高新技术产业开发区档案管理存在的问题与对策分析

丁振华

（安庆化工建设投资有限公司，安徽 安庆 246000）

引言

档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案；在全面建设小康社会的进程中，档案工作显得越来越重要。深刻把握新一代科技革命和产业变革机遇，把握产业发展规律趋势，科学总结我国高新区的产业发展基础离不开档案工作，档案真实、客观记录了高新区的历史变迁和发展脉络，是高新区的无形资产和宝贵资源，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。同时，对地方经济社会发展发挥着无可替代的资政参考作用，对推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平，为党委政府决策当好参谋助手具有重要意义[1]。

值得深思的是，进入“十四五”时期，档案工作内外环境发生了深刻变化，面对新形势新任务新要求，高新区档案工作还存在一些不适应的地方，主要是：档案工作重视程度不够，档案管理的软硬件条件保障、管理制度建设和专业人才投入需要进一步改善，档案收集方式、管理方式、服务机制、数字化建设需要进一步创新，档案人才队伍素质需要进一步提高。如何加强新形势下高新区档案管理工作，确保开发建设过程中各类档案的完整、准确、系统，由此可见，从提升档案管理的角度思考：如何加大档案资源的开发利用，成为新时期的一项新任务。

一、高新区档案管理概述

1.高新区档案管理的含义与特征

新形势下高新区档案管理是指在高新区建设过程中档案作为各项工作和人民群众生产生活情况的真实记录，是促进高新区各项事业科学发展、维护地方党委和政府及人民群众根本利益的重要依据。

高新区档案是指在促进高新技术及其产业的形成和发展的特定区域中各管理部门及各企事业单位从事的各项活动中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的原始历史记录，是真实记录高新区建设发展变化和维护各单位合法权益的重要原始凭证。高新区档案工作有以下特征。

1.1 高新区档案工作具有多元性。由于高新区集土地开发、城市规划建设、产业项目招商、投融资、基础设施和公共配套建设等多领域工作于一体，档案的门类形成也呈现出多样性的特点，在重点项目建设、招商引资、项目管理、征地拆迁、安全生产监管、生态环境保护等方面表现尤为突出。

1.2 高新区档案工作具有阶段性。一是在建设初期，档案工作应纳入工作计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，与业务工作同步部署，提高档案工作的全员意识。二是在建设中期，各地均不同程度设置了综合档案室、档案馆、档案中心等管理机构，配备了专兼职档案员，制定了相应工作运转机制。三是在转型升级期，档案类别与结构、形成主体和范围不断丰富和完善，管理模式从单一被动式管理趋向多元化主动服务转变。

1.3 高新区档案工作具有专业性。高新区形成的各门类档案，如产品档案、科研档案、科技档案、民生档案、项目档案等。要求档案管理部门和人员应与时俱进，具备一定的档案专业能力素质，能够准确识别高新区档案管控风险，掌握高新区档案管理的特性，建立健全有效管理体系。

2.高新区档案工作的现状

2.1 档案管理迈向法治化。档案法治意识不断增强，结合实际相继出台规章制度，明确了工作职责和重要性，设置档案工作部门，配备专门人员，将档案工作纳入高新区总体发展规划、工作计划、年度预算和目标绩效考核，集中统一管理各门类和载体档案资料，统筹协调与督促指导高新区内各责任单位档案工作；建立档案同步收集与归档工作机制，落实文件形成部门预立卷制度、企业档案主体责任制，编制了档案分类方案、各门类文件材料归档范围和保管期限表、档号设置方案、全宗卷等，规范了档案综合管理利用。

2.2 档案工作趋向数字化。为响应国家档案数字化建设发展要求，充分发挥高新区先行先试的体制机制优势，结合政务服务、大数据、“互联网+”数字档案资源整合特征，转变传统档案工作模式，突破空间等管理条件制约因素，摒弃传统档案管理弊端，实现多人在线归档收集、网络异地查档服务、数据统计分析、备份等功能，对纸质档案进行数字化加工，加大纸质档案的信息资源利用开发，充分发挥档案的利用价值和效率。

