建筑企业标书及方案数据库管理

梁锦皓，赵恩堂，苏章，李文建，周永明

（中建三局第一建设工程有限责任公司，湖北 武汉 430040）

0 引言

2020年2月18日，工业和信息化部印发了《关于运用新一代信息技术支撑服务疫情防控和复工复产工作的通知》，并取得了令人瞩目的成效。在常态化防疫的背景下，建筑企业通过BIM、云视频、云办公等信息化手段为复产复工提供了技术支撑和保障。但在项目知识资源方面，如项目方案标书数据等，在信息化发展的过程中存在信息孤岛的问题，方案、标书等公司核心知识资源不能有效地进行整理和利用，不能发挥其应有的价值[1]。

1 建筑企业信息存储现状

目前建筑业标书及方案等数据信息已基本实现数字化存储，但很多施工企业仍为无组织的数字化。由于缺少系统数据库，多数方案、标书等数据信息以项目为单位进行储存，海量的数据存储混乱，使企业现有的施工方案、施工组织、技术标书等不同类别的材料无法被高效利用。技术人员想要从中获取合适的资料仍十分困难，施工项目前期的标书编写和方案编制无法有效参考以往资料，难以发挥其应有的价值，造成资源浪费。同时，由于材料的存储方式多种多样，单个材料以不同格式重复存储，浪费存储空间[2]。

技术标书是投标文件里涉及技术方面的方案、内容、机具设备、人力、保障措施等的文件；施工方案是用来指导建设工程项目施工过程中的技术、经济和组织的技术性文件，其重要性对于建筑企业不言而喻。建筑企业建立包含标书及方案核心知识资产的资源库将会把信息资产集中化。部分建筑企业虽然信息系统建设的步伐很快，管理的步伐却没跟上，未能建立有效的信息安全防范和处理机制，造成企业相关信息数据被窃取。对于数据安全问题的担忧也是造成目前相关数据库建设缓慢的原因之一。

2 数据库建设经验

数据库是按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库，可以更好地管理我们的技术知识库，为技术人员编写技术标书、施工方案和施工组织设计提供强有力的数据支持。我司依托课题《基于云平台的标书及方案数据库管理》研究，已有初步成果数据库的使用及运营做到以下几点：

第一，应保证数据的安全性。建筑企业所积累的海量项目技术标书、施工方案及施工组织设计，作为公司核心知识数据，安全性是数据库建立的首要原则。首先，在数据库架构上，考虑到数据的外泄、意外损失等风险因素，采取安全冗余设计，在多台硬件服务器上安装多套数据库系统，使数据库服务器之间实现数据同步，互为备份。即使其中某台数据库服务器不可访问或意外损失时，集群中的其他数据库服务也可以正常访问。另外，为防止人为后台下载文件，泄露数据信息，可对文件采用加密保护等保密措施，实现对文件名称及文件内容的加密储存。在用户端，为防止员工恶意下载，根据岗位设置下载权限、设置下载数量阈值，并对访问人员数据下载情况进行追踪。运用多种机制对违规操作进行提前预警。

第二，建立数据库管理制度。数据库的管理包括对系统管理员的管理、对使用者的管理和对数据的管理。首先应组建数据库相应管理团队，分配管理员权限及责任，为后续数据库管理做好人员储备。管理员除了掌握基础管理技能，也应有足够的工程经验，以应对后续的文档审核。对于使用者的管理，包括账号注册、身份登记及审核，使用时的权限管理以及使用后的隐私安全保证。对于数据的管理，为使企业的海量数据得到高度组织和整齐格式化，采用结构化数据符合要求。先在数据库中构建整体的数据存储结构树，明确层级关系，再要求以项目为单位上传数据化信息。同时，对于技术人员上传的文档，数据库管理员应严格审核其格式及内容，完成审核流程后文档方可载入数据库[3]。

第三，应保证数据使用的便利性。为更好地达到建立数据库的初衷，数据库应尽可能地完善功能，以满足使用者的需求，增加使用者体验感。其一，应具备全库搜索功能。对于长年累积的海量数据，常规的根据标题或者内容检索往往会使技术人员对于相类似的材料无所适从。数据库的设立应提高检索的速度和精度，能在短时间内检索到精确的数据，从而满足技术人员的需求，提高从业人员对于项目方案及标书的编写能力。如果考虑各材料间易于区分的变量，在检索时根据条件对数据进行筛选，无疑能够实现检索过程更为快速、结果更为精准。比如，工程施工方案及技术标书、施工组织设计的编写往往受到时代及新兴技术的影响，以近几年时间段作为搜索条件得到的结果符合当前正处于施工方案编写阶段的技术人员的迫切需求，而更早时间或特定时间区段的方案则能满足所有员工对于大量的方案阅读和足够的知识积淀的普适需求。同时，由于以往工程方案及标书的存储缺乏系统的管理，其储存格式缺乏统一规定，以文件格式为筛选条件可以减轻技术人员检索过程的压力，节省时间。其二，应提供文档在线查看及编辑功能。一方面是为技术人员搜索到文档之后判断是否为所需的材料提供直观依据，另一方面也可以为技术人员及管理审核人员勘误需要修改的文档内容提供技术支持。其三，应提供协同编辑功能。以编制技术标书的过程为例。编制技术标书是一项复杂工作，在按业主要求编制标书目录之后，企业会按要求将标书内容按照特定的顺序进行分门别类，做好相应的人员分工并规定完成时间，每个技术人员负责相应的内容，一般会要求各技术人员在完成日期前2到3天完成以便后续汇总、复核和审查工作的进行。而投标书中关于施工组织设计部分的内容既多又杂，既有文字说明，又有施工方案图、场地布置图，还有各种表格和网络图等。不难看出，在传统的标书编制过程中，团队成员分别完成各自负责的部分，再统一合并文档并上传实际上既容易形成信息壁垒，增加沟通成本，也容易因为部分错误增加后期整合的负担，浪费时间和人力资源。施工方案的编写也大抵如此。如果编写文档的成员可以在公共平台上面协同编辑，在线交流，以上问题将得到有效解决。因此，此时数据库可以提供一个多用户在线编辑的文档平台，通过云同步的功能让团队成员共同完成方案、标书的制作，避免信息上的不对等，以此来提高效率。相应的数据库系统应具备自动实时保存共同编辑文档的功能，以防出现特殊情况导致文档未能保存造成工作成果损失[4]。

