浅议医院档案管理的信息化建设

盖 静

(烟台市烟台山医院/门诊部 山东 烟台 264001)

引言：传统的档案管理工作方式难以满足现代医院的经营管理需求，因此，医院应该对其进行科学改进，要做到与时俱进，将信息技术引入其中，借此对档案管理进行信息化建设，实现对档案资料的信息化管理，提高该工作的质量与效率。不过，在开展档案管理信息化建设工作时，医院还需要对该过程中存在的问题进行了解，全面掌握影响档案管理信息化建设的相关因素，有针对性制定出合理有效的管控方案，促使信息化建设工作能够顺利开展，使得档案管理的实际效用得到充分发挥。

1 医院档案管理信息化建设的重要作用

1.1 有利于提高档案管理的效率

医院在开展档案管理工作时，利用信息管理技术手段，能够在较大程度上提升档案管理的工作效率。对于信息化管理技术手段而言，其本身具有高效性、实用性以及真实性等特点，在档案管理工作中能够发挥出积极作用。其自身的高效性特点具体体现在，档案管理工作流程的简化方面，这样不既能够使档案管理变得更加方便快捷，还能够使得档案管理便于管控。另外，在对医院档案进行信息化管理时，能够借助信息系统实现对档案信息的收集、整理以及归档，避免人工式管理流程的繁杂，而且利用该系统还能够实现对档案信息的快速查询，这样能够在较大程度上提高档案管理的效率，改善了传统档案管理工作中的不足，也保障了档案管理工作的质量[1]。

1.2 有助于档案信息的共享

在对医院档案进行信息化的管理时，可以借助信息化的档案管理系统，实现对档案信息的共享，为医院各部门的运行管理提供了充足的信息支持。在这一管理模式中，档案管理人员也能够及时接收各项资料信息，并且也能够在进行纸质档案交接的过程中，有效避免档案信息错乱、遗漏等问题的出现。另外，档案管理人员还可以通过档案信息化管理平台，获取相应的反馈，并针对具体的反馈问题，制定出科学合理的解决措施，减少档案信息化管理中的问题，保障档案信息化管理的有效性。此外，有关医务工作者也可以借助信息管理系统，查阅其自身工作所需的档案资料，通过这一共享功能，对大量的档案资料进行分析研究，以此开展相关课题研究，为医疗事业的发展做出更大的贡献[2]。

1.3 能够保障档案资料质量

在以往的医院档案管理工作中，通常都是使用纸质化的管理模式，纸质的档案资料很容易受到损坏，一旦出现破损、受潮等情况，就会对相关资料信息的完整性造成不良影响，而且纸质资料上的信息也易修改，难以保障档案资料信息的真实性。若是采用信息技术手段对医院档案进行管理，则能够在较大程度上保障档案资料的真实性与完整性。将纸质化的档案资料转化为电子信息，能够节省更多的空间，电子档案也很难受到破坏，有利于提高档案资料的完整性。并且连接网络的档案管理系统，能够保留网络记忆，不易被修改，避免档案资料失真，可以为医院的参考提供可靠的信息，大大提高了档案管理工作的质量[3]。

2 医院档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 档案管理信息化建设重视度较低

医院档案管理工作具有系统性特点，且该工作内容也涉及到医院各部门，其中包含大量的方案、文件等重要资料，整个档案管理工作过程也是动态化，可以说，该工作量比较大，该工作在医院的经营管理工作中能够产生重要作用，因此，开展档案管理的信息化建设工作，不仅能够提高档案管理工作水平，也有利于促进医院的长远发展。但是，就实际情况来看，有些医院内部的领导对于档案管理的信息化建设工作缺乏较高的重视度，主要是因为他们没有认识到档案信息化管理的重视性，也因此，对于档案管理信息化建设工作的关注度并不高，这就影响到相关工作人员的态度，从而出现档案管理信息化建设工作落实不到位的情况，最终影响到该工作的顺利推进。另外，部分医院内部的档案管理部门以及相关档案管理人员，对于档案管理工作的观念还停留在文件整理这一层面上，认为档案管理工作就是收集、整理文件，将其放入文件柜之中即可，这种思想观念则会对档案管理的信息化建设工作产生不良影响，落后的管理思想也会阻碍信息化建设工程的推进。此外，还有些医院在开展档案管理信息化建设工作时，没有投入充足的资金，导致一些信息化设备没有准备齐全，这也是造成档案管理信息化建设工作无法顺利开展的重要原因[4]。

2.2 档案管理机制缺乏完善性

医院若想开展有效的档案管理信息化建设工作，借此实现信息化的档案管理模式，则需要先对原有的档案管理机制进行科学完善，使其能够满足信息化档案管理的实际工作需求，规范档案信息化管理工作。不过，部分医院在对档案管理进行信息化建设时，并没有对档案管理机制予以完善，导致传统的档案管理机制无法实现对档案管理的规范与指导。还有些医院虽然意识到档案管理机制的重要性，并且也对其进行了改进与完善，但是由于没有考虑到信息化档案管理的实际情况，就使得制定出来的档案管理机制无法产生预期效果，比如，存在责任分工不明确、规范条例不细致等问题，致使档案管理机制产生不少漏洞，这也会影响档案信息化管理工作的顺利开展[5]。

