以智能增效能——“档案资源建设”应用场景介绍

浙江省档案馆

2021年以来，按照档案数字化改革的要求与部署，省档案馆紧紧抓住省档案数据共享中心建设契机，高标准谋划、高质量推进，组织构建了集数据集成、统计分析、指数评价、督查督办等功能于一体的“档案资源建设”智能化应用场景，着力推动解决全省档案馆资源建设不均衡问题。

1 建设情况

1.1 总体思路

“档案资源建设”应用场景贯通全省档案资源建设工作，主要设立“依法接收”“应收尽收”“专题档案”3个板块10个指标项、1个指数，旨在对全省档案资源建设情况进行数据实时归集分析，掌握全貌、树立标兵、发现问题、评估业绩、指导工作，重塑资源建设与资源建设工作两个体系，打造基层业务指导与治理新路径。

1.2 基本情况

“档案资源建设”应用场景于2021年12月底上线试运行，全省101家档案馆的档案资源建设情况实现了全过程可视化，比学赶超的氛围日渐形成，彰显了档案数字化改革的使命担当和档案工作智能智治的可喜成果。

依法接收板块，设置3个指标项，坚持问题导向，检测预警突出问题，形成发现、处置、整改的工作闭环，推动档案依法接收工作。一是“年计划接收完成率”，是对档案馆年初接收计划落实情况的量化，完成率越高，说明落实情况越好；二是“接收同比增长率”，是当年和上一年度的同比，从时间维度体现接收数量变化情况；三是“接收滞后预警”，显示各档案馆超期未接收的全宗单位数量，以红色预警形式督促各档案馆依法按期接收档案。

应收尽收板块，选取3大指标项，坚持目标导向，突破资源建设盲点，确保经济社会发展全过程和各领域形成的档案应收尽收、全面覆盖。一是“全宗覆盖率”，主要考量档案馆的全宗设定是否覆盖了所有同级别的机关企事业单位；二是“全省馆藏量分布”，以一图涵盖全省档案馆馆藏档案整体数量与档案结构分类分布情况；三是“政务电子档案”，展现各档案馆政务电子档案本年度接收数量。

专题档案板块，通过4类指标项，坚持需求导向，聚焦为新时代重大活动建档，实现全省优质档案资源共建共享。第一类是“红色档案”，汇总了特藏于各档案馆的革命历史档案数量；第二类是“新时代重点档案”，主要是围绕党委、政府重要战略部署、重点事项、重大活动等进行建档，体现了各级档案馆紧贴中心、服务中心，全面履行职责使命的责任担当，是全省档案馆今后一个时期档案资源建设的重点；第三类是“地方特色档案”，集中展现全省独具地方特色的历史事件、重大活动、民族宗教、著名人物、非物质文化遗产、民间艺术、乡土风情、典籍掌故等内容；第四类是“重大突发事件档案”，为我省一些重大突发事件留痕，发挥档案存史、资政、维权的作用。

一个指数，即“档案资源建设工作指数”。由档案资源建设各指标加权计算得出，并按得分高低进行动态展示并排名，正数排名发挥标杆引领作用，倒数排名发挥督促倒逼作用，正反合力形成比学赶超氛围，提升各档案馆工作积极性，推动全省档案资源建设转型升级。

2 改革突破

一是畅通知情明政渠道。应用系统建立了省、市、县（市、区）三级档案馆数据交互机制，便于各档案馆了解不同指标的内容、数值及全省排名位次，全面掌握本馆资源建设成效与差距，提升工作的科学性、针对性。如，分析“年计划接收完成率”指标项数值，可以让各档案馆更精准地制定全年档案接收计划；分析“地方特色档案”指标项，可以加大地方特色资源挖掘力度，推动特色档案资源建设工作。

二是构建在线督办机制。通过指标项动态展示与评估分析，直观呈现资源建设存在的问题，前移监督关口，提升督促整改成效。如“全宗覆盖率”指标项要求各档案馆及时更新所有同级别机关企事业单位名称、数量，对指标数值未达到100%的，进行问题预警，落实整改责任；“接收滞后预警”指标项则以直接、明了的方式提示档案依法接收中存在的短板、弱项，未来数据集成到全省统一的大平台，可以直接督促超期不移交档案的相关单位及时做好档案整理与数字化工作。

三是做好分析反馈文章。应用系统升级后，将实现多维度挖掘和分析数据的功能，从而推动全省档案资源建设工作的高质量发展。如，分析“新时代重点档案”指标项数据，精准指导工作薄弱的市县档案馆变被动为主动；分析“红色档案”指标项数据，可以有目标地整合全省资源，形成合力，开展深层次的档案合作开发；综合分析数据更新情况、办理答复情况等，可以让省档案馆发现需要持续跟踪的问题。

3 存在困难和下一步打算

由于档案系统数字化改革工作起步较晚，省、市、县（市、区）三级档案馆虽建有相关系统，但是三级数据仓并未彻底打通，大部分初始数据尚需人工录入，数据的精准度有待提升；应用上线时间较短，数据的集成还不够丰富，数据的分析功能比较弱；部分指标项的设置不够科学，系统设计、数据采集等功能尚需进一步完善、提升。

下一步，省档案馆将加强与各市、县（市、区）对接，加快实现省、市、县（市、区）三级贯通；做实做好系统平台的应用推广与指导服务工作，切实做到让“数据多跑路”，以智能化手段来提升工作实效。