档案信息化管理风险和安全管理对策

张蔷 杜琛骜 侯智洋

（国家海洋信息中心）

档案管理工作的开展在不同的管理工作要求背景下存在非常严格的针对性要求。档案管理工作在整体的工作量、工作要求、严谨性上也是相对更高的。因此，在落实档案管理工作时，应当不断提升管理工作力度，结合实际对信息化系统和管理平台引入后可能产生的风险进行分析，并进一步通过技术维度的能力提升和管理思想意识的优化。促使信息化背景下的档案管理工作在质量和成效上保持在更加稳定的状态下。同时，这也有利于及时发现传统的档案管理模式中存在的问题和不足，促使档案管理工作在未来的长期开展中获得良好的成效。

一、信息化管理背景下的档案管理特征分析

（一）大批量集中存储

在现阶段的档案管理工作中，整体的档案信息内容在密度上较高，信息化系统引入应用后所需要存储的档案整体数量和档案内容结构的复杂性也呈现出逐步提高的状态。因此，信息技术应用背景下的档案管理可借助信息系统中的存储空间和存储路径实现大批量的集中存储。这不仅能够促使不同类型档案的存储基于相应的数据库进行针对性的保管，也有利于提升档案管理工作的整体成效，规避人工管理背景下可能出现的人为误差和问题[1]。除此之外，信息化的管理系统有一定的基础保障和系统加密功能。因此，档案信息资源的安全保障力度也会更进一步的提高，从而兼顾大批量信息存储和存储安全两方面的工作要求。只要档案管理人员面向信息化系统和平台加强实践应用中的认知和了解力度，就能够充分利用此种先进平台完成好档案管理工作。

（二）信息结构复杂性高

信息结构的复杂性主要是指在网络平台和信息管理系统的应用背景下，档案信息可应用多种不同的形式进行呈现和存储。这与传统情况下以纸质为载体的档案信息内容相比更加全面而细致。另外，也能克服纸质基础档案信息在长期留存的过程中可能容易出现损坏的障碍和问题[2]。应用信息化管理系统后，档案通过电子版的存储模式设置，能够实现多种不同格式之间的转化。这不仅能够为档案信息实现应用中的需求满足奠定基础，而且复杂的信息内容也可基于不同的形式获得最为全面清晰的保存和应用状态，发挥出档案信息在具体工作开展中应有的促进作用。另外，档案信息化管理的背景下，信息化平台的运行所依托的软件也会引起信息内容的形式变动，这主要是为了保障信息系统运行中不同类型的档案信息能够在系统中实现兼容并存的状态。因此，在具体的信息化管理系统中，档案信息内容需要结合原始的需求和形式实现相对应的转化和完善，从整体上来讲，这会导致档案信息在结构复杂性上进一步提升[3]。

（三）对系统的应用需求高

在信息化管理平台应用的过程中，软件系统和硬件系统是支持整个管理系统运行的重要前提条件。因此，信息化管理背景下的软硬件系统建设和运行状态都需要保持在相对更加稳定的情况下。且信息化档案管理模式对于软硬件系统本身的质量和功能发挥效果会产生较高的需求。一旦系统本身出现了技术问题，或运行稳定性的问题，就会直接影响到档案管理工作的开展。关于具体的系统功能发挥效果，在信息化系统的背景下，先进的技术和管理功能模块能够促使信息化的档案数据在识别存储和调用上更加便捷，但对相应技术人员和档案管理人员的操作能力以及技术能力提出了一定的要求，管理工作的思想观念也需要同步实现更新[4]。

（四）管理工作开展的灵活性强

依托信息化系统实施的档案管理工作在自由度和灵活性上也是相对更高的。这不仅与计算机系统和软件运行平台的基本性质紧密相关，也与信息系统不同的功能模块、逻辑关系紧密相关。在信息管理系统的运行过程中，各个环节的工作可独立实施，也可联动发挥作用。管理工作的开展中对档案信息的调用、档案信息的分析以及档案信息的修改都可独立应用系统中的功能模块来实现。同时，对于档案信息的调取也可分为在线和离线两种模式，这都有利于促使档案管理工作更加具备实效性和便捷性，提升档案管理工作的成效。

