关于国有企业搭建岗位责任制管理系统的思考

李世浩

中国石化销售股份有限公司湖北石油分公司 湖北 武汉

一、引言

国有企业岗位责任制管理体系的基本要求包括：推进岗位职责与管理制度、业务流程、工作标准一体化建设，细化岗位责任制，形成简捷高效的岗位说明手册，实现“有岗必有责、上岗必担责”，切实做到事事有人管、人人有专责、办事有标准、工作有检查、奖惩有规定，推动岗位责任管理规范化、标准化。

随着国有企业深化改革，需要加强国有企业岗位责任制建设，把岗位职责、工作标准、管理制度、业务流程、风险控制、工作经验和绩效考核等因素统筹结合，搭建信息化平台，建立岗位责任制管理系统。

二、国有企业岗位责任制管理存在的问题

1.制定岗位责任制缺少有效举措

国有企业普遍都制定了完整的部门职责和岗位职责制度，明确了每个部门和每个岗位的职责。同时，采取职责梳理、制度清理、绩效考核、选树标杆、积极宣传等多种措施，狠抓岗位责任制的落实。但是，企业的市场环境、行业环境、内部环境都在不断变化，带来新的管理问题，导致岗位责任制缺少有效的落实措施。

2.岗位说明手册的内容不够完善

首先，对制度条款的清理不全面。现有的岗位说明手册内容主要是企业期望员工做什么、规定员工应该做什么，是站在企业的角度，为实现组织目标，自上而下形成的一套人力资源标准。通常采取自上而下的方式，把管理人员、人事部门、管理专家等组织起来，集中力量编写岗位说明手册。这种编写模式存在一定的局限性，即使是高明的专家，对岗位制度条款、业务流程的了解也不够深入。

其次，没有根据转型升级要求进行更新。国有企业持续转型升级，经营业务快速拓展，管理要求不断增加，岗位职责不断调整，岗位人员不断流动。经营业务从单一化到多元化的过程中，各岗位的工作内容和工作职责都在变化。现有的岗位说明手册的内容存在滞后性，没有及时更新。

最后，对经验技巧的传承不足。很多国有企业的岗位说明手册承载的信息较少，主要内容是岗位基本信息、工作内容、工作职责、任职资格等。新员工来到新岗位，通过阅读岗位说明手册，了解岗位的基本信息；然后在履职过程中，逐步了解岗位在企业中的位置、岗位业务的管理制度、岗位在业务流程中的节点、岗位风险控制点等，点滴积累，不断提高工作能力。而这些宝贵的岗位工作经验和操作技巧，在岗位说明手册中没有记载，一旦人员流动，新员工还要重复摸索。

3.岗位责任与绩效考核难以关联

岗位责任制的建立，是国有企业员工绩效考核的重要基础，而绩效考核又是奖惩的基本依据，履责、考核、奖惩三者应该环环相扣。但是在实际工作中，岗位责任不明确，无法作为绩效考核的依据。

另外，绩效考核的手段不够科学，公正性难以保障。很多单位的员工绩效考核只是“打印象分”，而且绩效考核的对象是个人，人数多，工作量大，考核过程十分烦琐。

三、国有企业岗位责任制管理的优化方向

1.编写岗位说明手册的方法要创新

国有企业需要改变自上而下、集中组织的编写模式，由岗位人员自主完成岗位职责、工作内容和标准、制度条款、流程片段、风险控制、工作经验的编写、维护、更新等工作，企业对员工的编写工作进行检查和监督。

2.宣传岗位职责的方式要创新

岗位说明手册由岗位人员编写，要写岗位职责就要明确职责，要写工作内容就要梳理工作，要写工作标准就要树立标准，要写制度条款就要学习制度，要写业务流程就要熟悉流程，要写风险控制就要发现风险点，要写工作经验就要积累经验。

通过调整岗位说明手册的编写流程，营造人人学制度、人人知职责的氛围，相当于进行一次全方位、全员的岗位责任制宣传，并通过持续更新维护，不断增强岗位责任意识。

3.绩效考核的操作功能要创新

首先，简化和规范绩效考核流程，力争消除主观因素对考核过程和结果的影响，提高绩效考核的公正性。

其次，使用计算机进行数据收集和计算工作，减轻工作量，提高工作效率。

最后，及时反馈绩效考核结果，相关人员可以查询绩效考核结果，为人力资源管理与决策提供基础数据。

四、构建岗位责任制管理系统的具体方法

1.系统模块和基本内容

构建岗位责任制管理系统，是在现有的岗位说明手册的基础上，进行内容扩展和功能开发，分为岗位信息、工作内容及标准、制度条款、流程片段、风险控制、工作经验、绩效考核等7个模块。

