新形势下企业保密管理工作

王迪

国家电投集团河南电力有限公司

保密管理一直以来都是企业应引起高度关注的重要职位。其不仅直接影响着企业的核心利益，同时也是推动企业长期稳定发展的重要保障。接下来，作者将围绕保密管理工作，基于企业在新时期背景下发展的视角对其工作概述、探索管理、工作现状以及现存问题与对策等多个层面展开探究，作者希望以下针对企业保密管理工作所提出的意见可以对从事保密管理工作的相关人员有所裨益。

一、新形势下企业保密管理工作概述

（一）企业保密管理工作定义

保密管理工作主要是指对企业核心技术或重要文件进行加密防窃处理，以避免企业内部的商业机密被外界知晓而导致企业在经济、名誉等方面的损失。从企业的角度来说，保密管理工作的范围通常包括客户信息、项目合同、未来发展战略目标、核心技术等内容，这些内容与企业的整体利益有着密不可分的联系，因此，企业应当对保密管理工作引起高度重视，以确保企业机密在管理过程中具有较高的安全性。

（二）新形势下企业保密管理工作的重要性

保密工作不仅是维护企业合法权益和经济效益的重要手段，同时也是提高企业核心竞争力的关键。随着社会发展速度的不断加快，当前国内企业在建设过程中也遇到了很多问题，其中资料泄露便是其中之一。在信息技术高度发达的现代社会，泄密的途径越来越多，窃密手段的隐蔽性也越来越强，因此保密管理工作的重要性也就凸显出来。落实保密管理工作可极大地保护企业机密信息不外泄，为企业的可持续发展提供保障。

（三）新形势下企业保密管理工作的原则

企业员工在开展保密管理工作时，需严格遵循以下原则：第一，最小化原则。保密管理人员应将保密文件的范围划分至最小，涉密环节应保持最简，知情人数应降至最低。第二，全程化原则。保密管理人员在保守任何商业机密时都应秉承全程化的原则，无论在任何情况下始终做好保密管理工作。第三，精准化原则。在开展保密管理工作时应精心设计管理方案，精准制定管理标准，精细实施管理活动，这便是精准化原则的实质[1]。

二、新形势下企业保密管理工作的探索与管理

（一）新形势下企业保密管理工作探索

当前我国已然全面迈入信息时代，因此保密管理工作模式也要与时俱进。管理人员需熟练掌握信息技术要点，通过合理运用信息技术来高效、高质地完成保密管理等相关工作。针对不同保密等级的文件，管理人员可设置不同的计算机系统，并对保密文件所属计算机系统与非保密文件所属计算机系统进行物理隔离，同时严禁非涉密计算机以任何形式连接涉密网络，同时采用口令管理、系统备份、权限管理、病毒防范等措施来进一步强化保密管理成效。

（二）新形势下企业保密管理工作措施

首先，企业需制定完善的保密管理制度，以此来规范企业员工的保密行为，降低机密泄漏地风险。其次，提高保密管理人员的专业能力，以此来强化保密管理工作的最终成效。最后，积极引进先进的安全防护设备以及技术对保密管理工作的顺利开展提供支持，这样可以更好地提高保密管理工作效率和质量。

（三）新形势下的企业保密管理工作经验

为进一步强化保密管理成效，管理人员需不断地丰富自身的管理经验，从细节入手，努力提升自己的管理水平。在开展保密管理的工作中，管理人员需注重以下细节问题。首先，分清楚保密与公开的概念。明确两类信息资源的界限与范围，且无论是保密还是公开均以国家利益最大。其次，处理好商业机密与国家机密的关系。当商业机密关系到国家经济发展战略时，应以国家机密为重[2]。最后，明确保密资料与机要文件之间的相互关系。这是两个非常容易混淆的概念，机要文件通常是指以公文形式为主的涉密文件，在办理时应严格遵循特定程序。而保密资料的范围则相对广泛，如会议记录、财务数据等。对此工作人员需明确二者的差异性才能更好地完成保密管理工作。

