我国重大科技基础设施项目档案管理的特点、问题及改进策略研究

史 江 黄天麒／四川大学公共管理学院

重大科技基础设施是为探索未知世界、发现自然规律、实现技术变革提供极限研究手段的大型复杂科学研究系统[1]，又称“大科学工程”“大科学装置”。重大科技基础设施项目档案是重大科技基础设施在规划、立项、设计、研发、施工直至竣工交付等过程中直接形成的，具有保存价值的文字、声像、数码、图表等不同形式的信息记录。

截至2019年，国家已批准立项、在建、运行的国家重大科技基础设施共计50余项，其中依托中国科学院（以下简称“中科院”）组织立项、建设和运行的设施约占总数的2/3[2]。笔者在中科院重大科技基础设施共享服务平台上选择了500米口径球面射电望远镜（以下简称“天眼”）、“上海光源”、中国散裂中子源（以下简称“散裂中子源”）、“科学号”海洋科学综合考察船（以下简称“科学号”）等4个已建成的重大科技基础设施作为案例进行剖析，探讨重大科技基础设施项目档案管理工作中的特点及问题，并提出改善建议。

1 重大科技基础设施项目档案管理工作特点

1.1 档案管理工作具有复杂性

重大科技基础设施建设过程中参建单位众多，档案内容丰富多样，档案管理工作具有复杂性。一是档案形成者的复杂性。如，“天眼”项目参建单位数以百计，不同单位移交档案的形式各不相同[3]；“散裂中子源”项目建设中作出重大和重要贡献的参建单位就有69家[4]；“科学号”项目参建单位近300家[5]。重大科技基础设施参建单位众多，导致档案管理工作标准不一，协调的复杂度和难度较高。

二是档案内容的复杂性。首先是档案数量庞大，如，“上海光源”立项和建设期间形成共计5000多卷工程档案；“散裂中子源”建设期间共形成4366卷纸质档案。其次是档案种类丰富，重大科技基础设施项目档案涵盖文书、科技、声像、会计以及电子档案等多种类型，如，“天眼”项目仅声像档案就包括9大项、39小项[6]；“上海光源”这个单一项目形成的档案就涵盖了众多门类，几乎相当于一个全宗[7]。庞大的档案数量和丰富的档案种类也加大了重大科技基础设施项目档案管理工作的复杂性。

1.2 档案管理制度与标准较为健全

各重大科技基础设施建设单位在重大科技基础设施项目档案管理工作中坚持制度、标准先行，以规范的制度、标准指导档案管理工作科学、有序进行。如，中科院档案馆基于国家、行业标准制定了《中科院大科学工程项目档案建档规范》《中科院基本建设项目档案建档规范》《中科院科研课题档案建档规范》《中科院科研仪器设备建档规范》《中科院声像档案建档规范》等标准，指导重大科技基础设施项目档案管理工作规范开展。

此外，各重大科技基础设施建设过程中，也形成了更加细致的档案管理工作制度。如，“天眼”制定了《FAST工程档案管理办法》《500米口径球面射电望远镜（FAST）档案立卷作业指导书》等管理制度[8]；“散裂中子源”制定了《散裂中子源国家重大科技基础设施项目档案管理办法》《CSNS自研设备归档材料归档示意图》等规范性文件[9]；“上海光源”制定了《上海光源档案归档范围及保管期限表》《上海光源档案归档流程》等文件[10]。

1.3 档案管理队伍专业能力较强

重大科技基础设施项目具有极强的专业性，在研制过程中会产生各种测试实验数据、检验报告、观测记录等科技文件，蕴含了该领域前沿的科学技术知识。一般档案人员会因不懂这类科技文件的内容，无法理解科技文件间的关系，导致开展后续档案管理工作时出现偏差。为解决这一问题，目前重大科技基础设施项目档案管理工作要求建设单位、参建单位的档案人员与科研、技术人员共同参与，由这三类专业人员共同组成的档案工作队伍可扬长避短、保证档案管理工作的专业性。如，“天眼”要求工程技术人员全员参与档案管理工作；“上海光源”档案分类方案由档案人员与工程技术人员、专家多次讨论后最终确定[11]；“散裂中子源”要求档案人员与科研人员共同参与制定“散裂中子源”研制档案分类方案[12]；“科学号”由项目监理和项目各系统负责人对档案质量进行技术把关和技术审查[13]。

同时，档案管理队伍也会接受专业的档案业务指导。如，由中科院各研究院所组织立项和建设的重大科技基础设施，其项目档案管理工作通常会受中科院档案馆指导。中科院档案馆具有丰富的重大科技基础设施项目档案管理经验，可为中科院各重大科技基础设施项目档案管理队伍提供档案方面的专业指导与技术支持。

