电力档案安全、应急、保障三位一体服务体系构建

■ 国网北京通州供电公司 郭 琦

国网北京市电力公司 白雪莹 刘彦男

国网北京通州供电公司 宋三女

国网北京市电力公司 马丛淦 赵文辉

山东瑞图智能科技有限公司 夏兆庆

针对电力企业档案的特点，企业积极构建安全、应急、保障三位一体的服务体系，坚持安全第一、预防为主、综合治理、规范运行、科技支撑的工作方针，建立健全人防、物防、技防的档案安全工作格局，夯实档案安全工作基础。通过该体系的建设为实际工作提供指导，在档案的全生命周期内保证档案的安全。

实施背景

为更好地服务北京城市副中心建设，2015年12月，通州供电公司升格为大型重点供电企业，负责通州地区用电客户的供电服务工作，肩负着直接服务北京市城市副中心发展、直接服务北京市级机关的重大使命。

升格大型重点供电企业以来，通州电网发生了翻天覆地的变化。通州供电公司存放了大量的电力管理、生产、运营等档案，其档案重要性不言而喻。在大发展时代中，做好通州供电公司档案安全工作，是推动企业档案事业科学发展的前提，是构建企业基础性战略资源的重要保证，是深入推进档案“五个一体化” 建设的重要体现。

主要途径

电力企业档案安全、应急、保障“三位一体”服务体系主要围绕基础设施保障、业务技术保障、安全制度保障和应急预警保障四大体系框架构建。

基础设施保障体系

基础设施保障是三位一体保障体系建设的重要组成部分。包括档案库房建设、“八防”设施建设和专业人才建设。

档案库房建设。2016年，为顺应北京城市副中心发展定位，通州供电公司新办公大楼规划了438 m2的档案室。2017年，公司智慧档案室顺利投入使用，新型智能电动档案密集柜、档案中心控制室设备、智慧档案管理系统，一整套现代化设备和技术的应用，让档案管理和档案查找效率全面提升。2018年，世界一流高端智能配电网示范区全面建成，为北京市级机关搬迁入驻提供坚强电力保障。面对即将骤然升级的重要客户服务标准，通州供电公司建立了保密档案室，确保公司承揽保密工程及相关保密文件、重要资料妥善保管。2019年，北京市级机关正式入驻副中心，拉开了历史新篇章。伴随新中国共同成长的通州供电公司建成了历史档案展示厅，以记录历史、激励后人。2020年以来，通州供电公司打造了全景业务展厅，档案展示迈进了数字化。在全景业务展厅建成了数字化的企业发展展厅、党史教育展厅，实现档案数字化展示。

“八防”设施建设。通州供电公司高标准配备档案管理硬件条件，配备全新档案库及档案办公室、设备室，配备电动密集柜及手动密集柜，满足“三分开”“八防”要求（库房、办公用房、业务技术用房、阅览室；防火、防水、防盗、防潮、防尘、防高温、防有害生物、防日光及紫外线照射），并配有荣誉档案陈列展示区域，满足近17年归档空间需求。

专业人才建设。建立了兼职档案员管理机制，加强兼职档案员的培养，对各部门兼职档案员，组织专业归档培训会，提升其线上线下、归档查档操作技能。开展了文书档案、合同档案、工程档案等各类工程归档技能培训，增强各部门归档负责人专业能力，进一步提高各部门归档效率。在入企大学生培训中加入档案归档意识培训，从源头提高员工对归档工作的重视程度和基础知识技能。组织“6.9国际档案日”工程档案专题培训会、制作档案宣传画册，组织公司员工参观，结合公司历史发展展厅参观活动，以不同的宣传形式将档案管理相关知识和归档的重要意义潜移默化地融入到员工的认知中。融合档案业务管理、档案智能化设备管理、智慧库房系统管理等各专业领域，化繁为简，通过定期的安全教育和系统培训，加强档案安全专业人才建设，增强档案人员的整体综合能力。

