澳大利亚国家档案馆“arcHIVE”数字志愿服务及启示

刘思纯/上海大学文化遗产与信息管理学院

随着社会档案意识不断提高，档案开放利用的需求明显增长，我国档案馆馆藏档案资源供需关系有待改善。这不仅要求档案部门从内部发力，还需要社会公众从外部协助。新修订《档案法》明确提出“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展”[1]，志愿者服务恰恰为社会公众力量参与档案事业的建设，提供了十分重要的途径。

我国档案志愿服务从1994年[2]发展至今，整体水平虽然有所提升，但依然不高[3]。为提高我国档案志愿服务水平，我国档案学学者不仅探索内因，也对英美等国家的档案志愿服务进行了大量研究，以期借鉴国外相对成熟的经验，逐步完善我国档案志愿服务。本文研究尚未进行深入讨论的澳大利亚国家档案馆“arcHIVE”数字志愿服务[4]，结合时代特征与我国档案志愿服务现状，对加强我国档案志愿服务提出几点理论与实践方面的启示。

1“arcHIVE”数字志愿服务介绍

1.1 开展背景

澳大利亚国家档案馆拥有超250个立架，用于放置大量的案卷目录，这些档案是20世纪50年代以来转交至国家档案馆保存的。为了方便公众在线上就能利用这些资源，国家档案馆在对其进行数字化的同时，于2012年11月推出了“arcHIVE”数字志愿服务。

参与该数字志愿服务的志愿者通过登录网站，对OCR技术无法识别的案卷目录进行人工转录。转录完成后，志愿者可向档案馆发送检查申请，检查无误就可以将转录内容添加到档案馆的在线数据库Record Search中进行公开发布。官方数据显示，截至2021年9月8日，通过“arcHIVE”成功转录并收入数据库的记录高达836641条。

1.2 运行机制

无论是游客还是注册用户，都可以进入该网站进行转录。账号注册流程简易，只需要输入符合要求的用户名、邮箱地址及密码，即可成功注册，无需任何费用。相比游客，注册用户的优势在于可以根据转录的数量进行积分、申请转录成果检查、看到自己收藏以及最近转录的记录，并且能在“社区公告栏”留言或查看其他志愿者的留言。网站根据创建时间、转录进度、难度、地域和类别对待转录档案进行分类，供志愿者检索或转录适合自己的档案。转录的操作界面简洁，志愿者还可以根据自身偏好调整操作界面。当转录工作无法一次性完成时，志愿者能够保存当前转录进度，后续再继续转录。

1.3 激励与保障机制

1.3.1 激励机制

志愿者每转录一条记录，其个人主页的积分就会增加，且随着分值的不断累积，志愿者的账号还会升级，获得不同阶段的徽章，如“初学者”“爱好者”“专家”等。分值较高的志愿者有机会出现在网站首页的积分排行榜上。

1.3.2 保障机制

除了对志愿者的服务予以激励，澳大利亚国家档案馆还有一系列的保障政策，以维护档案馆及志愿者的相关权利。用户个人信息隐私方面，该馆有详细的网站隐私说明，并以澳大利亚《隐私法》《档案法》《公共服务法》等十项法案为基础框架，制定了专属档案馆的隐私政策，内容涵盖档案馆收集和保存个人信息、数据存储与数据安全、档案管理、获取和修改个人信息、使用和公开个人信息等方面，并对未经授权而导致个人信息泄露等的处置进行了明确说明，还强调了用户通过互联网（包括电子邮件、官方网站、社交平台等方式）传输给档案馆的相关数据信息的使用权限及依据的法规政策。档案馆承诺“致力于及时、公平地解决投诉”，不仅公开了档案馆隐私专员的联系方式，还提供了向澳大利亚信息委员会投诉的渠道。版权方面，澳大利亚国家档案馆就馆藏档案版权所有、馆藏档案非商业用途使用说明、版权保护范围、申请发布许可等方面进行了规定。

针对“arcHIVE”转录系统，平台对志愿者提出四项条款及条件，主要目的是维护平台转录及积分制的正常运行。面对可能发生的纠纷及争论，档案馆还提出了免责声明。

2 “arcHIVE”数字志愿服务特点

2.1 参与难度不高

该志愿服务对参与的志愿者没有专业学历、年龄职业、地域国籍及个人技能等硬性要求，志愿者只需要能够联网的设备，在遵守档案馆相关规定的前提下，就可以进行转录。该志愿服务的入口可通过澳大利亚国家档案馆官网主页的“支持国家档案馆”的按钮进入，也可以从该网站菜单栏的“关于我们—志愿者”进入，方便快捷。同时，志愿服务入口放置在官网头图这样显眼的位置，并开放多入口触达访问网站的用户，可以看出澳大利亚国家档案馆对其的重视程度。

