关于数字化档案保密管理工作策略的探讨

赵佳蓉 湖南省退役军人事务厅服务中心

随着新技术的普及，电子信息技术的推广，面对市场和时代的要求，新兴的数字化档案信息技术逐渐取代了老式的档案管理方式。数字化的便捷给档案工作的管理者和使用都带来了巨大的方便，将双方都从过去繁重的查调、存取的工作环节中解放了出来，大大节省了人力物力，节省了时间和空间的浪费。然而相对新技术的运用一些新的问题也出现在了档案工作者们面前，给档案工作者怎样做好档案工作带来了新的考验。尤其是相对于保密性档案文件，在数字化档案信息开放自由的状态下怎样确保其保密性，这给档案信息管理工作带来新的要求，也给从事档案信息管理的工作者们提出了更多的考验。

一、做好数字化档案工作的意义

当今社会由于数字化科技的发展，各方各面的信息五花八门呈爆炸的趋势，传统的档案管理已经跟不上时代对信息档案化的需求，数字化档案信息收集和整理成最先进的手段出现在世人面前。

（一）时代发展的需要

一个时代要发展、社会要壮大就离不开信息领域的发展，而数字化档案是这数字化革命的必然产物。更多元、更快捷、更有序的数字化档案系统给人来了很多便宜，依托网络的便捷，人们节省了过去大量的检索过程，更通过网络的传输可以简单地调取文件。所以数字化的档案信息化建设是当今时代的需求

（二）参与国际竞争与交流的需要

一个国家的整体实力水平高低靠很多的方面来表现，其中数字化档案系统的完善就是其中一个重要的表现环节，它代表了社会生产力的进步，代表了人民生活水平的提高，更代表科技化长足发展的一个特征。通过完善的数字化档案信息管理工程的实施，受众可以更全面的和全世界经济领域、文化领域、科学教育领域接轨，更好地拉近与先进国家间的差距，促进文化和科技的交流。

（三）大众服务的需要

档案管理与每个人息息相关，是每一个都离不开的，通过档案管理我们可以一些譬如医疗、从业经历，受教育经历等等方面做出系统的整理收纳，而数字化的档案管理更简便了很多环节，同互联网的支持能给大众带来更简单、方便、快捷的服务。举个例子，当有人因病需要入院治疗的时候，只需要提供一下身份信息，就可以通过互联网，在极短的时间内经由数字医疗档案中调取其以前相关的病例包括影像照片资料，这在以前是很难实现的，在刑侦方面数字化档案信息技术的运用更是有这巨大的作用。所以说数字化档案信息工程的建立也是本着为大众服务的需要的。

（四）提高工作效率的需要

电子革命的浪潮冲击着当今的世界，很多旧的东西都被时代所淘汰。过去我们的档案信息是通过纸张文件来记录的，还有一些音像类的档案信息更是要通过一些笨重的载体，如磁带和影带等来保存，这就给档案保存调取工作增加了巨大的工作量和工作难度。而数字化的档案信息管理通过数字化转换，把信息转化成数字类文件，保存在相应的数据或云端数据库里，大大节省了对空间和时间的占用，解放的生产力，提高了工作效率。

二、数字化档案信息建设对传统档案保密工作的冲击

旧有的档案信息工作要耗费大量的人力物力，对于档案文件信息的使用效率低下，已经跟不上时代的发展。而新的数字化的档案信息建设抓住时代的脉搏，跟上了时代的潮流，解放了禁锢的生产力，给社会带来了进步。然而新的问题也出现了，相对于旧的档案管理方式，数字化档案的管理在对一些具有保密性的涉密文件的保管方式提出了新的要求，对以往的工作方式带来了冲击。

（一）对传统观念的冲击

对于涉密的档案内容，传统的档案管理过程中，要做到“守口如瓶”对其内容要做到不听不问不看不讲，遵守保密法规等相关的举措，这些手段已经形成制度，成为过去档案管理工作者的基本操守。然而在当今社会下，电子技术不断发展，电子设备也是多种多样，面对数据化档案信息的保密性管理也产生了很多新的问题，很多人只看到了自动化办公给人们带来的便利，却忽视了潜在的泄密风险。一部手机、一台电脑就能把所有的保密文件窃走，甚至只有有网络的地方就能进入到档案库的内部。旧有的防泄密手段已经跟不上当前的新的科技手段的冲击，旧有管理观念也受到了冲击。

