谈如何加强水土保持工程档案管理

刘安芳 云南省滇中引水工程建设管理局玉溪分局

水土保持工程档案是直接记述和反映工程项目水土保持建设活动的归档保存的文件材料，是指工程建设项目的水土保持工作在前期规划设计阶段、实施阶段、竣工验收阶段等过程中形成的具有保存价值的各种文字、图件、影（声）像等不同形式的资料和历史记录，是全面反映各类水土保持工程项目建设的全部过程的真实信息记录，是工程验收、结算、后期管理维护的重要依据之一，是水土保持项目工程施工质量评定和管理工作的重要组成部分，是项目建设必不可少的关键一环，是水土保持工程中的重要措施特别是谷坊、弃渣场和塘坝等工程实施状态、确保质量、进度以及安全的全面控制的重要组成部分，是质量问题追溯的重要凭证和水土保持专项验收的重要依据。规范和加强水土保持工程档案管理极其重要。

一、水土保持工程档案的种类和归档范围

档案工作要坚持以档资政、以档育人、建档存史，档案工作是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。要深学笃用习近平总书记对档案工作的重要指示精神，推动档案事业创新发展，把工程建设项目档案保管好、利用好。水土保持工作涉及各行各业，点多面广，内容繁多，在水土保持工程建设中往往还涉及国土、水利、农业、林业、环境保护、交通等各个方面，再加上水土保持本身又与建筑、气象、水文等专业有着联系紧密，由此形成的水土保持工程技术档案也就具有多元性和综合性。水土保持工程技术档案不仅局限于某一学科信息的集中反映，而是以水土保持为中心的多种专业、多种学科的信息综合。水土保持工程档案资料的收集与整理工作贯穿于整个工程水土保持建设的全过程，包括工程的水土保持方案审批、设计、招（投）标、施工、质检、监理、收费、监督管理、中间检查、质量验收、案件查处等执法情况记录材料，记录工程项目的水土保持建设的各种情况、效果、成功经验和失败教训，是水土保持工程建设者的集体智慧结晶，是水土保持工作承前启后、技术交流的重要根据。收集、整理、管理并利用好水土保持工程建设档案，使其在工程水土保持建设和管理中充分发挥作用，更好地为工程项目服务，是参与工程项目中每一个工作人员的重要职责。

水土保持工程档案的种类，根据内容分为：审批、设计、施工、监理、监测、科学试验、监督检查、各级文件、会议等产生的材料；按形式可分为文字、图纸、表册、实物、声像等；按载体可分为纸质、照片、电子、光盘等。水土保持工程档案的归档范围包括水土保持方案报告书、批复文件、任务书、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、会议纪要、检查整改记录以及竣工验收文件。根据建设项目工程的需要，各业务处室拟写的各种文件材料、填报的报表、承办的各项业务工作形成的材料，包括需要拟稿、打印、校对、印制、盖章、报送、审批等环节资料最终也需要归档[1]。

二、水土保持工程档案的特点和基本要求

水土保持工程档案的收集整理（编写）的原则，必须坚持真实、全面、客观、准确与科学的原则。将有保存价值的相关资料系统收集、整理，经详细核对后装订成册。档案收集的基本要求是必须满足项目法人在合同中对工程文件或档案资料的内容、质量、套数、费用、移交时间等提出要求。归档材料必须遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，所收集的项目档案一定要完整、准确、系统、规范和安全，特别是要真实、可靠、不得弄虚作假，要做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁，真实反映项目建设的实际情况，所有归档竣工图须标注内容清楚、签字（章）手续完备。归档的项目文件应为原件，因特殊情况使用复印件归档时，应在复制件上加盖提供单位公章或档案证明章，以确保复制件与原件一致。档案的收集、整理按工程进行的时间先后顺序，按各个分部工程、单位工程完成及验收时间先后顺序整理、组卷。纸质档案一般要求采用210mm×297规格（A4纸），声像档案要符合质量标准。档案装订成册不宜太厚，以30mm左右为宜，不够装盒时可以分装。

文书档案的保管期限定为永久和定期二种，定期分为30年和10年。确定工程建设档案保管期限的原则，凡是反映工程建设主要职能活动和基本历史面貌的，对本工程项目管理有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映工程建设一般活动，在较长期时间内对工程建设管理有查考利用价值的文件材料，列为长期三十年保管；凡是在较短时间内对工程建设管理有参考价值的文件材料，列为短期十年保管。

三、水土保持工程档案管理存在的主要问题

根据不同水土保持工程项目的水文地质条件、效益、险情隐患以及其他成分所确定的水土保持工程项目，工程规模、扰动面积、和建设周期都有较大差别。工程建设项目档案资料具有建设项目内容多，点多、面广、工程复杂、施工占线长，工期跨度长，收集资料量大、验收整理复杂，工程参建的单位多且各自单位的档案管理水平高低不一等特点。部分工程水土保持档案管理人员严重不足，做不到设置水土保持档案专职保管员，致使应归档材料不能及时完整地归档。甚至个别工程项目连专门的档案存放地点和书柜也没有，已经归档的档案资料也无处存放或在保管过程中损坏或丢失。同时长期以来形成的建设单位或者上级管理部门在不同程度上存在着重项目实施、轻档案管理、重部署要求、轻度查落实，档案工作与工程建设未同步开展的现象，存在制度规定缺乏操作性、档案日常收集整理意识不强、对声像档案等收集重视不够的情况。工程项目档案管理人员专业知识欠缺、档案员流动性大、变动频繁，影响档案整编质量。水土保持工程档案管理工作未做到有章可循、资料收集整理滞后的情况时有发生，更严重的甚至影响到项目的竣工验收。

