探究城市化建设环境下城建档案管理分析

杨 阳

（抚顺市城市建设发展促进中心（抚顺市城建档案馆），辽宁 抚顺 113000）

引言

在信息技术的支持下，我国社会各个领域注重信息化的发展，充分利用互联网建立信息平台可以实现与传统行业的深度融合，实现改革与创新的目标，从而形成新的产业形态。在城市化的发展进程中也应当注重信息技术的应用，利用该技术实现高效的城建档案管理，实现由传统纸质档案管理向电子档案管理模式的转化。这种管理方式不仅可以保障城建档案的完整性，还可以保障信息安全，详细记录城市的具体发展情况。

一、城建档案的重要性

上述内容中提到城建档案是城市规划管理过程中直接形成的真实记录。由此可见，城建档案中蕴含着很多丰富的信息资源，涉及很多领域和很多专业的内容。传统的档案管理模式都是纸质管理，还有部分城建档案也会利用录音或者录像带进行记录。这些资料在管理的过程中存在很多的问题，占地空间很大且后期维护管理成本很高。在资料查询方面也不够方便，往往会浪费大量的时间。而随着信息化技术的发展，办公室办公已经实现了信息化发展，产生了许多的电子文件。在城建档案中的各种工程图纸也可以有效利用信息处理技术进行持续性优化，通过对信息的整合最终实现业务的规范化与标准化管理。在此基础上，可以最大程度地进行档案的开发利用与保护，也可以为档案查询提供更多的便利。依托信息化技术的城建档案也可以进行高效的信息交流，充分利用互联网进行传输省去了更多的中间环节，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地服务城市建设[1]。

二、城建档案管理现状

1.信息化的城建档案管理意识不强

面对现代化的行业发展，城建档案管理也应当注重信息化的发展。然而，部分城市的档案管理虽然利用了数字化的档案，但是对其认知存在偏差，并未意识到数字化档案管理的重要性。同时，由于相关从业人员自身能力的局限性，很多信息化技术的掌握程度不够，导致信息化技术无法充分发挥作用，这种情况下会导致城建档案信息化建设在发展的过程中受到限制。

2.建设资金投入不足

一般情况下，如果要实现城建档案的信息化建设与信息化管理，就必然要政府的财政拨款。然而，在实践中容易受到经济发展现状和资金协调等方面因素的影响，导致各地所投入的建设经费不够统一。具体表现在硬件设施方面。城建档案的信息化建设对于各类硬件设施的要求较高。虽然部分地区开展了城建档案的信息化建设，但是现阶段信息化技术的更新速度很快，城建档案的信息化建设的系统和硬件设施都需要进行持续性的更新换代，从而满足城建档案信息化建设的需求。然而，资金方面的问题是影响城建档案信息化建设的客观因素[2]。

3.信息化建设队伍专业能力不足

从以往的建设案例中可以发现，城建档案的信息化建设具备较强的综合性、复杂性、系统性特征的专业工程，在实施的过程中依赖功能齐全的硬件设施，还需要具备综合能力的信息化人才队伍的有效支持。然而，现阶段很多单位缺少专业的人才引进机制，导致整体团队的能力不足，在工作中无法充分发挥作用，专业人才队伍的建设与城建档案的信息化建设不够同步，影响城建档案信息化建设的顺利进行。由此可见，强化人才培养也是当前城建档案建设管理的重要手段之一[3]。

4.技术水平有待提升

上述内容中提到传统的城建档案管理模式存在很多的缺点，例如占据空间大、管理任务重。在维护方面更是存在很多的问题。纸质档案比较容易变黄、损坏、虫蛀。如果出现上述问题，档案的修复与完善难度较大，可能会造成信息资料不完整的问题发生。在信息技术的支持下，我国很长一点时间中仅有一部分工作实现了信息化管理，信息化建设比较落后，数字化档案建设还处于初步发展的阶段，还应当在现有的基础上进行研发，扩大信息技术的应用范围[4]。

