新时代高校学生工作数字化转型探究

李健辉

(贵州大学 计算机科学与技术学院，贵州 贵阳 550025)

一、引言

2020年10月29日，中国共产党第十九届中央委员会第五次全体会议通过了《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议》(以下称《建议》)，《建议》中提出“加强数字社会、数字政府建设，提升公共服务、社会治理等数字化智能化水平”。[1]在国家治理体系和治理能力现代化方面，数字化水平已经被赋予新的战略高度。2021年3月，教育部发布了《高等学校数字校园建设规范(试行)》(以下称《规范》)，明确指出了高等学校数字校园建设的总体目标是：“围绕立德树人根本任务，结合业务需求，充分利用信息技术特别是智能技术，实现高等学校在信息化条件下育人方式的创新性探索、网络安全的体系化建设、信息资源的智能化联通、校园环境的数字化改造、用户信息素养的适应性发展以及核心业务的数字化转型。”[2]因此，高校应积极通过数字化转型，增强各职能部门的数字化管理水平，提高工作效率，完善数字化管理工作机制。

20世纪末，受客观因素影响与制约，学生管理工作中，辅导员主要采用传统的纸质文档、与学生面对面谈话方式；如今，进入信息化时代，在日常工作中可以使用office、WPS等办公软件完成日常所需文字资料，还可以通过QQ、微信、易班等方式与学生进行交流沟通与管理；未来，了解学生的方式也将依靠大数据技术与综合管理平台，这不仅可以提高学生管理工作的效率，还可以保证精准度。

二、高校工作数字化转型存在的问题

数字化与信息化不同，数字化是信息社会的技术基础，是信息化进一步发展的产物。目前国内很多高校已开展了数字化管理道路的探索，比如运用大数据手段进行学生信息管理，建立网上综合事务办理平台，建立实现网上实时动态数据更新等，都是高校在新时代对数字化发展道路的探索与尝试。但是，通过对部分高校数字化转型工作研究发现，普遍还存在以下问题：

(一)组织架构分散，重复性建设

高校各个服务学生的职能部门针对自身的业务范畴普遍建立了独立的业务平台与数据库，初衷是为了方便学生、提高部门工作效率。由于高校组织结构多为垂直式的职能管理模式，各个职能部门之间互为独立，导致部门建立的数据库也为垂直式的结构，这种结构在企业被称为“烟囱式”组织构架。[3]“烟囱式”组织构架中职能部门的数据来源一般只有两种模式，一是通过辅导员为媒介，由辅导员采集学生数据并上传至职能部门数据库；二是越过辅导员直接通过业务平台采集学生数据。

以上两种传统数据的采集模式中，可以理解为因各职能部门之间业务范围不同，对业务平台功能模块的要求也不完全相同，所以一个业务平台似乎又无法满足所有部门的需求，所以每一个职能部门都会建立一个自己的数据库，造成数据库重复性建设现象，导致数据维护成本较高，数据采集与处理效率低下。

(二)数据复用性差，难以有效运用

因高校各职能部门的数据库之间相对独立，形成一个个数据孤岛，缺乏统一的数据采集与处理标准，采集的学生数据难以直接复用于其他部门，甚至会出现采集的同一类型的学生数据“对不上”的情况。比如，一所高校完全可能出现职能部门A所掌握的在校学生数量与职能部门B所掌握的在校学生数量不一致的情况，这时职能部门可能将在校学生统计任务下达至一线辅导员，由辅导员再次统计在校学生数量并上报相关职能部门。这样的重复工作，会增加辅导员工作负担，也会降低管理与服务学生的工作效率。

