装饰企业物料采购成本控制分析

陈璇

（北京中铁装饰工程有限公司，北京 100040）

1 研究背景

随着社会经济的快速发展、城市化进程的不断推进，建筑业逐渐成为我国经济发展的支柱性产业。而建筑装饰行业是建筑业二级分类的一个分支，建筑业的快速发展带动了装饰行业的蓬勃发展，使装饰企业如雨后春笋般不断涌现，但也产生了一系列发展问题。建筑装饰行业的供给量与年需求量不平衡，出现供大于求的问题［1］，这也导致行业内部竞争加剧，恶意低价竞争的问题日趋严重，整个行业的利润空间也越来越小，很多管理不善的装饰企业逐渐消失。

由于生存空间被不断挤压，装饰企业不得不转变思路，优化管理模式，以实现降本增效。物料采购成本占装饰企业工程总成本的60%左右［2］，是装饰企业优化管理模式、实现内部创效的重要关注点。做好物料采购成本控制能够有效降低装饰企业的运营成本，推动企业整体利润和效益的提升，增强企业的核心竞争力。

2 装饰企业物料采购成本偏高的原因

2.1 采购人员的业务水平较低

采购管理工作对业务人员的专业性、技术性要求较高，但大部分装饰企业在聘用采购人员时并没有制定任用标准，有些采购人员综合素质和业务水平偏低，对政策理论、管理制度和采购流程不熟悉，专业知识匮乏。大多数装饰企业对采购人员缺乏系统性培训，有些采购人员甚至对所需产品的性能、特点、质量、功能等缺乏认识［3］。另外，采购人员在与供应商进行谈判时，谈判技巧不足，谈判不够专业，仅凭社会经验和企业同类产品采购价格信息进行谈判，导致采购价格较高，这在一定程度上影响了物料采购成本控制，降低了采购效率。

除此之外，作为一名合格的采购人员，在开展前期采购工作时一定要进行深入的市场调查和信息收集，时刻关注并掌握市场动向、价格发展趋势、质量标准、原材料库存、行业资源及产品成本等多方面的信息。但笔者调查发现，目前多数装饰企业物料采购工作者前期采购工作准备不足，不注重信息的收集和分析，仅凭经验和直觉来决定采购活动，这就可能导致物料采购成本上升。

2.2 开发和选择供应商时缺乏科学有效的评价机制

笔者调查得知，多数装饰企业采购人员在开发和选择供应商时容易使用惯性思维，偏爱和“熟面孔”打交道［4］。在这种情况下，装饰企业一开始和他们合作可能会比较顺畅，但是随着企业发展规模不断壮大，有些供应商可能会因自身管理不善，致使其提供的产品和服务难以与企业新的需求相匹配，无法满足企业当前的需要。

目前来看，多数装饰企业在选择供应商时只看重价格因素，缺乏专业评价机制、整体采购最优方案，还缺少对产品质量、售后服务、技术配合等方面的关注。装饰企业过于注重价格会导致采购价格虽然降低了，但容易出现质量不高、产品交付期过长、售后服务不及时等问题。这些问题都会影响企业的正常施工，甚至造成难以估量的损失，最终在无形之中使采购成本增加，影响物料采购成本控制。

一般来说，专业的采购活动要由相关部门联合实施，如技术质量部门对物料的技术标准、质量作出专业的判断；财务部门根据工程的整体收入情况，测算物料采购成本，推荐更为合理的付款方式；监督部门可以对招投标流程进行专业的监管，避免围标、串标等不良现象发生。但目前大多装饰企业在开发和选择供应商时缺乏评价监督管理机制，没有进行多部门联合评审，如此一来，物料采购成本便进一步增加。

