档案管理中二维码技术应用及风险管控研究

刘社文/安徽农业大学档案馆

档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案[1]。随着经济社会的发展，我们正在步入一个全新的时代，以人工智能、物联网、云计算以及5G等技术为代表的新一代信息技术引领的产业变革愈演愈烈，正在不断改变着这个世界的连接方式，也使档案工作的内外部环境发生了深刻变化。其中，信息化成为档案工作未来的重点发展方向。早在2003年5月，时任浙江省委书记习近平同志到浙江省档案局（馆）考察，强调“要提高档案信息化水平, 运用现代化技术做好档案管理工作”[2]。2021年1月1日正式实施的新修订《档案法》新增“档案信息化建设”专章[3]，标志着信息化建设已上升为法律原则。信息化战略部署以及现代信息技术的快速发展不仅为档案工作带来了发展机遇，其催生出的新的档案记录形式和管理方式，以及档案利用场景的碎片化和泛在化，同样对档案工作形成了巨大挑战。二维码作为一种全新的信息存储、传递和识别技术，系统化的应用有助于推动档案工作从传统的载体管理向数字管理转型升级，也是新时代环境下档案信息化建设的一把“利器”。它在推动线上与线下融合发展、加强供需链接以及促进档案高效管理和有效利用等方面，展现了巨大的应用潜力。

二维码技术诞生于20世纪末，伴随着互联网的繁荣和便携式智能终端的普及而广泛应用到信息传递、产品溯源、移动支付、身份识别、定位导航、电子凭证、内容推送等我们耳熟能详的行业和领域[4]。在日常的生活、学习与工作中，越来越多的人习惯于通过“扫一扫”的方式来获取信息。在档案工作中，二维码技术在文件归档、档案检索和库房管理等方面得到了初步应用，取得了一定成效。相关人员利用智能设备中的二维码识别程序对相应的二维码进行识读，即可登录档案网站浏览和借阅档案，甚至还可以评论。可见，二维码不仅缩短了利用者与档案之间的距离，而且大大增加了互动性、趣味性和可扩展性[5]。实践兴起的同时，相关理论研究也逐渐受到国内外学者的重视。K. Doughty认为，二维码等非文本界面的兴起与应用有助于更好地向利用者展示藏品的信息与内容[6]。A. Haworth等从可访问性的角度指出，二维码的一个突出优势是不会因按错键而出错，可以快速而准确地实现利用者与藏品的对接[7]。P. Williams 等学者的研究从侧面揭示了二维码在降低藏品利用者信息检索知识与技能要求方面的作用[8]。国内方面，张倩关注了二维码在档案信息智能检索中的作用，并提出了相应的策略和方法[9]。姜春芳探索了二维码在水文档案管理中的应用[10]。蒋术就档案管理实际对条形码、二维码和RFID技术指标进行了比较，提出条形码、二维码和RFID在档案管理中的应用策略和建议[11]。程春雨分析了二维码在档案机读目录信息异质备份方面的价值，并阐述了二维码码制选择和档案机读目录二维码转换[12]。以上研究认可了二维码在档案管理工作中的应用价值，也为二维码在档案管理中的应用提供了有益参考，但这些研究多仅限于某一类专门档案，或是档案管理中的某一个环节，没有全面地、分门别类地厘清二维码技术在整个档案管理流程中的应用，在档案管理不同环节中二维码码制选择上也缺乏专门的、系统的研究，对档案管理中二维码运用可能带来的风险更是缺乏足够关注。基于此，笔者在吸收前人研究成果基础上，深入档案管理工作的整个流程，全面且系统地解析不同情境下二维码应用的选择及风险避控，希望为二维码在档案管理应用方面的理论研究与实践创新补充知识增量。

1 二维码的技术解读与特点阐释

1.1 二维码的结构与原理

二维码在国外通常被称为Quick Response Code（简称QR Code），由丰田子公司Denso Wave于1994年在日本发明，最初应用于汽车零部件的跟踪和在制造过程中的快速扫描[13]。2000年6月，二维码被批准为ISO国际标准（ISO/IEC18004）[14]。传统上，二维码是在一定的矩形区域范围内，沿着平面二维方向用黑白相间的图案表示信息的几何图形。一个二维码符号由功能图形和编码区域两个部分组成，功能图形主要起到定位和定义版本信息、格式信息等作用，而编码区域负责存储数据编码信息。所有功能图形区域都被空白区域包围用于与编码区域区分。除此之外，二维码的外围还留有一圈空白区，主要是为了便于识别而存在。二维码能够满足更大存储容量和更好可读性的需求，原因在于它同时包含垂直和水平方面的数据，而且三角位置方向模式又可实现任意方向的读取，大幅提升了便利性[15]。

