数据治理背景下档案数据馆员能力建设研究

王 蕾 吴加琪/南京信息工程大学档案馆

加强档案业务领域的数据治理与利用能力建设，能释放数据新动能，进一步发挥档案数据在总结经验、认识规律、延续历史、发展事业中的创新引导功能，不断提升国家大数据治理能力和现代化治理水平。目前，对档案数据治理的内涵存在不同维度的理解与认知，基于适应数据治理要求的档案数据馆员能力建设的研究还不多见。因此，有必要进一步厘清档案数据治理在宏观与微观、主体与客体等方面的相关内涵，探讨档案数据馆员岗位设置、能力建设等，为提高档案数据管控与应用能力、发挥档案数据资产价值、促进行业创新发展提供参考。

1 档案数据治理内涵的多维度学理研究

1.1 档案数据治理的宏观与微观内涵

2018年，我国颁布了国家标准《信息技术服务—治理第5部分：数据治理规范》，自此我国各机构、各行业开展数据治理有了规范化的技术标准，数据治理框架逐渐明晰与完整。《规范》还从数据的治理与管理两个不同层面，为行业和机构在挖掘数据价值过程中做到合法合规、有效控制风险提供了技术路线和实现路径。由此可以分析档案数据治理在宏观和微观层面的内涵。

首先，档案数据治理在宏观层面的内涵表现为以档案数据为中心，以档案数据治理的技术、制度等为核心要素的数据生态系统[1]。在数据治理问题上档案因素是不可忽视的，档案数据治理是数据治理范畴内的重要内容之一，两者对数据的质量控制、资源集成、平台建设、风险防范、数据安全、挖掘价值等方面的要求具有内在一致性[2]。档案数据的管理与应用服务能力、数据价值挖掘水平、引领行业创新发展的影响力等治理成效影响到整体的数据治理成效。

其次，档案数据治理在微观层面的内涵，是以档案数据从产生、处理、存储、利用到销毁的全生命周期为核心的业务流程。截至2020年底，全国各级国家综合档案馆馆藏档案91789.8万卷（件），馆藏电子档案1387.5TB，馆藏档案数字化成果19588.5TB[3]，比上一年度分别增加8939.1万卷（件）、25.5TB和5840.4TB，其中电子档案和档案数字化成果的增幅分别为2.19%和42.48%，这充分表明档案资源的数据时代已经来临。档案数据可信可用、完整性、安全性是进行数据治理的基本原则，只有当档案数据有可靠的质量保证、能满足数据应用需求、过程安全可控，档案数据才能更好地提供利用，档案数据的价值才能更好地显现。

1.2 档案数据治理的主体与客体内涵

首先，以档案数据为主体的治理，其内涵为“依赖于档案数据的治理”，表明档案数据的能动性。当前，国家已明确将数据确定为与劳动力、土地、技术、资本具有同等重要地位的生产要素。新形势下的数据要素市场，必然会产生数据开放、共享、安全等方面的问题，需要加强顶层设计、明确体制机制，才会有利于数据利益相关主体共同开展治理。同样，推进要素市场化配置改革，必然会对数据的开放共享、数据的流通交易、数据的应用场景开发提出规范化要求。因此，在数据治理背景下，数据的生产要素地位已经确立，并在数据市场化配置基础性制度建设方面取得积极进展，为档案数据治理提供了系统规范的参考。

其次，以档案数据为客体的治理，其内涵为“对档案数据的治理”，强调的是治理数据的领域，这已引起档案界的关注。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，档案工作要“主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设，推动档案全面纳入国家大数据战略，在国家相关政策和重大举措中强化电子档案管理要求”[4]，并强调要进一步加大重点科研任务的攻关力度，积极围绕档案数据治理、新一代信息技术在档案管理中的应用等重大课题开展研究工作。还要不断完善档案信息化机制，实现对国家、社会具有长久保存价值的数据归口到各级各类档案馆进行集中管理。由此可见，以档案数据为客体的治理在今后档案工作中的重要性已经凸显。

