政府采购档案管理工作中存在的问题及解决对策

潘浩澎

（通榆县机关事务服务中心，吉林 白城 137200）

引言

政府采购档案管理，是对政府相应采购活动过程有效反映的原始性文件，是确保采购公平、公正的重要途径，也是政府实现采购行为规范，加强内控管理以及监督评价的基础性工作。因此，高效落实政府采购档案管理，对于提高工作效率有积极意义。并且，也能够树立正面的市场发展形象，其应用价值显著。所以，针对当前在实际管理工作中存在的相关问题，需合理分析并采取有效方式将其解决，从而实现科学化、规范化以及制度化管理。

一、政府采购档案管理概述

政府采购是政府中一项工作量较大且具有复杂性的系统工程，需要对采购过程开展全面且多层次的记录。其不仅能够保证采购工作高效、有序开展，还能够将工作成效有效提高。一般来讲，政府采购管理工作是以文字、图纸等多种方式为载体。管理工作主要有采购项目在实际实施中的文字资料，如，评审文件等。政府采购档案管理的相关记录资料，如，销毁资料等。还有采购管理工作中所涉及的文字资料，如，审批资料等。在采购中，各个环节所涉及的相应资料较为丰富，实现对其的有效管理，不仅仅是必要的，也是重要的。

二、政府采购档案管理作用

（一）记录采购活动

一般情况下，政府采购工作应该在确保公平、公开以及公正的前提下展开招标，进而实现对社会公众利益的有效维护。就实质分析，政府采购档案其系统、真实、完整等多种属性会对采购工作产生直接的作用。而且，也能够有效体现出此项工作。在宏观层面分析，政府采购方案可为相应委托单位提供以及保存采购的真实数据，也能够使政府的相应部门有效的运用以及参考资料，助力经济的发展。在微观层面分析，此项工作可为相关工作人员提供有效帮助，促使其不断开展深入学习，进而提升综合素质，也助力其专业能力的提高。

（二）降低采购风险

高质量的政府采购档案管理工作，可将采购工作的全部流程规范化，可减少以及预防在实际采购中可能遇到的风险，降低法律责任问题。在采购结束后，容易导致部分问题的产生。而且，这些问题存在着一定的滞后性，通常会在采购活动结束之后出现，需要加大对其的关注，并且，采取有效方法将其解决。如果针对此类问题采取相应的司法手段，不仅会导致经济成本上的大量浪费，也会致使时间浪费。采购档案管理的有序开展可为相应问题的处理提供真实、具体、完整的资料，可提供问题解决最直接的证据。所以，此项工作能够充分降低风险，也能够避免成本浪费。

（三）优化采购工作

政府采购其实际过程通常是结合项目管理的特征进行，并开展档案管理。有效的采购档案管理，会将整个采购过程实现全面记录，并且，也会在此基础上开展分析、总结与评价，进而为政府采购提供更多的帮助，将采购活动优化，实现采购质量的进一步提高。

三、政府采购档案管理工作中存在的问题

基于目前采购档案管理的实际发展状况分析，会受到工作人员、硬件等不同因素的作用，致使档案管理成效相对较差，对于工作进展情况产生一定的负面作用。

（一）专业人员缺乏

结合当前的采购档案管理的实际情况分析，因为当前大多数工作人员并未在思想层面上深刻认识到开展档案管理的重要价值，导致采购档案管理的各种问题发生。并且，这些问题的产生和相应管理人员的关系较大。当下，因为对采购档案的不够重视，致使管理存在一定的缺失[1]。而且，虽然部分实现对此岗位的设立，但却因为这些人员的从业经验不足、专业素养不强等因素，致使其无法有效完成相关工作，导致管理质量不高。

（二）收集时间较长

相关政府在采购中，因为缺乏规范性管理，导致采购资料在收集中的难度较大，较为容易发生档案缺失等状况，档案的完整性很难获得保证。比如，采购人员不将合同签订、不将相应收据出示，致使相应材料不能归档。并且，也会受到管理机制的作用。投诉人需要越级进行投诉，主要是以领导政务批准为准[2]。但，因为领导人员一般承担着较为重要的工作，工作任务也很繁重，致使其很难及时实现对不同部门汇报材料的处理，这会对管理进展产生一定的作用。

