博物馆陈列展览档案建设信息化研究

刘佳

（广东民间工艺博物馆，广东 广州 510000）

现今博物馆建设的核心是社会职能，即对公共文化的服务，而陈列展览作为博物馆最基本职能，是博物馆进行公共文化交流的主要载体，其水平直接影响博物馆的社会功能及形象。陈列展览档案是博物馆举办展览的重要记录，对展览档案的有效利用能帮助博物馆工作人员总结完成展览的情况，并为之后的展览工作提供必要的借鉴和参考。然而很多博物馆对于展览档案管理还停留在电子与纸质归档，没有建立数字档案系统，使得后期对于档案的再查阅与运用以及对过往展览的参考都不够便利化和系统化。因此如何将博物馆陈列展览档案信息化以及数字信息化后所产生的效果，是未来展览档案建设的关键，本文拟就这一问题浅谈认识。

1 陈列展览档案建设的内容与重要性

展览档案是在博物馆举办展览后形成的文字、图表、声像、实物等资料，具体包括以下内容。

文字档案：展览中形成的文字记录，包括在展览活动前期的方案、计划、展览展品清单、请示及报告、陈列大纲、展览形式设计方案、专家评审意见、展览图录初稿；合作展览中的交流函、展览合同、运输保险协议及保单、展览交流备案表；在展览中期形成的宣传通讯稿、导览手册、讲解词、观众留言等；展览后期的财务票据、展览总结、展览图录等。

图表档案：主要有展览前期形成的展厅平面设计图、展览形式设计图、展厅立体效果图、展柜设计图及电路设计图纸、经费预算有关的报价表格。

声像档案：包括展览中形成的具有保存价值的照片、影像、数字资料，主要有展品高清图片、展览布展工作照、展览开幕式及展厅照片、观众参观和讲解员现场讲解影像、新闻媒体宣传报道图片及影像、虚拟展览及AR数字资料等。

实物档案：展览中收集的具有档案属性的实物，主要有展览过程中获得的奖状、奖杯、证书等，还有展览相配套的文创、纪念品、出版图录等。

博物馆对于展览档案管理工作的重视远低于对文物藏品档案的管理，特别是对于展览档案的管理，国家还没有统一的建档标准与规范，各个博物馆也只是针对各馆自身需求制定相应的管理制度。因此，就导致很多博物馆展览档案管理混乱，材料不足且丢失。但展览档案对于博物馆自身还是有一定重要性的。

一是为未来展览提供参考标准。展览档案能够完整地总结一个展览举办的全部过程及程序，它不仅能对已经举办完成的展览进行经验总结，还能为未来要举办的展览提供借鉴及参考依据。对展览档案的总结能帮助展陈工作人员了解往年展览的选题、完整度及观众满意度，完善展览中出现的问题并进行必要的创新，促进博物馆展览水平的提高。

二是为博物馆评估提供展览原始材料。对于博物馆每年的考核评定而言，包括全国博物馆定级、爱国主义教育示范基地、全国科普教育基地等基本评定，陈列展览的工作情况都是评定的重要内容，因此将展览过程详细归档，对博物馆评估工作是至关重要的。

三是为博物馆提供科研基础。博物馆工作人员编写展陈资料汇编、博物馆图录等都要依据展览档案原始资料，展览档案的保存能有效地推动博物馆文化交流与普及。

四是为博物馆宣传教育提供原始素材。展览是博物馆宣传教育的重要手段，将展览档案中的展览信息通过数字化手段进行整理加工，建立虚拟展厅或是进行AR展示，可以使展览内容得以长久地保存及宣传下去，让更多不能来博物馆的观众也能在网络上了解到展览信息，接受相应的文化教育。

2 陈列展览档案管理建设目前面临的问题

近年来，随着国家对博物馆文化服务及教育的重视，陈列展览作为博物馆工作的核心，举办的数量逐渐增多。随着展览数量的增多和我国文化事业的不断进步，使得越来越多的博物馆认识到展览档案分类管理的重要性，并开始对展览档案进行保存及管理①。当然因为展览数量的增多，档案数量也会随之增加，受到各种因素的影响，导致现阶段大多数博物馆在展览档案管理分类中存在问题。

一是展览档案管理及分类方式落后。对于现阶段的大多数博物馆而言，在展览档案的分类与管理工作中不论是技术还是方式都存在着滞后性。部分博物馆在整理和归档过程中还运用硬盘以及纸质人为归档，这种管理档案方式不仅使得工作效率低下，还会增加管理成本，并且在档案管理中错误率也会增加，无法满足现今数字化博物馆的发展要求，同时档案丢失与后期查找困难的问题也会存在。

