基于AI+RPA数字员工在烟草商业企业财务领域的研究与应用

尤登云 胡楚楚 安徽省烟草公司蚌埠市公司

引言

党的十九大报告明确提出，要推动互联网、大数据、人工智能和实体经济发展。在数字化变革时期，作为数字化变革的结果，需要从各种不同的信息中提取和价值。财务中心就好像是企业的大数据管理，同时也是公司在数字化变革过程中的一个主要节点。在企业传统的财务管理模式中，由于财务数据获取很难，而且信息处理性能也较差，因此无法适应企业在业务发展和管理决策过程中的需要。而财务管理中心是企业应对大数字变革和更好地充分发挥企业财务中心功能的有效工具。将RPA术应用于财务可以为企业发展和管理决策提供数据需求，并创建财务变革和转型数据库。RPA融资技术可以确保公司业务发展和管理决策的数据要求，并创建财务变化和转型的数据库。

一、企业财务领域现状

在企业数字化的转型中，由于应用系统的开发使用到不同的开发环境、开发语言、技术标准等，所以无法快速地做到系统之间的交流，导致信息流转速度慢。所以，信息系统内部的统一整合，无法做到对数据传输的统一处理。但随着计算机技术的进一步发展，应用信息系统还会增多，对数据交换标准和跨业务统一管理能力的要求也会愈来愈高。而这种标准不同、功能相对单一的“烟囱系统”已无法适应统一管理的要求；另外，在应用网络系统中，依然存在了手工录入数据处理的情况，这就降低了数据处理的时效性和准确度。现如今，随着现代计算机技术的出现代替了传统的信息输入。针对系统间接口、数据交换和人工输入困难的问题，提出了RPA技术。一方面，通过应用RPA技术，可以快速、自动地实现不同系统之间的数据交互以及平台之间的开放数据流和访问；另一方面，它可以最大限度地实现业务流程自动化，释放劳动力，降低成本，提高效率。

二、RPA的流程自动化的技术特点及优势

机器人过程自动化（RPA）是一种软件解决方案，模拟人对计算机界面进行操作，并根据特定规则执行重复任务。

（一）RPA的技术特点

1.简单重复操作

财务的工作流程中，有不少需要人工重复的操作。通过财务RPA的推广应用，不仅可以降低人力成本，提高工作效率，减少出差频率，而且还能提高财务结算工作的效率。这些简单重复的工作有以下两种较为明显的特征：

（1）规则清楚且步骤明确。针对一些固定的步骤或动作，其规律是清楚的，能够利用点击或其他机械性的动作逐步实现，这一类业务也为财务RPA的使用创造了机会。因此，如自动结转单据、月度结算的固定操作、固定资产折旧计提、内部贸易对账、结汇、结账和确认报表的完成，都可以利用财务RPA来完成。

（2）重复性高、操作简单。企业的财务人员处理简单且重复的工作，会导致工作效率更低。此类工作仍有较多的财务人员去做，导致效率低下；这类业务使用RPA便可使财务人员投入到更有价值的工作中去。

2.机器操作

RPA根据写好的逻辑，自动处理代替人工任务处理。因此，RPA可以全年无休的不间断工作，从而提高工作效率。

3.基于开放模式

RPA用于操纵多手机械作业。RPA的研发需要根据一定的逻辑规则来编写。因此，适用于RPA的过程必须是开放的、数字触发指令和输入指令，并且可以尽早计算所有可能的工作场景。换言之，RPA不适合具有非常强大的创造力和困难流程的办公场景。

（二）RPA的应用领域

RPA可作用于多领域，包括财务、人力资源等领域。很多行业领域也能采用RPA，例如金融、保险、零售、旅游、电信及医疗保健等行业。尽管RPA在不同的行业有不同的用处，但是其实现场景的本质是相同的，主要有以下两种模式：

1.人工操作模拟：人工操作任务处理

RPA能够把员工的工作流程记录在电脑上，然后将其视为电脑可以理解的对象。电脑在一定的逻辑下去执行这些操作。例如，企业内的应用基本文件操作、程序登录、键盘操作、表单创建、日常邮件处理、数据读取等手动操作。

2.对人类判断的模拟：基于规则的判断任务处理

RPA可以使用OCR技术将图像信息转换为文本信息，而不是手动读取发票或图像信息。例如，用户购买火车票的时候会使用抢票机器人，在抢票之前输入预定的日期、车次，抢票机器人就可以根据提前输入的限定条件进行规则判断。当车票信息符合限定条件后，抢票机器人便可自动、快速地订票。用户在抢票全程无需过多操作，只需在抢票结束后支付款项即可。

在财务工作的增值税抵扣认证环节，RPA可以根据OCR自动读取票据中的数据信息，再自动登录增值税抵扣认证平台进行增值税抵扣认证。

（三）AI+RPA（人工智能）

“人工智能”的概念诞生于1956年，RPA和AI都可以在一定程度上替代原有的体力劳动，但两者仍然存在差异。RPA只能依靠固定的脚本来执行命令，进行重复和机械的工作，并以插件的形态部署到客户的原始系统上；人工智能结合机器学习和深度学习，从而具备了主动学习的能力。它利用计算机视觉、语音识别、自然语言处理等技术手段获得感知能力。它能够利用大数据分析不断改进自身的行为，使得其有能力预见、规划、调整并重建流程场景。

三、AI+RPA数字员工在烟草商业企业财务领域的研究与应用

数字员工技术在财务领域的应用就是财务RPA。基于财务工作的内容和流程特点，使用自动化取代财务手工作业，帮助财务人员完成重复性高、成交量大、有规律的基础工作。财务RPA就是企业的虚拟员工。财务RPA是一种财务自动化应用程序，可以在特定流程节点上替换现有的手动任务和判断，这是基于财务活动的明确规则的可重复工作流。

