医疗设备购置内部风险控制管理系统设计与应用

曹沛莲，兰美娟，蒋达兴，余斌，陆科

1.苏州大学附属张家港医院院长室，江苏 张家港 215600；2.浙江大学附属第二医院护理部，浙江 杭州 310009

医疗设备的购置是医疗管理的重要工作之一，提升医疗设备购置的管理质量能够为医院购入更加先进、适宜的医疗器械，不仅能提升医院临床工作水平，还可减少医院运行所需的管理成本[1-2]。创新采购手段、加强采购权力的运行监督，防范舞弊、腐败，提升资金使用效益是当前医院医疗设备采购过程中的关注重点。

医院医疗设备购置流程一般包括预算编制、需求制订、采购、合同签订及履约验收等[3-4]。以往医院开展医疗设备采购通常由申请部门与采购部门进行直接对接，其中以采购部门的话语权较重，且采购过程中的责任划分不明确，需求文件倾向性较强，加之验收流于形式、缺乏监督，纸质档案、材料多，采购管理的透明度、公平性较差，存在廉政风险，为风险管控带来较大挑战[5-6]。

为解决医疗设备购置过程中存在的内部问题，应从内部管理控制入手。随着近年来信息技术的不断发展，信息化建设逐渐在医院的各项管理中得到广泛应用。本研究将医疗设备的购置与管理引入信息化技术，将纸质审批转变为线上电子版审批，以达到信息化管理的目的，旨在减少风险事件的发生，保障高质量医疗装备的有效购置与管理，以促进医院内部控制建设的有效开展。

1 需求分析

梳理当前医院医疗设备购置的流程，分析采购预算编制、需求制订、采购、合同签订及履约验收各环节存在的风险，并依据文件规定，将“分事行权、分岗设权、分级授权”为基础，优化升级设备采购及管理流程。

采购各环节的风险管控点：①预算编制：存在缺乏采购预算或预算金额不合理，缺乏部门的可行性论证，审核不严及规避招标。②需求制订：存在设置排他性条款、未进行市场论证及未进行逐级审批。③设备应用：设备应用过程中的医疗技术安全性、设备后续合适性等风险。

针对采购部门权力相对集中的情况，采用角色管理的方式对其权利进行划分，按照需求科室人员、审核人员及监督人员对设备购置审批流程中的管理人员进行划分，其中需求科室人员主要负责需求提出与预算申报；审核人员负责审核预算、需求论证，采购文件、供应商、合同及验收；监督人员负责监督预算编制、需求文件、采购流程、合同签订及履约验收。依据人员角色的不同划分不同的权限与负责内容，清晰划分角色职责、细化监督内容，以降低医疗设备采购过程中人员廉政风险。

2 信息化审批流程

2.1 信息化审批工具

①为提升系统数据安全防护效果，对信息化审批流程进行权限设置，包括管理、登录及资源管理权限，同时采取数据加密、网络安全审计等措施进行保障，进一步提升数据防护的安全性。②由医院信息科负责保障信息化审批流程的运行安全性，分别于各科室及管理人员的电脑上设置策略规则，准确记录网络访问IP地址、时间、地名等关键信息，智能判断网络异常行为。依靠医院网络病毒监控系统，及时进行病毒的检测、清除与隔离，防止病毒入侵，保障信息化审批运行的有效性与安全性。信息化审批过程中所有的数据交互连接均经防火墙处理，并设置为定时备份。

2.2 审批流程

依据医疗设备的购置与管理流程，按照部门的不同分为多个模块。

2.2.1 预算管理 预算管理模块包括预算申报、预算审核及预算批复。预算管理环节为设备采购的第一环节，其重点内容在于预算申请论证。以往预算申报项目较多，且多采用纸质材料作为申请有效凭证，加之申请时间较为集中、审核时间较长，预算审核人员的工作压力较大，易出现逐个审核困难、个别项目把关不严等情况，进而影响预算管理质量。申报管理还存在申报审核权力集中于预算审核管理人员的手中。基于此，信息化流程采取设置多部门联合审核环节，需求科室在提出申请后，申请经多部门进行线上审批，并要求各部门按照自身职能权限进行申请预算的审核，对申请项目进行初步论证。

2.2.2 调研管理 调研管理模块包括市场调研、需求管理及项目公告。审批后的采购预算清单经市场调研后，由需求科室经办人提出初步需求参数，经科室负责人对需求参数完善后转交采购部人员，并在采购人员进行市场调研后审核需求的合规性。提交医疗管理部门、医院感染管理部门进行审核，对本设备的安全性、伦理及医院感染控制要求进行确认。

为加强对需求制订环节歧视性和倾向性参数的控制管理，依据相关文件中关于强制性禁止条款的内容，线上信息审批通过设置关键词的方式，将该部分强制性禁止条款写入系统设置中，工作人员填报需求参数时，一旦填写内容中包含本部分的关键词，将会出现预警警告，并限制写入。

2.2.3 合同管理 合同管理模块主要包括合同发起、合同审核及合同归档。为分散合同审核权力的集中问题，本模块采取多部门联合审批的方式进行，签订合同前充分审核合同条款，减少潜在风险。对中标信息进行线上录入，工作人员选择合同模板后制作项目合同，交由供应商初步拟定合同，再由采购项目经办人、科室负责人、分管领导、财务科等进行审核与审批。审批结束后，由供应商提供纸质合同，双方共同进行合同盖章，并经扫描后上传归档，转交至验收管理模块。

