全国学会线上换届服务工作实践及改进建议

王姝力 李 岩 刘玉琪

(中国科协学会服务中心，北京 100081)

坚持内涵式发展，推出更有吸引力的服务学会数字产品，打造以全国学会和科技工作者为中心的科技服务和内容生产综合运营的平台，是落实“智慧科协2.0”工作的重要举措，是通过数字化、网络化服务方式赋能学会数字化转型，推动学会组织治理数字化，提高学会管理服务能力的重要手段[1]。新冠肺炎疫情背景下，学会如何在“少聚集、不聚集”的条件下顺利开展线下换届工作，成为了全国学会的一大难题。如何利用信息化、数字化手段支撑学会线下工作，也成为学会管理服务平台亟需突破的瓶颈。

针对当前学会线下换届难的问题，在“智慧科协2.0”视域下，依托学会管理服务平台开展了应用场景设计，建立了完整闭环的在线换届会议服务机制，以“合规、便捷、安全、可靠、减少聚集”为宗旨，“会前—会中—会后”全程跟进，切实解决了学会线上换届的难题。

一、开展学会在线换届服务的必要性

(一)换届工作是学会有序发展的必然要求

换届工作是全国学会组织创新与治理改革的核心环节，是推动提升学会治理体系和治理能力现代化水平的重要内容。全国学会应坚持目标导向、问题导向、需求导向和服务导向，将党的组织建设与民主运行、内部治理有关制度规定相统一，强化学会党建、内部治理、规范运行、开放合作等方面的内容，实现全国学会党组织调整与理事会、监事会换届同步部署、同步开展。中国科协2021年印发《中国科协全国学会换届工作指南》，明确了换届报批、换届筹备、会议筹备、换届后备案、党委委员产生调整等5个部分的重点步骤环节，提供了33个流程模板，给予学会翔实、可操作的工作指导[2]。

(二)开展在线换届服务是破解困境的有效手段

根据中国科协学会服务中心统计，2021年应换届学会52家，延期换届学会31家，共计83家；2022年应换届学会48家，延期换届学会22家，共计70家。与此同时，民政部于2021年9月召开全国性社会组织未按期换届督促整改会议，将到期未换届行业协会商会换届整改纳入今后一个阶段重点工作安排，使学会换届成为疫情背景下迫在眉睫的现实需要。

(三)开展线上换届服务是突出“服务”的重要手段

“智慧科协2.0”侧重于提供体现科协系统专业化、可靠性、独特性的服务，由“业务导向”向“服务导向”转变，让用户参与服务提供，服务更加匹配用户需求，用服务沉淀数据，用服务拓展服务。以前学会换届，科协系统更关注关键节点的文件材料和最终换届结果，对换届过程的难点难题关心不足，现在通过建立完整、闭环的在线换届会议服务机制，解决疫情期间学会换届难题，提高学会换届效率，形成标准化流程，实现了向“服务导向”的转变。

(四)线上换届服务是供需双方催生的数字新业态

让学会享受专业技术服务的同时，满足学会业务场景服务需求，创新交互模式，才能催生出服务学会和会员的数字新业态。建立完整闭环的在线换届会议服务机制，是规范疫情政策下学会换届的阻碍和难题的有效途径，开发帮助学会实现换届会议邀约、线上报名、身份审核、线上视频、签到、发言、表决、投票的全流程贴身服务的新场景，在保障遵守疫情管控原则的前提下帮助学会“公开、民主、规范”地开展换届选举。

(五)开展线上换届服务是数据沉淀与分析的有效途径

当前，会员会议系统总计入库会员199万余人，其中通过会议系统、会议服务等各类运营推广服务，新增的会员数量超过20万人，未来，线上换届服务有望成为为会员系统引流的关键一环。此外，依托线上换届服务积累的质性数据是开展学会发展规律研究、探索学会治理现代化的标准与路径等的重要基础和宝贵资料。

二、学会在线换届服务流程

中国科协会议管理系统聚焦广大学会的办会需求和特点[3],提供了包括会议宣传推广、参会邀约、参会报名、论文征集、参会日程、现场签到、直播录制、现场投票、会议数据管理分析等一系列功能。学会线上换届工作是应用智慧科协会议系统服务学会的一个重要场景，也是切实解决学会难题的切入口。

(一)基础准备

深入学习《中国科协全国学会换届工作指南》《中国科学技术协会全国学会组织通则》等相关文件，了解换届流程，形成《学会线上换届选举方案》，绘制学会换届流程图(如图1所示)，确保线上换届各环节合法合规[4]。同时在现有会议系统的基础上，做出针对性调整，使系统更适合学会换届使用。