二、信息化管理背景下的档案管理风险

（一）信息安全保障风险

安全保障方面的风险主要是指档案信息化管理背景下的管理工作由于受到信息化系统的性质与特征的影响，在信息流通的过程中可能会存在泄露或缺失的安全风险。且从现阶段的实际情况来看，档案信息化管理在实践中并未形成一个系统全面的管理规范和管理模式。因此，不同的档案信息化管理背景下可能出现的安全问题和隐患也呈现出多样性的特征。另外，随着技术的发展，档案信息管理系统在信息化技术的支持下，也更加强调效率和便捷性要求的满足。因此，信息安全会在快速的信息流转中受到影响。目前，档案信息化管理工作中的信息管理持续性和安全维护针对性仍然存在一定的不足。通常情况下，档案管理中的安全保障都是在信息已经出现泄漏或缺失的情况下采取应急方案进行处理。预警式的安全管理模式在实践应用中缺乏针对性和有效性。另外。信息系统中的信息流通多元性和便捷性也会导致风险的类型更加复杂多样。目前的档案信息化管理中，对于多种不同类型安全隐患和问题的管理控制力度也有待进一步提升。安全问题得不到有效的保障和解决，档案信息化管理工作的质量和成效就无法同步得到保障。

（二）信息化管理人才需求风险

信息化管理在具体实践中对专业人员的能力水平提出了非常高的要求，信息化人才需求与档案管理工作的实践工作需求都处在相对较高的层次上。因此，现阶段档案信息化管理模式引入背景下的专业人才培养力度、专业人才储备数量都存在一定程度的不足。从工作人员的能力水平要求上来讲，档案信息化管理背景下的人员能力需求主要集中在对信息技术大数据技术以及档案信息管理中的功能模块设置技术进行全方位的掌握。但从目前的实际情况来看，档案信息化管理背景下的相关人员团队建设和培训工作开展力度存在一定的不足，即使部分档案馆能够阶段性地针对管理人员群体开展培训教育。但由于先进技术和平台的引入需要一定的成本支出支撑，因此，相关工作人员在档案信息化人才培养的过程中也会遇到障碍和问题。

（三）信息内容保密工作风险

信息内容保密工作的风险主要是指在信息化系统中，由于系统运行模式以及系统运行的技术支持方面的因素影响，导致档案管理在信息化系统中出现信息被篡改或信息被盗用的现象，这都会直接影响到电子版的档案信息的作用发挥效果。同时，也会损伤到相关档案信息涉及人员的隐私以及安全保障状态。由于信息遭到篡改或出现盗用的现象与信息化系统运行中的技术要求以及运行管理功能设置问题紧密相关，因此，现阶段档案信息化管理背景下需要针对性地加强技术支持，尽可能提升整个运行系统的外部防御能力，避免信息内容遭到外部负面因素的侵扰和影响。

（四）信息调取应用与保密设置矛盾

信息调用与保密设置的矛盾主要是指为了保证信息内容的安全稳定状态，在信息系统运行的过程中需要通过权限设置或保密级别设置的形式对部分档案信息进行封锁安全保障。但从档案管理和档案需求的满足上来讲，由于保密设置需要技术支持和权限分配维度的工作做辅助。因此，一旦设置了固定的保密级别，可能会对部分岗位工作人员调取档案信息造成一定的障碍。若部分档案信息在应用上的紧急性较强，则这种现象还会影响档案信息作用的发挥效果。因此，在现阶段融入信息化管理平台后，解决档案信息应用需求与保密设置层次方面的矛盾也是信息化档案管理工作开展中所需要重视的关键问题。

三、档案信息化管理中的安全管理针对性策略分析

（一）注重安全保障制度体系的构建

虽然信息化的技术和平台在运行中的自由性和稳定性都能达到较高的水平层次。但档案信息化管理工作中的制度制定仍然是保障安全状态的重要途径。只有结合信息化管理系统和平台的运行需求运行特征制定与之对应的管理系统和管理制度，才能结合实际对信息化档案管理背景下的管理工作进行长期的监督和控制，形成长效性的安全管理保障机制。在具体的制度建设过程中，一方面要结合不同的档案管理侧重点、档案信息内容以及传统的制度体系进行分析研究。另一方面，也应当结合信息化管理体系的运行特征和运行模式构建起与信息化系统运行相匹配的制度体系，提升安全管理和保障的有效性。例如，在专业性较强的海洋档案管理中，管理工作的开展所涉及的内容信息具有针对性较强的特征。因此，匹配设置信息化档案管理制度体系时，也应当结合海洋档案管理的基本要求以及其本身的内容侧重点，在制度体系的制定过程中注重匹配性设置针对性的管理制度。从海洋档案的调取档案信息的分类、档案的应用等多个角度确定相应的制度化运行和执行流程，促使信息化背景下的档案管理在系统而完善的先进制度的支撑下获得更为突出的实际效果。除此之外，制度体系的构建还应当注重专项性。从实际出发来讲，主要强调制度的制定应当结合常见的海洋档案信息管理风险制定针对性的控制处理措施，以便在风险和问题发生后及时采取措施进行处理和解决。