2.3 采购缺乏计划性

装饰企业在施工过程中，由于工期压力大、施工组织不合理、技术部门能力不足等因素，经常出现“今天提需求，明天就要材料”的现象，采购缺乏计划性，随用随提。为满足施工需求，采购人员不得不要求供应商想办法，供应商一般会采取加班加点、专车配送等方式来满足企业物料需求，而不合理的交货要求必然需要企业投入更多的成本，而且采购的随意性没有给采购部门留出足够的谈判时间，所以很难控制采购价格，这无疑又增加了物料采购成本。

2.4 没有对集采供应商进行分级管理

随着装饰企业的不断发展，项目越来越多，采购需求量越来越大，很多企业开始整合资源，对一些大宗类、通用类的物资进行集中管理、集中采购，以发挥规模优势。集中采购优势很多，如可规范采购行为、优化供应链管理、降低采购成本、提高采购效率等。但在集中采购具体实施过程中，仍存在许多不足之处。比如，客户对装饰物资的品牌价值和质量服务作出具体要求时，装饰企业并没有从品牌价值、成本、质量以及服务等方面对集采供应商进行分级管理，无法满足各工程项目的客户需求。

2.5 因诚信危机造成优质供应商资源流失

近两年，多数装饰企业资金紧张，在物料采购结算时违约支付情况越来越多，付款不及时容易造成优质供应商资源流失［5］。如此一来，采购人员不得不选择次级供应商，这就极易造成采购成本的增加，同时还会带来法律风险，甚至导致恶性循环，最终影响企业的整体效益。

3 装饰企业物料采购成本控制策略

笔者根据自身10 余年的采购管理经验，在查阅大量文献后，在分析了装饰企业物料采购成本偏高原因的基础上，提出以下控制物料采购成本的策略建议。

3.1 组建专业的采购团队

正所谓“闻道有先后，术业有专攻”，装饰企业在选用采购人员时，要选择具备一定采购专业知识的人才，组建一支责任心强、综合素质高的优秀采购团队来控制物料的采购成本。

首先，要定期开展系统的采购业务知识培训，如企业的制度和采购流程、相关法律法规、各种物资的专业性能特点与成本因素、装饰行业的专业知识、商务谈判技巧以及沟通协调技巧等，还要创新培训形式，采取灵活多样的方式，注重培训实效，增强培训效果，促使采购人员提高技能、丰富知识体系。

其次，要加强采购人员的思想作风建设，促使其加强对法律法规的学习，切实提高采购人员的廉洁自律意识、道德素质，增强其责任感和使命感。

最后，要制定完善的绩效考核制度，配合奖惩措施，以此来调动采购人员的积极性和创造性，实现建立专业化、高质量采购团队的目标。

3.2 引入科学有效的供应商考察机制

（1）考察对象。供应商数量众多，装饰企业可根据采购需求有针对性地确定供应商的选择范围，节约时间和精力，提高工作效率。

（2）考察内容。了解产品市场价格、质量标准、生产制造信息、包装运输方案、替代品、优化方案、产品价格影响因素和组价明细等内容，有助于下一步的商务谈判及决策制定。

（3）考察方式。装饰企业可通过互联网查阅、电话沟通等方式将以往工程使用的同类产品的价格、质量及服务等信息提取出来，联合技术质量部门、产品需求部门、财务部门等相关部门对潜在供应商生产基地进行考察［6］。

最后将信息整理汇总，撰写完整的调查报告，为下一步制定采购策略、与供应商谈判提供依据。

3.3 开发更多的供应商资源，综合评定，择优合作

装饰企业要开发和扩大供应渠道，充分引入市场竞争机制，加强供应商之间的竞争，建立优胜劣汰的筛选机制，根据自身发展规模、经营状况等客观情况，开发并选择与自身相匹配的供应商。比如，某物料品牌供应商属于行业内顶尖的供应商，规模大、品牌影响力大、综合能力强，但其产品价格比行业其他厂家更高，对此，装饰企业要从自身工程需求出发，若次级供应商的产品可以满足质量、功能要求，且价格偏低，就没有必要选择最好的供应商，因为最好的供应商可能会对采购订单不重视，造成产品交付期长、价格偏高、付款条件要求苛刻等问题，其反而不是最优选择［7］。