二是展览档案管理重要性意识不足。现今很多的大型博物馆都已经意识到展览档案的重要性，并不断完善管理方式，部分博物馆也尝试利用信息化手段对展览档案进行整理和分类。但对于其他特别是一些规模较小且藏品较少的博物馆而言，展览档案的缺失以及无法发挥其利用价值的现象还广泛存在，很多博物馆内管理档案的相关工作人员对于展览档案管理意识不强，使得相关工作无法顺利推进，这都不利于博物馆发展数字化和信息化。

三是展览档案分类管理基础设施落后。基础设施的完善是保证博物馆中展览档案管理顺利进行的前提保障。现今博物馆发展迅速，展览以及藏品资源不断丰富，与之相关的档案信息数量也随之增加，这都为归档管理工作增加了难度。而在这种情况下要想充分保证每个展览的相关信息都能收集、整理、保存下来，并且不出现错误，不仅要靠档案工作人员提高工作水平，还需要博物馆自身匹配并完善相应的基础设施。很多博物馆档案管理的基础设施落后，一部分博物馆还使用移动硬盘进行存储，还有一部分则沿用传统纸质档案，这些存储方式都有不便于查找、容易丢失的问题。

四是博物馆中档案管理人员专业能力有限。博物馆中档案的分类管理存在着较复杂的特征，对于相关从业人员的专业能力以及综合素质都有较高的要求。但部分博物馆在相关人员的招聘中很难招到相应专业的，甚至有一部分管理人员并非档案专业，这就使得管理水平较低，很难掌握工作重点，影响了博物馆档案管理工作水平。

3 陈列展览档案建设数字信息化建议

博物馆工作数字化是当今主流趋势之一，展览档案在大数据时代下也面临着改变，要实现收录、保存、管理和利用统一在立体化动态数据系统中②。大数据信息化的工作模式已经在文博行业内大规模使用，特别是对于馆藏文物保护修复档案，已经大规模使用数字资源档案进行管理，这都为博物馆工作带来了新的改变和广阔空间。但是对于博物馆展览档案而言还相对落后，应尽快建立并完善展览档案动态管理系统，建设展览档案智慧查询平台和数字资源共享平台对于展览档案的管理是至关重要且迫切的。这里也期望展览档案数字化资源管理平台建设起来（表1），为之后的展览等提供借鉴。建立展览档案数字化资源信息的标准化存储、访问、应用，逐渐实现对博物馆展览信息数字化资源的统一应用管理。通过基于B/S架构的数据化资源管理平台实现网站和移动端用户的展览档案相关资源数据的配置和管理。

表1 数字化资源管理平台建设

3.1 展览档案数字系统建设内容

展览档案数字系统中内容可以分为三部分。

一是展览档案内容分层级归纳。对展览档案内容归档可以划分模块层级，最大层级是展览类型，在展览类型下细分四大模块，分别为文书档案、图表档案、音像档案、实物扫描档案，这样展览档案内容就有针对性地填充在不同模块下。

首先在系统中对展览数量以及资源的种类进行统计，并在系统中对展览进行分类，包括常设展览、临时展览、馆内展览、交流展览等。同时针对展览类型以及相关资源信息进行图形化展示。展览档案一级分类按照展览类型区分，二级分类按展出场地区分，在本馆展出的常设展厅、临时展览按本馆自身展厅分类，交流展览则分为两部分：一是本馆引进展览按本馆展厅和引进展览方同时标注；二是本馆借出或在本馆外合作展览则按展出展馆标注。在对系统中档案层级进行分类后，就要对相应的展览档案信息进行填充，在每个展览下也要将相应的档案资料信息进行分类①。本馆展出的一般常设展览总结档案分为展览前期方案、展品清单、展览大纲、展览形式设计图、专家评审意见、数字化展厅方案及相关协议和虚拟展厅展示、相关文创及开发方案、展览配套图录及成书扫描，展出时包括开幕式等展厅实景照片、展厅拍摄纪录片、展览申报省级及国家项目申报材料、相关展览宣传教育等，因为很多常设展厅更换周期短，展出中间会进行部分展品的更换，针对更换的展品需在系统中显示每次更换的时间、更换展品和展品说明牌等内容②；对展出本馆展品的临时展览总结档案一般较为简单，很多临时展览展出周期短，一般都在3～6个月，因此针对这类展览的档案大致与常设展览类似，因为临展都有展期限制，所以应在临展内容后标明展期及展出地点③。对于交流展览还应细分为两类：一种是引进展览，这类展览主要是将其他博物馆的展品借来本馆进行展示；另一种是借出展览，这类展览则是将本馆展品借出到外馆进行展示，这两类展览的档案都是在这些基本档案的基础上再加上相关交流的函件、展览协议、运输保险协议、点交清单、展览情况说明以及相关的报送备案文件等。