（一）应用场景

1.增值税发票抵扣联自动勾选

在使用增值税发票抵扣联自动勾选认证机器人之前，财务增值税发票抵扣联勾选认证工作需要业务经办人员登录增值税发票综合服务平台进入发票勾选页面，然后向网页中输入框输入增值税发票的发票代码和发票开票日期并在系统中查询出此张发票，再人工勾选发票进行抵扣；增值税发票票据每月有300~500张，人工勾选耗时费力，且容易出错。

增值税发票抵扣联自动勾选认证技术路线如图1所示：

图1 增值税发票抵扣联自动勾选认证技术路线

（1）使用高速扫描仪将增值税发票抵扣联进行扫面生成图片；

（2）使用OCR技术识别增值税发票抵扣联生成的图片，自动获取增值税发票代码和开票日期；

（3）使用流程自动化技术自动登录增值税发票综合服务平台进入发票抵扣页面；

（4）使用流程自动化技术自动将识别出的发票代码填入网页发票代码输入框，然后查询出此张发票并自动勾选进行抵扣。

使用增值税发票抵扣联自动勾选认证机器人，可以实现分批抵扣和集中抵扣两种方式，消除人工操作时可能由于发票代码输入出错的问题，同时也提升了工作效率和质效。

2.税费计提

在使用税费计提机器人之前，每月月底需要业务经办人员人工登录浪潮系统下载税费计提需要的文件，再登录用友NC系统查询对应涉税会计科目余额表，获取相关数据并按照每种税费的计算逻辑进行税费计提，目前需要计算的税种多达8种，计算过程繁琐且取数口径不一，制约了财务人员工作效率的提升。

税费计提技术路线：

（1）使用流程自动化技术登录增值税发票综合服务平台自动获取增值税抵扣的税费总额并下载抵扣的增值税发票明细文件；

（2）使用流程自动化技术登录用友NC系统，自动查询并下载所有涉税会计余额表；

（3）根据业务经办人员提供的税费计提逻辑，通过流程排版和数据处理进行各项税费的计提，计提过程中会根据业务经办人员提供的验证逻辑对税费计提结果进行验证并给出验证结果；

（4）税费计提验证无误后，将计提结果写入税金计提表中。

使用税费计提机器人能税等自动计提全覆盖，解决了税费计提取数口径不一和需要人工从多个表中逐一取数、计算、计提，计提后还需多次复核的问题。

3.凭证自动制单

在使用凭证制单机器人之前，每月月底需要业务经办人员登录用友NC系统，按照科目查询历史凭证、复制历史凭证，再根据税费计提的结果填写对应税额生成凭证；由于需要填写的税种较多，业务耗时长、重复度高。

凭证自动制单技术路线如图2所示：

图2 凭证自动制单技术路线

（1）使用流程自动化技术登录用友NC系统并进入凭证制单模块；

（2）使用流程自动化技术自动按照科目查询历史凭证并复制历史凭证；

（3）根据税费计提的结果，在NC用友系统复制的历史凭证中填写对应的税额。

使用凭证自动制单机器人，实现了自动、批量生成税费计提会计凭证，消除涉税业务处理误操作且制单快速准确，提高工作质效和准确率，解决了凭证制单工作重复度高、数据填错、部门辅助、核算串户等问题。

（二）取得成效

1.规范一套智能机器人操作流程

利用RPA技术将编制、审核规则及标准化流程分别写入智能机器人程序中，实现指标与指令的衔接。梳理财务工作常用系统操作规则，剔除低效、重复工作环节，建立标准化的操作编制工作流程，并将整个工作流程转化为明确指令，这是设计智能机器人的基础。

2.建立多个智能化审核策略

以财务税费计提为例，在实际财务工作中，同一个税额的计算因使用人不同造成取数口径不同，这都直接影响财务税金计提的结果准确性和一致性。本项目将全面梳理税费计提数据来源、税额计算规则，建立标准化编制与运算规则，在此基础上实现大规模复杂数据处理与运算、税额填报，全方位提升RPA机器人效率和准确率。

3.实现业务操作“人机协同”

通过新一代信息技术与创新能力的融合应用，研究开发烟草商业企业财务“数字员工”，实现业务操作由“纯人工操作”向“人机协同”转变。通过数据资源的合理配置和流程再造，推进财务向标准化、自动化、智能化转型升级。

4.企业组织价值

AI+RPA技术的应用，释放更多岗位员工的时间和精力，从事更有价值的企业管理和决策服务工作，发挥数字资源和信息技术对烟草经济发展的放大、叠加和倍增作用，为行业高质量发展提供不竭动能。

5.行业推广价值

全省烟草财务工作平台一致、格式统一，可在其他地市公司快速上线应用，还可以根据业务的变化扩展到其他领域，能够快速响应并满足需求，具备良好的复制性和扩展性。

6.工作效率显著提升

以财务科运行部分场景为例，增值税抵扣认证，由人工作业耗时3小时以上，提升至运行30分钟；税费计提，由人工耗时近8小时，提升至运行10分钟；凭证自动制单，由人工作业耗时近2个小时，提升至运行5分钟。按照目前运行的3个场景测算，每年可节约工时147小时以上。

结语

财务工作得到质的发展与量的提高离不开财务RPA的支持，财务RPA是财务信息化建设工作中的一个小模块，也是未来烟草商业企业财务工作发展的一个重要方向。随着RPA技术的广泛应用，财务工作的效率将大大提高，财务工作风险可得到有效防范，同时也将给财务管理理念注入新思想，为财务服务提供新助力，保证财务优质和高效发展，为烟草高质量成长铺平道路。