电子签名在医院电子档案管理中的应用研究

刘潇 潍坊医学院附属医院

在网络信息时代背景下，医院档案管理工作逐步从传统的纸质档案管理模式转向电子档案管理模式。这一管理模式的转变，使医院档案管理工作在诸多方面均需要及时革新，比如档案管理方式方法、档案管理人才的培育等等。与此同时，由于电子签名具有电子代码的特点，作为一种现代认证技术，合理应用到医院电子档案管理工作当中，能够保证医院电子档案管理效率及安全性的提高[1]。因此，有必要在医院电子档案管理工作中合理科学应用电子签名。当然，现状下医院电子档案管理工作也存在一些较为明显的问题，比如：档案编号同步性问题、电子签名规范性问题等等。为解决这些问题，提高医院电子档案管理工作的效率及质量，鉴于此文章围绕“电子签名在医院电子档案管理中的应用”进行分析研究价值意义显著。

一、电子签名在医院电子档案管理中的应用价值分析

电子签名，指的是数据电文当中，电子形式所含、所附用在识别签名人身份，并表示签名人认可其中内容的数据。通俗而言，电子签名即为利用密码技术对电子文档的电子形式的一种签名。发展至今，电子签名在各行各业均具备广泛的应用价值，在医院行业也不例外。结合实践工作经验，电子签名在医院电子档案管理中的具体应用价值包括：

（一）提高病历书写的规范性

对于医院当中患者的病历档案来说，对患者就医诊断、治疗的全过程进行了全面且真实的记载。对于传统的病历档案，一般由相关医护工作人员采取手工书写方式，因个人书写习惯存在差异，较多的字迹难以清晰辨识，并且随着时间的推移，易发生字迹模糊的情况[2]。从目前来看，在构建医院电子档案制度的基础上，使手工书写病历的方式被替代，合理利用电子档案数据系统，使医院档案管理滞后模式被打破。特别是在病历书写方面，医院方面使用了行业统一病历书写规范标准，相关医护工作人员只需以表格格式录入即可，相关签名通过电子签名技术的应用，无须计算机电脑打印病历之后进行手工签名，这样有助于病历档案书写时间的节约。此外，病历档案在使字体格式统一的情况下，病人无须猜字，便可将病历归还患者，使医护工作人员与病人之间的信任程度得到有效增强，进一步有助于患者对医护工作满意度的提升。

（二）使电子档案管理质量水平提升

医院电子档案管理模式，是医院现代化管理的一种重要表现，医院电子档案管理的内容较多，具体包括：其一，电子病历档案管理；其二，电子档案信息资料的查询搜索；其三，异地网络调取档案等。与此同时，医院电子档案管理工作的开展，能够使纸张的使用得到有效节约，使办公耗材量减少，进而使办公经费得到有效节约。并且，在医院电子档案管理模式实施的基础上，还有助于提升医院经营管理的质量水平，使医院管理工作体现出信息化、现代化以及科学化等特点，在提升电子档案管理质量水平的基础上，进一步能够为医院诊疗管理工作质量水平的提高起到保驾护航的作用。

（三）提高诊疗行为的规范性

近些年来，国内部分医院在持续推进电子档案管理模式方法的基础上，获得了一系列不错的成果，使医院临床医疗工作的安全性得到有效提升，并使医患之间的矛盾得到有效缓解，进一步促进了电子病历档案质量的提高。与此同时，对电子签名系统、大数据技术等相关现代化管理方法合理使用，有助于相关医护工作人员临床诊疗行为的规范[3]。值得注意的是，在医院电子档案管理工作开展期间，明确要求档案管理各环节均需要具备电子信息记录，利用大数据技术规范存储至医院档案系统当中，使数据完善、信息量大的医院档案管理大数据系统得到有效形成，进一步为医疗科研事业的可持续发展提供有效的数据支撑。

二、医院电子档案管理工作现状问题分析

医院电子档案管理工作中使用电子签名的价值显著，但是现状下医院电子档案管理工作展期间还存在一些较为明显的问题。具体而言，主要问题包括：

（一）档案编号同步问题

以医院电子档案管理基本规定为依据，患者的电子病历档案需和就医记录之间保持密切关联性，然后采取独立的档案编号。与此同时，病人的电子病历档案需和纸质病历档案编号之间保持统一性，使重复编号使档案查找不够便利的问题避免发生。但是，从现状来看国内部分医院把电子病历档案和纸质病历档案区分收集、存储，若病人需调阅档案，通常对纸质档案进行复印，在此情况下电子档案的利用率便偏低。此外，部分病人不够了解电子病历档案，对电子病历档案也不够认可，尤其是中老年人病人，倘若医院方面出具电子病历档案，病人对其真实性不承认的情况下，便会使医患之间的矛盾纠纷大大增加。

（二）电子签名规范性问题

基于医院档案管理工作中，对于电子签名和手写签名来说，在法律效力方面是同等的。在电子病历普及范围逐步扩大的背景下，社会大众对电子病历档案的认可程度持续提高，使电子签名处于医院电子档案当中的应用也越来越广泛。然而，因电子签名使用时间比较短，使电子病历存在两种签名方式，即电子签名方式与手写签名方式[4-5]。在此情况下，部分病人会误认为医院病历档案管理工作缺乏严谨性，并对电子病历档案的准确性产生怀疑，一些病人还可能误认为医院方面对病历档案随意篡改。由此可见，在医院电子病历档案中，电子签名应用的规范性还有待提升，需对各项制度加以完善，对电子签名的使用加以规范，并对相关规章制度加以统一，在提升电子签名的规范性的基础上，进一步使电子签名在医院电子档案管理中的应用价值得到有效提升。