大部分装饰企业通过招标来选择供应商，一般要进行多轮商谈来砍价压价，只为赢得最低价格。但一味地压价可能会给工程项目带来质量、技术服务、工期、售后保障等方面的风险，甚至会在无形中增加物料的采购成本，这也不是最优的采购方案。因此，装饰企业在供应商选择的过程中应秉承QCDS 原则，即品质（Quality）、成本（Cost）、交期（Delivery）、服务（Services）的原则，综合考虑各项指标，建立综合评估体系，选择最优采购方案来控制采购成本。

3.4 联合各部门控制采购成本

非常规阶段施工是工程施工过程中较为常见的现象，大部分是由于建设单位工期压缩或企业内部管理不善造成工期履约风险，极易造成采购成本增加。比如，采购人员为满足现场物资供应需求，不得不要求供应商把生产重心转移到自己的工程上，而供应商通过加班作业来生产材料，会产生额外的费用，而且本可零担配送的物资因工期原因不得不专车运输，也会增加运输成本，这些成本最终都要由装饰企业承担［8］。此外，采购谈判时间和精力不足造成价格过高，也会增加采购成本。由此可知，采购成本控制并不仅仅是采购部门的事情。装饰企业要想控制好物料采购成本，必然需要其他部门配合，只有各部门联合作业，才能避免非常规阶段施工造成的各项损失。采购部门要及时将工程常用物资的常规加工、运输周期确定下来，告知需求部门；作为部门控制材料下单时间的基本依据，技术部门要根据施工进度计划和材料的加工周期，编制详细的材料下单计划，确保订单可控、及时，避免出现因预留加工时间过短造成的非常规采购问题，以免耗时耗力且增加采购成本。另外，在供应商评审的过程中要引入多部门联动机制，发挥各部门的专业优势，以作出更加科学、合理的评审；还要建立高效的监督检查机制，确保采购活动高效、透明、公平、公正。

3.5 灵活使用采购模式

首先，分析汇总各项物资在企业采购成本中的占比，其次采用ABC 材料分类法将所有物资分为3 类，最后针对不同类别的物资采用不同的采购模式。

一是A 类物资。其一般是大宗性、通用性、标准化、采购成本较高的物资。对于此类重点物资，可投入大量的时间和精力，发挥其规模优势，可采取集中采购模式，降低采购成本，同时结合企业工程项目分布的不同区域进行区域划分，构建区域集中采购模式，将企业集中采购模式和区域集中采购模式相结合，对供应商进行分级管理，避免同类产品重复采购，降低采购频次和时间交易成本，获得更加优惠的价格，提高采购效率，降低采购成本。

二是B 类物资。该类物资属于一般重要物资，可采用联合采购模式，根据企业不同工程项目的同类产品需求汇总，进行联合采购，以此来降低采购成本。

三是C 类物资。该类物资是价值较低、品种较多、易消耗的物资，企业可积极开发选用当地资源，减少运输成本，确保及时供应，有效降低采购成本。

3.6 拓宽融资渠道，提高企业信用评级

近些年，多数装饰企业经营状况不好，资金紧张，违约支付问题频出。装饰企业遭遇信任危机，造成优质供应商资源流失，最终导致出现供应商投标报价越来越高的恶性循环。因此，装饰企业要积极探索新的融资方式，通过联合其所在供应链节点上的融资公司，形成战略合作伙伴，搭建符合行业自身特点的供应链金融服务平台，如建筑市场上较为成熟的“铁建银信”“广联达数字金融”等供应链金融服务平台拓宽融资渠道，促进企业资金高效流转，同时开展基于互联网技术的金融支付业务服务，开拓第三方支付的新模式，降低企业融资成本，拓宽企业选择空间，延长资金链，以保障货款及时支付，提高企业信誉并有效控制物料采购成本。