基于大数据的高职院校档案信息化建设路径选择

周海澎，陈业佳，马 成

（河北软件职业技术学院，河北 保定 071000）

高职院校档案资料主要来自于各种教育教学和社会实践活动，是伴随学校发展所产生的值得保存、参考的资料。它们主要以文字、图片、表格、音频、视频为载体，经过历史沉淀成为学校独有的精神财富和文化遗产，也是高职院校未来发展的重要依据和基础。随着大数据时代的到来，档案资料越来越多、越来越复杂，若仍沿用传统的管理方式，效率会比较低下，不利于档案工作的发展。因此，高职院校加强信息技术在档案管理领域中的应用，构建高职院校档案信息化建设体系，提升数据分析和管理能力，提升档案管理水平势在必行。

一、高职院校档案信息化管理中大数据技术应用现状

从浅层次的理解来看，无论在生产还是生活方面，数据量过于庞大的都能够算作大数据。这些数据有着相同的特点，每一组数据的内容都特别多，选择上也特别复杂，而且数据的价值都非常大。当前大数据的应用已经越来越广泛，因此为了解决大数据所带来的问题，积极应用众多挑战，各个领域都开始更多地关注并致力于研究大数据的合理利用[1]，档案管理领域也不例外。

我国高职院校在档案管理方面引入大数据理念，最主要的应用体现在下述几个方面。第一，随着大数据信息技术的引进，电子档案的应用逐渐取代原有的档案模式，档案的管理向网络化靠拢，将大量的信息记录在网上便于查询，这与我国信息化的建设遥相呼应[2]。第二，电子政务的发展有了长足进步。对于档案管理，人们已经不满足于单纯的记录，而是希望通过对档案中的数据进行分析、研究，找出档案数据背后隐含的信息和经验知识，为解决现实问题提供支撑。第三，信息化建设满足了人们对知识管理的要求。在大数据环境的语境中，人们不再局限于档案信息的收集，更注重调用档案资源的便捷，这样档案的管理资源就变成了我们的知识资源。第四，档案信息化完美地解决了数据的储存和备份要求。尤其在这个大数据时代，海量信息的储存和备份给人们带来了极大困扰，而档案的信息化管理完美地解决了这一问题。

二、大数据背景下高职院校档案信息化所面临的问题

（一）纸质档案的局限

在档案管理与应用中，纸质档案的局限日益明显。我国高校以立德树人为根本任务，提倡“德智体美劳”五育并举，学校不再单纯地注重培养单一技能的学生，而是向培养复合型的高素质人才而努力[3]。因此，众多高职院校的学生档案管理业务量大增。除了学生最基本的个人信息资料外，还附加了许多不同类型的信息，比如学生在校期间个人的思想品德问题，是否出现过影响信用的行为，在学习的过程中是否有某一方面的能力特别突出，参加过哪些实践活动以及活动表现等等，这些都需要记录在学生的个人档案中加以留存。如果还沿用传统的纸质档案管理方式，档案管理的压力会持续增加，管理效率会特别低下，还可能出现信息不准确、不完整的情况。但是尽管有着诸多缺点，当前仍然有许多高职院校依然使用纸质管理的方式，档案信息化发展依旧缓慢，有待于进一步增强。

随着信息技术的发展，各高校也在逐步开展信息化建设，数字档案馆的建设和发展提上了日程。在大数据背景下，每一所高职院校在数据的储存和管理模式上都应提出更高的目标和要求，加速档案资源的电子化和网络化以及纸质文件的数字化建设，在学生档案管理方面应以电子方式对学生的档案进行存储和处理，以便于更好更便捷地查询利用。

（二）档案信息化建设体系的缺失

首先，许多高职院校在进行档案信息化建设前缺少系统部署和顶层设计，处于一种摸着石头过河的状态，更注重着眼于解决当前的问题，没有制定长远详细的信息化建设方案。更有甚者对具体的档案信息化建设工作不重视，也就更加不可能为了实施信息化而制定相关的政策。绝大多数高职院校没有安排信息化建设专项资金预算，而没有足够的资金支持，信息化建设也就无从谈起。

