提高自然资源档案管理效率的几点建议

刘素珠

（菏泽市自然资源和规划局）

一、引言

自然资源档案在国家档案馆中起着举足轻重的作用，它包括了各级各类资源主管机关在各种活动和工作中所涉及到的各种资料，既有文字资料，也有图表、声像等，具有极高的应用价值。所以，加强对林权的管理，既能促进资源的合理配置，又能促进社会的健康、稳定发展，为各项工作的顺利进行提供有力的支持。现如今，在新一轮的改革中，明确将林权登记、建设规划等一并纳入到国土资源部门中，这实际上将成为当前自然资源管理效率的重大挑战。在此背景下，有关部门要主动转变观念，对档案工作中出现的问题采取客观的态度，并采取适当的措施，使其更好地发挥出其应有的作用，进而为推动社会的稳定发展提供强有力的保证。

二、自然资源档案的特点

（一）长期性

自然资源档案管理是一项综合性的工作。工作人员搜集和整理档案，不仅耗时耗力，而且有些资料也相当复杂，往往要花费数年的时间才能完成，这就导致了自然资源档案管理具有明显的长期性。比如，在乡村治理中，土地资源的配置与农户的利益息息相关。因此，在实际工作中，工作人员不但要对有关资料进行严格的核实，而且要进行各项的测量。如此一来，不仅需要大量的时间与精力，而且还会给工作人员带来巨大的压力。

（二）易变性

地籍管理是我国自然资源档案管理的一个重要环节，其内容复杂，变化系数也相对较大。这项工作与人民的生活息息相关，并且随着时代的变迁也将会发生改变。为此，有关部门需要提高关注，时刻准备着更新和变更，以支持后续的政策制定和审核。

（三）重复性

相比起国土资源部，自然资源部的作用相对较大。在其具体工作中，所涉及到的内容也更为复杂，难免会产生某些重叠，从而使档案管理呈现出重复性的特征。比如，一块土地的审批，首先要做的就是了解这片土地的所有情况，同时，也需要对众多的自然资源资料进行收集，在此期间还要求多个档案管理单位共同审核，将直接导致档案管理工作呈现重复性的特征。

（四）时效性

自然资源管理是一项复杂的工作，它涉及到多种资源利用过程中的争议，因此要有效地解决这一问题，就需要通过检索、查询与资源相关的档案资料，从而为争端的解决提供基础。比如，在农村地区，如果有完整的文献资料支持，就可以对自占耕地进行分析和研究，提高对土地资源的保护效果。自然资源档案的管理具有时效性，应主动改变传统的管理观念，引进适当的方法，以保证资源的实时性，提高资源的价值，进而解决各类自然资源的争端。

三、新形势下自然资源档案管理工作优化意义

（一）缓解工作人员的压力

随着经济社会的迅速发展，自然资源管理机构的信息内容迅速增多，工作人员的工作压力和工作负荷也随之增大。合理地进行档案管理工作的优化，可以很好地解决这个问题，使其能够有条不紊地处理各种突发情况，快速地查找自己所需的资料，从而有效地缓解员工的工作压力，进而提高档案管理的工作效率。

（二）为各项决策提供有力依据

档案工作的优势在很大程度上体现出来，它可以为所有的决策提供强有力的基础，而自然资源的档案管理也是如此。但是，由于传统的管理方式，使得自然资源档案的功能很难得到有效的发挥。通过合理的优化可以有效地解决这一问题，提高档案的管理水平，使档案的功能得到充分的发挥，从而为今后的决策工作提供有力的参考。

（三）记录档案管理部门工作

在自然资源的管理中，要将每一个部门的工作都记录下来，记录的内容不仅仅是工作过程，更重要的是还包括管理的思想和方式。在后续的优化过程中，能够更好地发挥其功能，推动档案管理工作的进一步提升。

四、新形势下自然资源档案管理中存在的问题

（一）创新意识淡薄

长期以来，我国人民对档案管理工作的重视程度较低，过去的国土资源档案管理工作更是如此。由于建立自然资源部门，档案管理工作更加繁杂。在实际工作中，工作人员基本上把它当作一般的材料处理，并且管理方法十分单一，缺乏主动的创造性。事实上，与其他行政工作相比，自然资源档案的管理更加繁琐、复杂，而且内容具有长期性，由此将使得自然资源管理的效果难以得到有效控制。同时，在自然资源档案管理过程中也缺乏对信息的有效联系，使得档案资源存在一个信息孤岛效应，部门之间的协调与协作效果有待提升，这将直接导致自然资源档案管理的效率难以得到优化提升。