5.用户访问存在安全隐患

很多工作人员都会设置专门的用户，在访问城建档案信息系统期间可能会出现错误操作，也可能访问密码设置得过于简单。这种情况下可能会为一些不法分子提供可乘之机，系统会被侵入破坏，系统信息的完整性将会受到影响。值得注意的是，在信息系统中不同的用户具备不同的访问等级，对应着不同的密级，访问权限方面存在较大的差异，然而一些基层工作人员由于各种私人原因越级查看涉密信息，带来很多的安全隐患。

6.开发信息资源表层化

在管理实践中一些工作人员在开展城建档案信息资源开发工作时，目光过于短浅，拘泥于数字化扫描和目录录入工作中。也就是说，即便是开展了数字化城建档案建设，也仅仅是由传统保管形式向着数字化保管形式的转变，并不具备其他方面的功能，信息利用的方式也并没有发生变化。这种信息资源开发过于表层化的问题，无法保障信息化档案建设可以真正发挥作用[5]。

7.缺少统一的开发标准

为确保城建档案的数字化建设可以顺利进行，需要具备一套统一的建设开发标准，实现高效的数据信息共享与交流。然而，现阶段缺少相应的统一标准，使得各个系统无法实现连通。值得注意的是，这种问题的存在也与部分私密性的城建档案信息有关，要求工作人员做好相应的处理。

三、城市化建设环境下城建档案管理分析

1.规范档案形成单位档案管理意识

以某一个建筑工程项目为例，从立项开始到竣工验收，整个过程都会产生大量的数据信息，而这些数据信息将会被完整保存。如果在建筑工程管理中建筑出现了质量问题，也可以通过档案快速找出发生质量问题的原因，并采取有针对性的处理措施。因此，档案资料具备很强的质量监督作用。工作人员则应当意识到档案管理的重要性，强化资料的收集、管理与归档，并完善档案管理制度。在此基础上，注重信息化管理，切实提升城建档案的管理效率，也可以为后续的工程建设提供重要的资料依据，从而提供更好的数据服务。

2.加强城建档案数字化过程中的基础建设

由于资金方面的限制导致很多城建档案信息化管理工作的硬件设施不够完善，导致城建档案信息化管理质量受到影响。这种情况下要求相关工作人员注重资金渠道的拓宽，不仅依赖于政府的拨款，还要加大资金投入，匹配相应的硬件设施。与此同时，在工作中要求城建档案管理部门充分利用相关的法律法规落实各项管理工作，并做好档案管理的信息化理念的宣传工作。最后，还应当匹配相关的安全管理制度，避免城建档案信息出现泄漏问题。并充分利用先进的基础手段强化城建档案信息化安全保密工作。

3.建设人才队伍

为保障城建档案管理工作信息化建设的顺利进行，就需要通过人才建设的方式提升管理工作的有效性，从而组建专业的人才队伍。具体而言，团队中工作人员要经过专业合理的培训，使得工作人员具备较强的业务能力和良好的思想品质，推动档案管理的标准化、规范化与现代化管理。值得注意的是，城建档案管理具备一定的特殊性，具体体现在要保障管理人员的稳定性，尽量减少人员调动。与此同时，在人才队伍建设期间注重对工作人员进行有针对性的岗位培训，尤其是新知识与新技术的管理，从而尽快适应较为快速的设计发展，使得城建档案信息化建设得以进一步完善。

