刍议如何做好劳动保障档案管理工作

张 静

（凌源市劳动就业局，辽宁 凌源 122500）

在当前时代背景下，劳动保障覆盖范围正在不断扩大，保障内容也变得更加丰富。我国在对社会保障制度进行改革和优化时，对档案管理工作开展，产生了较大影响。在对档案信息进行管理和应用时，要想提高资源利用价值，就要借助信息化技术构建综合管理系统，要对各项档案信息进行统一储存和管理，还要提高数据信息应用安全系数，才能为社会保障工作开展提供有效支持。目前在对劳动保障档案进行信息化管理时，各项工作还存在一定不足之处，需要对其进行持续创新和优化，才能进一步提高信息化建设水平[1]。

一、劳动保障档案管理特点

1.管理要求

劳动保障档案内部信息主要涉及到劳动人群工作状态以及保障信息，通过对各项行为进行真实记录，为劳动人群保护工作开展提供有效依据。在对劳动保障档案信息进行管理时，要对各项数据资源进行高效利用，才能为劳动人群合法权益维护提供有效支持。劳动保障实际上是指，为了保护劳动人群基本权益而采取的活动和措施，在进行劳动保障制度建设时，也是为了维护和保护劳动人群合法权益，避免劳动人群权益受到侵害[2]。

2.档案内容

在进行劳动保障体系建设时，产生的所有数据信息，都会对劳动人群权益维护工作开展产生一定影响。因此要对所有数据信息进行全面收集和系统化整理，要对其中应用价值比较高的数据资源进行提取，构建相应档案，这些档案可以为劳动保障工作开展提供数据支持。劳动保障部门在对档案信息进行管理时，需要提高对相关工作重视程度，还要制定针对性管理制度，并且选择更加专业管理人员，才能促进各项工作顺利开展。劳动保障部门需要督促用人单位和劳动人群依法办理手续。劳动保障监察大队可以对劳动合同履行情况进行监督，并且开展档案管理工作，使得所有劳动人群合法权益都能得到法律保护[3]。

二、劳动保障档案管理问题

1.缺乏健全管理机制

1.1 管理制度不完善。目前大多数劳动保障部门在进行档案管理时，虽然在一定程度上提高了重视程度，但并没有根据时代发展要求，对原有管理机制内容进行持续更新和优化，导致现有管理工作在开展时，无法发挥应有效用。劳动保障部门在进行管理制度建设时，也没有根据档案管理工作开展需求，对现有制度内容进行持续完善和优化。因为现有管理制度内容存在缺陷问题，无法为各项管理工作开展提供有效依据，会引发管理混乱等问题。在当前经济全球化背景下，劳动保障管理工作面临更多机遇和挑战，劳动保障部门需要从辩证角度对这项工作进行审视，还要根据市场环境和劳动形式变化特点，制定针对性管理体系，才能从根本上提高管理工作开展质量和效率[4]。

1.2 管理责任不清晰。实际上大多数劳动保障部门并没有从综合层面上，对管理机制内容进行合理规划，也没有从细节区域对管理风险进行全面预防，甚至无法对管理期间存在的缺陷问题进行及时发现和解决，这就导致管理工作在开展时存在更多问题，制约了劳动保障部门发展。劳动保障部门也没有制定统一管理标准，无法对各项管理工作进行规范化管理，也没有对管理内容进行完善。劳动保障部门没有建立健全责任制度，无法将权责落实到个人身上，一旦在开展档案管理工作时出现严重缺陷问题，无法对负责人进行及时查找，更难以通过负责人制定相应整改方案，对问题进行全面解决。因为劳动保障部门在对管理工作进行规定时，并没有对各项内容进行细化分解，这就导致管理人员对自身职责缺乏清晰认知，也无法根据客观指标和硬性标准约束自身行为，管理人员没有认识到自身重要性，制约了档案管理工作发展[5]。