（二）工作人员综合素质不高

随着信息技术的迅速发展，档案管理信息化已成为一种重要的发展趋势，而对档案工作人员的需求也越来越大。他们不但要有扎实的文件和技术，还要精通计算机技术。同时，还应注重对资源的认识，以防止工作人员在使用过程中对资源的认识不足，从而造成资源分类错误、遗漏等问题出现。此外，繁重的工作负荷也会增加档案管理员的工作负担，若不能得到适当的缓解，还将会产生一定的消极情绪，导致自然资源档案管理工作效率下降。

（三）相关机制不够完善

加强对自然资源档案的管理，需要建立健全档案管理制度。一般来说，相关的法律和法规都是根据具体的情况修改的。在我国现有的自然资源档案管理中，尚无统一的管理规范，其管理方法、内容等多由各业务单位自行决定。而这其中，极有可能会出现信息不对称、遗漏等问题，期间将需要有一个健全的制度加以解决，不然就会导致各地区、各部门之间的责任不明确，进而影响到档案工作的整体水平。

（四）档案管理信息化建设不足

信息技术的迅速发展使得社会各方面都发生了巨大的变化，信息化已经成为一种必然。新形势下，我国的自然资源档案类型日益丰富，用传统的手工方法难以适应其发展的需要，因此，将需要积极引进信息化技术。但从目前的形势来看，信息化建设的主要问题是，信息化建设还不完善，信息化建设滞后。同时，也会增加档案管理员的工作负担，从而影响档案的效能。

五、新形势下自然资源档案管理工作优化措施

（一）建立电子系统，规范管理方法

信息化时代的来临，信息技术为有关人员提供了方便的工作、学习和工作的途径，而要提高档案管理的质量，就必须从信息化的角度，建立起信息化、信息化的管理模式，使工作人员的输入、管理、使用信息，减少重复、不必要的工作。在建设电子档案系统的过程中，首先要掌握信息化工作的方式，要在网上建立一个资源信息库以及档案管理站点，由此使其能够提升网上搜集资料的便利性，同时要对电子管理工作的内容进行规范，电子文件大部分都是通过网络进行上传或下载，在上传后，管理员要及时存档或修改。另外，电子档案管理的服务内容也会随之发生变化，为方便相关人员及时、准确地获取档案资料，设立档案专区，教授相关人员在网页上查询、上传资料，并在网络上解答有关人员有关档案资料的问题，促进各单位、各部门网络资源的交流。此外，要实现电子政务，必须要有专用的设备和软件，所以要加强对档案的管理。比如，要在硬件设施方面建立专门的档案室，要选择相对封闭、安全的地方。同时购置电脑、打印机、扫描仪等资讯器材，并与电子档案系统相结合，做好日常维修保养工作。在软件方面，要实现档案的储存与管理，必须要有一个统一的档案储存与管理方法，并要有一个安全的系统软件来保证档案的使用与共享。

（二）提高相关工作人员的素质

信息化是实现信息化的重要保证，而信息化又是一个不断优化的过程，对人才的专业水平有很大的影响。所以，建设一支高素质的档案管理队伍显得十分必要。为此，各企事业单位要加强网络技术的培训，以提升企业的信息化能力，适应信息化技术的需要，增强对信息技术和信息方法的认识，充分掌握信息化技能。同时，机关档案工作人员要积极参与各种活动和培训，提高自身的专业技能和信息技术应用水平，了解企事业单位档案工作的客观规律，从而更好地为企事业单位档案管理信息提供技术支持。各企事业单位要严格遵守上级文件规定，保证其文件的完整性。采用奖励机制，以激发管理者的工作热情，对表现好、工作效率高的人给予物质奖励，对态度不佳的人给予相应的惩罚。

（三）构建资源管理信息系统，提升档案管理信息化水平

从档案部门对于档案管理的种种情况来说，原有的人工管理方式，已经不符合当前社会对于档案管理的要求，以信息化的管理方式代替人工管理，是档案部门档案管理工作发展的必然趋势。作为档案部门的高层领导者，应加大对于档案信息化管理的资金投入力度，进行对信息化档案管理人员的有效培养，建设符合档案管理部门的信息化档案管理系统，运用档案管理系统将档案使用者所需的信息实时地传递到档案使用者面前，这样，档案的利用率将会得到有效提升。而且通过这种信息化的档案管理方式，可以有效降低人工管理中所需的人力、物力和财力，使得档案管理的成本能大大降低，使得档案管理的工作效率和效果都能得到有效的提升，可促进我国档案部门档案管理工作更上一层楼。

同时，有关的档案管理机构也需要正确地认识到，现代的档案管理工作已经变得越来越复杂，需要对档案管理系统进行整体的设计，它分为两个子系统，一个是文件的实体管理，一个是文件的开发，另一个是由多个小的系统组成。档案的管理分为收集、整理、鉴定、保管和统计；档案信息的开发包括目录的编制以及文献的编辑等方面的工作，以及提供文献的阅览、复制、咨询、函调、外借、出版、展览等的服务。整个档案管理体系及其附属体系在运作过程中都会形成一种反馈机制。把整个档案管理系统作为一个有机的整体，充分发挥其职能，使各方面的工作都能够实时、有序、高效地进行，从而不断地提高对社会的利用和服务，促进我国档案事业的现代化发展。

