城市公交企业档案大数据有效分析与利用研究

杨 娜

（北京公共交通控股（集团）有限公司，北京 100161）

伴随着我国经济社会的不断发展和城市人口快速增长，人民群众对城市公共交通服务也提出了更高的要求。城市公共交通企业是专门服务于人民群众日常生活需要的一个特色服务行业，是连接城市各行各业的纽带，在城市生活中扮演着十分重要的角色。而档案管理是公交企业开展各项工作的基石。所以，进一步强化档案管理工作，提高档案资源利用效率，有利于公交企业管理工作的顺利开展。这样，才能够更好地服务于民众，为人民的生活带来便利。

一、大数据环境下公交企业档案概述

1.企业档案的内容及作用

企业档案是在公司运营发展活动中产生的各种价值性资源，涵盖内容相当宽泛，如公司内部的文件往来、企划公文、经营合同，以及内部审计考核资料等。从时间角度来说，企业档案既是公司各项职能活动的历史记录，也对公司未来的管理和发展提供决策依据，起着举足轻重的作用。公司长期持续健康发展更是离不开档案的辅佐功能。

2.大数据背景下企业档案管理模式的发展变革

在我国传统文书档案管理中，纸质档案管理是主体形态，而人工登记查询则是档案管理的主要手段，必须投资大批人员、物资，且归档、查阅、利用困难系数很大，直接制约了档案工作效率的提高。由于计算机科学的蓬勃发展，信息化时代发展已势不可挡，先进技术在企业文档中得到了融入，企业纸质文档的数字化建设正在加速，企业档案管理和利用逐步冲破空间和时间限制。而借助大数据分析，企业档案管理力量将显著加强，有助于对企业发展有价值档案的留存，更好地发挥档案数据信息的作用[1]。

二、大数据背景下公交企业档案信息管理发展现状

1.企业档案信息管理服务体系没有完全形成

长期以来，部分公交企业档案管理工作存在着注重保存而忽略使用的现状，并未真正对企业档案信息加以全面利用，更很少提高到企业信息管理服务的高度。对企业档案管理工作而言，保存并非终极目的，而使用才是出发点与立足点。这种重藏轻用的管理思维，对企业档案信息业务的负面影响十分巨大，不利于企业档案信息管理业务的健康发展和服务质量提高。此外，由于企业档案机构的内部管理模式问题，对工作人员没有明确的绩效考核，人员容易形成工作惰性，缺乏对业务的主动性和参与性，也没有开拓创新意识，对档案信息业务的需求关注较低[2]。

2.企业内部档案信息管理人才资源短缺，且整体关注度不高

目前，归档部门所移交的档案大多为内容相对简单的各类文书，有较高使用价值的综合性材料的移交则相对很少。而且，因为企业文档信息保存的自动化和网络化管理水平还不高，管理工具和技术手段还比较落后，以及宣传推广工作不够深入等因素，一些人无法有效理解企业档案信息服务工作，也无法做到对企业档案信息业务资源的高效使用。因此，低档次的企业档案信息服务工作就很难得到整个企业的普遍重视和高度认同，而档案专职工作也因此就没有了对高层次人员的吸引力，而专业技术人员的缺失也使得企业档案信息管理服务工作水平无法优化与提升，也无法形成良性循环，从而无法推动企业档案信息管理业务的提高与发展。

3.企业档案信息查询难度大

由于企业档案信息化建设的进展，所要信息检索的传统文档信息内容常常充斥在巨量的电子文档信息内容之中，信息检索速率也急剧下降。怎样从海量而繁杂的文档信息系统中，迅速精确地查找到使用者所需要的文档信息内容，是企业档案系统工作人员需要处理的第一个问题。但同时，由于企业归档数据大多基于企业本地（单机管理），不论是结构化数据还是非结构化数据都较为零碎、难以集中管理，也无法进行资源共享，因此，企业的归档数据系统已很难满足企业现代发展的实际需要。本文中所要建立的企业档案信息化服务系统，主要是根据现阶段企业档案信息管理业务工作中面临的问题，建立具有既能反映多样化企业特点，涵盖网页、图片、音频视频、电子文件等多元化数据类型，又能保证企业获取全面高效的企业档案数据管理信息的文档大数据系统平台。