2.3.档案工作呈现规范化。从档案的收集、分类、鉴定、整理、归档、装订、著录、装盒、标引、上架等具体工作入手，加强档案的形成的过程管理。制定了档案规章制度，做到了有章可循。配备了计算机、密集架、监控设备等办公设备，加强了档案保管。档案室做到办公、调阅、库房三分开，确保档案在整理、查阅和存储等环节中的完整性和安全性。建立了各种检索体系，使归档后的档案门类清晰、结构合理、查阅便捷。

二、高新区档案管理存在的问题

1.档案工作法治化意识淡薄

高新区各级各部门对档案工作存在不同程度认识偏差，没有坚持“档案工作姓党”的原则，对档案工作的政治属性认识不足，在高新区体制机制改革中难以有效推动，没有科学遵循档案工作规律，部分仍停留在传统的管理阶段，主动顺应新变化，履职责任和意识还有欠缺，对档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”现象依然存在，档案工作作为一项传统性和基础性工作，存有其本身特殊性质和属性，依法建档治档思想和档案全员意识亟待加强[2]。

2.档案人员和机构设置不足

档案部门多数为综合管理部门临时设置机构，由于档案管理岗位设置的不确定性，岗位具有较大的流动性；档案办公用房设置不规范、不达标，存在档案库房和办公室或业务用房混用等现象，由于现有存储空间的制约，档案收集和安全保管的不稳定性，库房面积难以满足档案按时接收的要求；人才培养机制严重缺乏，档案从业人员中存在非专业兼职人员临时上岗现象，缺乏专业知识和实践能力，没有行之有效的培训机制，对大型基建、招商项目、安全生产等专业性很强的门类档案无从下手，无法驾驭和有效处置高新区档案工作的复杂局面[3]。

3.地区间档案工作差距较大

如苏州工业园区的档案管理中心等一批先进园区的档案工作抓住了发展机遇，走在了行业和区域前列，受地区间经济发展、人文教育、历史环境等因素的影响，对比发达地区和欠发达地区高新区档案工作，档案事业一体化发展格局还未完全形成，档案服务利用资源整合体系还未完全建立，地区间档案工作发展水平存在着不平衡和不充分矛盾，制约了档案工作的协调发展，难以满足高新区转型升级的需求和档案事业发展需要[4]。

4.档案信息化建设相对滞后

随着当今社会网络化、数字化、智能化的快速发展，数字档案和电子档案是作为纸质档案生命的延续和发展趋势，人们对档案信息的利用需求日益增长，档案资源及时得到有效整合、高效检索、共享利用显得尤为突出。与此同时，多数高新区对档案工作数字化认识不高，数字化工作开展水平参差不齐，档案信息资源多元分散，以至于馆（室）藏档案的结构较为单一，档案工作助推高新区的科学决策作用发挥不高。

三、高新区档案管理存在的问题原因分析

1.档案管理水平难以服务高新区建设

高新区建设与发展离不开档案管理工作的有力支撑。各类档案全程记载了高新区从无到有的发展历程，是最真实、最可靠、最有力的历史见证。如拆迁档案的收集整理与民生息息相关，可以直接影响到社会的大局稳定。隐蔽工程档案的建档与工程安全、道路、雨污水排放工程新改扩建环环相扣，是建筑施工安全管理工作的命脉。由于局地档案管理规划起步较晚，工作缺乏系统性和前瞻性，易出现人岗不匹配问题，没有依法发挥职能部门责任，发挥档案工作的前端控制作用不足，致使档案收集不齐全、完整，难以有效转变档案被动服务环境。

2.档案管理工作软硬件基础建设薄弱

由于岗位设置或人员编制等因素限制，档案工作机构设立较为困难，没有及时配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，档案工作人员的职业晋升和职称评定体系不完备，档案分类方案设置不科学，档案管理制度不健全，没有建立行之有效的档案工作网络，受现实条件制约，办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房基本功能未分区设置，普遍存在一室多用现象，难以提供主机房、档案数字化加工室等业务技术用房基础设施保障，档案的信息化管理与高新区建设不相适应，无法满足档案进行集中管理和信息化建设的现实要求，档案管理的跨平台跨地域资源数据亟待实现共治共享[5]。