（1）岗位信息。即岗位基本信息和岗位职责，包括岗位名称、岗位编号、定编系数、薪酬等级、所属部门、直接上级、直接下级、横向联系、职责概述、任职资格、办公条件、工作环境、考核指标等主要内容。

（2）工作内容及标准。岗位人员列出工作内容清单，然后进行归类，逐项描述所从事的工作内容，明确每项工作的综述、活动过程、工作联系、工作权限；要为每项工作设定完成标准，明确完成质量及完成时间方面的标准。

（3）制度条款。岗位人员要根据工作内容清单，对制度进行全面梳理，从繁杂的制度文本中，把涉及本岗位工作职责的相关条款摘录出来，使每一项工作内容和制度条款形成对应关系，并录入系统。

（4）流程片段。从整体业务流程环节中截取本岗位相关的流程节点，岗位人员要明确每一项工作内容在业务流程中的位置，理顺每一项工作的上下环节及办理顺序，并录入系统。

（5）风险控制。岗位人员要参照风险控制清单，将相关的风险控制点与本岗位工作内容进行逐一对应，将风险点描述、涉及的法律条款、法律建议、岗位责任追究规定等录入系统。

（6）工作经验。岗位人员记录日常工作中的经验、感悟或技巧，通过系统进行展示和共享。当现任岗位人员调岗或退出后，继任岗位人员通过阅读工作经验的相关文字，获得工作感悟和提升操作技巧。

（7）绩效考核。绩效考核操作模块应具有独立运行功能，应用于部门和个人的绩效考核。

2.各模块的关键事项

（1）基于现有组织架构搭建系统。传统的岗位说明手册是基于企业视角的，先有岗位职责，后有岗位设置，因事设岗。国有企业应该立足现有组织架构和岗位设置，搭建管理系统。管理系统应该可以灵活调整，在系统设计上通过设定岗位、员工勾选的方式，实现岗位和员工的对应关系。如果员工岗位调整，重新勾选新岗位，方便岗位的流动管理和调整。

同时，岗位信息中要设计“定编系数”，系数1代表岗位工作量饱和，低于1代表岗位工作量不足，高于1代表岗位工作量超标。岗位系数的数值根据工作内容进行评估判断，为优化岗位定编或调整薪酬体系提供参考。

（2）采取由下至上的编写方式。自上而下编写的岗位说明手册，是人力资源部门进行分析和调查，把职责分解到部门，再细化到岗位。由下至上编写的岗位说明手册，是依托信息系统，由岗位人员根据实际工作职责进行编写；编写质量由部门负责人把关，人力资源部门统一组织审核，质量不过关的退回修改。岗位说明手册的后期维护更新工作，也交给现任岗位人员；当岗位人员发生变动时，随日常工作一并交给继任岗位人员。

（3）简化制度体系。国有企业的内部制度纷繁复杂，很多制度涉及多级组织；与具体岗位工作相关的，往往只是某项制度中的一个或几个条款。现任岗位人员要对制度进行梳理学习，将和本岗位相关的制度条款提取出来，录入岗位制度模块中，并备注制度名称和文件编号。制度经过摘录精简后，本岗位应该执行的制度条款一目了然，制度约束力得到保障。这不仅是每个员工编写岗位说明手册，也是梳理和学习制度的过程，更为继任岗位人员学习岗位制度提供了便利。

（4）截取业务流程。岗位人员需要熟悉业务流程，将本岗位相关的业务流程节点和上下游节点截取出来，组成一个流程片段，摘录到流程片段模块中，明确本岗位的每项业务工作所对应的关联关系。在岗位人员发生变动时，帮助继任岗位人员快速掌握工作流程。