三、大数据时代对企业档案产生的影响

1.改变传统文书档案管理思维，信息化管理观念深入人心

随着企业信息化的日益提升和创新，企业档案管理理念也逐步转变，以往“重管理、轻应用”的传统观点逐渐被企业摒弃，信息化手段也得到了全面贯彻，要注重信息的收集和提炼，才能给企业带来更大的利用价值。信息化技术手段在企业公文归档记录和运用管理工作中发生了重大影响，提高了企业管理水平，强化了企业公文归档查阅和运用管理工作的便利性，促进了企业档案管理模式的改革和优化。同时，借助大数据分析技术手段，运用数据挖掘技术的优点，进一步开发大数据信息潜力，形成了更为精细化的二次信息管理，从而可以全面提高档案利用效率。

2.利用大数据分析扩展文书档案使用范围，信息共享性更强

立足现代经济社会，对大数据发展最重要的影响便是企业对数据信息的共享和使用。随着企业档案管理和大数据环境下的信息融合，在进一步充实归档内容的同时，企业文档信息共享程度也更高，使用范围也更大。在公司内，各个部门对公文归档的特点和要求都有着不同的需求。在公文归档共享流程中，可以通过对权限的控制，达到对各个层级信息资料的共享，以满足各个用户的不同需要，极大扩展了公文归档业务范畴，这对于实现企业档案价值有着巨大的促进作用。

四、大数据背景下公交企业档案管理工作的发展方向

1.数字化管理成为新时期企业档案管理的主要模式

在我国传统的文书档案保管中，大多以纸质档案管理方法为主，这就必须在档案鉴定、整理和存档等环节中花费大量人力、物力。大数据管理背景下，企业档案管理手段出现重大变革，数字化成首选，企业在确保文档信息内容的前提下，将积极完善文档数据库，并借助计算机完成资料的梳理，工作时限将会大幅减少，效率也会大大提高。

2.网络化管理成为企业档案管理的核心手段

纸质档案向数字化归档过渡以后，文书的归档保管工作就必须以计算机互联网信息技术为主要手段，突破了原有档案管理工作的时间限制，为档案管理工作者开展资源发掘提供了机遇，并帮助他们主动地寻求档案资料间的逻辑关系，从而实现了文档多角度检索的需要。此外，数字化档案的检索也不受时间和空间的约束，更适应了企业不同阶段、不同类别以及不同地区用户对资料的需要，信息共享性也更高，在此基础上还适应了企业内更多部门和员工对文档服务信息管理的需要。由此可见，在大数据时代，面向全公司的档案管理，数据共享已成为关键，因此，必须以网络化信息管理的新技术方式，提高公司文档服务价值的实现。

3.安全管理是企业档案管理不可忽视的内容

依托大数据背景，数字化企业文档的使用可以有效降低对原有文档的破坏，不过在文档信息系统构建过程中，风险问题却始终存在，安全问题尤为凸显。因此，公司要立足现实，对信息技术实施持续优化提升，加强相关安全管理系统核心技术的创新，主动完成系统的提升和更新。具体来讲，要主动构建档案安全应对预案机制，尽量减少作业失败和网络系统出现故障，防止受到病毒与黑客攻击，降低网站受到威胁的概率，保障公司档案的安全性、完整性以及可信度。

五、大数据背景下城市公交企业档案管理的有效措施

1.提高档案人员的综合实力，增加科技含量

档案人员是档案管理工作开展和实现档案价值的重要因素。所以，档案人员综合素养对档案管理工作的顺利开展具有直接的影响。档案人员的素养包括档案人员的知识水准、专业知识水平以及职业道德水准。随着我国社会经济的持续发展和提高，档案人员不应该停滞于过往的文书保管和抄写上，一定要提高档案保管工作水平，以满足经济社会发展需要。要不断加强学习，利用当今的先进科学管理方法、技巧、手段，改进以往的档案管理方式，推动档案管理工作的现代化发展，开创档案保管工作新局面。第一，档案管理工作人员必须强化对自身能力与知识面的学习，以熟练地掌握好新的科学知识和技能，并进一步提高自身的专业性理论与专业技术水准。特别是在大数据背景下，城市公交企业档案人员必须要有一定的工作迫切感，科学且正确地运用自动化办公系统，并通过现代化工具收集有关资讯，与同行业之间建立平等互利的信息联系。第二，档案人员必须按照我国档案立法的原则，按照基本道德指标，从严规定自我，落实好岗位责任。要建立正确的客户服务意识理念，以主动且热忱的心态为企业用户提供优质服务。

