“互联网+”背景下高校行政管理信息化建设研究

苗雨昕，上官宁

（1.闽江师范高等专科学校 艺术系，福州 350108；2.中共南平市委机构编制委员会 办公室，福建 南平 354200）

当前，推进教育治理体系和治理能力建设、不断提升行政管理效能，已成为高校发展客观且迫切的现实需要[1]。习近平总书记强调，信息是国家治理的重要依据，要以信息化推进国家治理体系和治理能力现代化[2]。近年来，大数据、云计算、移动互联网、人工智能、5G通信等新技术不断取得新突破，信息技术得到前所未有的快速发展，高校行政管理也应当运用前沿信息技术推动管理手段、管理模式、管理理念创新，在顶层设计上打通信息壁垒，加强信息基础设施建设，强化信息资源深度整合共享与应用，以提升教育治理能力和行政管理效能[2]。

一、高校行政管理信息化建设的重要价值

高校行政管理主要指对校内行政事务、教育教学、科研学术等工作进行管理和协调，通过建立一系列行政管理制度、管理模式，加强高校内不同部门行使权力、履行职责的分配和约束[3]。当前，在“互联网+”背景下，高校行政管理要注重运用网络信息技术，在办公室管理、教学资源管理、人事人才管理及后勤保障管理等方面加强信息化建设，统筹整合共享使用各方面信息，实现行政管理科学化、规范化、智能化[4]。

（一）构建扁平化高校行政管理组织结构

数字信息在高校全领域、立体化的传递，搭建了网络互通的模式，成为高校“互联网+”行政管理的基础性和前提性条件，可破除传统行政部门之间条块分割、等级森严的格局，推动高校行政组织构架由垂直化向扁平化、互联化转变。建立扁平化组织结构，可大幅度提升高校各级行政人员信息收集储备的容量，有力突破管理层级的限制，减少不必要的中间环节，提升行政管理效能[5]。

（二）建立高校行政管理新模式

高校行政管理层可以通过信息管理系统收集有关数据信息，及时掌握实时信息，推进信息共享，使行政政策指令迅速传递到各个部门末端，推动实现办公自动化和无纸化。同时，信息系统数据有利于管理者了解高校本身现状和师生相关信息，为调研分析、科学决策、管理政策出台提供了新路径。

（三）推动高校行政管理手段创新

在高校建设方面，如利用云计算等网络信息技术可为高校多校区、跨区域管理提供信息传输共享的有利条件，为规模较大的高校可持续性建设提供新的解决方案。在服务师生方面，如高校微信息平台为学生在学习、生活、科研、就业上提供高效优质服务；高校开发出系统、完整、便捷的智慧校园移动APP，使信息传递使用更加方便快捷。在安全保障方面，如网络信息技术为高校线上教学、远程管理、学术交流等提供平台资源，助力打赢新冠肺炎疫情防控阻击战。

（四）完善高校行政人员考评机制

高校借助信息技术打造数字化校务信息系统，有利于师生从多领域、多角度、宽视野对学校行政具体行为进行有力监督，成为学校行政组织廉政建设的重要路径。高校运用“大数据”信息系统可以准确地记录行政人员工作完成情况，并对日常工作信息进行抽取、集成、分析，助力精准高效的绩效考评，避免因个人喜好等主观因素产生的影响，实现公平、公正、公开的考评。同时，量化考核还可以从纵向和横向对比不同部门行政人员的绩效考核结果，增加考评的激励效应[6]。

二、高校行政管理信息化建设的问题分析

对照新时代高校行政管理信息化建设要求，当前高校行政管理信息化建设在制度层面、人员素质、信息系统建设和高新技术运用等四个方面存在较大提升空间，具体如下。

（一）高校行政管理体制存在弊端

一是信息传递不通畅。目前，高校行政管理普遍采用科层制组织结构，其主要特点是注重管理级别的区分、管理部门的分类、管理职责的界定，并按照金字塔模型进行权力和义务的分配，其管理困境在于低层的管理信息难以及时传递到高层，不但传递的速度较慢，有时传递的准确性也不够，导致管理存在错位现象。二是管理效率不高。在系统管理上，高校各级组织部门之间是一个相互联系不可分割的统一整体，而科层制的特殊性在于把各级管理部门及其行政人员分割为相对独立的部分，科层组织间一般未建立有效的信息交流与沟通协作机制，导致管理存在失位现象，容易使高校行政管理体制运行不顺畅或行政管理效能低下。

