当前社会保险经办机构档案管理创新问题研究

姜永光

（山东省昌邑市社会保险事业中心，山东 昌邑 261300）

随着社会保险制度的稳步发展，社会保险档案的数量也在增加，在实际工作中，国内一些地区存在着观念和实践上的问题，需要认真分析和研究档案管理中出现问题的原因，才能有效地解决各种问题，为了规范社会保险关系，保障人民群众的基本权益，还必须重视社会保险档案的管理，为社会保险的成功进展奠定稳固的基础。因此，本文分析了当前社会保险档案管理的现状和原因，提出了推进社会保险档案管理工作的措施。

一、社会保险档案工作特点

《中华人民共和国社会保险法》载有关于社会保险关系的规定，保护公民的基本权利和利益使公民能够享受社会发展的成果，我国立法以人民生活为导向，维护群众合法权益是党和国家工作的重要内容，社会保险档案管理作为社会保险的基础性工作，也与社会稳定服务工作有关，社会保险档案可分为纸质档案、图形资料、声音档案等多种，党的十八大后，我国对社会保险制度要求更加严格，近年来取得了相当大的成效，但为了要促进社会保险事业的健康发展，还必须注意社会保险档案管理的完整性和安全性，以及社会保险档案的保障和维护，全面提高社会保险管理水平。

（一）范围广

社会保险是社会保障的基本形式，社会保险活动的开展是为了满足群众的需要，随着国家综合实力的提升，人民生活水平也不断提高，我国社会保险覆盖面更广，相关研究显示，到2020 年12 月底，养老、失业、工伤保险参保人数分别为10.3 亿、2.5 亿、2.65亿人，这个数字也在不断上升。

（二）动态性

在社会保险档案管理过程中，大部分档案都是静态的，档案的内容开放后不改变，但社会保险档案比较独特，随着参保人工作生活的变化而发生变化。例如，医疗保险参保人在获得医疗救助后的保险费变化，应反映在社会保险档案中，随着每年参保人数的变化，社保档案不断积累和调整，也体现了社会保险档案的活力。

二、社会保险档案管理现状

（一）基层工作环境

档案管理问题产生于认为基层档案管理由于干部管理不力、人员素质不高、经费问题等原因执行不力，我国地方一级的某些社会保险部门没有建立档案，部分社会保险部门也有档案，然而它们的质量很低。

（二）干部管理思想问题

一些群体对社会保险档案管理认识不清，没有形成保存社会保险档案的意识；或者与退休人员档案联系混淆在一起，没有认识到他们的特殊性。在实际工作中，一些地区受到档案管理思想的影响，以期从自然人那里收集社会保险数据。例如，与工伤定义有关的档案合并了与工伤申报有关的数据，以及工伤资料、文件送达等。业务部门没有对档案管理给予应有的重视，有的单位对档案管理不太重视，基层社会保险经办机构或以缺编为借口，或以各业务处与档案事务处的工作无关为借口，亦不进行社保档案资料的处理和收集、存档等事宜。

（三）多重控制，管理不当

十八大以来，社会保险档案管理取得了一定成效，但在政策实施过程中遇到了困难，而且现阶段社会保险档案管理还面临着一些问题，其中最典型的是多边管理，管理方法不一致，档案管理缺乏规范性，这就产生了档案管理制度不健全和管理职能重叠的问题，如果大量查阅档案，不同部门的管理需要、工作效率也大大降低，再加上不同行业的要求不一，没有完善的信息检索和资源共享系统，使社会保险档案管理制度难以运行。

（四）社会保险档案管理标准问题

目前，社会保险档案管理是按照传统的纸质文件管理方式进行的，这些档案保存时间长，可能会损坏，影响档案内容的查看，一旦档案发生火灾，所有档案都将被销毁。在信息社会时代，计算机被广泛应用于社会保险系统，但社会保险制度在数字档案管理方面仍面临困难，有关管理安排缺乏清晰的档案管理程序，导致数字档案管理方法未能有效推行，在社会保险制度下更频繁地使用档案，以及档案数量的变化，此外，缺乏适当的档案管理制度和标准，可能会增加工作量，对整体工作效率造成不利影响。

