电子发票管控存在的问题及对策研究

刘莉

摘要：随着税务大数据平台逐步实现信息共享和完善，电子发票也在大数据时代得到了新的发展生机。大数据时代，随着税务金税工程系统的不断完善升级和电子发票的发展，对企业的信息化建设能力、发票管理能力和内部管控能力提出了更高要求。文章介绍了在大数据时代下，电子发票的使用可能对企业产生的税务风险和管控问题；企业应采取建立健全企业发票税务风险防控体系、加强企业全员培训、升级和协同企业信息平台等措施，以便企业提升企业电子发票管理水平。

关键词：电子发票管控；大数据时代；信息化；问题；对策

一、引言

“金税三期”是首个全国统一的国地税征管应用系统，基本涵盖全部税费征收管理和数据分析功能，是税收征管与科技的有效融合，是大数据的一种体现。“金税四期”在“金税三期”基础上进行升级，实现对“税务”和“非税业务”更全面的监控。随着金税系统的不断升级和电子发票的推进，大大提升了税务机关对企业数据掌握的全面性、及时性。税收机关的大数据管控对企业的财务和税务工作影响较大。短期存在潜在税务风险爆发的消极影响，大数据时代，税务锁定企业税务风险很容易，为企业提出了挑战；长期来看有助于企业防控税务风险，有利于降低遵从成本。在这种大数据环境下，企业要顺应时代要求，不仅要建立完善企业的发票管理内控制度，还要将信息系统和发票管控协同应用，以提高发票管理效率和税务风险的防控质量。

二、电子发票概述

（一）电子发票的定义

电子发票是信息时代的产物。它与普通纸质发票的相同点都是采用税务局统一发放的方式给到商家使用。电子发票与纸质发票一样是最基础的会计原始凭证，既是财务会计管理的重要手段，又是税务稽查的重要依据。

然而，相比于纸质发票，电子发票又具有独特的优势。电子发票以电子形式作为会计电子档案保存，打破了纸质发票作为会计记账凭证的传统；同时，通过电子发票管理系统在线开票，可以节省发票工本费、税控机及相关人力成本，方便了企业的会计核算工作。

（二）电子发票的发展

自2012年我国在多省开展网络（电子）发票试点，电子发票已经发展了9年。这9年，为了推进电子发票的普及和应用，国家坚持立法先行，以点带面，陆续发布了多项政策文件，进一步规范和扩大电子发票的使用，加速了电子发票全面普及的进程。

财政部发布了财政部国家档案局令第79号、财会[2016]3号和财会[2020]6号文件及时扫清电子会计凭证应用的制度性障碍，推进电子档案合法化和电子发票归档合法化，鼓励符合条件的单位对电子发票进行无纸化报销、入账和归档，以减轻单位打印电子会计资料的负担。

2020年是电子发票发展重要的一年，首先，2020年电子发票的范围从增值税普通发票扩展至专用发票，这一年增值税专票发票电子化在多省市进行试点；其次，财会〔2020〕6号文件明确提出“来源合法、真实的、符合档案管理要求的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力”，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档。增值税电子专票的多批试点和对电子会计档案的规范要求表现出发票电子化的推广即将全面铺开的趋势，可以说发票无纸化时代已经不远了。

（三）电子发票的意义

首先，电子发票降低了企业成本，减少了资源的浪费。相比纸质发票，电子发票有低耗能、易于保存、节约时间、方便查询、无纸化等优点。纸质发票的前期开具、打印、送达和后续查询、检查调阅、装订存储需要耗费大量人力和成本，电子发票降低了企业的综合成本。

其次，电子发票的出现和发展不仅改变了企业传统的纸质化工作方式，也提升了企业的财务人员的工作效率。传统纸质发票的工作模式下，财务人员需要花费较多时间申领发票、开具发票、寄送发票，费时耗力且容易丢失损坏，而电子发票大大节约了财务人员发票管理的时间且安全性较高；同时发票作为重要的会计原始凭证，不存在存储时间和地点的限制，方便日后的管理与查询工作。

最后，电子发票是会计档案电子化建设的必经之路。电子发票的应用推进了会计档案的电子化的积极建设，也保证了工作的有效实现。会计档案电子化的推進，有利于智能背景下大数据平台的建设，使会计数据及信息得到充分的利用，有利于促进企业内部的管理，体现我国实际的经济数据。电子发票是信息化趋势所向，是大数据进程的必然产物。推广并普及电子发票，是信息化时代的必然要求。

当然，随着电子发票在企业中的广泛使用，企业在实际管理中所存在的问题和风险也随之而来。下面针对电子发票对企业带来的内部管理风险和税务风险进行简要分析。

三、电子发票管控存在的问题

（一）缺乏培训体系

现阶段，电子发票已经推广到一定程度，电子发票的报销者和审批者是企业涉及报销的员工和财务审单人员。随着电子发票在企业实际报销中的使用，企业报销员工和财务审单人员没有完全掌握最新的电子发票的专业知识，比如员工在报销时并不清楚电子发票报销入账的具体操作流程，不了解电子发票符合税务要求的保存格式等具体要求。