三、新形势下企业保密管理工作现状分析

（一）新形势下企业保密管理工作的必要性

对于一个企业而言，其运作方式、客户群体、运营体制以及设立项目等内容都是企业内部的重要机密。而做好保密管理工作则不仅有利于保障员工隐私不受侵害，同时也可以有效地保障企业的经济效益不受损害。因此在企业的经营管理中深入贯彻落实保密管理工作是十分必要的。

（二）新形势下企业保密管理工作的具体做法

在思想上，企业应对所有泄密行为严惩不贷并且零容忍，以此来为保密管理工作营造良好的氛围。在技术上，企业可以积极引进先进的保密技术以及安保设备，并且建立涉密的网络系统，以此来增强企业的保密管理成效。在督查上，企业可成立专业的督查小组，其主要任务是针对保密教育、保密设备、组织领导、制度落实等多个层面全方位地进行监督检查，确保保密管理工作能够充分发挥实效性。

（三）新形势下企业保密管理工作成效

在新形势的背景环境下，对于规模较大的国有企业而言，由于企业高层所涉及的机密文件较多，且企业有足够的人力资源和资金来支撑保密管理部门的工作，因此该类企业的保密管理工作整体水平较高，其保密管理成效较为理想化。但对于一些规模较小的小型民营企业而言，由于其资金周转的灵活性较差，因此容易忽视保密管理工作对企业而言的重要性，该类企业通常会将建设重点放在生产建设上，因而导致保密管理工作未能取得理想的成效。

四、新形势下企业保密管理工作存在的问题及对策

（一）提高企业保密管理工作的意识

企业员工自身的保密管理意识薄弱也是造成保密管理成效不佳的重要原因。对此企业应当从两方面入手来提高员工的保密管理意识。一是在企业中深入贯彻落实对全体员工保密意识的培训工作，通过组织活动、橱窗宣传等方式来帮助企业员工更加全面地了解保密管理工作在维护企业利益时所体现出的重要性[3]。二是针对企业管理专项人员进行重点培训，由于这类人员专职于企业内部的保密工作，因此其肩负着守护企业机密的重要责任，一旦他们未能经受外界利益的蛊惑，将会对企业造成不可估量的损失，因此企业一定要重点加强保密管理人员的法律意识和责任意识，使其能够自觉守住保密的最后防线。

（二）完善企业保密管理工作制度

若管理制度存在漏洞，则极易导致保密管理工作落实不到位，最终影响保密管理成效，造成不同程度上的信息泄露。对此保密管理人员应结合企业当前发展现状，积极完善保密管理制度，努力为企业营造规范化的保密管理环境。为达到该目标，管理人员首先需加强对基层员工保密行为的强制性和约束力，避免基层人员因对保密管理工作缺乏认知而无意中泄漏企业机密。其次，管理人员还可引入全员责任制，即每一位企业员工都应肩负保密管理的责任，当企业出现保密资料泄漏问题时均能第一时间找到相关责任人，以此来提高企业员工对保密管理工作的重视程度。

（三）新形势下企业保密管理工作的激励

客观来看，大多数企业在面对保密管理工作中涉密人员泄密行为通常以惩罚为主，而相应的激励手段却相对较少，这也是导致涉密人员泄漏企业机密的主要原因之一。为进一步强化保密管理工作成效，企业可针对保密管理工作内容制定相应的激励机制。具体可从涉密人员的物质需求和精神需求两方面着手。在物质待遇上，企业需要确保员工的回报与其在企业中所创造的价值是公平合理的，同时还应保障企业员工的物质待遇不低于同行业的平均水平，尽可能地通过富有竞争力的物质条件以及科学的晋升通道来留住优秀的员工，减少因物质待遇苛刻而造成的信息泄露等问题。在精神待遇上，企业还应注重企业文化对企业员工所产生的潜移默化的作用，以此来切实有效地提高企业员工的职业道德、对企业的认同度以及集体荣誉感。此外，企业还可定期评选保密管理效率或质量最高的部门小组进行精神或物质上的奖励，或者采用责任制的方式来激发企业员工的源动力，使其能够更加重视保密管理工作的重要性，从而全方位提高企业的保密管理质量，降低泄密风险。

