新时期提高高校后勤机关办公室工作服务效能的新思考

黄路漫

新时期提高高校后勤机关办公室工作服务效能的新思考

黄路漫

[武汉大学后勤服务集团]

本文首先阐释了新时期高校后勤机关办公室工作的新特点、新要求，接着分析了新时期高校后勤机关办公室工作面临的新挑战、新问题，最后提出了提高新时期高校后勤机关办公室工作服务效能的新思考、新思路。

高校后勤；办公室工作；秘书工作；服务效能

关于办公室工作，习近平总书记曾这样描述过它的重要地位——“运筹于帷幄之中，决胜于千里之外”“办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门”[1]。

对于高校来说，“双一流”大学建设需要一流的教学、科研队伍，也需要一流的后勤服务保障体系做支撑。随着高校后勤社会化改革和“三服务，两育人”宗旨贯彻的不断深入，师生对美好校园生活的需求与发展不平衡不充分的后勤之间的矛盾不断凸显，一流高校的建设对后勤改革发展的依赖也逐步加深。

在这种新背景和新格局下，高校后勤机关办公室作为后勤部门运行的综合事务部门，在后勤各项工作中所起的承上启下、协调左右、联系内外的桥梁与枢纽作用将会不断强化，对后勤机关办公室工作人员的综合素质和综合能力也会提出更高更新的要求。

一、新时期高校后勤机关办公室工作的新特点、新要求

办公室工作的三个主要任务同样适用于高校后勤机关，概况起来就是：一是决策的参谋、智囊作用；一个是对上对下的服务；一个是机要、保密工作。新时期的高校后勤机关办公室工作的以下几个新特点越来越凸显。

一是政治性越来越强。政治性本身也是中国高校后勤的显著特征，中国高校的后勤服务首先要注重政治、顾全大局。许多高校的后勤机关办公室是党委办和行政办合二为一，在协助贯彻和执行党和国家路线、方针、政策方面承担重要责任，体现了鲜明的政治性。当前，高校全面从严治党正向纵深推进，中央和校内巡视也从不同角度将后勤纳入重要观测点，从这个角度来看，后勤的政治性会不断强化，后勤机关办公室的政治属性只会越来越强化。

二是服务性越来越明显。高校后勤机关办公室作为后勤系统的“中枢神经”，其存在的根本价值便是服务好领导、服务好基层单位、服务好广大师生，可以说机关办公室是后勤的“后勤”。当前，以师生为本的服务理念正在后勤不断强化，办师生满意后勤”的服务宗旨也在不断落实，从服务师生的合理诉求，为师生不断提供更加优质后勤服务保障的角度出发，后勤机关办公室的服务性会越来越鲜明。

三是综合性越来越突出。高校后勤机关办公室的综合性主要体现在三个方面。一是工作定位多头交叉。高校后勤机关办公室作为后勤正常运转的“大脑”，为上、中、下各级机构服务是后勤机关办公室的核心要义，因此，办公室是做服务工作和协助工作[2]；与此同时，后勤机关办公室还作为后勤系统上传下达的中转枢纽，肩负着对下传达上级和集团领导相关指示的使命和职责，并需要及时向上级报告执行落实情况和工作成绩，因此，办公室也是做管理工作和指导工作。二是工作职能错综繁杂。从职能内容来看，办公室既有服务领导总揽大局、综合协调并决策执行的内容，也有服务领导做好参谋和助手的职能，既要做好领导的文秘工作，还要做好督办落实工作。三是工作内容点多面广。从对口的上级职能部室来说，有校党政办公室、巡视办公室、纪委监察室、维稳办公室、保密办公室、组织部、宣传部、保卫部、工会、团委等多个职能部室；从具体工作内容来说，有诸多职责和任务，如公文流转、文稿撰写、信息宣传、会务协调、督办检查、公务接待、档案管理、机要保密等。