（三）保密不够到位

档案就本质而言属于机密性的文档。所以，当出现泄密之后，必然会导致多种问题的发生。但就当前的档案管理分析，此类问题真正存在。档案的保密性直接与采购有着直接的联系。由于当前还有很多人并未充分认识到将档案保密的重要作用，未能在此方面加强管理，致使实际管理出现了许多问题。

（四）与应用相脱离

档案存在原始性、实证性与使用效应。在档案中，包含专业技术参数、文化特色等等资料，都可以将其制定为标书，也可为评分过程提供一定的理论性依据。在供应商角度开展分析，原始性证明资料是关键资料，可以为招投标提供相关数据、依据等。但是，就当下档案使用效率的真实情况分析，依旧较低，致使许多的档案资料被浪费，对发展有制约作用。

（五）设施相对不足

在科学技术的持续性发展中，诸多新型的管理方式也在此背景中产生。但还是有很多的相关工作人员未能实现理念转变，并未真正明白此项管理工作的重要作用，没有安排专门的档案室实现对档案的存放，影响实际发展。并且，在信息化的冲击中，档案管理的转变速度相对较慢。因此，在档案管理中，软件与硬件的相应设施还是存在一定不足，在未来还需要将其进一步强化。

四、政府采购档案管理问题的有效解决措施

联系当前在采购档案管理实践中出现的相应问题，需要在制度、储存、管理、监督以及人员等多方面予以完善，从而促进管理水准的不断提高。

（一）完善管理制度

想要更加有效地促进政府采购档案管理的进程，将档案的安全性增强，一定要在制度方面进行完善，才可为其持续性发展提供助力。在具体工作实践中，必须要建立统一且具有规范性的管理制度。需要将归档范围统一，确定档案实际的分类标准，从而建立档案审核等不同的管理制度，让档案存档模式渐渐向规范化方向发展，实现电子档案与纸质档案的共同运用以及合理应用。同时，也需要将不同种类的档案保管期限确定，开展一致化管理。政府部门应联系现实情况分析，建立符合实际需求的借阅制度，将采购档案全面、耐心地进行整理，在未经政府部门许可的情况下，不能让相应人员私自开展对文档的借阅或者是查询。若是出现这一情况，需要依据有关制度予以处理。如果是因为在工作方面的实际需求，必须要开展采购档案的借阅，需要相关人员进行对申请书或者是申请表的有效填写，将相应的信息正确填写。在有关部门审核后，才可进行档案的借阅。但，应注意的是，一定要加大对商业机密、招投标等相关文件的管理工作，充分避免商业方面秘密的泄露。而且，也要将销毁程序进一步完善。对档案资料进行销毁需要依照政府在保密资料方面的要求执行，在程序、人员等方面合乎规程，坚决避免随意处置情况的发生。另外，在档案移交上，理清整理等工作，也要进行移交清册的有效编制。相关工作人员需要详细核对，并且，需要移交双方都在有效确认后签字。

（二）实现分类储存

采购活动其本质是一项具有复杂性的活动。在开展活动的过程中会产生相对较多的原始性资料，也就是采购文件[3]。在法律角度来讲，对于有相关明确的规定。采购文件主要为招投标文件、采购预算等内容。所以，在开展采购档案的管理中，应该依照采购文件储存，可以结合前后顺序开展操作，确保文件具有连贯性。而且，也要依据规定的步骤或者是方法开展工作，可确保档案资料的全面性与完整性，能够最大限度地将保管作用发挥。