1.2 二维码的特色与优势

二维码的特殊结构决定了其相对一维码而言具有更多的优势和应用价值。与一维码相比，二维码具有信息存储量大、信息存储内容更加多样化、保密性和防伪性更高、纠错容错能力更强、识别率和稳定性更好等特点，能够更好地与智能手机移动终端相结合，有利于形成更好的互动性和体验感。正是这些优势赋予了二维码更容易将个体链接到信息源的能力，也使其成为移动环境下档案管理和利用的理想工具。

1.3 二维码的类型与差异

目前，在二维码符号表示技术方面已经研制出多种码制，类型多达几十种。最常用的二维码有QR码、Data Matrix码和PDF417码，其次是Maxi Code码、Code16K码和Code49码。它们的外观样式略有不同，但这些二维码的密度都比传统的一维码有了较大提高。技术属性方面的不同又进一步决定了不同类型二维码在性能方面也存在着较大的差异。因此，要确保二维码的应用效果，必须深度结合档案管理工作的具体情境，有针对性地对二维码进行选择。

2 档案管理不同情境下二维码的应用选择

作为一种新的技术手段，二维码技术在存储、检索、纠错、保密、宣传等方面展现出的优势，有利于推动数字档案馆智能化建设，拓展数字档案馆档案管理和利用方式，提高数字档案馆的服务能力和水平。其最重要的应用价值是在不影响原有档案和档案管理的前提下，无缝嵌入纸质档案和电子档案管理中，有效将纸质档案和电子档案收、管、用融为一体。这既符合“互联网+”时代下档案管理的新要求，也是新时期档案管理技术创新的举措[16][17]。系统来看，二维码技术在档案管理中的应用具体体现在物与物的链接、人与人的链接以及云到端的链接3个不同的情境中。

2.1 物与物的链接

2.1.1 档案实体之间的链接

二维码不仅能够存储档案来源、档号、内容描述、形式特征、电子属性、数字化属性、存放位置等实体档案的元数据信息，还可以将档案在收集、整理、上架和日常管理过程中的其他信息一并存储于其中。因此，从实体空间来看，首先，二维码可以将不同立卷部门生成的同一主题档案通过档号有效地链接在一起，便于系统查询利用。其次，二维码可以链接实体档案和档案柜、密集架等信息，实现实体档案定位管理。最后，实体档案上的二维码可以存储档案日常保管信息，实现实体档案与档案设备之间的链接。

2.1.2 实体档案和电子档案之间的链接

二维码作为一种现代管理方式，通过实体档案和电子档案之间的链接，能够降低双套制管理的复杂度。随着互联网技术的发展，档案界对电子档案单套制管理模式进行了有益探索，有些档案部门已经开始尝试对原生电子文件采用单套制的管理模式。这也是未来档案管理的一种趋势。然而由于我国档案信息化建设水平参差不齐和档案管理方式存在差异，今后很长一段时间内我国仍将采取实体档案（如纸质和其他载体）和电子档案双套制的管理模式。这就要求档案管理者在整理实体档案的同时，还要管理相应的电子档案，并为二者建立一定的联系，使之一一对应。这将会大幅增加档案部门的工作量和工作难度。二维码技术因其便捷的特性，能够为每份电子档案实时生成唯一的二维码。档案工作者将二维码直接打印或者粘贴在实体档案上即可有效解决电子档案和纸质档案相对应的问题。因此，这种做法可以切实减轻档案整理的工作量，有效降低与日俱增的档案数量给档案部门带来的工作压力。

2.1.3 物与物链接中二维码的选择

第一，实体档案上二维码的选择。二维码应用于传统载体档案管理，是将二维码直接打印或粘贴在传统载体档案上，通过扫描二维码来了解该卷（件）档案的主要信息，起到方便检索、便于管理的作用。众所周知，传统的档案管理软件在著录项目字节设置上，都有一定的局限，不能满足管理者对档案内容进行尽可能全面描述。如教学档案中的成绩往往是按照一个班级或者一个专业进行装订整理的，传统档案管理软件无法完全揭示所有学生姓名等信息；文书档案中人员任免文件，在涉及很多人时，传统著录很难录全。这或多或少会给档案查询利用工作带来障碍。这种场景下二维码的选择要考虑以下几个因素：首先，存储容量要求高，能反映档案内容摘要和目录等信息，尤其是字符型信息。其次，为确保利用过程中的便利性，所采用的二维码能够被专用设备和手机支持。最后，存在多次借出的情况，二维码有可能在借阅过程中变得模糊、发生污损，所以对纠错能力有一定要求。对比各种二维码的属性，发现QR码最为合适。