（二）存在重复报销风险

与纸质发票不同，电子发票是可以多次下载的，这样的特性就造成一个不可规避的问题，增值税电子发票重复下载和打印，会增加发票被重复报销的风险。电子发票的重复报销不仅引起企业内部的财务管理风险，还会因为重复列支成本引起企业所得税风险。

（三）存在查验风险

电子发票的可自行下载，不具备纸质发票的物理防伪特性，存在被PS篡改发票金额、发票号码、发票抬头等重要信息的风险，而这种篡改人工肉眼很难被发现；电子发票可被修改的特性增加企业财务管理风险和税务风险。目前，通过增值税电子发票平台开具的电子发票（普通发票和专用发票）顺应电子信息化时代需求，只有发票电子签名，此类电子发票在票面上看不到发票专用章，也不再显示开票单位盖章字样，这就要求财务人员从谨慎角度，最好进行真伪验证。

（四）信息不对称

在现阶段下，增值税电子普通发票不支持作废操作，具有可复制性，无法回收的特点。实际发票操作中，电子普通发票红字冲正会存在信息不对称问题。电子普通发票开具方红字冲正，因普通发票不需要进行认证，受票方很难获知红冲信息。这种信息不对称会导致受票方发票早已经报销完成，会增加受票方的发票管控难度和税务风险。

（五）存档不符合要求

依据财会[2020]6号文的规定，符合规定中涉及相关条件的单位可仅使用电子会计凭证（包括电子发票和其他电子票据）进行报销入账。在实际操作过程中，存在部分企业对政策的理解有误，只打印电子发票作为纸质凭证报销入账，没有保存电子发票的原件；或者保存的电子发票原件不符合电子发票存档要求；这些错误的存档行为，会对企业造成重大的安全隐患和税务风险。

（六）缺乏统一的电子发票监管平台

缺乏国家层面统一的电子发票监管平台，虽然目前税务局金税工程系统已具备很多电子发票监管查询功能，但只有税务局层面可以查询和监管，而企业层面可以查询使用的功能权限非常有限。等到税务局拉出相关的可疑匹配数据给企业端，会造成企业发票信息的滞后性和产生相应的税务风险。建议发票监管平台未来可以向开票方、接收方、税务、工商部门等开放，并纳入审计、会计师事务所等监督方，简化和增强社会监督作用。

（七）缺乏企业内部的信息化平台

信息化是未来企业提升竞争力的必由之路，但很多企业信息化建设效果并不明显。要想真正将电子发票的作用发挥到最大，方便企业员工的报销和财务人员的审核，仅有国家层面的电子发票监管服务平台是远远不够的，企业还需建立自有的信息化平台。

四、完善电子发票管控的建议

（一）加强企业全员培训

企业在电子发票管理方面除了完善企业的电子发票管控制度，还需加强企业全员关于电子发票的培训。一是提高财务人员的培训，提高财务人员专业技能素养和电子发票风险防范意识，是企业防范电子发票风险的重要环节。作为大数据时代的财务人员，应主动学习新知识，不断提升自己的财务业务能力。每一个财务人员都应该有发票风险意识，认真地复核每一张发票，充分认识到一点小小的认知错误也可能给企业带来潜在的税务危机。二是组织企业员工培训，让企业员工充分了解电子发票相关报销制度，认识到电子发票的财务风险和税务风险，不能认为发票管控只是财务人员的事情。三是企业要严格落实发票责任管理制度，对违反相关规定的员工进行处罚，防范因此给企业带来的税务风险。

（二）建立电子发票存档数据库

企业应该根据自身实际情况建立电子发票存档数据库，避免电子发票被重复报销。一是小企业可以通过对电子发票登记台账，记录每张电子发票的发票号码、发票代码、开票日期、发票金额等关键信息，用EXCEL等工具进行统计查验来避免电子发票被重复报销。这种方式只适合企业规模很小且没有发票管理系统的情况；二是对于大企业或者多个财务审核人员的企业，上述方法不仅不会避免电子发票重复报销的问题，还会加大财务人员的工作量，这已经偏离了国家发展电子发票的初衷。此类企业可以建立发票管理系统自动验票，同时通过集成企业内部报销系统和外部国税发票查验系统，可以实现电子发票查验、报销、电子发票资料存档等功能，大大提高企业发票管理和报销效率；三是为了解决重复报销问题，可建议税务部门采用银行打印回单的模式，除第一次下载外，其他每次下载均生成补下载次数备注，这种下载次数备注可以帮助企业减少重复报销的概率。