（四）完善管理制度，增强工作责任

自然资源档案管理体制是按照国家《档案工作细则》《档案工作条例》和文件法规制定的，但由于新时期档案工作发生了巨大变化，原有的管理体制已不能适应当前的形势，不利于档案工作质量的提高。所以，要在房地产登记和交易中心的基础上，对档案的管理进行改革。档案管理系统由多个方面组成，第一，要明确工作人员在档案管理工作中的责任，例如：要认真学习法律、法规、政策、理论知识和专业技术；了解自然资源档案的工作内容，并对各部门的工作制度进行指导；了解各类档案管理的分类方法和方法，掌握各种资料的收集整理方法，确保档案管理现代化、规范化。其次，档案电子化的同时，要对纸质档案进行正确的保存，要有档案的存放顺序、存取条件等，并确保档案管理员根据季节、环境的变化及时维护纸质档案，定期清点、检查档案，及时发现破损、霉变问题。

再者，声像档案的保管条件对保护档案实体有重要影响，必须加大投入，改善保管条件。一是库房要配备温湿度等设施设备，要达到防火、防盗、放光、防潮、防虫、防霉等“九防”要求，存放温度要保持在20摄氏度左右，相对湿度40%—60%之间。二是要使用声像柜或密闭铁柜单独存放，库房要远离强光、磁场，保持清洁的卫生环境，提高空气质量，最大限度地延长声像档案的存放寿命。三是照片、录音、录像等要采取定期检查的保护措施，同时充分利用现代数码科级、互联网技术，通过刻录光盘、网络虚拟硬盘等方式，增加声像档案的存放载体，保管条件差的单位可以将永久、长期保存声像档案向档案馆移交。

对于基层单位未设立档案管理专职人员、投入不足、分类建档不足、移交保管不足的问题，相关的基层单位应正确地认识到，在新形势下进行对信息化与标准化档案管理系统的建设，对于基层单位的健康发展至关重要，应及时地改善传统的档案管理思想，重视档案管理工作，加大对于档案管理工作的资金投入，加强自然资源档案基础设施建设，健全相应的档案标准化管理制度，设置专职的档案部门，以及档案管理人员，使他们能进行档案管理工作，并配套好档案管理所需的设备、光盘、磁盘等，做好档案馆库的新建或改扩建，使得相关的档案管理专职人员，能够在档案管理的岗位上，运用这些基础设施做好标准化的档案管理工作，并严格地按照国家对于防盗、防光、防高温、防火等“十防”措施的档案安全管理要求，进行相应的档案室基础设施建设，以加强对于新形势下基层单位档案管理标准化建设效果的保证，使得基层单位的档案管理工作能真正得到安全和标准化的开展。

（五）加强档案管理，提高档案资源的利用率

利用档案资源是自然资源档案管理效能的体现，提高其使用效率，既可以促进档案工作的发展，也可以反映出行政问题。要提高自然资源档案的使用效率，必须对档案的工作功能、档案的内涵、与档案之间的关系、资料的价值等方面有深刻的认识，特别是对珍贵的资料要做到全面的把握，以防止资料的盲目、杂乱。其次，档案资源的利用是不动产登记交易中心的一项重要服务，要求行政人员加强对档案的研究，一些利用者不但要利用档案原件，还需要相关的档案资料，为了能提供完善的服务，管理人员需要加工档案资源，给利用者专业的建议，如可以在电子化系统上开发档案资源利用实例专题，让相关人员了解该如何正确使用档案资源，使得自然资源档案管理更加规范，给档案管理工作带来全新的发展动力，保证档案资源在不动产登记交易中心服务工作中发挥出自身价值。同时，有关部门也要做好相关的宣传和宣传工作，以便各部门之间可以互相协作，共同开发和利用自然资源档案资源，从而促进自然资源档案管理工作朝着现代化、科学化的方向发展，从而为凸显自然资源档案资源的利用价值奠定良好的基础。

六、结语

综上所述，自然资源档案的管理工作并非一朝一夕之功，而是一项长期、系统的工作，它对于促进资源规划，解决自然纠纷具有不可替代的作用。新形势给自然资源档案工作带来了新的挑战，档案管理人员要积极改变传统的观念，朝着便捷化、信息化的方向迈进。同时，要认识到自己工作中的不足，运用多种方式进行工作，提高档案工作的质量，更好地发挥档案的功能，进而为提升自然资源管理工作的整体水平提供良好的基础保障。