信息时代科研机构“零接触”评审的实践探索与思考

王 蓓

华中科技大学同济医学院附属同济医院器官移植研究所 器官移植教育部重点实验室国家卫生健康委员会器官移植重点实验室 中国医学科学院器官移植重点实验室，湖北武汉 430030

接受定期常态化评审是国家及省部级重点科研机构一项常规任务，既是对科研机构的规范和管理，也是科研机构对自身工作及科研成果进行阶段性总结，更有助于相关单位实时了解科研机构是否处于良好的发展状态，促进各科研机构之间形成积极的良性竞争。科研机构作为国家或地区创新能力的重要源泉，在信息时代不断发展、信息化水平不断提高下，其信息化发展程度对其创新能力及研究与管理水平的提升起着至关重要的作用[1-2]。因此，科研机构常态化评审十分必要。目前国家及省部级重点科研机构现行的定期评审多以线下递交纸质材料及现场考察答辩的方式进行。由于这些重点科研机构每年会有大量的科研成果产出，纸质材料消耗纸张严重，材料冗杂，不利于评审机构高效审核。其次，线下评审需要专家统一时间在统一场合进行评审，灵活性较差。鉴于以上情况，“零接触”模式势在必行[3-4]。在2021年的科研机构年度评审中，部分机构也开始试行“零接触”评审。本器官移植医学中心作为教育部和卫健委重点实验室，也在2021年的评审中通过电子上传评审材料实现了完全“零接触”和“无纸化”评审。因此，本文以本中心参加教育部及卫健委器官移植重点实验室的年度评审为研究内容，旨在分析信息时代科研机构“零接触”评审的重要性和可行性，提出关于加速实现科研机构“零接触”评审管理的几点思考。

1 科研机构信息电子化管理状况分析

作为国家科技创新体系的重要组成部分，定期开展评估是实验室管理的重要环节，为规范和加强教育部及卫健委重点实验室管理，提升实验室创新能力和水平，根据《部属重点实验室建设与管理办法》和《评估规则》，教育部与卫健委每年都会要求相关重点实验室提交年度总结报告，且每五年会进行一次周期综合评估。截至2019年，教育部及卫健委重点实验室均被要求向上级部门提交纸质年度总结报告。此外，以武汉市科技局相关项目为例，一般是采取“双套制”，即纸质文件与电子文件同时提交至相关部门审核。现阶段，纸质文件管理相较于电子化管理在信息安全、文件真实性溯源等方面具有优势，但是纸质文件相较于电子化信息管理也有显而易见的弊端[5-9]：第一，传输成本高。以教育部及卫健委对其重点实验室的年度评审为例，每年的评审材料原件需要通过快递或人员携带等方式递交至相关部门，传输方式成本较高，且不便捷。第二，存储成本高。对于纸质评审材料，需要相应的物理空间对原件进行存储，物理空间随着时间的延长也需要不断扩增，存储成本巨大。第三，传阅性较低。实验室等科研机构的评审工作往往是有多方面专家组成的专家评审组共同完成评审工作，原件需要在多个人员之间进行传递阅览，对原件进行多个备份，不仅极大地增加了时间成本及原材料成本，还要同时考虑某些涉密材料的回收，因此传阅性较低。而电子化信息管理不仅具有方便传输、储存及传阅的优势，且专家进行评审具有时间和地点的灵活性。第四，不便于数据分析。对于全国各机构评审材料进行进一步大数据分析和信息挖掘[10]，将有助于全面掌握我国科研人员结构、科研水平等情况。而在传统的纸质评审中，这些信息还需要进一步采取人工方式进行二次信息录入后再进行分析，很难完全避免误差的产生，且大大增加了人力成本。基于以上原因，引入电子化管理模式，推行“零接触”评审具有重要的意义。但是在引入电子化管理模式的同时，如何既充分发挥电子化档案的优势，又保护评审内容的信息安全，且做到公平公正地评审，是能否真正推动科研机构“零接触”评审工作有效开展的关键因素[11-12]。