（五）效率较低的管理方法

当前，社会保险档案管理作为社会保险工作的重点之一，还存在一些问题，比如不能适应社会保险改革的需要，最典型的问题是管理方式落后。现阶段，我国部分地区社会保险部门管理进度滞后，档案不达标准，包括通风、安全因素很多。在社会保险制度改革的过程中，原档案经常被使用，但管理方法落后，无法有效查找利用档案，建立档案信息电子系统，帮助完成档案管理工作，提高档案利用率和社会保险档案管理水平迫在眉睫。

三、社会保险档案管理现状的原因

（一）档案管理意识不足

社会保险档案是保险业务管理过程中的宝贵文献，包括电子文件和纸质文件，这是证明社会保险业务完成的历史性文件，从心理学的角度来看，人们往往认为业务流程是最重要的，而历史并不重要，这种错误认识，对于档案的社会化保护埋下隐患。

（二）传统惯性思维的后果

在当前的管理体制的影响下，社保经办机构工作人员收集、处理工伤案件的档案过程中，只把伤病当成关键业务环节，但是工伤还有接受申请和证据调查等重要功能环节。此外，这些档案缺乏安全，而且在某些情况下，工伤事件的特点是时间过长，档案有丢失和篡改的风险，影响档案的真实性和完整性。

四、提升社会保险档案管理的措施

执行社保任务的基层社保经办机构，是服务人民群众的窗口、服务人民群众的镜子，是党和国家对人民爱戴、关怀的反映，做好社会保险档案工作，在提高社会保护管理效率、提升服务水平方面发挥着重要作用。目前社会保险经办机构的档案管理需要进一步加强，出现的问题需要尽快解决，要在机构建设、加强领导、加强法治、档案管理等领域开展档案工作的方式方法，充分认识完善社会保险档案对提高社会保险制度管理效率具有特殊重要的作用。

（一）提高认识和改进归档方法

要保证档案工作的质量，首先要提高档案工作人员对法律规范的认识，严格执行档案法、山东省档案工作条例等档案法规，树立正确的工作态度，二是档案工作者要具备基本的职业道德，以高度负责的态度对待工作，认真对待档案管理。我国已经建成世界上最大的社会保险网络，社会保险业务档案是社会保险经办机构的主要资产，反映了他们的业务水平，也是人民福利事业的重要内容，社会保险档案为国民经济的发展提供了帮助，为党和政府提供决策依据，对国家的社会经济稳定发展具有重要意义。此外，不断提高社会保险档案管理水平，及时归集业务档案，以确保业务档案管理的真实性和安全性。

（二）明确主体，创新工作模式

解决档案管理人员短缺的问题，要尽量减少职位流失。档案的管理工作要通盘考虑到工作的全局，才能优化内部分工和加强责任。一是按照组织实践，建立切实可行的档案管理、档案保密、档案保管责任制等；第二，要对工作奖励和罚则进行严格地监管，并建立能够对工作表现不理想造成的损失追究责任的机制；第三，必须建立一个由各科共同负责、负责执行任务的管理人员网络，以及档案管理员的指导和监督，以确保业务活动方面的高水平能力。社会保险档案管理的整体链条很长，涉及的工作环节较多，责任主体也不同，根据规定必须收集和整理材料，档案的归档和存储，以及社会保险业务部门对其内容的统计使用，以及他们必须收集数据的义务，将业务档案管理纳入社会保险活动的各个环节，制定实用的材料处理规则，既能发挥业务流程的优势，又能发挥档案管理的优势，明确具体材料，编制业务和档案服务清单，确保业务之间的高质量沟通。

（三）掌握要素，掌握工作基础

社会保险经办机构应当建立单独的档案馆，有必要的单位可以建立档案管理中心，配备高素质员工，统一规划社会保险档案管理，明确不同岗位职责分工，避免人浮于事的情况。此外，还必须重视工作人员的培训，加强档案管理员的业务能力，提高档案管理员的责任感和积极性，县级以上社会保险经办机构应当有单独的经营档案、面积和设备，以达到规定的要求。鉴于社会保险档案碎片化的现状，国家可以建立统一的社会保险档案管理制度。社会保险档案管理的整体链条漫长而饱和，这项工作必须依靠制度，使制度落到实处，促进社会保险档案管理工作的顺利进行。