转录的操作界面简洁明了并附有相关说明，无论是对于上网的熟手还是新手，都十分友好；再加上转录的重点不在于操作，而在于对文本的识别，从这一层面来说，志愿者的服务难度进一步降低。在此基础上，档案馆将待转录的档案以转录难度、进度及地域进行划分，给予志愿者自主选择的权利和参考依据。即时保存转录进度的功能也打破了时间和空间给志愿者带来的限制。档案馆通过这种方式将志愿服务的部分主导权分给志愿者，一定程度上缓解了服务内容固定与志愿者服务意愿可能产生的矛盾。

2.2 重视志愿者权利

志愿服务利益主体层面，档案馆对自身及志愿者都有相应的政策保障。隐私政策阐明了档案馆对志愿者个人信息的处理权限，版权说明保护了档案馆所拥有的馆藏资源的使用权限，免责声明告知了档案馆网站的立场原则。志愿服务行为要素层面，档案馆做到了志愿服务开展前的责任厘清、开展中的规则约束及质量把控，以及结束后的权利维护。

“arcHIVE”设有转录得积分的激励机制。相比志愿者证书、纪念品、津贴等物质奖励，转录得积分更多是精神层面的奖励。一方面，志愿者通过积分、荣誉称号进行自我的纵向比较；另一方面，积分排行榜则实现了志愿者之间的横向比较。

2.3 强调互联互通

随着互联网技术和社交平台的发展，网络中的个体基于自身兴趣、情感需求、价值追求等逐渐聚集到一起，形成了网络虚拟社群[5]。“arcHIVE”数字志愿服务正是建立了一个网络虚拟社群，其开设的“社区公告栏（Community Board）”为该社群的个体提供了互相交流的平台。志愿者可以在此处评论或回复他人的留言，还可以浏览其他志愿者的个人主页，了解他人转录信息。社群式运营加强了志愿者的互动，让社群个体间“弱关系”向“强关系”转化，形成信任体系，进一步推动志愿服务的开展[6]。志愿者通过内部的横向沟通，表达社群及成员需求[7]。

3“arcHIVE”对我国开展档案志愿服务的启示

3.1 善用网络平台开展及推广档案志愿服务

我国档案志愿服务多为线下进行，线上档案志愿服务较少[8]。从“arcHIVE”的运行情况及成果来看，我国档案部门应该积极开展类似的线上档案志愿服务。《中国互联网发展报告（2021）》显示，截至2020年底，中国有9.89亿网民，互联网普及率达到70.4%，移动互联网用户总数更是超过16亿[9]。新冠疫情的暴发，也促使了人们生活、工作方式的改变，加强了各行各业对于互联网及在线活动的依赖。从这点出发，线上模式与当下人们的行为习惯相契合，顺应了互联网及后疫情时代的发展规律，容易被人们接受。同时，碍于时间和空间的限制，线下志愿服务往往存在一定的参与门槛，如行程冲突、地点太远等，这些都会影响公众的参与意愿。通过网络平台在线完成志愿服务，打破了时空壁垒，放宽了志愿服务的要求。诚然，并不是所有类型的志愿服务都能通过线上完成，这就需要档案部门合理利用馆藏资源，深入挖掘可置于网络开展的服务内容。“arcHIVE”的志愿者在线完成了大批量的转录工作，一方面，志愿者接触到了基础的档案业务与实在的档案文件（扫描影像）；另一方面，志愿服务对澳大利亚国家档案馆档案数字化的开展起到了实质性的帮助。我国档案志愿服务多为宣传讲解、档案征集及业务指导类，深入档案日常管理工作的项目很少[10]。近几年来档案数字化蓬勃发展，国家也鼓励推进传统载体档案数字化[11]。档案部门可以开发如在线转录等的档案志愿服务，让档案志愿服务与档案事业发展真正结合起来。

另外，我国档案志愿服务队伍中，占比最大的是档案部门工作人员[12]。公众参与度不高最主要的原因是不了解档案志愿服务活动，而且档案志愿服务项目信息不易获取[13]。针对上述问题，档案部门可以参考“arcHIVE”，为志愿者项目单独开设网页，将零散信息汇总，并在官网醒目位置引导提示，引导公众进入该页面，避免入口深给公众查找带来不便，进而阻碍公众参与档案志愿服务。同时，借助微博、抖音、微信公众号等新媒体平台，加大档案志愿服务宣传推广力度，扩大群体覆盖范围。