第二，档案装具上二维码的选择。二维码主要应用于档案资料的统计及反映盒内档案目录和齐全完整情况。通过与档案管理系统中信息的有效链接，档案管理人员扫描档案盒上的二维码就能清楚地知道盒内的档案目录是否齐全、是否有借出未还的情况。这种应用场景下，二维码张贴的位置是在档案盒背脊上。二维码的选择要考虑以下因素：一是受到档案盒空间大小的限制，二维码应尽可能做到小巧、美观，不能太大。二是二维码里面存储的信息一般是该档案盒里各案卷（件）的目录、档号和相关借阅变动信息，存储容量不需要太大。三是涉及档案统计工作，工作量比较大，对识别速度要求比较高。四是这些档案装具长期保存在档案库房的档案柜中，一般不会有污损的情况，所以纠错能力要求不高。对比各种二维码的属性，发现DataMatrix码最为合适。

2.2 人与人的链接

2.2.1 档案形成者与档案管理者间的链接

从档案的定义中可以看出，档案形成于国家机构、社会组织和个人的社会实践活动，国家机构、社会组织和个人是档案的形成者。档案形成者归档工作的好坏直接影响档案和档案工作的质量。档案管理者在做好日常指导工作、加强前端控制的同时，还可以利用微信公众号做好主动业务指导工作。档案形成者通过扫描二维码信息进入公众号就能查询档案收集、分类、组卷、编号等相关规章制度，通过微视频能了解档案实操相关信息，通过网络答疑解惑实现档案形成者和管理者之间的互动，从而把指导人员从疲于应付大量的重复性指导和电话答疑中解放出来，既节省了时间和费用，又使指导人员有更多的精力思考解决个性和典型性问题，拓宽了提供优质业务指导服务的空间[18]。

2.2.2 档案管理者与档案利用者间的链接

档案管理人员经过收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研等工作环节对档案进行科学管理，为档案的利用奠定良好的基础。利用者利用档案是档案应用于实践，反过来指导社会实践的过程。档案管理者通过二维码链接，向利用者推送馆藏、档案编研、展览、利用注意事项等信息，做到有的放矢，避免利用者盲目查询。此外，档案管理者还可以根据二维码收集的利用者利用档案信息的行为特征、习惯、兴趣、角色等信息[19]，利用大数据技术分析不同人群的档案利用需求，为利用者提供更加精准的信息，实现精细化、人性化、个性化的智能推送服务[20]。

2.2.3 人与人链接间二维码的选择

这种情境下二维码的选择要考虑以下几个因素：首先，作为人与人之间链接的有效手段，其内容应该比较丰富，对存储容量要求高，尤其是字符型信息。其次，为方便沟通交流，所采用的二维码能够被专用设备和手机支持。对比各种二维码的属性，发现QR码最为合适。

2.3 云到端的链接

2.3.1 档案服务的线上与线下融合

二维码作为一种新技术手段，是连接线上线下档案利用的重要桥梁和纽带。提供档案利用服务是体现档案价值的重要方式。现今很多档案部门都已同步开展了线下档案实体服务和线上档案虚拟服务。在实行档案线上和线下服务时，也存在一些问题。档案线上服务往往缺乏相应的线下服务作支撑，造成线上服务的能力和提供的信息十分有限；同时，线下信息无法及时反映在线上，使得线上线下相互脱节、整体服务水平不高，无法合力提升档案服务水平，以至于线上服务流于形式、形同虚设[21]。

在档案的O2O的服务过程中，二维码技术能将线上的网络服务和线下的实体服务相结合，实现线上线下服务的一体化。利用二维码技术为每个档案线上服务（如预约查询、业务办理、信息推送等）即时生成二维码，利用者在业务办理过程中和办理完毕后，通过扫码即可知晓业务办理动态和取回利用结果。同时，在档案展览过程中，由于展览场地、参观时间等因素的制约，利用二维码技术为每件展品制作二维码，利用者通过扫码即可详细的了解展品信息。由此可见，二维码技术消除了线上服务和线下服务的界限，让它们不再具有独立性，而是作为整体服务的一部分，共同完成整个服务[22]。

