档案管理步骤与重要性探究——以济南三中为例

王齐秦

（山东省济南第三中学，山东 济南 250001）

一、引言

山东省济南第三中学是山东省重点中学，是国家级语言文字规范化师范学校，有教职工362 人，学生近四千名，可想而知学校的管理工作有很大的范围和压力。在档案管理工作方面济南三中确立了学校综合档案管理制度和归档方法、归档要求，能从较全面的视角和内容下开展档案管理工作，在档案填写、档案归档、档案调阅等档案管理方面有充分的制度性建设和正确的认识，通过宣传档案保密知识、集中统一管理、专人调配等方式建立了学校档案流程，从制度性建设出发确立了学校综合档案管理制度，从而为学校师生更好地进行服务，对学校学生管理和人才培养提供了原始数据和方案参照，提高了学校执教管理水平，更好地为师生进行服务，为国家建设提供优秀人才。

二、济南三中档案管理步骤

（一）集中统一管理，加强学生管理人员的建设

根据教育部和省教育厅档案管理相关文件所有学校都必须对教育机构的档案采取“行政措施”，高度重视学生档案管理，集中学生档案到档案管理室。根据学校的规模和济南三中的现实情况，济南三中在行政机构中分配学生档案事务管理人员，负责制定和改进学生档案事务管理的规则和规定，同时积极与班主任进行沟通，建立档案鉴定管理小组，由分管领导负责，档案室牵头，有关部门专（兼）职档案人员组成，共同对所鉴定的档案材料进行审核和监销，对归档材料通过全面的、系统的眼光进行评价，准确把握归档范围和保管权限。在组建人才团队方面，济南三中积极引进档案管理专家，并为现有人员提供专业培训，并且充分开展工作人员档案管理工作的主动性和提高工作热情。

（二）按照类型归档，做好资料整理归档工作

济南三中通过横纵两向开展高中档案整理归档工作，一方面通过归档材料类型进行归档，济南三中将所有材料分为这几个类别：财会类、党政管理类、基建和仪器设备类、教育教务类、声音像及实物科研类，从事务的种类和形式着手进行归档处理；另一方面济南三中通过归档时间这一特征进行纵向区分，按照规定统一采用“年度—保管期限”的分类方法。包括一般文件归入文件签发年度，如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度；跨年度办结的文件归入办结年度，如处理案件、同一问题的来文和复文等；跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档；几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度，如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。这样同一年度内文书档案又可以分为永久、定期30 年、定期10 年这三种保管期限。可以说济南三中通过两个划分方向横纵一体地进行归档处理，使文件保存较能全面的展现出资料信息存储、整理、查询等功能。

（三）通过行政措施建立归档流程，积极与各部门展开协调

在每次济南三中各种资料集中归档时，管理人员要发挥主导作用和牵引作用，按照高中生档案形成规律，需要提前公布档案归档要求和档案归档时间，并且以惯例常态化的方式与相关职能部门、教育教学部门展开沟通。特别是在毕业资料归档时，档案部门需要以第一负责人的身份牵头召开档案工作管理协调会议，充分认识和强调毕业生毕业档案管理工作的政治认识，强调档案的独一无二和重要性。检查每个归档步骤，首先从归档要求出发，宣讲和检查每个学生的档案所需材料是否完备，是否符合格式和相关要求，检查完毕后进行签字盖章封存；其次是在归档时间方面，要安排合理，步骤一贯，呈现出格式化、制度化的方针和策略，积极把握时间，把握速度，重视效率；最后是在个人档案部门对接上，要求做好一人一档，不漏一人，把每一个档案都负责好，既要审查历史，又要记录去向，以政治意识和教育意识为引导，对接每一个档案的每一个部门。