再次，由于档案数据治理是跨行业、跨领域、跨职能的系统性工程，因此在当下的数据治理语境和具体实践中，上述两方面内涵是交织并存、相互混合且互有牵制的。

2 适应数据时代的档案数据馆员能力要求

2.1 探索设置档案数据馆员岗位

近年来，档案部门相继出台了关于电子文件管理的相关法规、政策和制度，但档案数据治理并不等同于电子文件管理。随着数据治理逐渐推进，我国档案数据治理工作缺乏具体的政策指导，并未出台具体的档案数据治理制度、标准或规范。为推动档案数据治理和服务工作的开展，档案部门可尝试探索性设置相应的数据馆员岗位，推动符合本单位实际情况的档案数据相关制度建设，科学界定档案数据治理工作流程，明确档案数据馆员的教育背景、岗位职责、技能要求和综合能力，培养或聘用档案数据治理专业人才，开展全面系统的档案数据治理，推动档案数据治理及服务工作专业化和系统化。

不同于传统馆员，档案数据馆员是对传统档案馆员的职责、专业技术能力及服务思维的转变和拓展，对专业能力有着更高的要求，可以由档案部门原有的专业馆员、电子档案与信息技术部门的工作人员通过数据培训转换而来，或向社会公开招聘引进专业人才，开展档案部门的数据治理工作。

2.2 明确档案数据馆员的业务能力要求

大数据时代，随着档案数据的快速累积，其数据治理、利用服务工作必将逐步深化，这种发展趋势对具有档案数据治理、应用和服务技能的专业人员需求显著增加。建立档案数据馆员岗位、深化档案数据治理并提供档案数据服务，是档案部门适应数据时代新形势新要求、提升档案服务新能力的必然要求。

档案数据馆员是指能够适应数据治理要求、对档案数据开展有效治理的专业人员，其能力素质目标首先是掌握档案专业知识和基础业务技能，并且其基本能力和专业知识具备高度的可开发性。档案基础业务技能主要包括从事档案资源的全过程管理、信息技术运用、档案标准规范建设等能力。在实际工作中，主要体现为日常档案资源的收集、整理、编研、开发、利用等技能，以及开展档案管理策略分析、完善制度规范、有效进行资源利用等能力。

2.3 明晰档案数据馆员的数据治理能力要求

档案数据治理工作的专业性和特殊性，决定了档案数据馆员要掌握数据治理的基本技能。数据治理是在信息技术快速发展、生产要素地位进一步确立、数据价值逐渐凸显、数据治理方法日益成熟的背景下逐步发展深化的，需要管理科学、信息科学、图书情报学等多个学科的共同支撑。

档案数据馆员负责整个档案数据生命周期的管理过程，不但需要掌握档案专业的理论知识，而且需要掌握数据管理、技术工具、项目管理、科学研究等方面的知识与能力，还要具备丰富的数据治理实践经验，这样才能更好地开展档案管理和服务工作。其中，数据的管理能力、分析能力、利用能力、创建能力等档案数据技术能力是最为重要的。

从国内相关高校档案本科专业人才的培养方案中可以发现，适应大数据和数据治理的相关课程还比较缺乏，“数据科学”等课程仅作为专业选修课开设，尚不能很好地满足档案数据治理能力培养的需要。

3 提升档案数据馆员能力建设的三个着眼点

3.1 坚持档案视角，着眼于档案数据治理纳入大数据战略

切实提高对国家大数据战略重要性的认识。我国在信息化发展进入大数据时代后，传统档案管理正逐步向档案数据治理转型，传统档案管理的流程正经历从传统档案收集整理走向档案数据采集、从传统档案鉴定筛选走向档案数据处理、从传统档案存储保管走向档案数据维护、从传统档案开发利用走向档案数据服务的历史性转向。

档案数据馆员需要全面提升自身数据素养，在采集、筛选、处理档案数据时，应具有档案社会责任意识、数据危机意识和价值判断意识，在组织、交流、维护、共享利用工作中具有效率意识和服务意识，优化传统档案管理流程，基于档案数据生命周期进行科学数据治理，破除数据壁垒、消除数据孤岛，从而形成覆盖面广、数据标准化、共享共用的档案数据平台，为跨区域、跨行业的协同管理和服务创造良好条件。计划于2021年10月在阿联酋阿布扎比举办的第19届国际档案大会（因疫情原因推迟至2023年召开），将大数据、数据保存和公共利益、元数据管理、网络安全与信息治理等作为会议的主题内容，档案数据治理成为全球档案从业者共同关注的内容。