（四）强调宣传和管理

针对当前社会保险档案管理的现状，应当注意档案管理，通过各种媒体进行社会保险，使职工认识到社会保险档案管理的意义，同时也要唤起民众的社会保护意识，让员工认识到自己工作的价值，为各级党委对社会保险档案管理提供足够支持，确保社会保险档案管理资金稳定投入，积极组织社会保险档案管理人员学习先进管理方法，强化责任意识，鼓励档案工作人员继续进修，组织档案人员参加培训课程，由档案管理部门组织，通过各种形式的培训，提高档案工作人员对档案业务的认识，进一步提升档案员的业务技能。

（五）改善规范管理机制

社会保险档案管理是社会保险的基础，要不断完善档案内容，实行规范管理，合理的管理制度有利于加强档案管理，在开展社会保险活动的过程中，容易获得更多的信息，及时管理和归档数据，避免原始信息丢失。在实践中，社会保险档案管理成员应当认识到当前管理体制存在的问题，提出相应的修改意见，为管理制度及管理过程提供规管架构，以免对档案管理造成不良影响，在档案管理过程中，各部门也要互相配合，业务部门及时将资料转交档案服务部门，以提高档案管理的效率。加强领导，把档案纳入单位工作主流，开展专题调研分析，解决档案工作中存在的问题，档案是保险业务的重要组成部分，管理层要对档案管理进行详细规划，周密规划、严格执行、严密监督、规范检查，有力支持档案管理人员的工作，把日常档案管理作为工作人员年度审计的一部分。

（六）数字控制、数字系统开发

要加强档案的硬件建设，首先要保证档案室的面积，满足档案保管需求，确保档案妥善保管；二是要加强资金支持，采集九个防护装备档案，实现软硬件建设信息化，现阶段，数字技术已应用于我国各个领域，应重视档案管理人员的培训，技术人员应当对信息档案管理软件进行监控，及时检测病毒，防止档案丢失，开发档案管理软件，提高档案管理效率。加强信息基础设施是社会保险部档案工作的必要趋势，随着网络信息管理的发展，增加财政资源，配备适当的电脑和网络管理档案，协助档案管理人员准确管理档案，提高档案管理效率，将档案信息融入社会保险信息平台，建立社会保险数据，此外，快车道开通，让群众了解自己获取信息，档案安全保障也是档案应用领域中安全管理与信息管理相结合的一项重要任务，以及确保档案的安全和有效使用。

（七）精简档案流程，提高档案质量

系统有了，方法有了，措施有了，内部因素也有了，决定作用是做到调试好、服务好、归档好，主要在以下几个方面：

一是社保档案管理是管理的基础，而资料收集是社保档案的基础，只有完整的档案资料，要体现档案的价值，能体现管理的作用，才能更好地为参保人服务。日常工作中要严格按照档案管理制度，注意收集上级机关和业务部门的文件，收集本单位形成的文件，收集下级单位寄来的材料，有关机关就本单位签发的证件；在采集过程中，重点应放在平时集中采集和数据采集的结合上，以及信息与跟踪的结合上。根据档案的分类、储存时间表和数量进行归档。档案工作人员应当及时进行检查，确保档案完整整洁，使档案合理归档，使它们能够按照一定的顺序和编号进行排序，并打印页码，档案名称符合相关标准；档案的整理方式应便于对档案的扫描管理要求，每一项都必须以减少档案损坏为基础；应当及时归档保管。

二是按照档案保护的九项要求，定期检查档案，遇有情况及时采取措施，完善人防、后勤保障、技术保障、保障体系，维护档案的完整性和安全性。档案记录在档案中，记录准确、规范、及时的内容，档案人员离职或者调职时，严格执行档案移交制度，按照账号对不同载体进行登记，统计报表、检索目录和转让程序。通过查证审查机制完善档案，公开档案材料，依法审查，准备完整的介绍、组织等史料，开发信息资源利用基地工作。

结束语

总的来说，现阶段全国大部分地区的社保经办机构在社会保险档案管理方面取得了进展，但也有一些个别地区的管理档案遇到了困难出现了问题，也有必要获得有关当前社会保险服务工作的信息，了解现状的原因，有针对性地提出问题并采取行动。社会保险经办机构档案管理是一项系统工程，需要我们建立完善的管理制度，各级社保经办机构的负责人要有档案管理理念，档案工作人员要有档案工作经验，才能更好地保证社保档案有效地服务社会，社会保险活动作为保障人民群众切身利益的活动，充分发挥出维护社会稳定的作用。