（四）积极宣传档案保密知识，做好档案保密工作

济南三中首先是提高学生对于档案的认识，教育教学和职能部门采取不同的形式进行存档宣传——利用新生入学课程、档案管理选修课和兴趣探究课程等方式，让学生意识到档案的重要性，认识到个人档案是个人教育生涯的全过程记录，档案丢失、篡改、销毁是非常严重的行为；其次是针对高中毕业这一环节，不同于初中和高一、高二，高中三年级及毕业这一环节面临着教育的衔接和档案工作的衔接，在某种程度上学生们会通过一定的方式和渠道接触到自己的档案，济南三中通过加强高中生毕业档案管理教育，树立安全意识和政治意识，不做有可能危害档案管理工作的行为，进而促进高中档案管理、衔接工作；最后是当学生完成学业后，济南三中档案室将学生的档案储存和转移视为一个重要的事件。除了与档案室协调外，所有档案部门的工作人员都必须培养政治意识和团结意识，共同参与、共同承担。在一定手段上还可以利用相关现代化机制，电脑、互联网技术，除了建立线下的转交手续外，还可以建立线上互联网“电子戳”，使每一份档案都有处可查，有据可依。济南三中网络服务人员还在努力探索如何利用互联网新技术建立更加方便、更加快捷的档案管理、调度、查询体系和机制。

三、学校档案管理工作的问题和重要性探析

（一）当前学校档案管理工作的相关问题

1.档案管理工作制度不完善，工作人员不专业。不少教育行业相关院校在档案管理工作方面存在着粗放式管理的问题和现象，例如没有档案管理相关制度，或者不严格执行档案管理相关制度，档案管理相关制度不完善、不完备，在档案收集过程中没有统一的内容和制式，填写内容混乱造成后期整理苦难。档案收集后归档不明确，没有统一的归档策略，在存储方面不注重管理，没有管理保存条例，特别是纸质内容容易腐化。而在历史档案查询方面，因为前期没有统一的内容和制式，造成查找困难。在档案管理人员方面，大部分是没有受过专业教育的“素人”，某些机构还不重视档案管理工作，最终形成人浮于事的档案管理工作，不精细、不明确成为档案整理工作的问题。总结而论档案管理工作相关制度不完善，相关工作人员不专业。

2.档案管理历史路径依赖与行政效率较低。目前档案的材质和媒介还是以纸质为主，档案的数字化程度不够高，可以说数字化档案不仅能提高有关人员的效率，降低他们的工作量，还能降低档案工作中的错误、遗漏和错误的数量，但相关教育机构的资源和能量过多用于日常教学和教务，忽视了教育系统中非常重要的档案管理这一环节。虽然传统的纸质文件存储方法很普遍，但以新时代的眼光来重新看待纸质文件存储就会发现纸质文件有许多缺点，如需要大量的存储空间、存储文件本身的复杂性、搜索翻阅不便捷等等，从而使文件管理变得笨重和苦难，容易出错。

3.档案管理工作缺少资本投入和政策、技术扶持。教育机构有数量众多的、复杂的档案，对这些档案进行处理、分析、调阅非常复杂，现代科学技术的诞生、互联网技术的运用为我们解决“档案难题”创造了文化基础和技术条件。可以说学校档案的数字化是一项系统性的、全面的工作，需要从根本上进行全面规划和大量的人力、资本的投入和技术的支持，需要从长远的视野看待档案管理这项工作。而目前因为教育机构对档案管理工作的不重视，认识不到位，造成了政策的不倾斜和资源的不调入，从而形成糟糕的内循环，最终使档案管理相关工作不能高效的展开。

（二）学校档案管理工作的重要性

学生档案作为学生受教育阶段一生的印记，既是其个人教育历史、生命过程的完整记录，又是对于步入大学、社会及工作岗位中的有用性分析与未来预测，可以说学校档案是学生学习和生活的有力凭证，这里我们从以下四个方面进行说明与分析。

1.信息凭证方面。学生信息档案一经建立就具有法律效力，具有个人性、独特性、真实性、准确性及可信性，在教育系统中及教育系统所衔接的工作系统、医疗系统中具有“关联性”作用。在档案中还会包含学生平时学习情况与社会相关情况，及奖励、惩罚情况等等，包含具体的时间、地点、事件的特征，都是真实性记录，没有经过任何记录篡改，从而在对评价一个人的真实情况与基本情况方面具有显著性的“效度”和“信度”特征，可以作为对社会相关联系统使用，作为信息凭证降低系统对于个人甄别成本。