(三)数据使用门槛高，数据安全性存在隐患

首先，数字化平台的使用具有一定的门槛，对于非技术型业务人员，因计算机相关知识的缺乏，对数据进行处理时会出现困难。现有的高校数字化平台，辅导员只能完成数据采集、录入与基础的数据处理，很难进一步挖掘数据背后的深意。比如辅导员日常面对大量的学生数据时，常用EXCEL的筛选、查找、排序等基础功能对数据进行处理，在面对较为复杂的数据时，EXCEL的基础功能无法直接满足数据处理需要，此时辅导员就只能耗费大量的时间对数据进行手动处理。而同一个数据库对于可以熟练使用结构化查询语言(Structured Query Language，简称SQL)的人员而言，在对较为复杂的数据进行处理时可以节省大量时间，不仅提高了工作效率，也可以保证数据的准确度。[4]

其次，因高校计算机相关技术人员不足等原因，目前部分高校的网络业务平台与相应数据库均交由校外企业开发与运营。学校购买成套的业务系统，然后由校外企业技术人员对本校教职工进行系统操作培训，同时提供业务系统后期维护和操作指导服务。这样的商业合作模式有三个隐患：一是如果脱离了校外企业的技术支持，在业务系统使用中所遇到的很多难题则无法解决。企业本身就存在商业竞争与优胜劣汰的市场规律，企业的技术难以永久领先，时刻有被淘汰的风险。二是学生与学校的隐私信息保护存在隐患。师生个人数据全部由校外企业提供技术保护，虽然学校与企业会签订相关的信息保护协议，但如果只是泄露部分敏感信息或泄露量很小，或企业内部员工侵害师生的隐私信息，学校就无法确定是否发生个人信息泄露从而进行及时制止。

三、数据中台推进高校工作数字化转型

数据中台的概念是相对于数据前台、数据后台提出的，其作用是打破一个个数据孤岛，将所有数据连接起来，构建统一的数据共享共管架构，起到承前启后的作用。特别需要强调的是，数据中台不是另起炉灶，而是在现有的业务平台与数据库的基础上构建业务系统之间的相互联系，对现有碎片化的数据进行整合与连接。构建高校工作数据中台，是解决高校工作数字化转型存在的问题的重要手段。高校运用数据中台技术，可以解决高校数据库的重复性建设、数据复用性差等问题，并降低数据的管理与维护成本，提高数据的使用效率。应该注意的是，构建数据中台应遵守统一标准、共享共管、信息安全三大原则。

(一)统一标准原则

高校各个服务学生的职能部门因工作需求不同，自身业务平台的功能模块也不相同，对数据的要求也不统一，所以导致部门之间的学生数据无法直接复用。因此，统一标准和规范数据采集、传递、管理、应用等流程，要求所有参与数据使用的个人与部门必须认可经数据中台整合过的数据的唯一性与权威性，杜绝私自统计数据或建立脱离于数据中台的数据库。

(二)共享共管原则

数据中台可以将所有数据库进行连接，对重复数据与错误数据进行筛选与比对，及时将有问题的数据提交相关部门核对数据准确性。所有数据使用部门有权限对发现的错误数据进行更正，更正后的数据变化及时通过数据中台连接上其他数据库，完成数据的实时更新。所有数据采集与管理部门通过数据中台保持沟通与联系，对数据进行共享共管。

(三)信息安全原则

保障信息安全，是使用大数据技术或数据中台的前提条件。因现部分高校业务平台与数据库是由校外企业负责建立，为保障师生的个人信息安全，高校在与校外企业签订合作协议时会加入保密条款，但也仍然存在数据安全隐患。因此，高校可以建立自己的数据管理与维护团队，以切实保障师生的信息安全。

四、结语

数据中台可以将所有数据进行整合与连接，消除“数据孤岛”现象，降低数据管理成本、提高学校整体管理效率。各职能部门在掌握数据中台使用技能之后，可以减少重复性统计数据与报送数据工作，可以将更多的精力运用在其他工作中。

结合大数据技术，数据中台还可以对突发事件起到预警作用，降低突发事件的相关网络舆论影响。[5]现在，我国高校数字校园建设已经拉开序幕，高校数字化转型是大势所趋，而数据中台是数字化转型成功与否的重要因素。因此，建设适合高校自身发展的数据中台，才能在未来高校数字校园建设中打好基础，在日益激烈的高校竞争环境中建立优势。