（二）形成标准化的信息化管理流程

管理流程的形成，能够为管理工作人员的具体工作开展提供针对性的指导和支持，标准化的管理流程是指结合档案管理工作的基本性质以及信息技术与系统的特征，形成一套能够匹配信息技术系统运行应用的档案管理工作方法，从而促使档案管理工作的落实开展，在先进技术和系统的支持下，获得更加良好的实践效果。标准化管理流程的构建主要是指在具体的管理工作开展中，应当结合信息化系统的基本特征以及电子化的档案信息内容的基本结构，建立档案信息日常管理调取应用以及分类等多角度工作的开展流程。并且结合海洋档案信息管理的实际促使各个维度的管理运行流程逐步向标准化的方向推进落实。标准化模式的形成，具体可通过标准化的执行效果监督指标设置标准化的档案管理工作流程设置以及标准化的档案信息调取应用流程设置来完成。最终促使档案信息管理和应用中的各个维度的工作都能够基于标准化的管理流程有效地执行落实。有了标准化的体系结构，也能够帮助相关管理人员结合传统情况下管理工作的实际问题进行对照观察，找到出现问题的原因，结合标准化的要求进行修正和完善，提升信息化管理背景下的档案管理时效性和合理性。为了确保标准化的管理流程，在信息化系统中形成独立的数据库，在档案管理信息系统中，还需要通过定制开发相应的功能模块形成标准化的档案管理执行工作日志，以便于管理人员定期查询管理工作落实开展的效果，这也是减低档案管理实践中风险的有效路径。

（三）提升工作人员能力素质水平

提升档案管理人员素质水平主要是指从档案管理的专业化要求角度，首先，面向信息化管理系统的具体执行人员进行专业性的理论知识培训，进一步扎实起在档案管理工作中的理论知识掌握程度和掌握有效性。其次，从档案管理工作的实践角度出发加强档案管理人员的安全教育、职责履行教育工作、责任心教育。使其从思想上认识到档案管理工作对于相关人员以及整个单位的运行发展所起的重要作用。从思想上重视个人的工作开展、提升工作开展的有效性。档案管理人员只有树立了正确的思想认知，才能在具体的工作开展中提升合理性和有效性，并积极按照标准化的流程要求执行落实档案管理工作。有了思想意识做支撑，进一步的人员素质提升主要集中在其对于信息化管理系统和软件的应用能力上。因此，单位内部还应当同步面向档案管理人员进行信息技术能力的针对性培训，或为档案管理人员提供外出深造学习或参与讲座、交流学习的机会，促使档案管理人员对信息化管理模式下先进的技术、先进管理系统的应用模式进行充分的了解，并同步掌握其实践应用方法。最终为其在工作执行落实中灵活应用信息化平台和技术，落实好档案管理工作提供重要的支持。

（四）加强档案管理权限设置科学性

权限设置的科学性主要是指在档案管理工作系统的运行和保障工作开展中，可结合档案管理的实际需求以及不同档案类型的保密级别进行前期的针对性分析和研究。确保基层管理人员和档案管理工作者能够首先对档案管理信息系统的运行原理以及各种不同类型档案的保密级别设置原理进行充分的了解。在此基础上，通过更加合理的权限设置，促使档案管理工作基于不同的岗位和人员进行更加细化的划分。只有档案管理工作在程序性、层次性上得到针对性的提升，才能确保档案管理背景下的权限设置在细致性和合理性上同步得到保障。为了确保权限设置更加科学合理，管理人员一方面要结合海洋档案信息管理的实际需求初步对信息管理权限的设置范围进行确定。另一方面，也要结合不同需求群体的档案信息浏览和调用需求，从更加细的角度出发科学设置档案管理权限，用更加清纯的权限划分，确保各岗位工作人员能够结合受众群体对象的需求，合理调取档案信息，确保档案信息顺利有序的应用。最后，档案信息管理中的权限设置还应当由专业的系统维护和管理人员提供相应的辅助指导，确保各岗位工作人员能够通过账号登录和功能模块灵活应用的方式调取相应的档案信息。同时，技术人员的辅助支持也是为了在档案信息权限需要扩充或缩减时，能够及时依托专业技术人员解决相应的问题，完成权限范围的调整和优化，最终为提升档案管理工作的成效提供重要的支持。

四、结束语

通过本文的分析可知，档案管理的信息化模式是现阶段档案管理经过创新完善后形成的新趋势。为了确保档案信息化管理在实践中取得更好的效果，管理人员应当结合信息化管理的具体要求以及实际状态对管理风险进行针对性的分析，并且从安全保障的角度提升管理工作力度，应用先进的技术系统提升档案管理工作的成效，同步达到风险规避的目标。管理人员也需要结合本职工作的要求对信息化档案管理系统的运行原理实际应用中的操作方法等多方面的内容进行充分的了解和把握，以便合理应用信息化的档案管理平台和系统完成好预期的档案管理工作任务。