四、建议

对于当前水土保持工程项目水土保持档案管理工作中存在的普遍问题，在对以往管理较成功的工程项目的基础上，结合自身所参加的水土保持工程档案管理工作的经验，谈谈个人对如何提高水土保持档案管理水平的一些建议。

一是转变思想。首要是改变传统的工作思路，用创新思想武装头脑，增强责任感，提高管理意识。工程项目的法人代表对本项目的档案工作负总责，将项目档案工作融入建设管理的全过程，纳入工程建设的计划，并同步实施，所需费用列入工程投资，满足项目文件收集整理归档、档案保管存放、档案的信息化、数字化及服务外包等工作需要。加强基础设施投入，配备和设置专门的档案保管室，增加设备并安装档案软件，配备温湿度计、灭火器等设备，重点落实防火、防盗、防潮、防虫和防尘等措施，有效提高档案保管室的软、硬件条件。档案管理的专职人员不但要有高度的工作责任心、细致的工作态度、公而忘私的工作精神，还应具备档案专业知识和技能，还要具备一定的工程管理和工程专业技术知识。优化知识结构，不断拓宽视野，逐步提升综合素质。而且管理人员应实行超前管理，即在工程项目开工建设之前，就应着手对工程项目相关资料的收集，由传统的被动管理变为主动采取行为，充分了解和掌握工程建设的各项环节，全面和及时地开展档案管理工作[2]。

二是完善制度。做好档案管理工作的基础是制定、完善相关管理制度。项目法人应重视制定本工程项目的档案管理实施办法，规范工程档案管理工作，确保维护工程档案完整、准确、系统、安全和有效使用。通过建立明确的岗位职责，把归档工作纳入相关业务部门和相关技术人员的工作内容，使归档工作程序化、制度化。根据对不同行业和类型的水土保持工程项目的实际建设情况进行具体分析研究，舍弃过期、落后和不适用的条款，完善和补充符合新形势、新要求的制度，使档案管理工作与实际的工程建设相符合。与此同时还应重视对管理实施办法的落实，要求所有参与档案管理的工作人员认真执行制度，结合实际工作职能职责，对标对表、层层分解、压实责任、落实到位，全力推进工程档案的各项工作。

三是充分利用现有资源，整理档案。档案记载着丰富的信息，包括人力资源、信息资源等等。但档案的搜集和整理工作较烦琐，劳动强度大，重复劳动多。计算机信息处理等现代化手段应用于整理档案，则可以达到事半功倍的效果。特别是人工立卷工作，虽然都参照统一的标准，但因立卷人的理解能力不同，对同一个文件会产生有不同的分类。由此分类不准的现象就在所难免，进而影响存档案卷的质量，给查询和利用档案资料带来诸多不便。因此，只有充分发挥计算机信息处理和管理的优势，尽量减少人为手工操作，提高工作质量和效率。目前档案文件的起草、删减、修改、检索、登记、打印、汇集和统计等大量的工作可以通过电子计算机信息处理。从事档案管理的工作人员要充分结合工作岗位，包括计算机信息处理知识的学习掌握，边学习、边操作、边总结，努力使自己具备综合型档案管理能力。

四是增加人员投入，动员全员参与。需档案的资料分别由各参建单位、各部门分门别类收集，待资料基本收集齐全后按程序办理移交给档案专职保管员统一存档和保管。移交档案资料时办理交接手续，双方分别签字，明确各自责任，实行层层负责制度。档案专职保管员负责档案的登记、归档和录入档案软件。水土保持专业的技术人员负责收集、整理与工程技术相关的重要的技术资料。办公室人员负责收集和整理文秘档案、相关文件资料、图片和影像（录音、照片）资料。电子档案一应俱全，由档案专管员随时整理、随时归类、储存，并加设密码，严格执行保密制度。在档案由专职保管员负责的基础上，参与水保工程相关的工作人员把参加的会议、设计方案、验收材料等相关资料及时归档，形成全员参与、人人有责的制度。

五是加强培训，提高档案管理水平。不断提高水土保持工程档案管理人员的业务水平，牢固树立专业管理人才是第一资源的概念，不断提高工程技术档案管理人员素质，全面强化队伍建设，培养具有专业知识和专业技能的档案管理人才。建设项目档案管理人员不但要精通档案业务，而且还要掌握工程建设内容、熟悉工程管理程序和了解水土保持法律法规。工程项目档案人员通过参加行业主管部门组织的管理档案技术培训班，学习现行有效的档案法律法规和水土保持方面的各种新知识、新理论、新技能，也可通过定期或不定期举行座谈会、讨论会等多种形式，加强对档案源头单位业务的指导和监督。同时为了优化档案管理人员的结构，有条件可以招聘一些信息技术专业的人员加入档案管理工作中，从而提高工程技术档案管理团队的业务水平。

五、结语

水土保持工程建设项目的档案管理工作是一项细致而又艰苦的基础性工作，是一项连接过去、现在和通向未来的重要工作。更要使水土保持工程档案更好的服务与工程建设，使工程成为名副其实的精品工程、优质工程，涉及各行各业的水土保持工程建设项目的档案管理工作人员只有不断加强学习、不断改革创新，形成和建立一整套确有成效的管理制度和管理模式，才能做好水土保持工程建设项目的档案管理工作，才能适应工程档案管理工作发展的新需求，才能不断提高水土保持工程档案管理的水平。