后勤机关办公室的这些新特点，对后勤办公室工作和文秘人员提出了新要求。

首先，不断制度化。办公室工作的制度化是办公室大部分工作有章可循、有法可依、有条不紊进行的前提和依据。办公室各项事务性工作纷繁复杂，大事小事急事难事重复叠加，建立并不断健全各项规章制度不仅有利于办公室工作的有序平稳开展，也能有效提高工作效率。[3]

其次，不断精细化。办公室工作的精细化体现在落实各项工作中，办公室要追求以“匠人精神”作为根本原则和遵循，梳理整理并优化工作流程，最大限度发挥出办公室的工作合力，不断提升办公室工作的服务和管理水平。精细化也对办公室工作人员的工作素养、工作标准以及工作能力提出了更高的要求。

再次，不断高效化。办公室工作的高效化主要是指高效化的标准、高效化的流程以及高效化的人员。高效化必须以制度的完善性和服务的精细化作为前提条件，这样才能达成目标的高效化，才能不断满足高校后勤工作的实际需要，并充分发挥出办公室决策、参谋、服务和辅助等功能。

二、新时期做好高校后勤机关办公室工作面临的新挑战、新问题

新时期高校后勤机关办公室工作的新特点对办公室工作提出了新要求，但当前后勤机关办公室工作还表现出一些不能适应这些新要求的制约因素，主要表现为五个方面。

一是参谋功能发挥不够。决策的参谋、智囊作用是办公室三大工作任务之首，也是办公室区别于其他职能部室的核心职能。但目前高校后勤机关办公室本质上是服务部门，而办公室服务的综合性越来越强，工作性质复杂多元，工作职能交叉繁杂……办公室工作点多面广，“上面千条线，下面一根针”。办公室的事务性、日常性和应急性工作任务占据了办公室工作的大部分内容，耗费了办公室工作人员的大部分精力，办公室工作往往处于较为被动的应付状态，缺乏先见性和预见性，不能积极思考和统筹规划，这就导致了办公室在服务领导顶层设计和统筹谋划时不能提供太多的决策参考，参谋功能无法有效发挥。

二是“蹲点式”调研不够。深入基层调研是高校机关后勤办公室一项十分重要的工作内容，只有通过调查研究，才能更好地理解下情，更好地传达上情并贯彻落实，也才能为领导决策提供更精准的参考支撑。后勤机关办公室人员由于工作繁杂，走出办公室，深入基层调研比较少，频次不够，加之对调研工作的重视程度不够，在实际工作中，办公室了解各基层单位的手段有限、方式单一，更多的是依靠各单位的各类口头汇报或者书面材料，理解的内容较为肤浅，对实际情况缺乏深入有效的了解和掌握。

三是专业化程度不高。一方面办公室工作本身的主要内容就是办文办会办事三大块，对适应工作专业属性适配性的要求并不高，另一方面由于后勤机关办公室工作任务比较繁杂繁重，但办公室人员配备普遍较少，每个员工都承担着较多工作，有应急任务或者紧急工作时，还需要一起承担，相互分担，因此，不可能所有工作都按照标准化、规范化、专业化的要求完美完成，但这也就导致办公室工作的专业性程度不高，不如后勤机关其他相关业务科室如人事、财务、工程等部门往往具备更加专业明确的衡量标准与考核体系。

四是创新性意识不强。年复一年，日复一日，办公室工作内容本身也具备较强的重复性和延续性，办公室的日常工作往往按部就班，按既定的程序性和规范性完成即可，办公室的相关材料文字工作往往在既往过去的模板上进行修改，缺乏新意，做不到与时俱进，这就导致办公室工作破旧立新的开拓性不强，因时而进、因事而化、因势而新的创新性不够。

五是信息化手段不多。面对当前信息和网络社会的飞跃发展，高校后勤机关办公室目前的信息化建设还比较滞后，还比较依赖传统的纸质方式进行公文流转和信息传递等工作，电子化信息平台还仅局限在如校内OA事务系统以及微信、QQ等大众化移动信息平台，即时服务和信息的传递效能不高，也不符合未来绿色后勤的发展方向。

