信息系统。监理企业在信息化建设的过程中，主要通过应用现代化的手段支持企业完成业务转型和升级。这是企业获得更大化发展和进一步提高市场竞争力的有效手段和重要保证。因此，信息化建设的规划必须从企业战略发展的高度来进行，从而为企业的战略决策提供助力。要建设与企业发展相匹配的信息化系统，必须保证企业具有标准化组织和管理流程，并且在此基础上架构监理企业信息化系统，从而实现企业管理和项目管理的同步信息化运营。另外，市场上没有直接匹配企业内部实际需求的信息化软件或平台，要完全符合企业的需求和体现企业特色，则需要企业加强内部标准化体系建设，搭载专业化软件定制，借助“移动通信”与“互联网”等多方协同的工作平台，保证在重点项目上实现企业与项目及其他方面的信息沟通和数据共享，从而为项目的管理创造更多价值。

5 结 语

综上所述，监理企业的信息化建设是积极践行现代企业管理理念的有效实践，不仅能够有效降低管理工作中各个方面的运营成本，而且能够进一步提高自身的管理能力，提升核心竞争力。同时，这是一项长期工作，需要在实际中不断地摸索和修正，找到信息化系统应用与企业管理和项目管理之间的最佳契合点，从而使信息化服务给企业经营带来最大价值。