（二）对传统方式的冲击

传统档案文件，是以纸质文件为载体居多的，一般涉及机密档案的保密方式，主要表现在对文件的加强管理，专人负责，限定使用，及时收回，集中管理，定期销毁等方法。再过去对涉密档案的保管起到了很好的效果。但是当今的数字化的档案的贮存和调阅等方式与老式的档案管理的方式不同，也就造就了新的问题，以前的保密手段不能够在当今的条件起到很好的作用。信息化的档案会通过互联网传递，这大大增加了泄密的可能。还有利用一下先进的电子设备，通过各种信息载体，对文件的窃取手段也增加了。所以传统的保密方式收到了冲击，已经不能应付当前的新形势，数字化档案的保密手段要顺应时代做出改变。

（三）对传统保密对象的冲击

传统的保密档案的目标一般都是些载体为纸质文件的材料，然而随着信息化的发展，传统意义上的材料，已经完成质量的转换。以前所说的保密目标不再是固有的形态，它可以是一个U盘，一支录音笔，一个手机，一块硬盘这类保密物品的保存保护不同于以往的纸质文件，对保密工作的开展提供了新的难题，和新的考验。

三、数字化档案保密管理目前经常出现的问题

相较于以往的管理方式，数字化档案信息管理技术有了很大的提升，操作便捷、寻找目标档案准确、调阅方便、信息关联性强等等。既提高使用率也节省了时间。然而便捷的同时也带来新的问题，尤其是对于数字化档案信息对于保密文件管理安全性问题[1]。

（一）档案管理数字化的意识问题

在信息化时代下，作为档案工作者，要加深对档案数字化管理的意识。现有档案的自动化和数字化的档案资料信息化处理提供了强大的支撑。在软件工程建设中，档案信息的数字化得到了很大的发展，新的数字信息完善了档案信息数据库的建立。然而还是一部分人对数字化档案信息建设的认识不到位，不能将自身的信息加以数字化整合，还停留在以前的老的档案保存，信息收集的僵化思想和落后的工作方式上，对自身和整体的数据化一体建设拖了后腿。

（二）档案数字化的安全性有待提高

新的档案管理带来新的问题，在数字化档案调用便捷的同时也为我们带来档案保密安全的新问题。数字化档案依托于网络建立，通过现代化信息手段把档案载体于档案的信息分离开来，通过网络整合关键信息共联，这样信息的深度和广度得到了加强，但是也给档案管理的安全性带来了挑战。因为电子档案管理系统对使用者的识别主要是通过用户密码和用户名，以及用户密钥来识别，一旦出现密码泄露或者丢失，网络管理系统不能做到人员识别，那样会对档案资料的安全产生极大影响和威胁[2]。

（三）档案数字化建设不够完善

目前的数字化档案建设制度上仍旧不够完善，在网络安全性还是有很多缺失。数字化档案建设，不是一个单位一个部门但能够完成的，它需要全社会的统统努力和完善，群策群力，积沙成塔，这样才能建成一个全面的涵盖各行各业的系统完整，功能齐备的数据化档案信息工程。但是还是有很多的相关单位，没有建立一套行之有效的档案管理制度，出现了非法的计算机网路运行和非法的资料窃取的问题得不到合理的解决，不能在资料出现丢失后建立有效的追踪工作，并有真正地对问题加以解决，使得数字化网络安全问题停在了表面[3]。

（四）档案数字化管理人员素质问题

数字化档案信息的管理人员的素质水平也是影响数字化信息档案建设安全的一个重要因素。作为档案信息工作的实际操作者具备良好的信息化素质，要精通现代化办公技能，可以熟练的运营办公自动化软件处理档案资料。但还是有一部分的档案管理人员，还是不能按照规章制度来处理档案信息，习惯的固有手法来处理信息档案工作，从而导致了档案管理工作混乱无序，效率低下。计算机技术的水平也是影响管理人员的一个因素，没有达标的计算机操作使用技术也会给工作的开展和进行带来极大困扰，这也是当前档案数字化管理管理人员急需提高和改善的。

