职工住房档案及房屋管理信息化系统

伍琴 和增表 穆楠 孟欣 赵宏伟

摘要：如今信息化时代的来临，为职工住房档案和房产资料综合管理方式也提出了更高的要求。如何高效管理职工住房档案和房产资料成为重要研究方向。职工住房档案和房产资料综合管理平台历经十多年单机版系统的实践磨合终改造升级成为网络化、系统化、模块化新系统，职工住房档案管理信息系统，为央产房上市交易提供数据支持，任一信息的不准确或不完整都会使房屋上市交易的无法进行。因此，一个高效、综合、系统、相互关联的信息系统亟待研究开发。

关键词：信息关联；住房档案；房屋管理；信息化系统

一、引言

职工的已购公房、职工周转房、公寓、集资房等多种住房的出现，使得职工住房管理更加复杂化，住房档案及房屋信息管理成为职工目前关注的焦点问题[1-3]。职工住房档案作为对住房信息保存和管理的一种特殊介质凭證，是无法替代的。随着信息化及住房形式的发展，传统纸质档案管理方式已无法提高住房管理工作的服务水平，同时，也阻碍了长久的保存和管理住房信息。因此，要解决职工住房管理问题，需对住房档案和住房管理工作进行改进完善。随着互联网的发展，许多高校、企业单位为提高管理效率，都建立自己的电子信息档案。许多具有数据中心的企事业单位将电子档案放在云端，档案管理员可随时随地管理档案。住房档案属于众多信息档案中的一种，主要采用纸质档案和电子档案结合的方式进行管理。目前，对住房档案信息化管理探索过程中，各企事业单位虽实现方式不同，但实现的功能上相差无几[4]。华中科技大学基于B/S结构，开发了档案管理信息系统。清华大学根据其住房档案的特点，设计了住房档案管理信息系统，实现了卷内目录和纸质档案的电子化目标。同时，清华大学的住房档案信息管理系统将楼房和使用者的信息进行结合，实现对档案的多维度、多线索的综合检索和使用，极大提高了档案管理效率和服务水平。武汉理工大学以楼房和教职工档案为基础，实现对住房档案的网络信息化管理、攻防维修管理以及周转房租赁等信息化操作。

计量院住房档案的管理体系目前而言并不完善，城市之间住房档案的管理体系也并不统一。同时，无法实时准确的查找到档案信息，这导致住房档案管理连通性差，增加查询成本。 档案信息整合不完整、不同部门缺乏统一的管理方式、档案信息存在冗余、存在实时更新的差异等，都对计量院的住房管理造成了巨大困难。因此，住房档案及房屋管理信息化系统是计量院亟待解决的问题。

二、住房档案管理存在的主要问题

（一）住房档案归档不完整

住房档案管理人员在工作交接、管理过程中可能存在疏漏，造成住房档案信息不完整，存在档案文件修补凌乱、丢失、冗余和信息不统一等现象，住房历史档案的完备性和统一性受到破坏[5-7]。同时，部分住房档案信息的丢失，对房屋日后分配及调整造成一定困难，档案再使用的参考价值也受到一定的质疑。

（二）住房档案管理机制不完善

截至目前，国家颁布了多项房地产调控政策，以遏制房地产商哄抬房价的行为。 相应地，各级政府出台了多项对应的政策[8-10]，但管理员往往会忽略住房档案这一重要的住房信息凭证，很多住房信息都未妥善保存管理，导致档案信息不全甚至缺失，待查找时才发现信息疏漏，进而造成一些不必要的纠纷。 档案管理者应提高对档案管理重要性的意识，住房档案是管理职工住房信息的重要凭证，切实关系到企业职工的根本利益。 住房档案资料一旦损坏或丢失，造成的困难时无法预想的。因此，档案管理员应意识到住房档案管理的重要性，认真仔细地管理职工提交的档案，并及时进行整合、整理及归类。 为提高档案管理效率，管理员应树立科学的管理理念，精简档案管理流程灵活运用颁布的政策，及时管理档案。

（三）住房档案数字化程度不完备

随着互联网的快速发展，社会逐渐走向人工智能时代。传统的人工管理机制、运行模式、操作方式已不适应时代发展。智能化逐渐替代人工化、机械化，住房的管理制度也需在不断被更新，相应地，住房档案管理也应进入信息化管理时代。这需要管理人员运用信息化手段提升业务能力，将复杂烦琐的业务变得简单智能，同时需实时对档案内容进行更新。但目前档案数据化程度不深，这是因为管理人员对数字化信息不敏感、缺乏相关信息化知识，并没有将网络信息与工作运用真正结合起来。档案管理不完善，没有合理有效的运用数字化管理，随着信息量的急剧增大，档案信息的管理难度也随之增大，导致工作效率低下[11-12]。

三、住房档案及房屋管理信息化的意义

（一）实现档案有序管理

计量院在长期对各种档案管理工作中发现，存在信息遗漏、冗余等诸多问题，对单位内档案管理工作的开展产生了极大影响。因此，住房档案的管理模式需进行全面的调整和革新，于是在住房档案管理模式中引入了信息化管理方式。通过信息化管理方式在各领域的渗透与推广，该方式可有效节省管理工作中的物力、人力等资源，提高工作效率。同时，单位内的档案管理人员通过运用智能化信息管理设备，在提升住房档案信息化管理工作的基础上还能提高自身知识储备，对实现住房档案的有序管理是有益的。