3 意义

从与数据库相关的主体角度切入分析，该项基于云平台的标书及方案数据库的建立有以下几点意义：

对企业员工而言，正处于投标阶段或者方案编制阶段的技术人员通过使用该数据库可以迅速检索到模板材料及有参考价值的文件，并按照模板生成指定格式的方案，大大缩减前期搜集资料的时间，提高工作效率，同时在方案编写时也可以纵向对比不同工艺的适用性，节省成本；而暂无紧急任务的从业人员也能通过该数据库检索下载材料以满足日常学习需要，提高自身专业素养。

对企业而言，建立基于云平台的专项数据库，既可以将已有的海量的施工方案、技术标书及施工组织设计进行有序的保存及管理，也可以规范后续项目文档的编写格式和上传。这不仅能够传承前辈们的精神意志，也能充分挖掘前人的经验的宝贵价值。企业为企业员工整合提供如此一个数据宝库，技术人员何时何地都能共享其中的技术成果，可以加快企业高素质技术人才队伍建设，充分发挥人才红利的优势，提高企业整体实力。技术人员能从数据库中检索选用最适合本项目的工艺方法及施工组织等，能够节省企业的项目建设成本，提高企业核心竞争力，增加知名度。此外，技术人员通过数据库对文档在线编辑、整合节省沟通成本，也能提高企业内部的运行效率[5]。

对行业而言，建立基于云平台的专项数据库是借用大数据手段对建筑行业闲置信息的重新利用，对冗杂信息的高度整合。在建筑行业发展逐渐变缓的当下，促进建筑行业信息化高质量发展正当其时，十分必要。专项资料数据库的建立有助于改变建筑行业粗放型发展的现状，通过保护及管理文本资源的方式提高资源配置效率，在技术标书及施工方案的编写阶段节省时间，提高生产效率，抢占转型升级制高点。

4 展望

我司对依托课题已研发出的数据库成果已做小范围试点实验，出台部门数据库管理规定，建立标准数据库存储分类标准目录，下辖BIM实施项目定期更新数据库资料，当前共建立11个项目试点应用数据库，经过7个月的测试，平台在具备较为齐全的功能，目前运营良好。普通用户登录数据库后，首页具备搜索、文件管理、消息列表等功能，管理员用户拥有数据监控、用户管理、小组管理等权限。技术人员可以通过在数据库上创建项目小组，并邀请其他小组成员加入，进行权限、任务分工，进行后续操作。同时，技术人员在文档管理页面也可以看到自己所在的小组，以及被哪些项目邀请加入文档编辑。总体而言数据库的建设目前已取得不错进展，基本满足初设时的功能要求。

当然，我司数据库仍处于初步阶段，还需要经过长久的建设和全体员工不懈的努力才能逐渐趋于完善。对于积累在项目的海量数据文档，要将其全部按照要求信息化上传显然需要几年甚至更长的时间。近几年的项目的技术标书和施工方案对于当前仍有着巨大的参考价值，而更早时间的项目文档又担心其储存出现意外损失，因此在文件上传过程中，已有材料上传的优先级也是值得考虑的问题。不仅如此，随着上传的材料数量及种类逐渐变多，以及项目小组数量逐步扩大，文档审核人员和系统管理人员的压力也随之加大，数据库的维稳也将面临巨大的挑战。与此同时，企业员工能否最大程度地运用数据库以提高专业素养，企业对员工以学习为目的使用数据库的督导如何不走形式主义，而能做到让工程经验不足的员工快速全方面成长，真正建设高素质人才队伍，也是难题[5]。

此外，此次标书及方案数据库建设也给我们带来一些其他的设想。数据库既已具备在线协同编辑文档功能，又具备上传revit格式的BIM模型功能，那也可以尝试开发出在线协同编辑BIM模型的功能，支持团队成员将BIM任务精细化进而分工协作。此外也可以开始BIM数据库的建设，收集项目全生命周期中的海量信息，准确反映项目的整体状况，加快决策进度，提高项目质量，助力企业精细化管理。总而言之，为了加快打造建筑产业互联网平台，更好地推进数字化设计体系建设，我司自会承担起建筑企业领军人的责任，提高建筑工业化、数字化水平。

5 结语

建筑企业建设标书及方案数据库可以有效地解决项目知识资源存货堆积而得不到有效利用的问题，对于当前我司甚至对于整个建筑施工行业标书及方案编写时间较长的现象都能有所改观。而数据库的建设与发展不是一朝一夕能完成的，从数据库建立到数据信息上传以及后期的运营维护整个过程都需要花费巨大的人力及时间成本。企业、各项目与技术人员应携手长足努力，为标书及方案数据库的建设添砖加瓦，加速打造企业核心优势，促进建筑行业全方面信息化发展。