其次，高职院校相应管理人员对信息化建设工作缺乏足够重视，没有对档案信息管理的组织结构进行全面调查和规划。购买信息化设备时缺乏通盘考虑，部分学校存在“会买不会用”的尴尬情况，如果更先进、更昂贵的设备无法得到有效利用，会造成严重的资源浪费。此外，个别工作人员信息技术素养跟不上时代发展，工作效率较低。例如，在电子信息输入完成后要对后续信息及时加工整理，否则便会出现信息缺失的情况，有的工作人员不重视这一步，造成信息录入漏洞，而为了弥补信息的缺失，需要更多的时间来重新调查，降低了工作效率。

三、大数据环境下高职院校档案信息化建设的对策

首先，更新管理理念。在大数据背景下，档案管理工作第一步要做的便是调整观念。高职院校校级领导是档案信息化建设的重要策划人，其思想应该与时俱进，无论是在软件方面还是硬件方面，只要是经过调查论证的合理需求，就要为档案信息化建设铺平道路，并随时关注档案信息化建设的实施程度。[4]

其次，实现数据集中管理。当前高校档案管理中，许多档案都在各部门储存，并没有做到集中管理。大数据背景为学校档案的系统化管理带来了新的发展机遇，通过对数据库进行集中综合数字档案管理，如奖学金和助学金的记录、每名学生心理上的发展、教师的录用文件、教师的奖惩文件等都能够在大数据的帮助下进行有效地利用，并且取代原来的管理模式，从而提高管理的科学性和准确性。

再次，完善档案信息化建设体系。不能只单纯解决信息化建设过程中的问题，还要建立相应的体系，使建设过程更加正规。目前，我国大部分高职院校在记录文档的过程中仍然使用纸质文件，认为纸质档案文件更加简单，对于建立电子档案的管理模式并不十分在意。通过使用电子文档对档案信息进行记录的观念不强，电子文档的标准化要求还处于起步阶段。在这一点上我国与当前国际上的先进水平依然存在着较大的差距。因此，为了长远发展，各大高职院校不能因为怕麻烦而不去改变。而且在档案信息化过程中应持续关注最新的大数据研究成果，只有跟上大数据研究的步伐并不断更新，才能够在信息化道路上越走越远[5]。

信息化最重要的是对大数据管理方面关键技术的开发，能够对大量的数据进行处理并且储存是大数据最核心的价值所在。充分使用云计算技术能够为更多大数据的文件系统建立最基本的储存和处理条件，以此为基础便可以建立数据库和数据的索引，索引工作一旦完成，在查询数据的时候就会更加方便，工作效率也会得到大幅提高，因此，在档案信息化过程中大数据的信息开发技术显得尤为重要。在开发过程中，如果能够在众多潜藏的信息之中筛选出有用的信息会使大数据处理技术的发展取得更大突破。因此大数据管理中心技术的发展，能够为高校的档案管理提供更加智能化和网络化的信息服务，并充分实现档案信息的检索和跟踪推送，使档案管理事业有新的发展。

四、大数据背景下高职院校实现档案信息化管理的路径

高职院校应将实现档案信息化管理作为一个必须达成的目标，在进行大数据研发的过程中要更加专注。每一项研发的背后都需要庞大的数据支持，只有这些数据是准确和客观的，才能够确保得到的最终分析结果是准确的。例如，不同的学校在创建本校的学生心理档案时有着各自的标准，然而这样的标准并不一定准确，必须要在一个确定并且准确的标准之下进行分析，才能够使比对结果更加令人信服，因此，高职院校应设置统一的评估标准，使对比出来的数据结果更加客观，而不是让更多的主观意识影响结果。例如，学校可以基于学生档案管理中的心理测量表来整合学生心理档案的数据，在大量数据支持下制定出一套普遍的标准，从而使学生的心理变化在学生心理档案中可以得到充分体现。

为了提高档案管理的效率和真实性，应该在大数据分析工具上进行一定的开发，加强与大数据开发公司的合作，对产生的大量数据源进行充分利用。目前来看，在学生自主管理、奖学金评定和住宿管理上都能通过与信息服务公司的合作取得较大进步，并根据学校的实际情况开发出具有针对性的信息管理系统。因此，高职院校应该根据各自不同的管理需求开发符合自己学校实际的档案信息化管理大数据分析工具。

综上所述，大数据技术应用是社会发展的潮流，也是高职院校档案信息化发展的必然趋势，这是一场涉及范围十分广泛并且长久的变革。大数据时代对高职院校档案管理水平提出了新的挑战，也提供了全新的发展空间，高职院校应顺应变革趋势，加快档案信息化建设步伐，让档案工作变得更加客观、更加科学、更加有效。