2.信息化技术水平比较低

2.1 技术应用范围窄。在对档案信息进行管理时，很多地区劳动保障部门依然采用了传统管理形式，并没有积极引进信息化技术进行数字化建设，这就导致现有管理水平无法满足时代发展要求。传统档案管理工作在开展时，存在较多缺陷问题，甚至会出现数据遗失等现象，这些问题的出现，都会对劳动保障部门业务开展产生不良影响。我国信息化发展水平比较快，在对信息技术进行推广使用时，促进各行各业进行了改革。但有些劳动保障部门在进行信息化技术应用时，并没有将技术覆盖于管理各个环节中，也没有加强基础设施建设力度，无法为信息化建设提供充足支持。在进行信息化档案系统建设时，劳动保障部门也没有对所有数据信息进行全面提取和整合应用以及高效管理，无法为档案管理工作开展提供有效支持[6]。

2.2 基础设施建设力度不足。在进行基础设施建设时，劳动保障部门没有加大资金投入力度，无法为各项工作开展提供充足资金支持。在进行设备购买时，劳动保障部门也没有严格按照信息化建设要求，对终端设备规格和型号进行正确选择，更没有通过日常巡检工作，对设备使用情况进行全方位了解。一旦终端设备在使用时出现缺陷问题，就会降低信息化管理水平，还会引发经济损失。劳动保障部门在对档案数据进行信息化管理时，没有将所有纸质档案转化为电子档案，也没有加强网络环境安全管理，会引发数据丢失等问题，还会增加管理人员工作量。劳动保障部门没有认识到信息化技术应用重要性，导致信息化建设仅仅停留在表面，无法为档案管理工作开展提供有效技术支撑，也制约了劳动保障部门发展[7]。

3.管理人员能力不足

3.1 管理团队结构不完善。目前在对劳动保障部门档案信息进行管理时，涉及到的内容正在不断增加，管理工作系统性特征更强，对管理人员能力提出了更高要求。管理人员不仅要学习基础管理知识，还要积极学习一些新型技术，在开展档案管理工作时，不仅要做好数据整理和记录以及档案建设，还需要严格按照国家法律要求，自觉规范自身行为。管理人员必须顺应时代变化趋势，提高自身综合素养和专业能力，确保自身能力水平能够符合岗位要求，这样才能胜任档案管理工作。但实际上大多数劳动保障部门在进行管理团队建设时，并没有对管理人员能力水平进行全面考核，也没有从各个层面对管理人员综合素质进行深入了解。一些职业素养比较低的管理人员参与到这项工作中，会引发严重失误问题。有些管理人员并不是档案管理专业毕业的人才，没有经过专门培训和教育就参与档案管理工作，甚至存在管理人员身兼数职等情况，这些问题的出现，都会降低档案管理工作开展水平[8]。

3.2 人才管理水平低。因为当前在进行档案管理专业人才选择时，劳动保障部门并没有拓宽人才引进渠道，也没有在内部加强人才培养。在进行人才培养机制建设时，劳动保障部门没有根据自身发展需求，结合管理要求对机制内容进行完善和优化，也没有建立健全责任体系和奖罚体系，无法充分调动管理人员积极主动性。在对管理人员能力进行考核时，劳动保障部门没有制定多元化评价标准，无法从各个层面对管理人员发展情况进行全面了解，也没有根据管理人员发展需求，制定针对性晋升机制，引发了人才流失等现象。

三、劳动保障档案管理优化措施

1.建立健全管理机制

1.1 完善管理内容。劳动保障部门在对档案信息进行管理时，首先要根据时代发展要求，建立健全管理机制，并且对原有管理制度内容进行完善和优化，为各项工作开展提供有效支持。劳动保障部门要提高对各项工作重视程度，在进行管理体系建设时，需要强化管理认知，还需要对所有档案信息进行规范化管理。劳动保障部门需要构建统一标准，要为各项管理工作开展提供有效依据，还要根据管理工作发展状态，对现有制度内容进行适当调整，确保各项制度能够全面落到实处，促进管理工作向着规范化方向进行更好发展。劳动保障部门要积极积累经验，提高自身综合管理水平，还要与时俱进对管理工作开展期间取得的各项缺陷问题进行及时发现和解决。劳动保障部门需要建立健全责任机制，要将权责落实到个人身上，一旦在管理期间出现问题，需要对负责人进行及时查找，并且由负责人对问题进行专项整改。