四、解决高新区档案管理问题的对策

1.提升依法治档工作意识

一是要深入开展档案法制宣传教育，提高政治站位，充分认识和准确把握档案法修订的重要意义和精神实质，促进档案事业的全面发展。二是要加强档案执法和行政监督，充实高新区档案工作机构或人员，加大档案行政执法监督力量，切实指导园区管理部门、企事业单位依法依规收集整理档案，实行闭环管理。三是要建立健全配套法规制度。严格按照新修订的《档案法》精神，加快地方性档案法规制度在高新区落地生效[6]。

2.增强档案管理人员专业素质

一是要树立科学的人才观，要始终坚持“党管人才”原则，坚持正确的选人用人导向，把好选人用人关，加快档案事业发展必须抢占人才高地，不断优化人才队伍建设。二是提高档案人才的培育力度，严抓党性教育和专业教育，实行优胜劣汰。注重岗前和在岗教育培训，创新教育培训方式方法，不断储备档案队伍后备力量。三是加快人才政策的有效制定，根据地区实际情况和档案工作现状，实施人才强区战略，从实际问题出发，为引进人才解决后顾之忧，不断拓宽引才引智渠道。

3.强化档案工作目标管理责任

一是明确部门具体职责。明晰分管档案工作的部门和领导以及各自岗位职责，落实各部门专兼职档案人员，形成档案网络管理体系，建立档案工作定期调度通报机制，将档案工作目标责任制与部门工作目标绩效挂钩。二是加大档案安全保管。建立健全档案安全应急管理制度，坚持档案用房三分开，保障用房面积，配备符合要求的档案柜、防火防盗等档案专用设备，编制档案安全管理应急预案，最大限度地防止档案所遭受的损害，构建人防、物防和技防立体的档案安全防范体系。三是加强档案业务规范化建设。规范建立工程建设、招商引资和项目等类别档案的收集归档和保管利用流程，特别是做到工程建设档案的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行[7]。

4.加快档案信息化建设进程

一是将档案信息化建设工作纳入重要议程，由园区主要负责同志亲自抓，坚持将档案信息化建设工作与中心工作同谋划、同部署，加大考核和问责力度。二是加大档案信息化建设硬件投入，高标准高质量建设档案馆（室）及数字化档案室，及时配置计算机、扫描仪、数字终端、服务器等硬件设施，匹配智慧园区发展趋势，不断完善设施设备配套，打造智能的档案信息化管理平台。三是提升档案业务人员掌握和运用信息化技术的能力，加快形成数字化档案管理和综合利用体系，减少对原始档案的频繁利用和人为损害。

结语

从高新区诞生以来，档案作为开发建设的历史缩影，真实、客观地记录了开发建设的全过程，也是企业在生产、经营管理中形成的原始记录，是高新区的无形资产和不可再生宝贵资源，更是国家档案体系中的重要组成部分，档案应被依法管理、保护、利用。随着新形势的发展和人民群众生产生活、市场竞争环境、企业自主经营的迫切需要，各地高新区档案工作的水平失衡，存在问题不一，其中有共性和特性问题，各地要进一步增强档案服务意识和全员档案意识，克服工作中出现的困难，准确认识新形势下档案工作与可持续发展问题，不断完善档案机构设置和职能配置，培育档案专业人才，贯彻新发展理念，迎接“十四五”时期新机遇挑战，不断缩小地区间档案工作差距，深入贯彻落实和主动服务长三角一体化发展国家战略，以实现档案信息资源社会共享为目标，加大档案信息化建设步伐，加快构建内容丰富、结构合理的档案资源体系，不断提升高新区竞争软实力的内生动力，为高新区的经济高质量发展保驾护航。