2.为学校提供学生系统性信息与培养参照。学生档案遵循一人一档，真实且客观地记录了学生在学校期间的培养情况及生活情况，通过汇总每个人的培养记录，通过特定内容和形式的集中分析，可以从学生个人微观出发构建学生整体宏观地分析视域，档案分析从整体的角度为学校提供学生的系统性信息，整理、分析出教学阶段的课堂质量、课下任务完成、阶段期中期末测评、学习生活状况等，进而分析教学环节的构成，从而形成培养系统参照，调整短板增加长板，革新原有培育系统的问题，从综合性、长远性的角度使之用于下一个培养阶段与培养群体，进而培育出符合教育系统要求与社会要求的合格性人才。

3.为教育系统提供人才数据支撑。我国教育呈现阶段化与系统化，小学六年、中学三年、高中三年、大学四年，以小学为开始到大学为止共计需要接受教育16年，在这个过程中需要小学升初中、初中升高中、高中升大学这三个环节，从直观上我们可以判断学校档案制度正是教育系统不同环节和不同层次的递进和连接，通过学生在不同时期的档案形成学生在整个受教育阶段的分析与判断。我国正处于并将长期处于社会主义初级阶段，我国在不同的领域、不同的环节中需要建设者和接班人，可靠的人才培养是祖国建设的根本方略，档案制度正是人才培养这一根本方略的落脚点，档案制度为选取考核可靠的人才提供了数据支撑，这一点不论是在进一步受教育阶段，还是在相关政审的环节、工作的环节中都起到了不可替代性的作用。正是因为学生档案在各个不同时期的个人性、独特性、真实性、准确性和可信性，学生档案制度才成为我国教育系统、工作系统、养老系统及国民健康系统的基本组成制度。

四、档案管理工作的改进策略

（一）加强档案制度建设，做好档案管理人才培养，树立档案管理意识

学校管理既需要“人治”，更需要“体制”和“机制”，通过相关制度的确立和施行才能从根本上、大局上做好档案管理工作。确立档案管理制度既需要决策者、管理者的“顶层设计”，又需要基层部门的把握式领会和完全化执行，在这个过程中学校档案管理相关部门在平时要多注重对管理者的自身培养与对决策者的培养和建议，树立职业意识和道德意识。在档案管理制度确立后需要引入档案管理的专业性人才进行档案管理、调度工作，既化解了职业出路问题，又能让人才学所有用，通过教育厅、学校等相关部门交流协调组织各部门、各基层进行人才相互交流活动，分批次进行学习专业知识、交流工作经验，以此共同改进相关部门档案管理工作的难题，共同成长。在这个过程中，从政治角度、教育角度、职业角度这三个方面进行意识宣讲，树立保密意识、工作意识及政治意识，化被动听讲为主动学习，以自我档案意识为切入点，共同做好档案管理工作。

（二）加大资源投入力度与政策倾斜，为档案管理制度开创新局面

通过我们上述对于当前档案管理制度的分析来看，档案管理需要从制度和技术两方面进行双重突破，在我们确立档案意识、建立档案制度的同时需要从技术着手，通过互联网络、区块链技术等等加快档案管理技术的数字化和信息化。档案管理部门、教育部门和各个地区教育厅、教育机构深入调研当前档案管理现状，总结相关问题，进而提供改进意见，呈报党政机关。党政机关再次针对当前档案管理问题制定相关政策与措施，调度与投入人力、物力等相关资源，最终通过行政力量进行执行。从大方向上选择好档案管理改革的方向和力度，建立档案管理数字化和信息化的目标，推进档案管理人才的技术能力，依照纸质档案、数字档案的材料比重和人员比重进行相互协调，建立数字档案信息库，在档案存量的基础上做大档案增量文章，做好档案建立、档案归档、档案调阅、档案审查及档案对接一体化、数字化、信息化工作。最终建立纸质档案、数字档案和档案日常管理、调阅、审查的有机管理制度。

五、总结

学校档案制度是学校综合管理制度、地区及国家教育系统及相关系统的基础性组成部分，也是培育优秀人才制度的一个缩影。通过上述对于山东省济南第三中学的档案管理步骤、档案相关制度的分析可知，我们要加强档案制度建设、做好档案管理人才培养、树立档案管理意识及加大资源投入力度与政策倾斜，从而为档案管理制度开创新局面。