劳保用品管理系统优化与提升

陈翔杰工程师

(福建三钢闽光股份有限公司，福建 三明 365000)

0 引言

劳保用品是指从业人员为防御物理、化学、生物等外界因素伤害所穿戴、配备和使用的防护品的总称[1]。劳保用品的配发和管理是企业安全生产工作的重要组成，当采取技术措施不能完全消除生产中的危险有害因素时，佩戴劳保用品成为从业人员抵御事故、减轻伤害、保证安全健康的最后一道防线。

《安全生产法》《职业病防治法》及《劳动法》等法律规定生产经营单位必须为从业人员提供符合国家标准或者行业标准的劳保用品[2]。如果没有按法律要求执行，轻则处以罚款，重则责令停产、停业整顿，甚至追究刑事责任。基于此，企业应建立健全劳保用品发放管理制度，依托制度创建便捷的劳保用品管理系统，以保障从业人员职业健康，充分发挥劳保用品的功能。

1 系统开发背景

某集团是以钢铁业为主、多元产业并举的跨行业、跨地区、跨所有制的大型企业集团，旗下拥有多个钢铁生产基地。

21世纪初，该集团按照GB/T 11651—2008《个体防护装备选用规范》和GB/T 29510—2013《个体防护装备配备基本要求》等法律、法规、标准制定劳动防护用品发放管理制度，基于“计划申报—采购—验收—入库登记—仓储—发放领取(退换)—结算”的管理流程开发劳保用品管理系统。

职工获取劳保用品有以下途径：个人劳保用品按工种定品种周期发放，即根据职工的工种岗位及作业环境确定发放的劳保用品品种、发放数量和发放周期，职工凭劳保领取卡至发放点领取个人劳保用品，例如规定某工种安全帽领用周期为36月/顶，36个月后该工种职工可领一顶安全帽；集体劳保用品包干发放，即下属分厂、子公司每年按照一定额度自选包干领取集体劳保用品集中使用或按需分配，如分厂可选购安全带、警戒线等集体劳保发放给需要的工段、班组；主要个人劳保用品品种的不定期增发，如增发工作服及工作鞋等。

该系统运行多年，暴露的问题主要表现在：对职工个人而言，不能依据个人的工种、工作量、使用习惯、使用需求及岗位变动等因素灵活的选取劳保用品，不仅影响工作效率，还可能引发职业病和事故；劳保用品的品种、规格繁多，企业根据工种岗位及作业环境(如高温、粉尘、噪音等)等需求所发放的品种、规格、数量和时间间隔各不相同，现有的劳保用品管理系统只有简单的发放管理和记录功能，搭配手工记账和EXCEL表格，工作效率不高，极易出错，且纸质单据难以长久保存；碎片化的数据难以满足企业治理及职业健康检查的要求；该集团产业布局广，业务涉及领域多，目前该系统无法有效支持企业集团化和异地管控的需求。

2 系统建设

该集团从以下方面入手保障系统建设顺利实施：一方面加强培训，提高认识，通过专业培训，使管理人员和职工从根本上认识到劳保用品管理系统的重要性，转变传统粗放式管理的思维方式和工作模式，以适应信息化管理的需要；另一方面重新修订制度，保证制度与系统匹配，根据GB 39800—2020《个体防护装备配备规范》重新修订《集团公司劳动保护用品管理办法》，为系统建设提供制度保障[3]。

2.1 设计思路

在吸取经验教训后，有必要在原有劳保用品管理系统基础上对发放方式进行变革，对部分管理流程和功能进行优化与提升。

重新设计后，劳保用品管理系统具有个人领取、单列审批、劳务/外委人员领取3种领取方式。

(1)个人领取。个人领取方式由按工种定品种周期发放实物的模式改为按岗位定额自选模式。根据职工岗位工种等信息确定劳保用品的品种和周期并折算成岗位费用标准，再建立职工个人账户，并与岗位费用标准匹配，每年末往职工个人账户中充值等额虚拟数额；当职工领取劳保用品时，通过个人账户选定所需劳保用品后扣除等价的虚拟数额，企业每月根据后台虚拟数额进行结算，当年未用完的额度自动结转到下个年度；职工辞职或退休后个人账户关闭，未使用完的额度作废，不得兑换现金，不得作为职工福利。

个人领取的劳保用品分为必领劳保和自选劳保，额度按照一定比例划分。必领劳保参照GB 39800—2020《个体防护装备配备规范》与岗位、工种挂钩，具有周期性、强制性及普遍性的特点，例如：职工按照有效期36个月必须更换一顶安全帽，粉尘岗位必须按周期领取规定量的防尘口罩；自选劳保可领系统内所有物资，由职工按需选择。

(2)单列审批。由二级单位管理员为职工按需发起申请(写明申请原因、用途)，经分管领导审核，安全环保部批准。

(3)劳务/外协人员领取。由二级单位管理员为劳务/外协人员按需发起申请(写明申请原因、用途)，经分管领导审核，安全环保部批准。

为解决原来管理中手工操作、费时费力、效率低下、容易现错等问题，对部分管理流程和功能进行优化与提升。运用计算机信息技术，搭建劳动保护用品管理的信息化平台，将劳保用品管理的所有流程信息全部在平台系统中体现，如人员转岗流动管理、劳保用品仓储流动管理、虚拟资金流动管理及审批流程管理等，且支持文件的导出功能，提升无纸化办公水平；具备统计分析功能，通过预警监控和统计分析，为决策提供支持；系统应简单易用，满足不同层次职工和不同场景下使用设备的需求。