2.2.4 验收管理 验收管理模块主要包括验收记录及验收审核2个部分。经办人员可依据中标信息进行履约验收，验收内容更加详细、准确，可起到规范验收管理的目的。验收员将设备的到货配置、安装信息等内容进行上传，并与中标信息进行详细的对比验收，在上传供应商资质、产品合格证、报关单等资料与文件证明后，再由科室及采购室进行审核，确认无误后，转交至验收员，由验收员上传纸质验收报告。

2.2.5 档案管理 档案管理模块以项目归档为主，项目档案是由各个采购流程及管理环节组成，主要依据采购时间、科室编码等进行年度档案编号，档案管理员具有部分档案信息修改权限，以便后期对采购各环节进行追溯管理。

2.2.6 设备日常管理及维护 该模块要求院内建立完善的医疗设备维修保养制度，以保障设备的正常运行，提高设备资产的使用效率，降低设备使用风险。设备日常管理过程中要求管理责任落实至人，按照“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，对医疗设备的使用进行有效规范。设立线上管理维修档案，确定日常维护与修复计划，经主管领导审批后落实。医疗设备的日常维护、保养与检查均由使用科室负责，消除使用风险。

2.2.7 设备定期检查 设备定期检查强调设备应用的有效性。成立由单位领导、财务人员、设备管理部门和相关人员组成的清查小组，每季度对院内设备进行一次盘点，盘点内容包括设备的实有数与结存数是否相等，设备使用及维修情况是否正常，设备是否存在闲置或损伤情况，并将盘点结果进行线上填写与核对；按照审批流程权限，逐层上报，并由相应的部门进行处理。

使用过程中科室、医疗设备管理部门、医院感染管理部门按照三级维保要求进行日常的维护与登记，确保医疗设备均处于备用状态。

2.2.8 报表统计 对设备采购数据的收集、分析。主要包括项目经办人进度图、设备采购统计、设备采购的分类统计、经费使用情况统计等，通过报表的方式对上述内容进行归纳、总结，为院内医疗设备的管理提供数据支持。

2.2.9 设备处置 本模块以医疗设备的报废为主。首先进行线上审核，通过线上填制“医疗设备报废申请单”详细填写设备内容，包括申请科室、设备名称、规格型号、购置日期数量、单价总金额、设备条形码、申请报废理由等。逐层授权审批线上审批内容，经医学工程部进行设备鉴定，由医院设备管理委员会研究讨论通过后，经审批同意后方可进行处置。审批同意进行报废的医疗设备应由设备管理科进行回收并建立台账，明确责任，随后由上级产权交易部门处置实物，处置流程按照“收支两条线”进行管理，处置结束后的金额由医院的财务部门上缴财政专户。

3 线上审批流程使用

信息化审批流程运行后，为院内临床科室、医疗管理部门、医院感染管理部门、财务部等多职能部门相关人员开设管理账号，本系统于2019年上线至今，已初步实现设备采购流程的审批工作。本系统投入使用后可有效衔接采购各环节，提升采购的工作效率与质量，采购安全、合适、使用率高的设备。线上存档采购各环节的相关资料，不仅可实现无纸化办公，且后期追踪的便捷性较高。信息化审批流程能够优化采购流程，明确采购职责，并保障人员的权利相互制约，有利于提升采购风险的控制效果与采购质量。

优化后系统使用优势：①信息化审批流程应用过程中，申购环节需经多部门进行联合审批论证，且论证内容较为全面、时间可控，能避免采购部门话语权相对集中、论证流于形式及时间不可控等缺点[7-8]。②需求制订环节需结合市场调研，对需求参数进行审核修改，且审计室参与监督审核，避免市场调研不足、缺乏监督及存在倾向性参数的情况[9-10]。③履约验收过程中，经办人员依据中标记录信息划分验收记录，并通过文字信息与图片相结合的方式进行设备验收，提升验收审批的便捷性与高效性，还可通过上传相关资料留存验收资料，避免验收记录要素不齐及验收资料留存受限的情况[11-12]。④档案管理依托于信息化管理，留存资料不受限，且具有查阅简便的特点，能减少纸质工作，便于长时间保存，且能够快速、准确地统计出“供销存”数据。⑤内部审计监督：对内部审计工作的重点放在事前预防、事中监督和事后控制。利用信息化技术监督设备管理的全流程，及时针对可能存在的问题与风险进行介入，实施审计调查，如切实发现问题应及时上报并采取相应的干预措施；同时借助外部审计机构进行内部审计的监督工作，可平衡内部审计机构与其他部门的关系，还可对内部审计人员的工作质量进行有效检验，促进提升相关人员的业务能力。以往科室申报项目时，由采购部、医院设备管理委员会直接进行申请项目的审核与论证，项目、数量较多，论证质量缺失，总申报金额巨大[13-14]。信息化审批流程运行以来，所有科室的医疗设备采购均经医疗管理部门、医院感染管理部门、财务部等多职能部门进行联合审核，能高效剔除不合理项目，减少进入医院设备管理委员会讨论的项目总数量，降低申报总金额，保障有效项目的充分论证，实现控制医院医疗设备采购、管理流程内部风险及加强信息化建设的目的。医疗设备购置的内部风险控制是医院内部控制的重要维度，且其涉及资金量较大，与医院的运行管理存在密切关联，医院应加强足够的重视。

4 总结展望

内部控制是长效保障组织目标实现的重要机制。为提升医院医疗设备采购质量，针对院内采购进行内部控制是其重要环节之一。通过设计并应用信息化线上审批流程，可制约与监督采购内部权力的运行，促进科学、规范地高效采购医疗设备。管理过程中不断优化岗位分工、整体流程，分权处理预算管理、项目审批等内容，能提升医疗设备购置过程中的精细化管理水平，形成高效的内部网络保障体系，提升医院经营风险的控制度，提高医院的经营管理水平。