2.3.2 档案的宣传推广

二维码作为一种宣传方式，是扩大档案影响力、提高全民档案意识的重要载体。档案宣传是档案工作的重要组成部分。开展档案宣传工作有助于传播档案知识和文化，是增强社会档案意识的重要途径。在信息社会，随着新媒体和自媒体的出现，信息传播的方式与传统媒体相比发生了很大改变，人们获取信息的渠道越来越多、速度越来越快。二维码作为人们日常生活中获取信息的常见方式，将其应用于档案宣传中，不仅能够让人们方便、快捷利用档案，而且能够极大地丰富档案宣传形式，提高档案宣传的吸引力，拉近档案与人民群众的距离，实现民众与档案工作的互动，有利于消除档案工作者与档案利用者之间信息不对称的问题[23]。二维码可以将微博、微信、微视频、App等各种新媒体和移动终端联系在一起，打破档案传统宣传方式的束缚，将档案宣传推向“纸媒+PC端+移动端”模式，从而提升档案宣传服务能力，提高档案宣传效率，真正实现档案“收集—整理—分析—利用—展示”各个环节有机、紧密的联系[24]。

2.3.3 档案的检索利用

档案检索是实体档案线上利用的重要环节，检索工具的好坏直接影响档案利用的效果。二维码作为一种信息展示的重要方法，能够有效解决查全率和查准率。目前，档案检索一直存在着著录标引简单、检索语言专业性较强、检索工具智能化程度较低、信息之间关联度不高等问题，档案检索的查全率和查准率不高。而体现档案价值的一个重要方面就是公众能否快速、便捷、准确地找到自己所需的档案信息资源。二维码特有的“一物一码”功能，能够为任意一份档案生成自己独有的二维码。可通过二维码链接将相关信息联合在一起传播，服务利用者。档案利用者只需直接扫描二维码，就能快速定位并显示对应的档案内容，避免档案检索过程中出现的各种困难或问题[25]。

2.3.4 云到端链接中二维码的选择

第一，档案线上利用服务二维码的选择。档案线上服务是在网络环境下所开展的档案服务工作，如预约查档、在线查询、问卷调查等，整个过程一般都是全程电子化办理。以预约查档为例，利用者在线填写预约信息，生成预约二维码。在预约时间之前，档案管理人员根据这些信息完成档案查找、复制等工作。利用者来档案部门时，只需在现场拿出手机或其他移动终端出具电子二维码给档案工作人员扫描识别，即可取走相应的档案证明材料。在这个场景下，二维码的选择要考虑以下因素：一是这种二维码是电子二维码，一般不会发生畸变或受到恶意篡改，所以对二维码的可靠性和纠错能力要求不高。二是利用者希望尽快取走自己所需的档案资料，这对扫码识别速度和设备的通用性、经济性有较高要求，所以会选择扫码速度较快、具有较好设备通用性和经济性的二维码。比较发现，选择QR码最为合适。

第二，档案线下利用服务二维码的选择。在档案利用过程中生成的二维码，一方面包含了利用人姓名、单位、联系方式等信息，另一方面也包含了被利用档案材料的内容信息，如题名、档号、密级。不管是利用人信息，还是档案材料信息，都具有一定的隐私性。因此，在选择二维码的时候，档案部门希望该二维码只能被专用设备所读取。档案利用服务承载的信息容量不是很大，所以在选择二维码时，对其存储容量要求不高。此外，线下利用服务过程中，二维码需要随借阅单打印出来，并需要进行整理归档，这就要求该二维码具有一定的抗畸变和纠错能力[26]。比较发现，选择PDF417码最为合适。

除此之外，二维码技术还具有其他应用价值，如二维码的制作过程简单、打印成本低，可以低成本地应用到档案信息化业务工作中，具有较好的经济价值；二维码技术所具有的信息隐藏功能，可以将档案中的敏感信息进行加密，防止档案泄密，起到保护信息安全的作用；利用二维码存储容量较大的优势，将档案信息集成到二维码中，通过扫码获取档案信息，可以达到保护档案原件的目的。

3 二维码在档案管理工作中的风险避控

技术就像一把双刃剑，二维码也同样如此，它的应用给档案管理带来便利的同时，也产生了诸多风险。缺乏档案二维码标准设计、档案信息单向交互中存在被不法分子劫持或植入病毒和垃圾广告的风险、二维码设置过多过滥等问题，正成为二维码在档案管理工作中应用和普及的绊脚石。因此，防范二维码在档案管理工作中的风险是十分必要的。

3.1 顶层设计，制定档案管理工作二维码应用标准

为了对二维码的使用进行规范管理，国内多个行业分别制定了相关的应用标准。1997年12月，我国颁布实施了第一个条形码标准《四一七条码》；2006年5月，信息产业部发布了《二维码网格矩阵码（GM）》；2015年，中国电子商会与中国质量认证中心发布了《二维码规范应用评价体系》；2017年7月，国家标准化管理委员会颁布了《商品二维码》；2017年12月，中国人民银行颁布了《条码支付业务规范（试行）》。