2.创新思路，合理利用档案

公交企业档案管理工作，是一个社会服务型性质较强的管理工作，是专门为提升城市企业管理水平所服务的。而档案的利用也是企业档案管理工作的主要目的，唯有科学且合理利用档案资料才能够体现出企业档案的价值。而如何科学合理地利用企业档案资料，需要档案工作者进行持续的研究实践和探讨，并汇总和累积经验。在对档案的提供利用过程中，需要根据如下几个方面改进与提升。首先，企业必须加强档案数据信息资源利用意识，而档案的数据信息与资料，随着时代的增长，其价值意识也会愈来愈高。所以，档案管理工作者必须不断地提升自己研发归档信息系统的能力，通过编写各种检索工具，比如使用卡片式、资料式等，以便于各个基层公司和职能部门利用资料归档，同时又针对公司发展的实际需要，发挥出归档信息资源共享的功能。其次，利用计算机信息技术大大提高城市公交企业内部档案管理技术水平。在科技高速发展的状况下，企业档案管理工作现代化发展已是必然趋势。

3.注重企业宣传工作，增强员工档案归档意识

城市公共交通企业档案，是公司中的主要信息资料，档案管理的效果直接影响着企业的发展与变革。长期以来，由于部分基层企业的归档意识不强，导致有些单位、部门对档案收集内容并不了解。有些具有归档价值的文件资料没有得到鉴定，被随意处置。有的人为了自己使用方便，甚至将一些比较重要的档案资料留在了自己的部门并没有存档，从而造成了归档收集内容的不完整。上述问题均为档案管理工作者带来了极大的困扰。针对这些问题，首先，档案人员应在日常工作中加强对档案管理工作的宣传，提高员工对档案工作的认识，提升档案归档意识。同时，要提高档案人员的服务意识，要主动深入各部门掌握和收集信息资源，并做好档案归档的引导工作。其次，面对部分职能部门人员不知道重要档案归档范畴的，企业可采取如下的措施。把职能部门重要文件归档范畴当作参照物，以此确定重要档案归档的完全性。加强与有关部门之间的联络，并定期对部分较重要的职能部门进行档案工作上的引导，使之明确档案归档和收集资料的范围和内容，以避免随意性和盲从性。增强编制专题性工作，比如大事记、公交特色业务、公司荣誉管理等，从而提升各部门对档案归档内容的认识。

4.加强对海量信息的集成和资源共享

对企业档案来说，在强大数据管理影响下，要保持其内涵丰富，保持数据间千丝万缕的关联，这也是新时代企业档案管理工作的基本特点。具体说，在继承了传统纸质档案管理模式优点的同时，还要对多种形式的信息载体形态加以完善，融合文本、图像、声音和视频信息为一身，从而更显电子档案的知识直观化和生动形象。在大数据时代，既要借助计算机技术对传统纸质文档中最有价值的信息加以研究，也要注重信息库构建，做到对多元化信息资源的高效整合和分析，深度探究大量信息间的相互关联，从而实现信息系统的有效融合，实现对数字文档中海量信息的分析和研究，最大限度实现信息共享。

5.全面运用信息化管理技能，建立信息化档案保管制度

立足信息时代，公司档案简单化的库藏明显落后性，已无从适应新时代企业对档案的要求。因此，企业要积极引入现代化的企业管理信息，如数据库系统科学技术、互联网信息、云计算技术等，以建立科学合理的企业档案系统，同时特别要注意设计高效率的检索系统，加强对档案数据的快速管理工作，以企业实际需要为方向，先建立符合企业不同层次需求的大数据信息系统，而后逐步实现信息系统的细化和集成，最后完成对企业档案的信息化管理机制。

6.注重档案的分类和运用，提高归档服务的针对性和个性化

从功能视角解析，企业数据管理工作的真正功能就是支持大数据分析，但如果忽略大数据分析，而仅仅通过前期的搜索和统计数据分析，大数据分析价值就无法得以实现，而企业文档的数字化成果也就很难在企业管理系统中得以高效反映。因此，企业档案管理部门必须把大数据挖掘技术视为核心，即以数据挖掘技术为手段，通过对公司原始资源的梳理，全面展开对数据价值的深入发掘，并善于开展大数据分析的综合研究与分类工作，发掘大数据分析中隐含的真正知识价值，明晰数据信息间的潜在关联，从而杜绝了数据信息孤岛现象，提高数据信息的有效传递，全面提高公司文书归档运用水平。通过信息数据的挖掘，公司可以精准获取用户所需信息内容，并精准评估用户实际需要，以便有针对性地定制业务方案，从而尽显企业业务的个性化和定制化。