（四）提高企业保密管理工作能力

企业可从四个方面提高保密管理人员的工作能力。一是努力提高管理人员的战略思维，增强其对岗位工作的使命感与责任感。二是改善管理人员的知识结构，使其始终处于积极进取、努力提升自己的状态，积极汲取新知识，学习新技术，不断地提升自身的保密管理能力。三是对管理人员的行为进行规范，使其能够充分履行自身所应履行的职责，提高保密管理效率。四是协调管理人员的推进能力，使各部门的保密管理工作能够产生联动效益，从而更高效地完成保密管理工作[4]。

（五）企业保密工作与业务工作的有效融合

首先，企业可以向全体员工发放《业务工作与保密工作融合的调查表》，通过这种方式来获取企业员工对这两项工作进行融合的意见。其次，企业可与其他实施该融合工作的企业进行经验交流，针对其在实施融合过程中所遇到的困难以及当前融合成效进行综合考虑，并以此为依据制定符合企业长远发展需求的融合方案。然后，企业高层需结合当前企业发展现状，对其融合水平以及状态进行综合评估，并对保密管理相关的业务工作进行梳理，找出其中容易切入的融合点，并将其进行汇总。最后，将融合工作的实施方案进行落实，并且向企业员工发放《保密管理手册》，使各部门的企业员工均能深刻地意识到保密管理与自身所处岗位的业务工作有着密切的联系，并且与切身利益息息相关，从根本上促进保密工作与业务工作的有效融合。

（六）建设商业秘密风险防控和应急处置机制

如今我国已然迈入了网络信息时代，在新时代中信息传播途径趋于多样化发展，且传播速度极快。对于企业的保密管理工作而言，预防泄密风险是十分重要的内容。基于此，企业可创建科学、合理的企业机密风险防控流程，其目的在于提前发现泄密的风险点，防患于未然。风险防控体系的构建可以概括为以下环节：检查监测→风险评估→发现泄密风险点→启动应急预案→取证维权→总结优化。具体措施如下：首先，做好对泄密风险点的检查监测工作，通过定期或者不定期的保密检查，并结合信息系统、技术监控设备的监测结果，排查出高泄密风险人群。在此基础上，企业可进一步对这些高泄密风险人员进行动态跟踪调查，进一步缩小高泄密风险人群的范围，加强保密防控力度。其次，针对企业泄密风险较高的薄弱环节定期开展风险评估测试，并以此来判断企业是否需采取相应的干预措施。再次，对于企业内有较高泄密嫌疑的人员，企业管理层需在发现可疑情况的第一时间内及时地向相关责任人说明情况，并共同协商是否启动应急预案。最后，若企业的商业机密尚未泄露，则企业可针对涉密人员及时予以阻止和教育，并对其进行持续性监控直至恢复安全水平为止。而对于企业商业机密已经泄露的情况，则企业应立即启动应急处置方案，并由企业内部的保密管理部门对该泄密事件进行系统性的研究，并结合实际情况对应急处理措施以及风险防范措施加以优化，同时在能力所及的范围内尽可能地控制企业机密的传播范围。在这里需要重点注意的问题是，企业在实施应急处置措施的过程中需同步获取、保存相关操作记录以及侵权证据，并根据具体情况对企业泄密侵权等情况采取相应的维权措施，必要时可采取法律的手段来维护企业的合法权益。

五、结语

保密管理对于企业而言是一项循序渐进且贯穿整个发展历程的重要工作内容，需要管理人员缜密地谋划，耐心地落实才能防患于未然，切实有效地保障企业加密文件的安全性。为了充分发挥该项工作的作用价值，企业可通过提高保密管理人员的意识、完善保密管理制度、加强对保密管理工作的激励、提高保密管理能力、加快保密管理与业务工作的有效融合以及建设商业秘密风险防控和应急处置机制等措施来提高保密管理水平，为企业在新形势下的飞速发展奠定坚实的基础，这也是保密管理工作的意义所在。