（三）病历档案锁定及电子签名执行问题

病理档案锁定问题。在医院经营管理工作开展期间，医疗纠纷是常发生的一大问题，如果医患之间对相关医疗事件存在不同的建议或意见，进而引发矛盾，便需经法律诉讼才能得到有效解决，在此过程中，则需对病人的病历资料进行调取参考使用。一方面，对于纸质病历档案，需确保医患双方同意，同时在场的条件下进行锁定处理。另一方面，电子档案资料锁定则易被忽略，或在锁定流程方面缺乏规范性，在病人或病人家属（监护人）未能在场的情况下，医院单方面对电子病历档案进行锁定。在此情况下，如果锁定的档案只有医生的电子签名，病人或病人家属的电子签名缺少，便会使患者对电子病历档案的真实性产生怀疑，在法院对医疗纠纷责任进行认定过程中，难度便会大大增加。

（四）电子签名执行问题

对于电子签名来说，其便利性特点较为明显，且发展大环境良好，在合理使用电子签名技术方法的基础上，能够使传统档案管理流程得到有效改变，并使管理工作人员的思维得到有效改变[6]。但是，处于医院临床诊疗活动开展期间，电子签名的应用存在一些较为明显的问题，较为明显的一大问题便是电子签名推进不够顺利，究其原因与电子签名执行力度不够强存在密切相关性。当医院电子档案管理工作开展期间，电子签名执行力不足时，电子签名的价值作用便难以有效体现，进而使医院电子档案管理工作的效率及质量难以得到有效提升。

三、电子签名在医院电子档案管理中的具体应用要点分析

为解决医院电子档案管理工作存在的一些问题，则需合理科学应用电子签名，并掌握电子签名的具体应用要点。总结起来，具体应用要点包括：

（一）促进区域信息互通目标的实现

国内部分医院在电子档案管理工作开展期间通过电子签名的使用，在数字化医院建设方面取得了很大的成就。比如在基于电子病历的医院信息系统建设、基于患者中心的信息便民惠民服务，涉及移动端App、互联网＋医疗健康相关应用建设方面，其建设成果显著[7-8]。但是，起初部分医生可能会对电子签名产生一定的抵触心理，但通过相关沟通之后，能够认识到医生可以对电子病历进行修改，但在修改过程中需将留痕留下，整个医疗行为过程需采取信息化技术方法做好详细的记录。与此同时，采取信息化技术方法，使闭环管理目标得到有效实现，相关报告与电子病历均可采取电子签名技术方法。值得注意的是，从现状来看，国内大多数大规模的医院以互联互通要求为依据，使异地医保结算目标得到有效实现。在此基础上，系统不需要对纸质病历加以复制，经区域协同平台便可对患者的信息进行直接调取。此外，医院还可利用电子签名，合法合规地展开信息化便民惠民活动，比如对患者提供自助打印报告与胶片等相关服务，使患者对医院医疗服务工作的满意程度得到有效提升。

（二）做好与网络医疗服务之间的对接工作

在医院方面，可对数字认证的可靠电子签名加以应用，在对系统规划加以优化的基础上，使对检查报告的集中打印目标得到有效实现。从现状来看，国家卫生健康委在医院信息化领域方面的评价体系一共有三个，即：其一，电子病历分级评价；其二，互联互通成熟度测评；其三，医院智慧服务分级评价。值得注意的是，这三种评价体系均面临可靠电子签名使用的问题。对此，互联网医院在网络诊疗工作开展期间，便需使用可靠的电子签名，确保医院可靠电子签名和互联网医院监管平台的可靠电子签名系统之间实现无缝对接的目标。此外，在医院医疗领域应用电子签名的基础上，经未来不断发展，需覆盖至全流程电子档案管理场景当中，以此使电子签名在医院电子档案管理中的价值作用得到充分有效的体现。

（三）保证电子签名的安全性

在医院电子档案管理中应用电子签名，为保证电子签名的安全性，有必要采取数字水印与文件加密方式，具体做法为：

经第三方数字认证系统，对PDF版式文件文档添加相应的水印，比如图像水印、文字水印等。若需针对完成的PDF版式文件加密处理，则需采取密码和证书加密处理措施[9-10]。

在密码加密方面，经PDF版式文件进行密码的设置，使其他外在人员的访问得到有效限制。唯有知晓密码，且能够正确输入的基础上，才允许对通用文档的内容进行访问。

在证书加密方面，则需对PDF版式文件文档展开证书加密，唯有访问该通用文档的计算机电脑安装了该证书，才允许正常访问。

四、结语

综上所述，医院电子档案管理是医院档案管理发展的一大必然趋势，而将电子签名应用到医院电子档案管理工作当中，则能够发挥诸多的应用价值，比如提高病历数学的规范性、使电子档案管理质量水平得到有效提升、提高诊疗行为的规范性等。当然，由于现状下医院电子档案管理工作尚且存在一些较为明显的问题。因此，需合理科学应用电子签名，包括促进区域信息互通目标的实现、做好与网络医疗服务之间的对接工作、保证电子签名的安全性等。此外，还有必要提升电子档案管理工作人员的综合素质水平，掌握电子签名的应用原理、技术方法，对医院医护工作人员、患者及患者家属给予一定普及指导，提高各方了解程度，使电子签名在医院电子档案管理工作的价值作用得到充分有效的体现，进一步为医院电子档案管理工作效率及质量的提升奠定坚实的基础。