1.4 档案管理实现全程管控

重大科技基础设施建设周期长、档案管理情况复杂，为确保档案管理工作质量，各项目建设单位基本上都采取了全程控制的管理方式。

在合同订立阶段，建设单位即将档案管理工作纳入合同。如，“天眼”“科学号”在合同中都约定了档案管理的条款，对归档范围、质量、时间及违约责任等都提出了明确要求[14][15]。在施工建设阶段，建设单位全程跟踪档案形成质量。一是要求参建单位做好预立卷工作，如“上海光源”由专职档案人员检查预立卷情况，收集并解决课题组的归档问题[16]。二是依据建设进度检查预立卷质量，如“散裂中子源”基于项目进度，及时开展归档的布置、检查和推进工作，使归档材料的质量与完整度全程受控[17]。在竣工验收阶段，通常会由中科院档案馆或国家档案局组织档案验收小组对项目档案管理情况进行专业检查与验收，验收合格后，整个项目方能提请国家发改委组织国家验收。

2 重大科技基础设施项目档案管理工作存在的问题

2.1 档案质量参差不齐

在重大科技基础设施项目档案管理工作中，因科技文件专业性强、参建单位管理水平参差不齐等，会出现项目档案质量参差不齐的情况。

部分档案分类方案存在瑕疵。一是分类方案无法涵盖所有档案，如，“天眼”项目档案分类表的一级类目“综合管理类”包括“项目研制阶段文件”“自查及预验收阶段”“竣工验收阶段”等二级类目，但是没有“立项审批阶段文件”类目；二是同级类目之间有交叉重叠情况，如，“科学号”项目档案分类表的一级类目“声像档案”包括“照片”“视频”“光盘”三大类，事实上“光盘”可作为“照片”类和“视频”类档案的存储载体。

部分案卷装订与装具存在质量问题。如，“科学号”的部分案卷，其装订方式不符合《纸质归档文件装订规范》的要求；“天眼”“散裂中子源”的部分案卷存在使用材质、规格、样式不一的文件盒、档案盒，或者未装盒等情况。

2.2 电子档案的特性被忽视

在重大科技基础设施项目档案管理工作普遍实行双套制的背景之下，电子档案通常被视作纸质档案的“电子版本”，其特性常被忽视。

一是电子档案的原始记录性被忽视。“天眼”强调“所有归档材料均需原件，不能用签名章、电子签名代替手签字”[18]。该做法否认了电子档案的原始记录性，与新修订《档案法》中的相关要求不符。

二是电子档案自身的成套性被忽视。如，“科学号”认为电子档案的归档范围要与纸质档案相同[19]。事实上，虽然确定电子档案归档范围应参照纸质档案归档范围，但二者并不一定需要保持完全一致。此外，在重大科技基础设施建设过程中，必然会形成很多仅以电子形式存在的电子文件，这类电子文件之间存在固有联系与成套性，不仅无法以纸质形式呈现，而且其读写还依赖于特定的软件环境。若使用与纸质档案相同的归档范围，必然会遗漏许多有保存价值的电子文件，影响重大科技基础设施项目档案的成套性和完整性。

三是电子档案的可读可用性被忽视。“科学号”强调“要确保归档电子文件为原始‘版本’和最终‘版本’”[20]，即确保归档电子文件归档前不被篡改，归档后不可修改。这一做法虽然在一定程度上确保了电子档案的真实性，但若严格按此执行，可能导致部分电子档案的可读可用性面临威胁。部分科技电子档案格式复杂，专用软件更新换代频繁，若不对这类电子档案开展格式转换工作、不对归档的专用软件进行升级，可能会导致这类电子档案未来面临不可读、不可用的风险。

2.3 档案价值有待挖掘

重大科技基础设施项目档案蕴含最新的科学技术知识，其档案管理工作保密性要求较高，存在重收集和保管、轻开发利用的现象。

在档案提供利用方面，以中科院近代物理研究所的重大科技基础设施项目档案利用工作为例[21]，一是利用率较低，2015—2019年，所藏重大科技基础设施项目档案年均利用仅有32人次、126卷次。二是利用者和利用目的单一，利用者多为档案的形成者，利用档案主要为重大科技基础设施建设服务。三是利用方式单一，基本停留在传统的原件查询借阅或复制件获取上，没有采用信息技术深度挖掘档案价值，也没有为开展相关工作提供主动的档案服务。