（5）梳理风险控制点。流程中的风险控制点包括岗位相关的风险控制点、业务流程节点对应的风险控制点，在容易发生问题的业务环节上摘录风险提示，落实岗位责任。

（6）工作经验的展示与分享。工作经验是岗位工作经验的积累，岗位人员在工作中逐渐积累了一些工作感悟、操作技巧、有效方法等。工作经验模块提供了一个展示与分享的平台，把工作中值得推广和传承的有效做法一点点记录下来，不仅有助于总结和提炼岗位先进工作经验，还能传承、分享给继任岗位人员，不断提升相关人员的工作能力。

（7）绩效考核系统的操作功能。具体而言，主要包括以下几个方面的内容。

①机构和人员的分级分类。根据员工所在岗位的序列及级别，对不同类型的人员实行分类考核。对于中层管理人员，重点考核部门绩效目标的完成情况、个人重点绩效目标完成情况等。对于中层以下的管理人员，重点考核重点工作的完成情况、执行力、工作质量、工作时效等。对于各级岗位人员，开展工作能力和工作作风的多维度测评。

在绩效考核系统中，笔者建议把组织划分为国有企业总部机关部门、二级企业、二级企业机关部门、基层单位；把人员划分为总部机关部门正（副）职、二级企业管理人员、总部（二级企业）机关一般工作人员、基层单位正（副）职、基层单位一般工作人员等不同类别。

②制订不同类别部门的考核方案。对不同部门进行考核，主要的区别是考核指标。比如，在总部部门的考核方案中，部门整体业绩占40%，部门重点工作完成情况占30%，共性管理工作占20%，部门作风测评占10%。在此基础上，根据部门职责分别设定2~3项细化指标。

③制订不同类别人员的考核方案。人员分类考核意味着不同类别和职级的员工应设置不同的考核内容。根据每个员工的分级分类信息，系统将同类同级员工组成团体，通过创建针对不同团体的考核方案，实现对全体员工的差异化考核。比如，总部机关员工考核创建3个考核方案，分别是部门正职、部门副职、机关一般工作人员的考核方案。根据职级的不同，3个考核方案中的部门绩效目标完成情况、个人重点绩效目标完成情况、执行力、工作作风评价等考核指标及其权重各不相同。

④创建测评团队。部门考核参与测评人员只需要创建1个测评团队，包括公司正（副）职管理人员、其他部门管理人员、二级企业管理人员等。个人考核参与测评人员根据不同类别和职级，创建不同数量的测评团队。比如，总部机关员工考核创建3个团队。

⑤考核操作。考核方案和测评团队创建以后，录入绩效指标完成情况和重点工作完成情况，即可进行考核操作。经过被考核人自评、指标评分、测评人评价等程序，综合计算考核得分，生成考核结果。

五、预期效果

1.岗位责任制管理体系化

岗位信息是岗位设置、岗位职责划分的重要基础，岗位系数是对当前工作量的评估，为今后定员定编或薪酬调整提供参考。编制岗位说明手册，可以快速查阅部门与岗位的工作内容。完善制度条款，明确具体的工作依据。健全流程片段，可在岗位调整时，帮助新员工快速进入角色。加强风险控制，可以在容易发生问题的业务环节给予风险警示。积累岗位经验，提供一个展示与分享的平台，促进岗位工作经验的传承。岗位责任制管理系统实现了岗位职责、工作标准、管理制度、业务流程和绩效考核的体系化、规范化，为“制度落地、责任生根”夯实了基础。

2.岗位说明手册数字化

岗位说明手册的数字化编写、存档、更新，实现了岗位说明手册的快速检索和动态管理，弥补了岗位说明手册内容固化、不易修改的缺点。岗位责任制管理系统支持导出和卡片式打印，不再需要汇编、印刷、装订成册，也省去了制作口袋书、步骤图，以及其他各种文字、图片等宣传资料的工作，节约了资源。

3.绩效考核信息化

绩效考核管理系统开发应用具有现实意义，管理人员通过查看各部门、各岗位人员的重点工作计划及完成情况，直接了解各部门的工作状况，以及每个岗位人员的工作量和工作成绩，实现对不同类型、不同级别的部门和工作人员的差异化考核。绩效考核管理系统的开发应用具有长期价值，能够提升全员考核的公平性及公正性，为绩效考核结果与薪酬奖惩、岗位调整挂钩创造了条件，提高了全体员工的工作积极性，有利于国有企业可持续发展。