二是展览观众满意度图表展示。在对档案内容进行整理收集后，就可以调查观众对展览的满意度，将调查数据统计上传到系统进行大数据分析。在每个展览结束后都应对已完成的展览进行总结，以期为之后策展提供借鉴，使策展水平有所提高。比如展览结束后进行观众满意度调查和观众观展意见收集，将调查和收集的相关数据和信息上传至展览档案数字系统中，运用图表的形式分析数据，可以了解观众对展览的哪方面满意，哪方面需要改进，以便为下次展览提供科学的数据。

三是其他博物馆或本馆获奖展览内容统计。每年博物馆行业内都会评选出十大精品展览，获评展览在很多方面都很优秀，为了提升本馆的展览质量，可以对这些获评展览进行总结学习，并通过大数据分析这些展览哪些方面好、有什么共同点等，以方便之后的总结学习。

3.2 展览档案数字系统管理方式

管理员信息管理：在展览档案数字系统中可以根据博物馆工作人员的需要设置多个管理员，管理员可以查看所有展览档案系统中的列表信息，还可以进行新增档案修改、删除及查看详情，以及播放视频、预览图片、3D资源预览和下载、资源共享等，也可以进行资源信息的编辑等操作。

统计分析管理：展览档案中可以跟踪用户的游览过程，实时记录观众在各展览停留时间，结合系统云平台和大数据分析功能，对观众本次游览和历史游览的行为进行分析，统计出各个展览观众群体的数量，最后以图表的形式进行展示。

公告管理：在展览档案系统中，管理者可以对所有用户发布一些重要的公共信息，方便各个用户的系统使用。

系统管理：一是用户信息管理，比如管理志愿者服务系统中用户的添加、编辑、状态修改和分配角色等业务功能。系统会设置一个最高权限的管理员，可以禁止其他人操作。二是角色管理，系统管理员可以通过建立不同的角色对用户实行权限管理，系统管理员在创建用户时需要对用户的角色进行分配。三是数据字典，数据字典中可以存放系统中使用的公共常量，管理员平时查看字典列表，并对字典信息进行添加、编辑、删除等操作。

3.3 展览档案数字系统的优势

展览档案利用率的提高：展览档案数字化，建立档案数据库，能够更方便工作人员研究利用相关的展览档案，同时运用方式更加的快捷和便利，这能有效地提高展览档案的利用率。以前的展览档案都存储在档案室，翻阅查找档案需要申请才能进入档案室，同时很多都是纸质档案，翻阅时效率很低，这大大降低了档案的利用性。随着展览档案数据库的建设，工作人员通过登录个人账号进行搜索就能查阅相应的资料，这样展览积累的档案也就能灵活运用了。

展览信息资源共享的实现：建立展览档案数字管理系统，特别是针对博物馆展览档案的特殊性开发一套管理系统，并将这个系统作为一个模块放置在博物馆档案系统中，与馆内其他资料档案实现共同开发、设备共享，不同载体的展览档案文件可以传输和保存，博物馆内部网络系统的功能主要在于展览档案信息数据库的多用户共享，用户能快捷地在展览档案数据库中找寻符合个体需要的相关信息，在一些规模较大、人员较多的博物馆中，需通过有线或无线网络将业务人员所用的计算机终端与服务器连接起来，不仅能减轻众多用户终端计算机硬盘存储负担，便于档案数据库的维护和更新，而且也有助于部门人员之间开展必要的分工与协作，起到资源共享的作用。

展览档案隐秘安全性的提高：展览档案信息大众化的检索，意味着展览档案在信息技术上的对外开放。为提高展览档案管理信息系统的安全性、保密性和灵活性，系统应对不同的使用者，设定不同的操作权限及访问级别。同时系统应进行本地化部署，无需链接外网就能正常使用系统。这样既能让使用者方便查找相关档案，达到展览档案信息资源共享的目的，又能合理地保护展览信息。

展览档案管理的信息化能快速并大幅度提升展览信息管理效率，为展览信息精细化管理提供高效工具，加强展览及其数字信息的统一管理。建立好博物馆展览档案的数字管理系统，对提升展览水平，扩大博物馆的社会影响力都有着重要的意义。

4 结语

博物馆陈列展览档案能完整并真实反映博物馆展览工作，是一个博物馆展览发展历史的完整记录，是博物馆内部档案管理工作的重要组成部分。做好一个博物馆展览档案管理工作，不仅能有效提升博物馆展陈水平，更能扩大博物馆自身的社会影响力，应对博物馆展览档案的建设加大重视，采取高效、信息化的手段及管理办法③，促进博物馆展览档案分类和管理工作的科学化、合理化，有利于博物馆自身文博事业的快速发展。

注释

①鹿继敏.博物馆陈列展览档案分类与管理[J].云南档案，2018（5）：51-52，57.

②寇芳莹.馆藏文物保护修复档案建设研究[J].北京档案，2022（1）：32-34.

③徐莹.博物馆陈列展档案分类与管理策略[J].办公室业务，2002（22）：145-146.