高流转率调剂书库文献清点实践研究

刘 哲

（深圳图书馆，广东 深圳 518036）

1 引言

文献清点是图书馆文献管理工作的内容之一，针对不同类型的书库应制定不同的清点策略。目前国内大多数大中型公共图书馆馆藏文献基本采用三线典藏制的布局，即按照图书文献利用率的高低及新旧程度，结合服务方式方法，将藏书依次划分为3个层次，组成一、二、三线书库的布局体制：一线书库为开架辅助书库，二线书库为闭架或半开架辅助书库，三线书库为基本书库。调剂书库是二线书库中的一种类型，具备文献调剂和配送的功能，一般情况下是面向地区图书馆网或单个图书馆的服务网点提供文献支持服务，书库文献及数据的准确性是图书馆精准服务的必要保障。

2 高流转率调剂书库文献清点的必要性

调剂书库是“用于保存图书馆文献资料，同时可具备物流调配、文献加工、文献查阅、外借服务等功能的多元化储存空间”[1]。深圳图书馆立足服务扁平化，在全市建立了由235个自助服务点组成的服务网络，有效弥补了基层图书馆服务点不足、文献利用率不高、文献借阅不便的缺陷，将图书馆服务送到市民身边，提供无差异、便捷化、均等化服务。同时，为了对此服务网络提供文献支撑，深圳图书馆专门建立兼具存储文献和物流调配功能的调剂书库，其主要具有如下两个特点。

2.1 图书流转率高

调剂书库图书总量动态保持在10万册左右，每日为全市自助服务点提供图书配送上架和还书回库的作业，每日出入库总量均值超过1.1万册，日流转率大于5%。

2.2 闭架管理，操作员众多

基于上述原因，调剂书库既有二线辅助书库闭架管理的特点，又具有一线书库流转率高、经手人次较多的特点，在书库日常运营中容易出现交接程序差错、实物差错、数据差错等情况，与常规的图书馆闭架书库相比，更容易出现图书实物、图书资产、服务数据不符的问题，因此需要结合调剂书库的服务特点，制定并严格执行相应出入库流程，定期或不定期开展图书清点工作，确保文献资产安全，为服务一线提供精准的文献保障。

3 清点流程的设计

深圳图书馆是国内最早全面应用RFID技术的公共图书馆，也是最早将RFID技术应用到文献清点的图书馆。2010年至2020年，该馆已累计实施4次开架服务区的文献清点，积累了丰富的工作经验。笔者认为，基于图书馆常规文献清点流程的信息采集、数据比对、后续处理3个环节[2]，具体文献清点工作流程分阶段做如下设计。

3.1 前期准备

书库文献清点需做好前期准备工作，包括服务准备、数据准备、设备准备和人员准备。

3.1.1 明确时间。针对书库文献流通率高、每日出入库作业时间较长的特点，为确保采集数据的准确性，采集当日停止服务点图书配送，服务部门提前一周时间对外进行服务告知。

3.1.2 数据准备。清点当日采集作业开始前备份书库馆藏数据以及该库文献迁移数据档案。

3.1.3 设备准备和人员准备。为避免对图书配送服务造成更多影响，文献清点工作计划在一个工作日内完成，以此为目标测算采集设备和人员数量；同时，为处理清点过程中发现RFID标签故障的问题，需配备设备以便现场更换标签。

3.2 数据采集

3.2.1 基础采集。基础采集流程包括制定数据采集计划、规范作业流程、按照作业效率划分采集区域、汇总采集数据等工作，在安排采集线路时应考虑多种因素，科学设计、周密部署，保证清点工作高效、安全，比如在新冠肺炎疫情期间，要考虑采集时序的因素，避免交叉作业。

3.2.2 补充采集。对数据比对结果中不在架状态集中的区域进行二次采集，避免漏采。

习近平总书记曾强调：国无德不兴，人无德不立。文化育人的最终目标便是提高学生的人文精神，帮助学生学会为人处世之道，成为“正能量”的继承者与传播者。现今，拜金主义、享乐主义、极端个人主义等不良风气盛行，摧残着青年大学生的身心健康，这时候便更需要发挥优秀传统文化的巨大作用，来提高学生的道德素质和职业素质。正处于社会转型关键时期的中国，不仅需要技能水平高超的人才，更需要德才兼备的全能型人才，将优秀传统文化植根于学生心中，有利于提高学生的综合素质，加强学生道德意识，深入贯彻落实立德树人的根本原则。

