环境监测档案管理瓶颈与解决措施

榆林市环境监测总站 苗占全

随着工业经济的发展，环境污染问题越来越严重[1]。人类本着对健康生活的追求，逐渐地意识到环境对健康的重要性，越来越重视生活环境。为了高效高质量推动经济可持续发展，环境监测、环保治理工作也被提到日程，受到社会各界的高度重视。环境档案是环境监测的重要依据和凭证，在环境监测工作中尤为重要。但是，实际工作中，环境监测档案管理严重滞后，跟不上时代发展需求，满足不了环境监测工作要求。怎样高效管理环境基层单位的监测档案，是未来环境卫生工作的一项重要内容。

一、环境监测档案的重要性

环境监测档案记载着环境变化的历程，对当前和今后的环境监测工作具有借鉴意义和服务义务，它决定了环境监测研究工作的未来发展方向，对于重大环境污染事故尤为重要[2]。环境监测档案提供的信息资料能为环境应急管理部门提供准确、可靠、科学的解决方法，可以起到事前预防、事中妥善处理、事后科学恢复。这将有效地避免重大的经济损失，最大范围地减少污染面积，缩短污染事故的污染时间，降低污染程度。因此，环境检测档案管理者要充分地认识到环境监测档案的重要性。

二、环境监测档案管理中存在的问题

目前，基于环境监测档案管理工作现状，面临着诸多问题亟待解决，它们严重地阻碍了环境监测档案的价值体现。问题主要表现在以下几个方面。

（一）档案管理工作重视程度不够

环保档案管理工作只限于资料收集和皮毛管理，对收集的档案资料没有进行分析，只是简单的罗列。档案管理的人员思想意识较为落后，认为环境检测数据不重要，在档案编写时经常是档案管理的内容与实际环境监测工作内容匹配程度不高。

（二）环境监测档案缺乏规范的管理制度

由于是环境监测基层单位，人员少，文化素质低，无法科学规范地制定与工作内容相符合的档案管理制度，无法保证档案形成的科学性和规范性。

（三）环境监测档案的利用价值低

由于基层单位缺乏环境监测档案管理制度，因此，形成的档案缺乏规范性，虽然进行了简单的档案分类和检测内容的记录，但是对监测的数据或结果没有进行科学的分析和总结。这也使得基层的环境监测档案形同虚设，不能得到充分利用，更不能充分地体现档案存在的价值。

（四）档案管理人员知识层面不够、业务水平低下

在环境监测的基层单位中，从事档案管理的人员大多不是档案管理专业毕业，即使是本专业毕业，也是学历浅薄。因此，档案管理人员普遍专业知识缺乏，不能将档案管理工作和环境监测内容很好结合起来。再者，在基层工作中，由于管理人员工作主动性差，也缺乏系统的档案管理培训学习，不能与时俱进，档案管理水平相对落后。种种原因导致了环境监测档案的管理水平低下，阻碍了其被利用。

（五）档案管理信息化技术薄弱

21世纪属于互联网时代，环境监测工作也不能例外。互联网能为环境监测工作提供便捷高效的服务。但是，主要因为国家对基层单位投入的资金有限，这导致了互联网在环境监测档案管理中几乎未普及，档案资料还是以纸质版为主。纸质版档案不但不易保存，还容易造成损坏、丢失、遗漏、虫咬等事件的发生。录音、影像、图片资料等电子资料由于格式的问题，始终陈列于箱底，无法利用。这些都给环境监测档案管理人员的工作提出了新的挑战，档案管理人员不仅要有先进的办公工具，更要能熟练地掌握这些工具的应用。

（六）环保档案资料缺乏科学、准确、真实的规范性

在日常的环保档案管理中，发现了好多问题，环保档案资料有些不科学、不准确，甚至存在不真实现象。档案资料的形成与积累方面也存在问题，如档案资料中出现了数据信息不一致，没有及时地核对，有些前后出现的数据相互矛盾，有的数据中出现单位错误，还有些资料不完整，出现“断层”，尤为突出的是声像材料、视频资料。那么这些环保档案资料即使存在，也失去了借鉴和参考意义。对于环保档案管理人员而言，要及时地关注环保档案涉及的环保工程、环保污染问题，要及时地收集与相关档案有关的资料，及时补充和调整相关环保档案的资料文件。对于以前资料的保存方式，要与时俱进，不断地更新资料的保存方式，才能与现代科学管理相接轨。