（二）为职工提供便捷

一般情况下，住房档案信息都会放到档案馆统一地进行保管，档案馆内储存的档案资源随职工人数和住房信息的增加也随之增多，造成档案查找效率低下。对于院内职工而言，在馆内海量的档案资料库中想要即时找出所需资料也是十分不便的，费时费力，如果将信息管理技术引入住房档案管理中，管理系统将自动根据查询需求快速精确地筛选出相应档案信息，既提高查询速度又能一定程度上保证查询结果的准确与完善性。

四、住房档案及房屋管理信息化系统设计

职工住房档案和房产资料综合管理平台本着一人一档，一房一档，人房关联，业务驱动，数据共享的原则。将人员、房源分开单独管理，分设房源库和职工库，我单位只需维护“我”数据即可，避免了重复性管理，消除了重复性操作，从而减轻不必要的工作量。

（一）系统描述

单位职工住房档案和房产资料综合管理平台最基本的两个基础设置管理是：职工档案管理和房屋信息管理。本系统管理平台形成的六大主要功能模块，分别是“档案管理”、“宿舍管理”、“补贴管理”、“资料管理”、“系统管理”和“综合分析”，使得整个系统的使用和操作更加便利，节省了不少的时间成本，保证了信息的全面性。1.档案管理模块包含：职工档案管理、房屋档案管理两个子功能。2.宿舍管理模块包含：信息维护、空房管理、排队管理、住房核对、历史住房信息查询五个子功能。3.补贴管理模块包含：补贴管理、历史补贴查询两个子功能。4.综合分析模块包含：补贴分析、住宿分析两个子功能。5.系统管理模块包含：用户管理、角色管理、单位管理、字典维护、日志查询五个子功能。6.知识库管理模块主要完成知识存储管理功能。

（二）系统结构分析

职工住房档案和房产资料综合管理平台主要实现目标包括：1.职工档案信息以及历史信息的自动化信息建设；2.房屋档案信息以及历史信息的自动化信息建设；3.宿舍房屋信息的个性化管理以及宿舍房屋历史信息的智能化管理；4.职工补贴和房屋补贴的信息化建设；5.历史补贴信息及资金信息的智能化管理；6.补贴和住宿情况的个性化数据分析统计；7.系统用户、部门信息的智能化管理。为实现上述功能，从结构上分为数据层、应用层和统计层。职工信息、房屋信息、宿舍信息和资金信息属于数据层；应用层主要完成综合管理、实时维护；补贴分析和住宿情况分析属于统计层，平台整体结构如图1所示。

（三）系统功能分析

职工住房档案和房产资料信息化管理平台按照管理功能进行业务划分、模块化设计。遵循独立性、简洁性及完善性原则构建整体系统功能架构，具体如图2所示。

档案管理：对人员和房屋基础信息的维护，平台的运行前提是以档案信息为基础的，在职工和房屋为主线，进行其他功能的扩展，档案管理分为两部分：职工档案管理和房屋档案管理，该功能同时支持交叉查询，职工可查询关联的房屋信息和房屋可查询关联的人员信息。

宿舍管理：对单位集体宿舍房间使用进行管理。它包括宿舍信息维护、空房管理、排队管理、住房核对、历史住房信息查询五部分，该功能预留CS实现接口，后期可以添加CS端住房预约和申请功能。

资金管理：分为补贴管理和历史信息，补贴管理是根据字典管理补贴分类字典区分补贴种类，补贴管理又分为房屋补贴和职工补贴，支持多维度查询职工、房屋补贴信息，支持补贴金信息日常维护，同时该功能支持历史年度中的补贴金录入或导入，将历史补贴金纳入资金管理，达到信息明朗化的效果。

综合分析管理：对日常职工信息、房屋信息、补贴信息以直观图的形式分析、汇总统计，支持历史信息的分析、汇总统计，该功能支持手动配置分析纬度，平台可按年、按月、按季度、按单位类型、按部门分类等纬度分析统计数据，同时支持数据导出、打印报表等功能。

系统管理：整个项目运行的基础，其中用户密码采用MD5与AES相结合的不可逆加密方式，确保用户信息绝对安全，该功能主要分为用户管理、单位管理、角色管理、字典维护、日志查询等功能。单位管理：单位下详设部门信息，管理员可按照职工的职位不同分配部门，确保职工信息对号入座，解决了平台用户胡乱现象；角色管理：管理员可根据不同用户的不同权限建立不同角色，确保用户数据的独立性和保密性；字典维护：该功能解决了平台中所有的分类问题，确保部分固定数据采用下拉、多选等方式填写，保证了数据的正确性，例如：职工性别、补贴类型、房屋类型等信息；日志查询：该功能记录了用户从登录开始的每一步轨迹，确保平台可以追责到人、追踪到具体时间、追踪到具体操作。

知识库管理：解决单位再往年中所生成的纸质文件、图片文件、视频文件的消息混乱和遗失保管等问题，确保历史文件的安全和综合管理，该功能支持图片、视频、文件的上传、扫描保存，支持已上传文件数据的查询。

五、结束语

职工住房档案和房产资料信息化管理系统是一个信息管理软件，强化了职工档案管理的工作，丰富了住房档案管理的工作方式，极大提高了档案信息的查询速度和准确性。该平台可移植应用于各大、中、小型企业，不仅提高企业职工查询效率，还可以取代人工劳动，降低劳务开支。此外，该系统可进一步开发手机APP，利用移动互联网优势，实现职工信息的随时随地查询，即节约了平台管理人员的查询时间，也增强了档案管理工作的效果。

作者单位：伍琴    和增表    穆楠    孟欣    中国计量科学研究院

赵宏伟    北京交通大学

参  考  文  献

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