2 信息时代科研机构信息电子化管理实践初探

实际上，省部级科研单位在科技项目的材料提交及评审的电子化方面已经进行了长期的探索及实践，日臻完善。而相比科技项目材料的电子化提交、管理及评审，科研机构年度评审在电子化管理方面大力推进。以教育部及卫健委器官移植重点实验室的年度评审为例，作为教育部及卫健委双部委批准的器官移植重点实验室，本中心每年会按照要求向两部委提交年度工作报告，且每五年会提交周期工作报告并接收两部委的现场评审。2020年前，年度评审均以提交纸质材料的形式的进行。2020年开始，两部委均以在线提交的方式收集包括本单位在内的各个重点实验室的评审资料。现就本中心通过在线填报系统提交工作报告为例，阐述信息时代科研机构“零接触”评审的重要性和可行性。

2.1 机构基本信息一次性填报及报告完整性评估

2020年重点实验室的年度报告，教育部及卫健委均采取了在线填报的方式进行。填报内容包括机构基本信息及年度工作总结两部分。机构基本信息首次在线申报并确认后，如无特殊情况，将不再进行批量更改基本信息的工作。此操作相对于传统的纸质材料递交而言，不仅快速有效地对各实验室的基本信息进行了收集和结构化整理，也避免了各单位对基本信息进行反复填报的冗余操作。特别注意的是，教育部本次年报的填写内容对实验室所属领域进行了细分，这对加强不同属性的实验室的精准管理及评审具有重要的意义。

对于填报系统，卫健委基于医学科学院MacRP管理系统进行填报，而教育部则是独立开发了教育部重点实验室填报系统。无论何种填报平台，都对年度材料内容的完整性和有效性进行了高效的在线评估。系统通过设置必填项及内容字数的限制，可以有效评估年度报告是否已经完整填报，且填报内容是否精简扼要，及时对填报者给予提示，有效避免了纸质资料交至相关部门后才发现材料不完整或者填写内容堆积烦琐冗长的情况发生。因此，电子化的材料提交相较于之前的纸质材料提交方式而言，可以规范、实时、高效地完成报告初审，真正实现了档案管理质量的提升。

2.2 科研成果归属自动检验

教育部及卫健委重点实验室年度报告中除了对基本信息的准确填报要求外，最重要的一项任务即是对实验室年度相关研究成果进行有效的统计及评估。而电子化材料填报系统相较于传统纸质报告而言，对科研成果的有效性可以进行更为准确及高效的评估。以原创研究论文为例，在线系统对于每项提交至系统的科研论文，均需要详细填写论文的研究单位、杂志名称、页码等研究成果具体信息，以及研究成果的所属者姓名。同时还需要提交相关附件材料，如成果的原始数据、照片及相关证明的扫描件。这样，对于不属于该实验室的项目成果就可以实时发现并及时制止此类成果的提交。此外，也可以对论文是否发表、影响因子等信息进行在线审核评估。因此，电子化的材料提交相较于之前的纸质材料提交方式而言，不仅可以及时评估研究成果的准确性及有效性，还可以及时评估科研成果的重要性，对推动年度评审工作有效性和便捷性具有重要的意义。

2.3 “零接触”材料递交及评审

对于“零接触”材料递交的实施，卫健委在2020年工作安排中仍是采取“双套制”，即纸质文件与电子文件同时提交至相关部门审核。而教育部则采取的是仅提交电子文档。“双套制”对评审资料管理是一份双重保障。但是目前，随着档案管理现代化、电子化水平的日益提高，笔者认为能完全实现“零接触”提交及评审。这是因为：①纸质材料无法避免大量文件堆积的问题，占据空间，耗费时间。而电子化管理高效集中，可快速实现对有效内容的审核及评估；②电子化档案传阅性高，不需要纸质传递所需要的时间差，且可以实现多人同时在线审阅、交流、评审；③在线评审在时间和空间要求上更为灵活。

3 完善信息时代科研机构信息电子化管理的几点思考

在教育部及卫健委2020年重点实验室的年度报告工作中，笔者体会到电子系统可以去除信息反复填报的冗余过程，对年度材料内容的完整性和有效性进行高效的评估，也可以评估研究成果的准确性及有效性，并及时评估科研成果的重要性。这里也提出几点思考。