充分发挥档案数据治理中的主导作用。随着信息技术飞速发展、数据治理技术迭代更新以及国家大数据发展战略的实际需要，档案工作的对象、内容也随之发生变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式。档案部门要主动适应档案数据治理带来的改变，必须提升档案数据意识，对传统档案工作进行重新审视，以“全数据”的眼光看待档案工作[5]，树立档案数据价值观、态度观和行动观，充分认识档案数据的价值，认真对待每一个档案文件数据，尊重档案数据，认真管理和利用档案数据，保证档案数据公平、公开、公正获取，促进档案数据治理能力与服务水平不断提升。

截至2020年底，通过省级及以上档案主管部门认证的数字档案馆323个[6]，这为深化档案数据治理提供了充足的实践平台。档案工作要充分立足自身业务视角，进一步融入国家大数据发展战略，大力推动数据治理方法和技术在档案工作中的应用，在加快全面数字转型和业务升级中发挥好主导作用，促进数据治理与档案业务深度融合，形成数据驱动型服务体系和发展模式，以高质量的档案数据治理能力和水平带动档案工作数字转型。

3.2 坚持需求导向，着眼于提升适应档案数据治理水平

大数据时代，档案电子数据的历史价值高，政府部门和社会公众的档案服务需求日益增强，迫切需要实现数据共享和有效利用。档案工作者要及时适应服务需求的变化，应更加重视自身的数据素养，按照档案数据馆员的能力建设进一步加强教育培训、技能更新和实践锻炼，更好地满足档案数据治理能力水平提升的需要。

档案服务需要进一步转变思路，由档案部门的“供给侧”服务向以对象用户为中心的“需求侧”转变。如，近年来江苏等地卫健委与档案部门联合制定了新生儿出生医学证明档案管理办法和实施细则，坚持将实体档案与电子档案一同归集，进行出生医学证明档案的常态化收集、整理、移交、接收和查阅利用，使馆藏民生档案资源更加丰富，能够方便快捷地满足群众户籍登记、国籍确认、留学旅行等多方面的需求。

3.3 坚持科学培养，着眼于构建档案数据治理人才队伍体系

完善继续教育培训内容。截至2020年底，全国各级档案主管部门和综合档案馆共有专职人员40946人，其中具有大学本科及以上档案专业程度的4863人[7]，仅占总人数的11.88%，档案队伍的专业化建设之路仍然任重道远。2019年1月开始施行的《档案专业人员继续教育规定》，要求档案专业人员通过强化继续教育，不断提升业务素质和专业能力水平，在促进档案工作满足业务转型需求方面发挥了积极作用。

我们也要看到，在继续教育培训中，学习内容还多限于档案基础知识与法律法规、文书档案管理以及基于电子文件管理的档案信息化建设等，还不能满足档案数据治理需要。因此，档案部门可加强数据馆员的在职教育和培训，通过课程学习、短期培训、专题研讨会、案例调查等形式，着重加强档案数据政策、数据采集、数据处理、数据存储、数据管理和维护等相关内容的培训和交流，促进档案人员由传统馆员向数据馆员转型。

进一步优化档案学科专业课程体系。面对档案数据治理的现实需求，应充分兼顾信息科学技术与档案学的核心内容。国内档案学相关专业可开设相应课程和招收档案数据治理方向的学生，优化学科专业课程体系。在课程设置方面，除讲授档案学专业核心知识外，还应设置更多与之相关的信息科学技术、数据分析等信息技术类课程，用交叉学科的研究方法解决档案数据资源的价值挖掘、数字资源利用[8]中存在的问题，培养具有数据思维、素养和技能的档案数据馆员。如国外iSchools图书情报与档案管理硕士学位项目中，华盛顿大学信息学院、印第安纳大学伯明顿分校信息与计算学院、加州大学伯克利分校信息学院、谢菲尔德大学信息学院等均开设了“数据科学”培养项目[9]。

面对当前数字经济、数字社会、数字政府的广阔需求，公众和社会对档案数据价值的认识逐渐提高，对档案数据服务的需求不断增强，档案工作正经历着从传统档案管理到档案数据治理的历史转型，这对档案馆员的技术能力、服务内容、岗位职责等各方面提出了更高要求，探索档案数据馆员岗位设置以及其能力提升，有利于及时消除档案数据馆员与传统档案馆员能力不足的矛盾。档案数据馆员是适应数据时代发展的新岗位类别，应更加深入研究档案数据馆员的角色定位与能力建设的关联性、有效性，提升档案数据治理及服务工作的专业性和系统性。