2.2 系统架构

劳保用品管理系统运用互联网和云平台技术，从企业管理和个人领取2方面建立较为全面和完善的数据库信息。其主要框架分为数据层、服务层、展示层，系统架构，如图1。

图1 系统架构图

2.3 功能模块设计

劳保用品管理系统共设计10个系统功能模块，如图2。

图2 系统功能图

(1)基础数据管理。采用统一的编码对劳保用品、供应商、工厂、岗位、工种、职工信息等业务基础数据进行管理：可灵活设置企业的组织架构，支持多层级的集团管理；可按照需求设置包括职工姓名、所属单位、社保号、岗位、工种及手机号等职工信息或者接入企业已有的人力资源管理系统，并对人员信息进行管理维护；可编制企业的岗位、工种信息，并对其进行维护；可按照头部防护、躯干防护、手部防护等9大类对劳保用品信息进行分类，录入价格、计量单位、供应商、图片、使用说明等信息或者接入企业已有的企业资源规划系统，并对物料信息维护；可设置库房、库位(总库、发放库)等仓库管理基础信息，并对其进行维护；可根据不同用户设置不同权限，如基础数据管理员、库存管理员、发放管理员、二级劳保管理员、个人账号登录的权限，用户按权限范围开通相应功能模块[4]。

(2)对应关系管理。将单位和岗位工种、岗位工种和职工信息、岗位工种的年可用额度、岗位工种和劳保用品物资、劳保用品和库位信息等对应关系进行匹配和维护，涉及对应关系为一对多或一对一。

(3)虚拟劳保卡片。为所有职工建立虚拟劳保卡，职工可通过微信小程序查询劳保卡内本人账户的剩余额度、领取记录、周期必领计划等，劳保管理员可通过PC端查询本部门、本单位所有职工的劳保卡内信息。

(4)仓库管理。具备采购入库、采购退货、库存转移、库存盘点、库存明细、发放出库、发放退货及库位信息等信息记录功能。

(5)发放管理。针对个人领取劳保、单列审批及劳务/外协工领取等方式提供审批、发放、提醒、暂停/停止发放、退换货和查询等功能。

(6)质量管理。质量管理分为入库检验和在库抽检，系统为仓管员提供标准化表单进行录入操作并可实现检验信息的查询功能。表单需要录入劳保用品名称、生产厂家、合同号、数量、生产日期、保质期、检验报告、验收结论等相关信息。

(7)往来账款。系统按个人、子公司/分厂和生产/经销商分类进行应收账款预/结算处理，并自动生成预/结算表单。

(8)终端管理。通过系统中预设信息，实现职工在终端(微信小程序及现场触摸屏)的身份认证、下单、领取及移动审批等功能。

(9)报表管理。根据使用需求，提供计划、采购、发放、质量管理等方面的统计报表。

(10)预测预警。包括库存预测预警和劳保用品领用预测预警。库存预测预警：提供多维度的数据分析及散点图、趋势图等图表查询服务，提供实时在库数据，利用大数据技术比对近期劳保用品发放领取情况，实现库存和采购计划的预测预警功能。劳保用品领用预测预警：对即将超期或长时间未领取劳保用品的职工发送预警提醒，提示需要领用哪些劳保用品并告知安全风险；同时，系统后台自动统计超期、逾期未领取劳保用品的职工名单，各级安全生产管理人员依据管理权限对相应人员进行考核。

3 实施效果

(1)通过该系统可全面了解职工的岗位危险有害因素，可有效解决岗位劳保用品配备、监督职工劳保用品使用情况，改善原系统存在的分配规则不灵活、不均衡问题，新系统实施后职工的必领劳保用品领取使用率达到100%。

(2)通过建立科学、规范的安全劳动防护用品年度测算、计划、发放、管理流程，对业务数据、经营数据深度利用，实现经营决策和管理过程的精细化、智能化和系统化，提高了资金周转效率，降低了仓库货品积压[5]。

(3)借助仓库管理功能，快速完成劳保用品的入库、出库、退换货和盘点工作，库存准确率由96%提升至100%，提升了出库时效。

(4)为公司领导层和生产、销售、采购、财务等各业务部门提供实用的数据管理、决策优化及数据挖掘手段，尤其是“一业多地”的集团型钢铁企业，可对各基地资源进行平衡调度、协同共享与优化配置。

(5)微信小程序操作简单，降低了培训成本，方便职工自主选择劳保用品。

4 结论

根据现行法律、法规、标准及集团业务特点，基于云平台和互联网技术对劳保用品管理信息系统进行优化与提升，且已经在某集团及下属公司使用，达到了预期目标。该系统在金属冶炼大型集团企业具有一定的通用性，覆盖企业个体防护用品信息管理的主要业务，可为其他企业安全生产过程中劳保用品的管理提供借鉴。