3.2 建立并完善激励与保障机制

3.2.1 从志愿者行为动机出发制定激励政策

志愿者虽然不计物质报酬，自愿贡献个人时间及精力，但一定的激励机制更能调动志愿者参与志愿服务的积极性和主动性。国外学者自20世纪70年代起，就开始探讨志愿者激励因素，并得出了双因素模型、三因素模型、多因素模型等理论[14]；我国有相关研究表明，公众愿意参与志愿服务的动机包括了绩效期望、社群影响、风险感知和促进条件[15]。综合上述理论研究发现，实现自我价值和提升个人能力，是志愿者参与志愿服务的主要因素。“arcHIVE”正是以积分制、荣誉称号及排行榜等直观的形式，显化了志愿者的工作成果，使其从价值、认知和提升方面获得了满足，有利于志愿服务的持续性开展。《档案法》也强调了“对在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的单位和个人”，要“按照国家有关规定给予表彰、奖励”[16]。因此，我国档案部门在开展档案志愿服务时，要重视激励机制的建立与完善，从志愿者的行为动机出发，制定合适的激励政策。如，档案部门可以根据志愿服务的内容及数量予以志愿者相应的积分或虚拟货币，积分或虚拟货币能兑换不同的奖励，如荣誉徽章、账号头衔、培训机会等。优惠券、纪念品、档案编研成果等也可纳入兑换范围，满足部分对物质奖励有需求的志愿者。

3.2.2 从利益主体及开展流程出发建立保障机制

档案志愿服务涉及档案部门、志愿者两个利益主体，这就要求有明确的法规政策，厘清双方的责任与权利，避免在档案志愿服务中产生纠纷。目前我国还未出台统一的档案志愿服务法规政策，档案部门没有可参考的标准。“arcHIVE”则转化思路，不拘泥于专门的指导性文件，而是将档案志愿服务拆分为利益主体和行为要素，形成了一套全面完善的保障政策。随着新修订《档案法》及《数据安全法》《个人信息保护法》等相关法律的实施，档案部门可参照“arcHIVE”的做法，结合已有的地方性志愿服务条例，从档案部门、志愿者和志愿服务的开展流程入手，因地制宜地建立保障机制。

首先，要保护档案部门和志愿者的基础权益，将个人信息保护、数据安全、档案开放利用等方面纳入政策制定范围。相关的内容要置于线上平台易于检索查看的位置。线下活动时，档案部门应提前对志愿者进行培训说明，或者将重点印制成手册、承诺书等形式的资料进行分发。其次，要确保档案志愿服务的质量。“arcHIVE”有专人审核转录完成的内容，确认无误后收入在线数据库，确保档案志愿服务能够促进档案事业发展。我国档案部门也需要在档案志愿服务中加入审查监督环节，该环节可前置或后移，也可“双管齐下”。环节前置，即招募志愿者时就从个人信息、专业、工作取向到相关经验等方面进行严格筛选，放弃“招募无门槛”带来的志愿者数量上的优势，在前端提高参与者的质量，进而加强档案志愿服务的质量。环节后移，即如“arcHIVE”一样，在档案志愿服务过程中，档案部门在志愿者完成具体的服务内容后进行检查。人力充足的档案部门可由部门内部人员落实，人力紧张的档案部门也可招募志愿者参与这项工作。由于审查监督对专业有一定要求，人选上应侧重于有档案工作背景的志愿者，如档案学专业学者，或有档案工作经历的公众。最后，档案部门对志愿项目的操作流程、常见问题、纠纷处理等要详细说明，并为志愿者提供有效畅通的反馈渠道，加强双方沟通，及时解决项目过程中出现的问题，保证档案志愿服务的正常进行。

3.3 建立志愿者社区实现持续性志愿服务

档案志愿者队伍也是一个群体。志愿者在有着共同目标的群体里，通过沟通交流产生情感联结、建立信任、获得归属感、满足社交需求，有利于增加其持续性进行志愿服务的可能。因此，我国档案部门可以像“arcHIVE”一样，在官方网站以博客论坛的形式，为志愿者打造分享的社区，促进志愿者之间的互动。并安排一名档案人员维护社区，定期解答并反馈志愿者的问题、需求。志愿者也可以在社区内互帮互助。如果档案部门存在技术或资金的限制，无法从0到1建设网络社区，可以借助在线志愿者平台。这类平台一般有标准的运作流程、成型的网络信息系统、相对全面的技术和安全保障，以及一定的受众规模。如“志愿汇”设有网页端和App端，拥有个人排名、虚拟勋章、公益益币等激励机制，能记录志愿活动时长；拥有较为完善的志愿者信息安全保护机制及问题反馈渠道；志愿者能在所参与的志愿者组织以及活动区域留言互动。档案部门只需要以志愿组织身份申请入驻，成功后即可发布活动招募志愿者。不过单纯依靠这类并非专门服务于档案志愿服务的平台存在弊端，如平台上的志愿组织及发布的志愿活动较多，导致档案志愿服务相关信息不够集中。档案部门可以辅助使用微信、QQ、飞书等比较普及的办公工具，或微博、知乎、小红书等拥有大量注册用户的社交媒体平台，汇聚档案志愿者群体，及时发布档案志愿服务信息，主动建立志愿者队伍个体间的联系，形成弹性更大、更机动灵活的分享空间。