在档案开发成果方面，分析“上海光源”“散裂中子源”“科学号”三个项目的档案开发成果，可以发现这些项目档案开发的方式主要是利用声像档案制作档案微视频，如《大科学装置的故事——上海光源发展历程》《陈和生：大国重器背后的筑梦者》《“科学”密码——海洋科学综合考察船建造档案》等，这些开发成果多是为了完成档案宣传任务，开发层次低、内容简单、宣传力度不大、受众面窄。

3 重大科技基础设施项目档案管理工作改进策略

3.1 进一步加强收集整理质量管控

首先，应结合《质量管理体系基础和术语》和《质量管理体系要求》，构建重大科技基础设施归档质量管理体系。基于PDCA循环理论，重大科技基础设施项目档案归档质量管理体系包括归档质量计划、归档质量计划实施、归档质量检查、归档结果处理等四个螺旋式上升的阶段，每完成一次循环，归档质量都得到一次提高。

其次，随着档案信息化建设的推进，在档案收集整理过程中采取新技术，能极大提高重大科技基础设施项目档案管理工作质效。一是可采用新技术收集某些仅以电子形式存在的档案，如口述档案、声像档案等。以讯飞档案机为例，该设备能通过机器学习掌握档案专业词汇和档案工作标准规范，借助语音识别技术和档案行业专用AI引擎，实现重大活动全程记录收集、建档与管理。讯飞档案机上相关技术在重大科技基础设施项目中的应用，可便捷实现对建设重大节点的记录与收集，更准确地呈现建设历史。二是可采用自然语言处理、神经网络、深度学习等技术，根据档案内容实现档案自动分类。如澳大利亚新南威尔士州档案馆2017年将机器学习软件应用于非结构化数据集分类，结果表明该技术能够协助分类和处理未分类的非结构化数据[22]。此类技术尤其适合重大科技基础设施项目档案按专业、按子项、按建设阶段分类的特点。

3.2 满足电子档案长期保存的要求

在建设过程中，电子档案不同于纸质档案，科技电子档案不同于管理类电子档案，生成的软件环境各不相同，格式复杂多样，不能基于对双套制的简单理解来保存科技电子档案，而应着重考虑满足电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性要求。

一是保存原始格式文件，确保电子档案的真实性和完整性。《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》已于2021年10月实施，该规范对此作了详细的规定，要求“产品的二维图样、三维模型文件在以符合规定的格式归档的同时归档原始格式文件”[23]。后续的重大科技基础设施项目档案工作中，应参照执行该规范。

二是科技电子档案的专用软件更新换代频繁，应将格式复杂的电子档案转化为版式文件格式或中性格式保存，确保电子档案的安全性与可用性。如“LOTAR（长期保存和检索国际项目组）”项目旨在满足产品及技术数据的长期保存和利用要求。该项目已创建和部署EN/NAS 9300系列标准，用于数字数据的长期保存和检索，规定了具体的格式转化要求。空客公司在A350项目产品设计数据归档时，就应用了EN/NAS 9300系列标准，将产品设计数据转化为STEP AP 242 ed2格式保存[24]。同时，也应确认格式转换前后内容的一致性。

3.3 充分挖掘档案的科研价值和科普价值

重大科技基础设施项目档案的价值主要体现为对科研人员与科研单位的科研价值，以及对社会公众的科普价值。

以知识管理为目标推动档案利用。一是在重大科技基础设施研制、建设过程中，应加强科研、技术人员的个人知识管理，将个人知识以档案形式固化为可用的知识资源。二是应推动建设单位内部知识共享，将重大科技基础设施项目档案纳入单位内部知识管理体系，挖掘重大科技基础设施项目档案内含知识，实现重大科技基础设施项目档案知识资源在单位内部共享。三是将重大科技基础设施项目档案纳入机构知识库联盟（如中科院机构知识库）共享范畴，实现其内含的可开放知识在科研单位间的广泛共享与利用。

以科普功能为导向推动档案开发。一是挖掘重大科技基础设施项目档案中可开发的科普信息，如规格参数、名人事迹、音视频、关键节点记录等。中科院国家天文台挖掘重大科技基础设施项目档案中的名人事迹，制作了档案微视频《南仁东：一眼万年》。二是重大科技基础设施项目档案开发要反映真实的研制和建设历史，如台湾大学物理文物厅除了展示过去核物理实验室使用过的各类硬件、仪器之外，还展示了相关科学家的人事任命文件、手稿等，再现了亚洲首台粒子加速器建设及重建的历史[25]。三是创新重大科技基础设施项目档案开发形式，如以虚拟现实（VR）技术和全息投影技术呈现重大科技基础设施项目档案开发成果，同时结合人工智能技术，使开发成果更具表现力和感染力。