截至目前，档案行业还没有出台类似的标准。国家档案主管部门可以根据实际需要，加强顶层设计，制定档案管理工作中二维码应用标准。一是二维码的选用标准，即不同场景下二维码的选择。前面已有详细叙述，此处不再赘述。二是二维码中数据元编制标准和格式要逐一明确，对需要加密数据元的加密方式和策略的选择，要有明确规定。三是二维码的发布机制要标准化。将二维码标准植入档案信息管理体系，确定相应的软件标准、硬件标准和印刷标准，合理设计相应的管理系统[27]。

3.2 源头奠基，完善二维码信息安全管理制度

做好微观监控，完善二维码信息安全管理制度，确保二维码技术在档案管理工作中正常运行。第一，要制定档案网络信息的安全管理办法，做到流程化管理。二维码信息的产生、运维、更新、服务等都要有明确的应急处置预案，以防信息链接指向被黑客恶意篡改、档案信息内容未经授权被修改等情况的发生。第二，做好存储云空间的安全性，相应的信息做到定时备份。第三，实行专人管理档案二维码信息，并明确其相应的职责。上传和修改二维码信息只能由专人或者被授权的人来完成，杜绝人人皆可参与的现象发生。对条件允许的档案管理部门来说，还可以设置专门的信息管理部门，做好档案二维码信息的管理工作。

3.3 精准发力，分类管理二维码链接

二维码的选择要因地制宜，种类不宜过多，内容信息要能便于档案管理工作的开展，而不能流于形式。第一类是QR码，主要应用在档案实体和档案线上利用服务，其包含的内容信息要尽量丰富，档案内容摘要等信息编制要严格按照相关标准执行，不能简单复制档案管理系统里面的著录信息；档案线上服务利用者信息和所需档案信息描述尽可能详实，为以后大数据分析档案利用情况做铺垫。在日常工作中，档案管理部门要明确此类信息的著录责任和计错规则。由于涉及对外利用，在信息单向传送中有一定风险，所以需要对隐私信息进行适当加密处理。第二类是DataMatrix码和PDF417码。从用途上来说，它们是档案管理部门内部使用的二维码，可以作为档案管理内部资料来进行质量管控，不需要进行特别的加密处理。

3.4 引导赋能，提高信息安全防范意识

在档案管理中，二维码技术给档案管理者和利用者带来便利的同时，也需要管理者和利用者提升安全防范意识。对于档案管理者来说，要加大宣传教育，做好信息安全的普及工作，使风险意识深入人心。在对外利用中，明确责任归属，不能随意泄露档案内容信息和利用者个人隐私。要注重对利用者安全意识的培育，如在二维码旁边放置警示标语及正确的示例图。对利用者来说，要遵循档案管理部门安全管理规定，做到只读取安全可靠渠道的二维码；在安全设备上，下载安装官方应用软件，加强读取设备本身的安全性。

4 结语

在瞬息万变的社会发展潮流中，新生事物对旧事物的扬弃并没有放缓，反而加快了步伐。当条形码在档案工作中尚未完全普及的时候，二维码已经乘着“互联网+”的东风盛装走来。它以信息容量大、编码范围广、纠错能力强等特性和得天独厚的环境条件，正试图在这个移动互联网日趋盛行的时代再次吹响档案工作转型创新的号角。虽然二维码的使用渐趋广泛，但与西方一些发达国家相比，二维码在我国档案工作中的应用还远远不够。尽管也有一些学者可能并不看好，但随着国内物联网、移动通信等技术的不断发展，相信更多、更完善的二维码技术应用方案将在档案工作中被开发出来。再结合良好的管理和服务模式，二维码将会成为移动互联环境下连接现实与虚拟、档案与利用者以及档案与管理者最得力的工具之一。要高质量实现这一目标，技术开发固然重要，理论研究也责无旁贷。在既有研究成果基础上，本文结合新时代环境下档案工作的特征，从物与物的链接、人与人的链接、云到端的链接等角度系统而深入地分析了二维码在档案工作不同场景中的选择与应用，并针对应用过程中存在的风险，从标准制定、制度建设、分类管理和防范意识四个方面提出了相应的对策，希望能够为加快推动档案信息建设、促进档案工作提质增效出谋划策。此外，本研究也存在一些不足之处。由于二维码在档案工作中的应用仍处于不断探索阶段，尚未实现普及和推广，再加上疫情的制约，笔者难以对二维码在实际应用过程中可能面临的阻滞、档案利用者对二维码的需求类型与态度等充分展开实地调研，这也是未来研究的重点，后续笔者将继续对这些问题进行专门探索。