①档案管理安全性的必要性：信息化时代下，档案收集、管理和利用方式都发生了本质性的改变，这也使得信息安全性面临严峻的挑战。档案管理的安全性和完整性需要进行多层次、多维度的提高[13-14]。笔者注意到本次的教育部及卫健委2020年重点实验室的年度报告提交的注意事项中均提到，若年度报告涉及保密内容，请按照国家保密规定办理。这里强调了信息管理的安全性。而且，重点实验室的年度报告多涉及原创科研成果，包含了诸多的知识产权的相关内容，因此对档案的保密性应有更严格的要求。对于档案管理的安全性，笔者认为，首先，管理系统的优化十分必要，应包括数据库审计、服务器群组防护以及入侵防御系统及防火墙的设置等内容[15]，从档案的存储环境、网络安全环境和人为操作环境等多方面实现安全性的提高；其次，省部级相关单位及各个重点实验室需要融入现代化科学技术和管理方式，对于重点实验室而言，根据本实验室的申报经历，笔者认为应该做到“专人专机”进行申报，即设置专员进行资料的收集和在线申报，对于专员，需要定期组织开展培训活动，不断完善和强化专员的信息安全意识，保证信息的安全；此外还需要设置专门用于申报的硬件设备，对于该设备，严禁随意与不安全网络及移动设备链接，以保证信息安全。而对于实验室管理部门，笔者建议采取更高级别的“专人专机”管理方案。第二，对于档案管理的完整性，上文已经提到，在线系统对于每项提交至系统的科研论文，均需要详细填写论文的研究单位、杂志名称、页码等研究成果具体信息，以及研究成果的所属者姓名。同时还需要提交相关附件材料，如成果的原始数据、照片及相关证明的扫描件。由此可见，通过对必填信息内容的设置，线上申报相较于传统的纸质提交方式，可以方便高效准确地保证信息的完整性，并且提高了信息完整性审阅的效率。

②应从管理系统入手，积极引入自主学习、图像识别等智能网络：近年来，随着计算机技术、多媒体技术和网络技术的不断发展，已经可以基本实现从海量图像甚至视频中提取和识别重要文字信息，且大量的纸质表格也可以通过图像拍摄和图像处理的方法自动转化为电子表格[16]，该技术对于重点实验室的年度汇报的线上填报十分有益。笔者在2020年重点实验室的年度报告在线提交中发现，研究成果的录入需要录入人员对相关信息进行逐条的文字录入，这种通过人工录入文字内容的填报方式不仅会造成低效率，而且十分容易出错。因此，笔者认为在年度报告的在线填写过程中，应积极引入图像识别及自主学习，逐渐加大文字智能技术及图像识别技术在信息电子化管理中的应用，将可以对研究成果的图像结果实现系统的自动抓取，再同时由录入人员进行审核，对错误进行人工识别后，系统可以通过进一步的自主学习，不断优化识别能力，有效提高“零接触”评审的操作性。

4 结语与展望

信息时代科研机构及科研项目的“零接触”材料递交及在线评审，已经初步实现了档案管理现代化及电子化，仍需要深入全面地推进及优化[16]。在科研管理和评审中，国家也在积极地推动“零接触”材料递交和评审工作。如国家自然科学基金委2020年自然科学基金申报新政策中就明确提到：进一步推广无纸化申请试点，将面上项目、地区基金、青年项目、重点项目和优秀青年项目等五个项目类型均纳入无纸化申报的范围[17]。电子化管理不仅可以有效完成对电子档案信息的分类与加工，提升档案管理效率，控制档案管理成本，还可以有效提高材料评估及评审工作效率。作为接受评审的单位，笔者需要做的是切实加强相关的培训力度，定期组织开展培训活动，保证信息递交完整、安全、有效。而相关审核单位也应该将先进的档案管理理念传递给档案管理人员，提升其信息处理水平，满足档案管理现代化、电子化的要求，真正实现档案管理质量的提升。