3.3 数据比对及分析

将采集数据与备份数据进行比对，确定馆藏地点、服务地点和资产状态相符的图书为在架状态，其余为不在架状态，并归类分析原因，汇总形成初步清点结果。

3.4 文献跟踪

全面梳理对清点结果准确性造成影响的因素，如数据采集环节和文献交接环节，以及不在架文献后续可能出现的流通环节和存放地点等进行定期跟踪梳理，及时修订清点结果。

4 清点实践和结果分析

按照以上清点工作流程，深圳图书馆近期开展了一次调剂书库文献清点工作。实践证明，这一流程设计科学、严谨、高效、安全，值得在以后的工作实践中坚持和推广应用。现结合清点实践和清点结果做以下分析。

4.1 清点过程及结果

根据系统统计数据，本次清点应在架图书99255册，清点工作有12名工作人员，划分成6个采集组，两名工作人员1组，配备6套RFID采集设备，规定在1个工作日内完成清点工作。经过数据采集，共获得不重复图书条码99497个，经过数据筛查，去除其中馆藏地点和服务地点参数不符的图书1192册，与应在架图书数据比对，初步得出应在未在架（未采集到）条码950个。其后30天内，对不在架图书进行查找，并对部分架位进行针对性核对，对可能有漏采的区域进行补充采集，持续开展数据跟踪，最终确定不在架图书为64册，不在架率为0.06%，在后续服务中仍会定期对不在架图书进行数据跟踪并修正清点结果。

4.2 清点结果分析及文献跟踪方法

4.2.1 数据分析

通过对未在架的950个图书条码补充采集和数据跟踪，筛除漏采、未归架、文献迁移、文献剔除等影响因素的数据，初步清点出应在未在架图书133册。具体做法为：①漏采文献数据分析：通过整理未采集到条码的题名、索书号等馆藏信息，划出书库内需要补采的大致区域实施补充采集，共采集到231册漏采图书。②在库但未及时归架文献数据分析：经追踪发现，950册图书中有25册因在采集前作为问题图书（书标、条形码破损或RFID标签故障等）未归架，存放在书库角落未被采集。③已被调整迁移文献数据分析：950册图书数据中有543册在前期图书迁移数据中被找到，造成该情况的原因是在图书迁移出库时没有及时更新系统数据，致使该数据仍然保留在调剂书库。④文献已被剔除：通过整理950册图书清单，发现有18册图书数据属于剔除状态，图书实物已被剔除处理。

4.2.2 文献跟踪

在数据采集后30天内，对不在架的133册图书进行数据跟踪，有67册在图书馆服务系统中发生服务点变更（已被配送至服务点），两册图书发生剔除操作，说明上述69册图书事实存在，未被跟踪到的图书为64册，确定为不在架。

5 文献清点方式对比研究

图书馆在应用RFID技术前普遍采用条形码技术进行文献管理，文献清点采用人工+条形码采集设备。目前图书馆已普遍采用RFID技术实现文献管理，除了实现自助借还、资产管理等功能，还能够通过层架标系统进行文献定位，突破线性排架的局限，实现灵活排架，解决错架乱架等问题[3]。在RFID技术支持下，图书馆文献清点增加了两种方式：人工+RFID采集设备和机器人自动盘点。

5.1 3个清点案例

笔者采用3个案例对3种不同的清点方式进行比较。案例一为南京师范大学华夏教育图书馆中文样本书库清点案例[4]，采用人工+条形码采集方式；案例二为深圳图书馆对调剂书库清点的案例，采用人工+RFID采集设备；案例三为武汉大学图书馆应用盘点机器人进行盘点的案例[5]。

人工采集的特点是人力、设备投入数量大，采集效率低，采集精度较高，漏采率低。案例一采用人工+条形码采集设备的方式，由27名工作人员划分为9个采集组，利用6个工作日，共清点书刊203，592册，丢失率（未点到率）约为2.1%[4]。

在图书馆应用RFID技术后，人工采集效率得到大幅提升。案例二采用人工+RFID采集设备的方式，由12名工作人员划分为6个采集组，利用1个工作日完成99，685册文献数据采集的工作任务，从数据分析和跟踪情况看，在清点过程中属于漏采数据为325册，包括补充采集（231册）、未归架（25册）和数据跟踪（69册），综合漏采率为0.33%（325/99，255）。