（三）注重文件管理

为了高质量完善采购档案管理工作，可从以下几方面进行。首先，需要强化监督力度，实现对此项工作的专人管理。依据政府采购档案管理方面的相应要求，为确保采购档案工作的有序进行，相应部门以及领导人员一定要在检查、监督等方面加大力度，在实现文件整理、管理方面做好安排，由专人开展相应工作。其次，正确将文件收集以及保存。通常情况下，在将采购项目完成后，需要采购机构安排专门的工作人员实现对文件的全面整理、收集以及分类。并且，将文件稳妥保存。一般应按照准时与精确的原则操作[4]。只有实现对采购档案的精细化管理，才能够有效避免长时间的未储存而导致的采购资料丢失、缺失等情况的发生。再次，也要注意采购文件的保密。在具体工作实践中，需要结合相应管理制度进行文档保存，将档案的安全性大幅度提高，充分避免文档因为损坏、改动等导致真实性缺失。一般来讲，在开展对招投标等相关文件的管理中，因为此种类型的文件具有明显的特殊性，其内容更多地涉及商业方面的秘密。因此，在对此种文件储存时，若是没有获得相关工作人员的认可，一定不能将文件私自公开，以免对经济利益造成负面影响。此外，因为在信息化时代，档案资源更多的依赖互联网介质，在信息安全方面需要加大关注。相应工作人员一定要提高对政府采购档案的保密意识，将内部控制制度进一步完善，在管理过程中将授权审批制度落实，预防相关数据被篡改。还要加强在技术方面的投入。在大数据背景中，政府采购档案实现了信息方面的共享。但是，需要在保证公开透明的同时，也要避免商业秘密遭到泄露，应实现各方面力量的综合运用，达成安全等级的有效提高，从而确保数据不会被攻击，也通过不同的保密技术避免重要信息被泄露。另外，也要建立防范机制，实时地实现对档案数据的有效备份。并且，对于曾经存放的档案数据开展检查。最后，应促进档案管理向着电子、网络方向不断发展。在当前科学技术不断发展的背景中，多种满足实际需求的技术手段随之出现。将信息技术在采购档案管理中应用，可将工作内容简化，进而提升工作效率。

（四）接受有效监督

当前，《采购法》对于档案各方面已经有了相应的明确规定。所以，相关的监督部门一定要在思想上形成清晰的认知，对政府档案随意进行破坏本身属于一种极为严重的违法行为。可以将其纳入相关的考核之中，运用检查评价等不同方式将监督的力度进一步强化，对于出现的相应违规操作问题予以处理，进一步推进采购档案的规范化发展。而且，也需要将管理加入绩效考核中，实现内部评价机制的构建，按照相应周期对实际工作有效的分析、评价与总结。

（五）培养专业人才

政府采购档案管理人员是对整体工作成效产生重要影响的因素。当前，在市场中存在着较为普遍的工作人员专业素养不强，职业水平较低等等情况。并且，许多的采购档案管理工作人员并未接受过专业化的训练，对于当前制定的在档案管理方面的法规了解不够深入。因此，一定要提高相关工作人员的专业水准。也就是说，需要采购人员联系自己的实际工作需要，积极学习与工作有关的新知识、新技能，对于在采购方面的法规、要求等全方面了解与掌握。同时，也要将其在实际的工作中进行运用[5]。政府需要按照一定的时间周期对管理人员开展培训工作，使其能够对具体工作中的相应环节熟练，不断增强管理人员的职业素养以及业务能力。并且，不能只开展专业化的培训，也需要在思想上进行引导，增强工作人员的责任意识，从而高效地将档案工作完成。并且，当前正处于信息时代，工作人员的信息素养也是需要重点考虑的内容，应加强相关工作人员信息化水平，有一定的网络信息处理能力。还需要建立数据库，通过计算机达成对标号、标题的统一。采取这一方式，不仅仅能够让相关工作人员更加轻松，也能够达成在资源上的共享，共同开展对档案背后的信息有效挖掘，让用户获得更丰富的数据，进而为社会创造出更多的价值。另外，在进行相关人员的招聘中，一定要从职业道德、专业能力等多方面进行考察，若是不满足要求，一定不能录用。

结束语

政府采购档案的建立以及运用具有重要意义。但是，当前由于不同因素的作用，导致其发展尚未完善，有待优化。因此，需要清晰认识到当前政府采购档案管理中存在的实际问题，增强思想层面的认知，多方面实现制度的完善，打好管理工作基础。并且，也要进一步增强相关工作人员的信息素养，还要保证安全性，做好监督检查等，不断实现政府采购档案管理工作的优化，使其为政府工作高效且有序开展提供数据上的支撑，也加强工作效率。