1.2 强化管理监督。劳动保障部门还要构建硬性指标，要根据这项指标对各项管理工作开展情况进行监督，例如可以通过组建专门监督小组，对各项工作开展情况进行全方位追踪和管理。一旦发现某一管理环节存在问题，要对导致问题发生的原因进行全面查找，并且制定针对性解决措施。在对档案信息进行管理时，主要是对资料进行收集和整理以及归档。在对分散的资料进行收集时，工作量比较大，要想提高管理质量和效率，需要建立健全制度体系。例如可以构建高效档案资料收集制度，通过对各项档案信息进行动态管理，确保资料登记和传递流程更加清晰，也为档案资料收集工作开展提供有效数据支持。在进行管理机制建设时，劳动保障部门还要严格按照法律要求，对现有机制内容进行适当调整，确保各项管理工作在开展时能够符合法律规范。

2.提高信息化建设水平

2.1 拓宽技术应用范围。在进行信息化建设时，劳动保障部门不仅要加强科研创新，还需要将信息化技术覆盖到管理各个环节中。在引进信息化技术之后，劳动保障部门需要构建信息化管理系统，对各项数据信息进行全面提取和整合应用以及储存管理。劳动保障部门还可以借助信息化技术构建办公系统，并且将纸质档案信息转化为电子档案数据。在对档案信息进行管理时，因为纸质档案管理内容比较繁琐，工作量比较大，采用传统管理方式会出现资源浪费等问题。在进行信息化系统构建时，可以根据数字化管理要求，对系统功能进行完善和优化，还可以借助智能软件和终端，提高管理工作开展质量和效率。在进行信息化档案建设时，管理人员需要将原始信息输入到计算机设备中，并且构建完整信息资源库，在对新接收的档案信息进行录入时，要保证信息资源在应用时更加真实可靠。

2.2 提高管理安全性。与传统纸质档案管理工作相比较，在进行信息化办公时，可以避免出现数据误差等问题。采用数字化管理形式，还可以对各项档案资源进行充分利用，促进档案管理工作顺利开展。但因为在进行数字化档案管理时，会受到网络环境和黑客攻击以及系统病毒等因素影响，导致数据信息在应用时会出现进行问题。因此劳动保障部门需要加强网络环境安全管理，要建立健全风险防范机制，从各个层面对管理风险进行全面预防，还要将安全性原则融入到管理各个环节中。例如在进行管理软件应用时，需要根据不同管理人员工作要求设置相应权限，最大限度保障档案应用安全性。

3.组建专业管理团队

在进行管理团队建设时，劳动保障部门首先要设置人才准入门槛。在进行人才招聘时，要拓宽人才引进渠道，并且对人才能力和资质进行全面考核，还要为其提供专门岗前培训和教育活动，通过开展相关活动，提高管理人员综合素质和专业能力，要保证管理人员能力水平能够符合岗位要求。劳动保障部门还需要建立健全人才培养机制，要根据不同人才发展需求，为其提供相应服务，要为人才发展提供广阔平台，还要鼓励人才学习一些新型知识和技术。劳动保障部门在引入一些新型技术和设备时，要组织管理人员共同学习技术和设备操作要求，要保证所有管理人员能够熟练掌握信息化技术，在进行数字化管理时，要降低失误问题发生几率，劳动保障部门还可以组织管理人员到其他单位进行交流和学习，并且邀请档案管理专家开展讲座活动，对管理人员进行具体指导，提高档案管理工作专业性。劳动保障部门还需要建立健全奖罚机制，并且对管理人员进行定期考核，要根据最终考核结果，对管理人员进行奖励或惩罚，充分调动管理人员积极主动性，确保管理人员能够自觉规范自身行为。劳动保障部门还需要建立完善晋升机制，促进管理人员进行更好发展。

结语

综上所述，劳动保障部门在对档案信息进行管理时，需要根据这项工作开展要求，引进更加专业技术人才，并且对现有管理制度内容进行持续更新和优化，才能进一步提高档案管理工作开展质量和效率。劳动保障部门还需要提高对这项工作重视程度，要加大资金投入力度，通过建立综合管理系统，将纸质档案信息转化为电子档案信息，降低数据丢失等问题发生几率。劳动保障部门还要对各项信息资源价值进行深入挖掘，要为我国劳动人民发展提供充足保障。