（三）利用税务平台验证电子发票

财务人员审核电子发票时，不能简单地按照以前审核纸质发票的方式进行。电子发票容易被修改，不易人工轻易分辨电子发票的有效性；同时通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子发票（普通发票和专用发票）没有发票专用章，采用电子签名代替发票专用章，需要通过增值税电子发票阅读器检查电子发票的真伪。因此，建议财务人员审核电子发票时，通过税务平台验证电子发票的真伪和电子发票签名的有效性，降低企业的电子发票税务风险。目前企业可用通过两种方式来辨别电子发票真伪：一种是在税务局官网查询电子发票真伪；另一种是通过增值税电子发票版式文件阅读器验證电子签名的有效性。

（四）流程控制解决信息不对称

电子普通发票的红字冲销需在技术层面实现有效的控制，实现各平台的数据及时共享，从而解决信息不对称问题。一是通过定期批量查验已报销过的电子普通发票，财务人员定期将电子发票与增值税发票综合平台的“红字增值税发票信息提醒”功能进行信息比对，筛选出被红字冲正的电子普通发票进行后续处理。但此方法流程较为复杂且具有滞后性，如果发现发票已报销则会存在税务风险。二是要从根本上解决增值税电子普通发票的红冲信息不对称问题，可参照目前增值税专用发票的红冲模式，开票方在红字冲正电子发票时，则需受票方在开票管理系统中发起申请；销售方开具增值税电子红字发票，可关联至原增值税蓝字电子发票，让增值税电子发票全流程可追溯。

（五）做好电子发票的存档

首先，企业无论仅保存电子发票的原件作为报销入账归档依据，还是企业将电子发票打印成传统纸质发票作为报销入账归档依据，都必须保存电子发票原件；其次，如果企业仅保存电子发票原件作为电子会计档案，需满足发票来源真实有效、防止被篡改、符合归档格式和必要审批流程等前提条件；最后，从电子发票原件的保存格式来看，目前电子发票原件包含PDF和OFD两种格式，如果不是电子发票原件，而是对电子发票的截图或拍照生成的电子文件不属于电子发票原件，不能作为合法有效凭证在所得税前扣除凭证。

（六）建立电子发票监管平台

在信息控税时代，企业和财务人员急需具备国家层面统一的电子发票监管平台。通过电子发票监管平台，各家企业可以直接实现所有的电子发票开具、生成发票验证码、查询、打印、下载原件和后期监管等功能；发票接收方经办人则可以持发票验证码由财务人员直接查验电子发票。这既杜绝了多次下载发票多次报销的风险，也方便验证电子发票的真实性。

（七）建立企业自有信息平台

面对税收征管越来越智能化的大数据环境，企业应该转变理念，重视信息化管理价值，提高大数据分析背景下税务风险的认识，借助信息化手段建立起相应的电子会计档案管理体系，真正做到防患于未然。

发票的无纸化是信息化时代的必然趋势，企业建立自有信息平台，以提高报销流程的效率和发票管理的内控质量。首先，需关注OFD格式发票的查阅和查验功能。企业信息平台需与外部税务平台关联，可以查阅和查验员工提交的电子发票原件，确保电子发票的真实性和合规性，避免电子发票的重复报销；其次，协同企业各信息平台，建立电子会计档案管理流程。企业需向电子会计档案管理观念转变，将发票管理平台与企业的做账系统、报销系统、CRM系统对接，实现提单报销、审核、入账、存档全流程化和电子化，改进财务工作流程和提高财务工作效率；再次，實现发票信息数据、财务数据、业务数据有效对接。通过发票数据对当年费用使用、供货商情况进行统计分析，结合财务数据和业务数据将会大大提升企业财务分析质量；最后，保证企业系统安全和数据安全。企业可以采用设置数据下载权限管理、电子档案加密加水印、电子发票自动备份等工作，避免出现发票信息泄露和丢失，保障企业信息数据安全性。

五、结语

电子发票的产生与发展是人类信息化发展的重要产物，推动着财务人员工作效率的提高。电子发票取代纸质发票占据主导地位将是大势所趋，其全面推行需要良好的内外部环境。政府在加强基础信息管理平台与服务体系建设的同时，应尽快完善配套政策和相关规定。企业在加强电子发票管理时，需将自有信息系统升级迭代，加强与电子发票管理平台的协同作用。虽然目前的电子发票存在一些问题，但相信在共同的努力下，电子发票的全面普及一定能够实现。

参考文献：

[1]齐晓宇.大数据时代背景下使用电子发票的风险防控研究[J].财会学习2020（01）：10-12.

[2]戴重辉.A公司增值税电子发票应用场景存在的问题及完善措施[J].财务与会计，2021（06）：68-70.

[3]陆菁.电子发票的全面推行与财务报销存在的问题及解决方法探析[J].中国总会计师，2017（12）：108-109.

[4]孙慧凝.谈谈航运企业的电子发票管理[J].中国远洋海运，2021（02）：66-68.

[5]李强，董庆.浅谈电子发票使用的难题与解决对策[J].经济研究导刊，2020（14）：164-165.

（作者单位：华安基金管理有限公司）