4.加强网络安全技术的应用

在城建档案信息化建设的过程中为保障信息的完整性，需要强化网络安全技术的应用，具体论述如下。第一，安装防火墙。防火墙从本质上讲是内网和外网之间的屏障，是保障网络安全的重要基础。一般情况下防火墙可以通过对端口的管理实现不明IP地址的访问阻止，从根本上避免非法入侵问题的发生。第二，做好数据加密工作。数据加密实际上就是将信息利用加密函数进行转换形成没有意义的密文，而信息接收方在接受信息时需要利用加密函数进行再次转化，形成有用的信息。第三，安装杀毒软件。杀毒软件的存在可以确保计算机环境的安全性，在实践中杀毒软件可以防御黑客程序和木马病毒的入侵，确保信息系统的安全性。第四，安装漏洞补丁程序。漏洞是软件、硬件或协议在具体应用过程中或系统安全策略中存在的缺陷，比如功能设计弱点或者配置不当等，其会让攻击者在未授权的情况下访问或破坏系统。为保障系统的安全性就应当结合实际情况安装漏洞补丁程序，从而解决相应的安全问题。第五，设置口令密码。具体而言，不同岗位的工作人员应当设置不同的访问权限，避免不相干的人员访问档案内容。在此基础上，要设置保密强度非常高的口令，降低信息系统被黑客入侵的概率。

5.严格落实立法相关规定

为确保城建档案管理的有效性，需要依赖专门的法律，最终使得城建档案管理工作更具备法律约束力，实现对于各个岗位工作人员和社会大众的管理与约束。与此同时，还应当明确城市规划中城建档案资料管理的责任主体，一旦出现问题可以第一时间找出负责人员对问题进行处理。相关从业人员也应当严格依照法律法规办事，不断提升城建档案管理水平，从而为社会大众提供更好的社会服务。

6.建设城建档案信息资源

建设城建档案信息资源是确保城建档案管理有效性的基础。现阶段很多城市借助信息化技术实现了城建档案资源的信息化发展。而作为管理人员，则需要对各种文件进行分类整理，做好归档工作。值得注意的是，城建档案信息资源建设是城建档案信息化建设，属于一种长期性的工作。在管理实践中要求工作人员提高资源的利用效率，实现信息资源的共享，打破各自为政的局面。同时，这种发展方式也可以提高各个部门的沟通与交流效率，获取城建档案信息资源的方式更加便捷，通过对信息资源的开发使得更多的信息资源可以有效服务社会。

7.建设标准规范

统一的标准规范是一切工作顺利进行的基础。在实践中要求工作人员不断完善管理机制，制定各种规范与标准，为城建档案管理提供有力的根据，从而发挥最大化效益。具体而言，需要建设的标准包括统计标准、及时标准等，使得各项信息资源得到更加合理的应用，推动城建档案管理的标准化与规范化发展。

8.城建档案信息化管理系统的结构方案

在城建档案信息化管理系统的构建中，要求工作人员给出详细的结构方案。具体而言，可以按照国家相关的标准与规定选择具备检索、浏览、储存等功能的软件，从而实现档案的收集、储存、整理、检索等功能，实现对于信息资源的合理开发。由此可见，城建档案管理软件需要拥有很多的功能，并具备兼容性高、通用性强等优势，从而确保档案管理信息系统可以真正发挥自身的应用价值。在硬件设备方面，也应当注重计算机、扫描仪、复印机等硬件设备的合理应用。在此基础上结合社会的发展趋势充分使用现有设备的基础上增添一些未来可能会使用的技术设备。例如，比较常见的扫描设备、储存设备和数据库服务器等，实现对于城建档案的高效管理与控制。最后，将各类电子文件进行整理、归类与管理，在应用城建档案管理系统的基础上建立统一的准则，和社会服务目标群体相关运用系统相对接，使得城建档案管理单位对不同电子文件和电子档案进行迅速归档。

结语

综上所述，城建档案对于城市的未来规划与发展而言至关重要，在管理实践中工作人员应当结合城市的发展需求加快档案管理信息化建设的步伐，开展信息化管理并实现创新应用，实现发展与突破。在这个过程中，可以通过规范档案形成单位档案管理意识、加强城建档案数字化过程中的基础建设、建设人才队伍、加强网络安全技术的应用、严格落实立法相关规定、建设城建档案信息资源、城建档案信息化管理系统的结构方案应用等方式提升档案管理的有效性，从而推动城市档案管理事业的进一步发展，早日实现城建档案现代化发展与转型升级的目标，为城市的未来发展注入源源不断的动力。