三、提高新时期高校后勤机关办公室工作服务效能的新思考、新思路

针对制约新时期高校后勤机关办公室工作效能的新挑战和新问题，笔者认为，应着重从以下五个方面入手，着力改善和提高办公室工作效能。

第一，加强学习，不断提升办公室人员的综合能力。办公室的各项管理服务工作无一不需要依靠办公室工作人员来落实，办公室工作人员的水平如何，直接决定了办公室的各项管理服务水平的高低以及服务效能的高低，因此，加强学习，不断提升办公室人员的综合能力是新时期做好办公室工作的根本前提。办公室工作人员首先要认真学习党的最新理论、路线、方针和政策，自觉以习近平新时代中国特色社会主义思想武装头脑，努力提高政治素养；要深入学习了解“双一流”后勤服务保障体系下后勤社会化改革的方向和途径，努力提升行业素养；还要加强办文办会办事等各种办公室业务和各类人事政策、工程财务以及压力管理等专业培训，努力提升专业和综合素养。[4]

第二，加强调研，积极发挥办公室决策参谋的作用。调查研究是办公室上下连接，左右协调并掌握情况的重要方法，后勤机关办公室要加强统筹协调，将基层调研常态化和固定化，定期、分级、分类地开展各种基层调研，主动走下去，上下齐心通力合作解决矛盾，努力为基层提供更好的服务。要掌握科学规律的调研方式和方法，更好地结合上级政策和基层下情，为领导决策提供更多一手的、详细的调研材料，更好地发挥办公室决策参谋的作用。

第三，知行合一，打造一专多能的办公室人才队伍。首先要合理配置办公室工作人员，办公室工作人员的配置，要综合考虑工作量、工作任务以及各职工的专业背景、个人特质、年龄和性别结构，要有效利用不同年龄层、不同性别个性员工特点，最大化发挥团队优势。另一方面，要加强办公室人才队伍建设，在加强学习的同时，要鼓励办公室工作人员结合日常工作，不断累积经验，提高组织协调、综合分析能力，条件允许下还应合理安排办公室人员内部轮岗，打造一支一专多能的办公室人才队伍。

第三，勇于创新，依靠信息化手段提升办公室效率。高校后勤办公室要及时转变传统观念，创新服务方式，秉持“互联网+后勤”理念，不断改进完善OA办公系统，引进钉钉等线上软件，推进办公室业务无纸化。要不断提升后勤信息化服务水平，在做好学校师生服务需求调研的基础之上，不断完善和拓展后勤“一网通”服务效能，以更好地满足师生对后勤服务的新期待，服务学校“双一流”建设。[5]

第五，协同联动，以“大后勤”工作理念推动工作落实。高校后勤机关办公室要明确“大后勤”的工作理念，要加强与本校保卫部、校医院、信息中心等其他大后勤部门，团委、学生工作部等其他相关学工部门以及各个服务对象院系的联系与合作。[6]后勤办公室还要加强单位内部门间的协同联动，必要时应打破部门壁垒，急难险重工作可以以项目组的方式开展工作，以有效提升后勤服务工作的效能，推动后勤相关工作落实。

[1]习近平.摆脱贫困[M].福州：海峡出版发行集团,1992.

[2]余海滨、张畅.提高高校后勤办公室工作效能的新思考[J].高校后勤研究，2013（03）:32-33.

[3]张岩.浅谈高校后勤办公室工作[J].中国管理信息化，2013（01）:104-105.

[4]安婧、董洪艳.高校后勤办公室提高服务效能的几点思考[J].经济师，2017（08）:213-214.

[5]陈丽.提升高校后勤办公室业务水平的路径和思考——以浙江农林大学后勤集团办公室为例[J].高校后勤研究，2019（11）:18-19.

[6]赵莉清.浅谈高校后勤集团办公室工作——以南京工业大学后勤服务集团为例[J].工作指导，2017（269）:9-25.

（责任编辑：卢彩晨）