业务技术保障体系

业务技术保障体系包括档案实体安全的技术保障和档案信息安全的技术保障。

档案实体安全技术保障。档案实体的安全技术保障从安全保管和安全抢救修复两方面考虑。

实体档案安全保管技术。公司配备先进防盗门禁系统和消防系统，档案室专人配备档案库钥匙，保证档案存放安全性。对于档案室温度、湿度和通风情况严格把关，最大限度保证纸质档案存放质量。通过构建环境监测体系，对实体档案存放环境中的温度、湿度、空气质量等要素进行监测。设置门禁、视频监控、入侵报警、出入口控制等安全防范系统。采用智能密集架等档案装具，对实体档案安全进行二次保护，实现档案的自动通风、定位、防虫，除尘等，确保档案的安全储存。

实体档案的安全抢救修复技术。档案在保存和利用中会出现各种各样的破损情况，如酸化、老化、霉变、撕裂、污染、字迹褪色等，通过对破损档案进行分类并定级，制定修复保护计划。通州供电公司对早期纸质脆化变黄、晕染变质、油印字迹模糊的档案进行抢救性数字化保护；对老照片进行翻拍；对照片底片进行扫描恢复为照片；对实物进行数字化等针对性地开展档案保护与抢救工作，提高档案安全管理水平。同时进行技术攻关，研究档案的修复技术，主要包括去污、修裱、去酸、字迹加固技术等。

档案信息安全技术保障

档案信息安全中常见的问题。计算机系统的安全隐患：软件漏洞，硬件缺陷，技术隐患；存储安全隐患：存储介质的自身质量和使用寿命，使用不当引起的存储介质损坏，病毒的破坏，人为破坏，错误操作；网络安全的隐患：恶意攻击、设备故障或破坏、操作失误、程序缺陷、病毒、技术淘汰。

制定档案信息安全制度。通州供电公司档案信息系统实行“分区、分级、分域”安全防护策略，执行信息系统安全等级保护制度。管理信息网络分为信息内网和信息外网。内网由互联办信息班负责运维和监控。外网由软件开发团队运维。在技术层面，在档案信息的产生、传输、储存、使用等全生命周期的各个阶段制定了相对可行的安全标准和网络与信息化安全管理有关规定。

加强档案信息化技术支撑，确保电子档案信息安全。当前，档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化、智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。通州供电公司档案从业人员积极适应信息化技术带来的提高工作效率和利用水平的同时，亦在不断加强档案信息化技术支撑，以应对档案信息化给档案信息安全带来隐患和挑战。

公司通过建立电子档案等级保护制度，对已归档的电子档案，确定其安全等级和保护级别，确定其保管力度。通过档案数字化技术对传统的非数字化的档案信息进行数字化。实现档案的“替代性保管”和“复本保管”两种模式，便于档案长期保管。按“321”原则对档案进行多种形式的留存，3指3套数据：1套为原始数据存放于移动光盘，1套为处理后的数据存放于移动硬盘，1套为挂接系统数据。2指硬盘和光盘存放同时进行，硬盘用于平时移动使用和临时存放，光盘用于档案数据静态存放。1指统一管理。

安全制度保障体系

安全制度保障体系由管理制度和管理组织两部分构成。

档案安全管理制度建设。完善档案安全管理制度。电力企业档案安全制度需覆盖档案的全生命周期，从档案收、管、存、用的各个环节到档案的鉴定、销毁均建立安全管控制度，同时对于档案信息安全管理、人员管理方面亦需建立保障制度，并在制度的执行过程中做到责任到人、落实到岗。通州供电公司建立了以办公室为档案管理核心，各部门兼职档案员为基础的档案管理体系，打破各专业自行归档壁垒，统一调度本部门档案管理工作，并自觉接受上级档案部门的业务指导和监督。结合工作实际，公司完善了档案管理的制度，建立了材料收集、整理、归档、查借阅等各项规章制度和管理办法，把档案管理纳入年度目标任务，同其他工作一同部署、落实、考核。