四、数字化档案保密管理的主要工作方向

与以往的档案保密工作不同，对于数字化的档案保密管理方面，既要遵循一些以往的法制法规、办事原则，也要针对数字化档案信息化建设新的情况，拿出一些新的举措。在人员方面，制度方面，以及一些工作流程方面，采取一些切实有效的，能对数字化档案信息安全保密管理作出实质作用的新手段，确保社会数字化档案信息工程顺利进行[4]。

（一）完善政策法规和制度的建设

建设一个完善的数字化档案信息管理系统,是一个需要全社会共参与的系统工程,牵涉的也是方方面面,要面对许多的问题.对于数字化档案保密工作的开展一定要以国家法律为依托，在保密管理的法律法规的建设方面，要以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》为根本法律宗旨,对与之演化出来的一些项的规章和细则要无条件去严格遵循和落实。例如保密细则、档案保密工作职责、泄密事件查处办法等作为日常工作的准则来要求档案管理人员，还要把涉密档案复制、阅读、外借等制度，贯彻执行到具体的工作去，要做到对于数字档案信息的保密工作严格按照规章和制度去管理档案和使用档案，做到有法可依，有章可循[5]。

（二）提高管理者保密意识

作为数字化信息档案的具体管理人员，其在整个数字化档案信息的查询和使用过程中，要尽到监管和监督的作用。基于电子数据文档的特性，要对接触到档案的人员和载体做好必要的检查，防止泄密事件的发生，这就要求把管理人员的保密意识加以提高。优良的政治素养是对一个档案管理人在意识形态方面的一个最基本的要求，其次要具备深刻的档案法制意识，要能自觉的严格贯彻和有效执行国家的保密法规，遵守保密纪律。还有对于数字化档案信息的管理，要求档案管理者要对一些涉密的信息资料载体，包括档案管理专用计算机，数据信息存储用移动硬盘、光碟等新型载体的专业知识和操作技巧的掌握。最后为了贯彻执行《中华人民档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》按照其要求，档案工作人员需要定期签订保密承诺责任书，来严格履行和保守国家秘密和工作秘密。

（三）加强涉密载体的管理

以往的档案信息的载体是以纸质文件为主体的，对于涉密信息的主要保密工作的重点就在这几个方面上对文件加强管理，专人负责，限定使用，及时收回，集中管理，定期销毁等等。当今的数字化档案信息因其所使用的载体和所使用的平台有了很大不同，对涉密信息的保密工作就提出新的要求。首先是要给档案管理单位配备专用的档案专用计算机，来处理数字化信息的查阅使用工作；其次要采取有效严格的身份认证措施，确保对档案调阅者的资格认证以防机密信息泄密。还要做到对于档案信息的内部储存时将局域网与公共外网采取物理隔离，通过专有的窗口设备进行有监管下的链接；将涉密的信息管理计算机与非密的网络隔断，以防止涉密信息泄密，还要求档案的管理人员还是要定期地对涉密的电子文档和存储、办理归涉密信息的计算机、移动硬盘、光录像带等做彻底全面的清理[6]。

（四）加强应用中的监督监管

对于档案的作用就是用来给调用者提供对其有需求和帮助的信息资料的，而信息资料从档案库到使用者手中的这个环节往往是最容易发生泄密和失窃的环节。加强在利用过程这种的监管，能有的确保档案信息的安全，档案利用监管是确保利用过程不会对相应的档案信息不泄密不失密的一个重要环节。要严格分清档案使用者的不同层级，针对不同层级的使用者确定其对档案的不同可利用层级，规定出不同层级的档案信息调阅权限和审批手续。相对于普通文件，涉密文件信息的调阅管理要更严格，必须要经过指定领导的核调审批，由专门的涉密人员来具体亲自办理，必须每个环节都要做到经手必登记，登记必签名。这样才能保证监管过程清晰，权责区分明确，具体事件具体到人，这样就可以在档案利用过程中有效的发现和制止不利于档案保密安全的不良行为。

五、结语

数字化档案信息建设是一个时代性的大工程，是利国利民的大举措，功在当下利在千秋。如何将数字化档案信心工程建设的更加全面，保障档案信息数字化情况下对于档案文件的安全性，是需要档案管理工作者所深思的。这不是一下小问题，它带来的影响很大，关乎社会发展的健康性。对于档案管理工作者们如何更好地确保数字化档案信息管理工作的进行还需要更加努力奋斗。