相对于人工采集，机器人自动清点有采集效率高、节省人力成本的优势，准确率也逐步提升。在案例三中，盘点机器人自动盘点每千册图书平均用时折算为183秒，盘点效率约为人工的5.5倍，图书定位准确性约为96.83%[5]。

5.2 关键指标对比

第一，盘点机器人效率最高。笔者采用人工+RFID采集设备对567本样本图书进行盘点，平均用时为573秒，人工效率折算为每千册图书平均用时约1010秒。案例一和案例二都是实际发生的较大规模文献清点工作实践，这两种方式的工作效率很大程度上受到文献数量、参与人数、任务规划等因素的影响。根据实际测算，以每天实际工作7个小时计，案例一每千册图书平均用时折算为6684秒，案例二则为1518秒，而机器人自动盘点的效率约为人工+条形码采集方式的36.5倍，约为人工+RFID采集方式的8.3倍。

第二，人工+RFID采集准确性最高。案例一没有漏采数据记录，直接将未点到率定性为丢失率，即使将人为操作方式客观上存在漏采的因素计算在内，漏采率不会超过丢失率，即不超过2.1%；案例二有比较准确的漏采率统计，为0.33%；案例三图书定位准确性约为96.83%，相应漏采率为3.17%。

6 文献清点方式的选择

基于上述对不同清点方式的对比分析，笔者认为，图书馆在制定清点方案时，应针对不同的清点对象，从清点目的出发，综合考虑效率和准确性因素，选择适合的清点方式。

6.1 开架书库宜采用盘点机器人方式

一线开架书库的使用者以读者为主，需要进行经常性文献整理、顺架、定位等作业，侧重于图书定位准确性，兼顾文献资产管理，因此可以将文献清点和日常文献整理工作相结合，优先选择采用盘点机器人清点方式，建立高频率的清点机制，且清点工作可以在夜间闭馆后实施，以减少开馆期间对服务的影响，既能按照定位数据开展整架顺架工作，也能综合利用多频率清点结果，以便及时发现存在的问题，采取措施进行优化整改。

6.2 闭架辅助书库宜采用人工+RFID采集方式

二线书库，如本馆的调剂书库，采取的是闭架管理模式，但文献进出频繁，流转率甚至高于一线开架书库，其使用者以图书管理人员为主，在实际运转中因管理疏漏易导致文献遗失情况，对该类书库进行清点的目的更侧重于文献资产管理，对清点结果的准确性有较高要求。同时，为避免对服务的影响，清点频率要求较低。在书库布局方面，按照《图书馆建筑设计规范》的要求，闭架书库的书架间距通常低于开架书库，只有0.75m～1.2m（常用书架）或0.6m～1.0m（不常用书架）[6]，图书馆闭架书库的书架间距普遍较窄，不利于盘点机器人展开作业。鉴于此类书库的清点频率要求较低，对数据采集质量要求较高，笔者认为采用漏采率相对较低的人工+RFID采集方式更为适宜。

7 结语

关于闭架管理的二线书库，从理论上讲，储存文献的安全属性较高。而像深圳图书馆这样的调剂书库，与常规的二线书库有所不同，它既实施闭架管理，也需要为高流通率的基层图书馆服务网络提供文献支撑，操作人员多，每天出入库文献数量大，所以书库本身也具有了高流转率的特点。同时，随着公共图书馆服务社会化的发展趋势，越来越多的社会机构参与图书馆日常业务，图书馆业内也存在顾虑，外包企业的不专业，容易导致图书馆服务质量下降[7]。因此需要在制定管理规范和操作流程的基础上，加强业务培训与交流，建立监督监管机制，通过建立规范的文献清点机制，定期对文献的流通情况进行检查，约束合作方认真执行业务规范和操作流程，及时发现各环节存在的问题，提出整改要求，及时纠正差错，避免发生同类错误，给图书馆文献资产造成不应有的损失。文献清点是图书馆书库管理的常规性工作，是对图书馆馆藏资源结构、馆藏管理动态以及文献利用率等进行评估的重要依据，也是图书馆落实主体责任、强化质量管理的手段，必须坚持经常，立足实际，做到科学、准确、安全、高效。