加强档案突发事件应急管理制度建设。制定了《国网北京通州供电公司档案工作突发事件应急处置预案》《国网北京通州供电公司档案安全应急和安全风险评估指标体系》。安全风险管理基于风险识别、风险评估，总结风险因子，制定风险识别评估表，通过识别和评估风险，判定风险等级，并制定防范和改进措施，以对风险进行接收、规避、转移或消减，构建档案安全的风险管理机制。

健全档案库房运行管理制度。建立库房运行日志、人员出入库登记、档案出入库登记、库房档案台账、库房档案保管情况调查记录，定期对库房温湿度进行监控记录，对库房设备运行进行巡检记录和维保记录。

构建档案安全组织体系。成立档案安全工作领导小组，形成严密的档案安全工作网络，加强内部管理，将档案安全制度融合于公司日常经营管理中。领导班子分工明确档案管理分管领导，定期检查、监督各类档案安全情况，定期召开档案工作推进会，部署公司归档工作任务。公司档案部门统筹管理，以部门为单位配备兼职档案管理网员负责本部门归档工作，确保层层管理档案，无盲点断点。

突发事件应急保障体系

档案突发事件应急预案制定原则。有效预防及处置突发性危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的事件，最大限度减轻对档案的损害，确保档案资源安全，保证档案工作顺利进行。档案突发事件应对工作坚持“以人为本、防救结合、统一领导、分级负责、密切协同、快速处置”的原则，有效预防、控制和处理档案突发事件。

应急预案的主要内容。事件类型及危害程度分析。制定应急预案前，需首先明确事件的类型并对其危害程度进行分析，突发事件是指突然发生，造成或者可能造成严重危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件，各类突发事件往往是相互交叉和关联的，应当具体分析，统筹应对。各种突发事件可能造成人身伤害、设备损毁、社会不良影响等后果，使个人及企业蒙受重大损失，使正常经营秩序和企业形象受到较大影响。

突发事件定级。制定分级标准，各类突发事件分级标准在应急预案中具体明确。根据突发事件的性质、危害程度、影响范围等因素，突发事件分为特别重大（一级）、重大（二级）、较大（三级）和一般（四级）。

成立应急指挥机构并明确职责。分管档案的领导为档案安全应急机制的第一责任人，对档案安全应急机制负总责；档案室负责人为档案应急机制的直接责任人，负责组织制定档案应急预案，并分工明确，边界清晰，责任落实到人，同时建立奖惩机制。

建立预防与预警机制。建立档案灾害预警监测系统，从风险监测、预警分级、预警发布、预警行动直至预警结束，整个系统各阶段均做到模板化操作，做好应灾准备。

信息报告。在预警期间和应急响应期间，建立信息报告的途径，保证灾害信息公开和传播渠道顺畅，信息报告需包括报告内容、报告要求和信息披露三方面，信息披露和舆情引导工作要做到及时主动、正确引导、严格把关。所有与突发事件处置有关的部门和个人，有做好防止信息通过非正常渠道外泄的责任与义务。

应急响应。应急响应需确定响应分级，制定响应程序和应急处置方法，当灾害发生时，确定档案抢救优先顺序。

应急宣传教育及培训演练。加强对档案人员的防灾、救灾意识和应急处置能力的锻炼。每个人对应急处置措施牢记于心，将预防意识和应急能力固化成流程、培养变成习惯，在突发事件出现时能够安全有序、快速合理处置。档案部门应经常开展各种形式的档案应急模拟演练。

后期处置。灾后处置贯彻“考虑全局、突出重点”原则，对善后处理、受损档案抢救恢复工作进行规划和部署，制定抢救恢复方案；建立抢救工作档案，将抢救前后的受损档案状况以及抢救原则、方法、材料等信息详细记录归档，形成应急管理档案，纳入档案全宗卷管理。