(二)深入调研

在会议召开前的一个月，与学会工作人员保持密切联系，实时沟通换届会议时间、地点、届次、规模等基本情况，根据学会实际情况，协助学会制定全流程换届选举方案。

(三)实地走访

临近会期，与学会工作人员提前进行会议场地勘察，开展会议测试，对接调试现场设备，调整优化会议流程，评估解决系统问题，并在会议开始前一周与学会人员进行彩排,为会议召开做好充分准备。

(四)现场保障

为学会提供现场直播技术支撑，确保画面准确无误转播，同时配备定点人员负责会议总控、整体调度、人员报到、投票统计、现场拍照等工作；技术人员通过会议系统全程监控会议进程，对重要环节进行截屏留证，并引导参会用户进行投票及数据统计，全方位保障会议进展。通过“线下+线上”的会议统筹和无缝对接，将传统线下形式的会议“复刻”至线上。

(五)扩大宣传

换届会议结束后，根据学会需求，协助学会对投票数据做好分析，同时将视频素材、人员合影、会议资料等相关文件打包、存档。最后，将学会线上换届流程形成新闻稿，在“学会服务365”App上广泛宣传，让更多学会了解换届新模式。

(六)做好预案

在实际换届过程中，经常会有各种突发情况，对此，相关人员与团队积极沟通，针对疫情常态化大背景下可能出现的问题，结合以往办会经验，形成《学会换届服务应急预案》，保障学会换届大会的顺利召开。

图1 学会线上换届流程图

截至目前，系统已为中国城市规划学会、中国心理学会、中国电影电视技术学会、中国有色金属学会等32家全国学会组织提供换届会议服务47场(次)。其中，总会线上换届服务23场次，理事会线上换届服务3场次，分支机构线上换届服务19场次，提供全套解决方案2场次。此外，还为地方学会提供线上换届服务1场次，非中国科协所属社团提供线上换届服务3场次，并有12场换届会议正在执行中。学会反馈均为“效率高、服务优”，实现换届会议零失误。截至目前，所有接受服务的学会均通过各种形式提出感谢，学会对服务满意度很高。

三、存在的问题

当前线上换届服务已经能够覆盖学会换届全流程，能够圆满解决学会疫情背景下的换难题，但仍然存在一些问题。

(一)制度不健全，线上换届缺少标准流程

当前线上换届虽然已经帮助一部分学会解决了线上换届的问题，且提交的相关材料也获得了有关部门的认可，但是目前仍然缺少一套官方的线上换届流程标准。即使完成了线上换届，学会对其流程仍然存在许多疑问，再次换届仍需有经验的团队进行辅助。

(二)数据链未打通，换届材料重复提交

当前科协部分部门在数据交互方面仍是短板。在换届过程中所产生的PPT、视频影像、学换届名单等信息，需要学会人员再次通过纸质文件或者下载成电子版报送科协、民政部等相关部门，未实现网上一键办理，全流程的信息化水平仍需加强。

(三)系统不完善，换届未达成体系化

当前线上换届服务虽然已经形成了一系列流程化操作，但是并未形成体系化的系统。现有的线上换届更多依赖学会管理服务平台内的会议系统、问卷系统及直播系统，通过人工整合对应系统完成学会换届，存在一定程度的人力资源浪费。

四、对策建议

以“智慧科协2.0”建设为契机，与科协、民政部相关系统打通，形成官方、便捷、可靠的标准化线上换届流程，换届前后学会人员信息自动同步，保证换届会议公开透明合规，换届数据安全真实可靠，提高学会业务工作效率，赋能学会换届信息化。

(一)固化业务流程

召集相关部门开会研讨，结合线下换届的流程，以及已进行线上换届学会的经验，多方沟通交流，规范学会线上换届需要提交的材料，形成官方的线上换届工作指南，指导学会完成线上换届工作。

(二)实现系统联动

根据学会换届所需相关材料，定制统一的业务模板，自动生成在线填报审批文档，初步实现无纸化管理；整合相关资源和系统，实现各系统数据互联，功能互通，实时同步换届过程材料和审批结果，打造高效、安全、规范的换届模块，减轻学会管理部门工作强度。

(三)完善现有系统

通过科学设计流程、系统分步指导、操作细节提示，提供学会业务流程办理进度与关键节点的自动提醒、记录，构建科学的换届报批业务办理模式，便于学会掌握审批进度，提高学会业务工作效率，增强科协的监控能力和管理水平。