2.3 档案管理队伍的专业性有待提升

当前，我国社会已经迈进了信息化时代，信息技术在各行业中也得到了广泛的应用，医院档案管理进行信息化建设，也是顺应了社会时代的发展趋势，并且有效的档案管理信息化建设，也在较大程度上提高了档案管理的水平。但是，信息网络技术本身也存在一定的安全问题，医院在使用信息系统时，应该加强对系统安全的防护力度，降低档案管理的安全风险。而且医院档案信息化管理工作的开展，也需要专业的档案管理人员，这样也能够保障信息化档案管理工作的质量与效率。不过，就实际情况来看，部分医院内部的档案管理人员缺乏较高的专业性，其自身的信息技术水平相对较低，在对信息系统进行操作时，会因为自身的工作能力，出现操作失误的情况，致使录入的信息存在问题，影响到档案信息的准确性与完善性。且一些档案管理人员还缺乏信息安全防范意识，在档案信息化管理工作中，对于系统的安全性缺少关注，以至于一些安全隐患得不到及时的发现与解决，最终影响到档案信息化管理的有效性[6]。

3 医院档案管理信息化建设的有效措施

3.1 提高对档案管理信息化建设的重视度

医院若想提高档案管理信息化建设的质量与效率，则需要对该工作的具体内容予以全面了解，同时为还要认识到该工作的重要性，提高对这一工作的关注度，加强对档案管理信息化建设的重视，对信息化建设过程进行全面监管，这样也能够对档案管理人员的工作态度产生有利影响，使其在档案管理信息化建设工作中端正自己的态度，认真对待这项工作，积极参与其中，进一步推动档案管理的信息化建设进程。另外，有些医院还应该及时转变自身的档案管理理念，要求档案管理部门以及档案管理人员要认识到当前的档案管理观念，使其对于档案管理的认识不仅仅停留在文件收集与整理这一层面上，使其树立先进的档案管理工作，进而接受信息化的档案管理模式，加大对档案管理的信息化建设，促进档案管理的发展。此外，医院在提高对档案管理信息化建设工作重视的同时，还应该加大相应的投资力度，提供充足的资金，采购信息化建设工作所需的各项软硬件，为档案管理信息化建设提供可靠的设备载体，使得档案管理信息化建设进程能够得到有效推进[7]。

3.2 合理完善档案管理机制

医院在对档案管理进行信息化建设时，需要结合实际情况，对原有的档案管理机制进行合理完善，使其能够与信息化的档案管理工作相匹配，促使信息化档案管理工作能够顺利开展，并将信息化建设的实际效用充分发挥出来。基于此，医院应该针对档案管理的信息化建设工作，建立责任管理机制，明确整个档案管理部门的具体工作内容，同时还要对其进行细化，将其划分到档案管理部门个人，确认每一个人的工作任务及责任，要求每位档案管理人员落实好自身的工作任务，若是发现问题，则要追求有关负责人的责任。档案管理信息化建设也需要其他部门的参与，因此，医院对于其他部门的信息化建设工作任务及责任也要予以明确，划分好各项工作职责，以防在产生问题追究责任时，出现相互推诿的情况，能够提高工作效率[8]。

另外，医院还应该结合信息化的档案管理工作内容，制定出完善的规章条例，规范档案资料的收集、归档、录入时间等，规定档案信息录入格式、录入标准等，对于各项信息设备的操作也要进行规范，这样则能够保障档案信息的完整性，并且还能够提高信息化档案管理的质量，减少操作失误的情况。此外，医院要建立考核与奖惩机制，针对实际的档案管理信息化建设工作情况，设定合适的考核指标与内容，结合考核结果，对档案管理人员实行相应的奖惩措施，借此提高档案管理人员的工作积极性。

3.3 构建完善安全的信息管理系统

在进行档案管理的信息化建设工作时，医院应该利用信息技术，构建出完善的信息管理系统，借此实现对档案资料的信息化管理。在建立信息管理系统时，需要划分模块，确保每一模块对应一个部门，这样则能够实现对档案信息的分类，同时也便于档案资料的查询。另外，还可以分设多个子系统，每一个子系统与医院内部的一个部门相连接，由各个部门随时上传相应的档案信息资料，这样也能够节省档案收集时间，提高档案管理效率，同时也便于信息核实，避免出现不真实的档案信息资料。此外，医院还应该安排专业的档案管理人员，定期对信息管理系统进行维护与检查，而且还要加大对信息管理系统的安全防护力度，可以通过在计算机中安装杀毒软件、建立防火墙等方式，提高计算机系统的安全性。针对信息管理系统，可以采用密钥登录、身份验证等方式，严禁档案管理人员将密码说给他人，借此保障信息管理系统的安全性，避免档案信息出现泄露问题[9]。

3.4 建立一支专业的档案管理队伍

档案管理信息化建设工作的顺利开展，还需要专业性比较高的档案管理队伍的支持，因此，医院在开展信息化档案管理工作时，要加强对档案管理队伍的重视，了解档案管理人员的专业水平及工作能力，针对具体情况，开展合理有效的教育培训活动，借此提高档案管理人员自身的专业能力。在开展教育培训活动时，应该将信息技术操作技能、理论知识等融入其中，同时也要将当前先进的档案管理技术手段添加其中，对档案管理人员进行讲解，也可以与实践相结合，这样则能够使得档案管理人员既能够掌握相应的理论知识，也能够对其进行灵活应用，还要注意提高档案管理人员的信息安全防护意识，使其能够在档案信息化管理中规范工作。

4 总结

开展有效的医院档案管理信息化建设工作，有利于减少以往档案管理工作中的各种问题，使得档案查询、记录等工作效率变得更高，在较大程度上减少了档案管理者的工作量。因此，医院应该提高对档案管理信息化建设的重视程度，并且要结合具体需求，采用合适的措施，推进档案管理的信息化建设。