（七）档案资料归档不规范

环保档案资料归档的不规范性主要表现在三个方面，一是收集的档案资料不及时归档，这往往造成资料的损害、遗失，以致环保档案资料不完整；二是环保档案资料的文件整理、组卷不规范，在环保档案管理中发现，不同分类的环保档案大多都是按照一种模式完成整理、组卷，造成这种不规范的主要原因是没能按照环保档案分类的具体要求进行整理；三是档案资料文件的分类、排列和编号的不规范，造成这种问题的原因，主要是环保档案管理人员业务素质低、不熟练造成的。

三、高效管理环境检测档案的主要措施

（一）重视环保档案管理的重要性

环保档案是记录环保相关工作的重要内容，为环境保护提供科学、准确的科技信息，也为环保部门的现场检查提供重要凭证。环保档案为今后的环境科学研究和环境污染治理工作能提供可行的、科学的、有效的依据或研究参考资料，能有力地推动环境保护的研究进程，利国利民，因此，做好环保档案管理工作尤为重要。环保档案管理单位要从上到下从思想上认识到环保档案管理工作的重要性，要制定严格的环保档案管理制度，确保环保档案管理工作顺利开展；具体管理人员要按环保档案标准要求严格执行环保档案的分类、整理、组卷等工作。除了思想上要充分认识环境监测档案管理的重要性，还要重视环境监测档案管理工作的资金落实。各级环保职能部门要为环境监测档案管理的工作提供充分的资金支持，有了充分的资金，才能推进环保监测档案的高效管理。引进人才、购置先进设备、定期培训等等这些都离不开资金的支持。因此，思想认识和资金支持是环境监测档案高效管理的前提。

（二）加大环保宣传工作

环境监测单位要加大宣传教育工作，通过环境污染的视觉危害，让各级领导部门都充分感性认识到环境污染的危害性，更要认识到环境监测档案管理的重要性，重视环境监测档案管理工作。环境监测工作内容涉及面广、复杂，需要多个职能部门沟通协调才能推进，全面圆满地收集到环境监测数据，以供科学研究利用，对环境监测档案收集准确的信息资料，对未来的环保方向提供了科学保障，同时，也能极大地提高环保工作的业绩和工作重点，为社会经济的可持续发展做出贡献。

（三）建立科学规范的档案管理制度

一套好的档案工作制度，是环境监测档案高效管理的重要保障。环境监测基层单位要结合当地环境情况，建立一套科学规范的档案管理制度，既能满足环境监测工作发展需求，又能避免或减少环境污染和环境改善工作中的错误，要在原有的工作基础上，充分整合管理资源，优化档案管理工作，精减管理程序，引进档案形成标准和规范，实行层层负责制，即“谁签字谁负责”。在档案管理工作中，照章办事。

建立健全环保档案管理制度。一是建立档案资料联络员机制。在管理辖区内设立分级联络管理模式，通过分级管理联络员，以QQ和微信工作群电子联系方式进行协调联络。二是针对目前环保档案存在的问题，加强相关业务培训制度。将现存的档案资料划分为整改问题清单、整改措施、重点问题、举报投诉问题四类，建立三级资料目录，对档案资料归档规范统一要求，按照国家环境保护档案管理规范进行。三是针对库存环保档案存在的问题，开展自查自纠整改制度。在档案资料归档中，反复核实资料与现场是否相符，对整改效果不明显的立即再次进行整改，切实将整改工作抓实到位。四是建立“举一反三”巩固成效制度。坚持以问题整改为导向，在污水管网建设、河流水质整治、大气污染防治、自然保护区整治等整改工作中“举一反三”、以点扩面，健全完善各类长效机制，加强类似问题整改力度并严防新增同类问题再次出现。

（四）提高管理人才的知识层面和专业素养

环境监测基层单位由于工作环境简陋、落后，档案管理工作形同虚设，严重地缺乏档案管理的专业人才。一般都是其他部门的人员兼职或者任用低学历人员，因此，在档案管理工作中，管理人员的知识层面严重地限制了环境监测档案的高效管理。这些管理人员思想落后，工作不积极，不主动参加函授学习和培训学习，或者即使参加培训学习也是流于形式，做做样子，档案管理专业素养不能及时得到提高。尤其对于先进的信息化处理不能熟练掌握，或者对于办公自动化软件都不能熟练应用，这将使得重要的档案信息资料不能及时收集，或者将其丢失遗漏，更不能对重要的数据资料进行科学整理和分析。因此，这些管理人员不能胜任档案管理工作的高效开展。这就需要对档案管理人员定期进行教育培训，带着档案管理中具体问题有目的地进行学习和提高，培训结束实行考试合格上岗，以此提高档案管理人员的专业素养。再者，通过改善办公环境、提高职工待遇、解决住房、出台配套的优惠政策，引进档案管理的专业人才，提高基层单位档案管理人员的知识层面。

（五）重视开发和利用管理档案的价值

要做好开发和利用环境监测档案的价值工作之前，首先要重视档案在形成前有用资料的收集，不是所谓的所有资料罗列出来就行了，仅限于皮毛资料，而是要对有用的资料整理、分析、总结，档案的内容要有深度、内涵，要为环境监测或者其他环保工作服务，为其提供可借鉴的数据资料或者对其环保工作有指导意义。因此，档案编写人员既要懂得档案管理知识，又要懂得环境监测的相关知识，才能将两者更好地结合起来进行高质量的编写，才能保证档案内容做到规范。因此，在档案编写前，档案管理人员要主动参与环境监测活动，与相关工作人员多沟通、多了解，掌握更多的有效信息，为档案编写收集有效资料。这为环境监测档案价值的开发利用提供了根本保障。

怎样才能让档案的价值为人所知呢？这就需要要档案管理人员梳理好档案内容，将可共享的数据、图片、影像等资料梳理出来，建成信息共享平台，随时可以调阅，操作简单、快捷，省时、省力。要充分利用互联网优势，将各平台的共享信息有效整合，达到省内甚至国内环境监测信息的共享，实现互利互惠。

（六）要重视档案管理信息化技术建设

档案管理信息化基础建设需要政府投入大量的资金支持，还要配套相关的技术人才。资金能解决档案管理信息化建设的场地、仪器设备、办公用品问题。而信息化技术主要依赖互联网技术和计算机，因此，还需要引进相关的互联网技术人才和计算机专业人才，在档案共享信息进入网络平台前，要将以前的格式转化成现在可打开的格式，就必须经过专人人员对其进行格式转化或对设备的功能进行改进，以便格式间能相互转化。再者，档案管理信息化技术也要不停地维护运行，排除病毒攻击，不断地升级更新。

（七）提高环保档案管理人员的业务素质

环保档案管理人员需要具备档案管理业务素质，同时也需要熟悉相关的环保专业知识，只有这两方面都具备的人员才能规范地完成环保档案资料的形成、积累、整理、组卷、分类等工作。因此，要加强环保档案资料业务知识培训工作，提高管理人员的业务素质，在管理工作中能针对不同类型的环保档案确定哪些资料需要收集、哪些资料是准确可靠的，不能仅局限在对环保档案的接收、保存、外调、借阅这种简单的层面，不断地提高管理人员对环保档案资料的真实性和可靠性的辨别、鉴定能力，确保环保档案的存在价值。

（八）加强建立环保档案管理长效机制

大自然在不停地发展，而环境保护工作也在随着环境的改变而改变，因此，一份环保档案也要依据需求而及时进行补充和调整，及时地记录环保事件的完整过程。作为环保档案管理单位，要依据环保档案分类，主动与环保项目单位沟通，及时发现需要补充和调整的内容，使得环保档案具有连续性和完整性。对于以前重要的环保档案资料，尤其是声像、视频等资料，要随着现代数字科技的发展，不断地更新保存方式，使其完整、可用地保存下来。

规范化环保档案分类。按照中国档案分类法、环境保护档案分类法进行分类，分为环境管理、环境监测、环境污染及其防治、自然保护、环境科学制度、环境工程、基本建设，要将环保档案按照具体分类的标准要求进行整理、组卷、分类等工作。

环保档案管理工作应拓宽环保服务业务，提高环保档案存在的价值。任何档案存在的价值就在于服务于今后的工作，环保档案也不例外。作为环保档案管理单位，不要让环保档案当摆设，要主动与有关环保新政策、新项目单位主动沟通联系，为他们提供有据可依、有理可查的信息资料，为新政策的制定提供科学依据，为新项目的实施提供严谨的论证数据资料，避免盲目上马项目，减少国家经济建设损失。

四、结语

通过分析探讨可知，环境检测档案要想实现高效管理，不是一朝一夕就能解决的，它需要多层面、多方位地加强管理和提高，既需要思想上的重视、资金的投入、人员上的配备等基础条件，还需要管理制度的完善、信息化的建设、管理水平的提升、培训教育的不断加强等等，只有各方面都加强，才能不断地开发和利用环保档案价值，才能体现环境监测档案的存在意义。