（二）行政人员信息化水平不高

一是思想观念陈旧。在主观认识上，行政人员信息化管理意识不强，只是将互联网和计算机等信息化工具理解为普通的工作设备，却没有从数字化水平上考虑高校行政管理信息化建设，如学生管理、教务管理、财务管理信息平台的整体数据缺乏系统化处理。二是高校行政人员配备不足。在管理对象上，近年全国各大高校普遍大幅度扩招，行政管理的工作量显著增加，但高校工作人员编制数并未相应增加，迫切需要通过信息化手段提升管理效率，解决行政人员配备不足的问题。三是高校行政人员年龄结构存在差异。高校的行政人员中既有高学历的年轻人，也有学历不高的大龄管理人员，有的行政人员拥有计算机或信息管理专业背景，而有的行政人员对电子办公软件还不能熟练掌握，存在年龄和专业上的差异。这些缺少信息化管理相关专业技能的大龄行政人员，思维模式固化，对信息新技术不信任，有抵触和排斥心理，阻碍了信息化建设进程。

（三）网络信息化建设系统存在漏洞

一是存在信息安全隐患。多数高校信息管理系统使用传统的资料存储方式，学校内部信息以及教师和学生的个人信息存在外泄安全隐患，信息系统还存在被黑客、电脑病毒等攻击的安全问题。二是系统设计未结合实际。有的高校将系统开发外包给软件公司，其信息系统设计前缺少对高校行政管理特点进行系统调查研究，致使信息系统软件功能与服务对象使用要求、实际工作等匹配度较低；有的信息系统设计甚至按部就班套用其他高校信息系统模式和框架，与高校本身管理实践迥异。三是信息传输受阻碍。有的高校因缺乏统筹规划建设统一的行政管理信息平台，校内各部门在信息管理制度上各自独立、分散分割，难以高效协调各业务部门职能运行。同时，还存在各部门信息系统标准不统一、数据一致性差、集成化程度低等严重现象。此外，还有校外网络访问数据传输慢和各信息系统硬件及软件功能不兼容的问题。

（四）信息技术创新开发应用滞后

一是人工智能应用方面。自人工智能技术产生以来，其理论和应用技术快速发展，现已在社会多领域开始运用。如高校窗口服务直接面对师生，是师生重点关注的地方。窗口工作人员如与服务对象交流时间过长，或一直交流重复内容，容易产生工作疲惫和焦虑情绪。因此，迫切需要运用人工智能语音机器人作为窗口服务工具，来保持温柔耐心的服务态度，增加师生良好体验感。二是云计算应用方面。云计算通过“云”网络分解计算处理程序，使信息处理结果分多部服务器系统返回给用户，解决任务分发、合并计算分析结果的网络服务功能。在高校信息化建设上，因学校各领域信息管理系统各自为政，信息传输共享使用程度低，信息孤岛不同程度存在，需要应用云计算平台，将各部门数据信息上传，随时下载，使用更新，促进信息共享交换。三是大数据应用方面。大数据技术可以对互联网内海量规模的多类型数据进行快速流转，并对大容量的数据样本进行全面的分析处理。在“互联网+”背景下，随着高校快速发展，办学规模不断扩大，高校人才教育、学术研究、公共服务、后勤保障等方面工作数字化发展后，形成了海量数据，传统的信息系统难以承载和高效运作，因此运用大数据信息系统迫在眉睫。

三、高校行政管理信息化建设的策略选择

在“互联网+”背景下，高校要抓住信息化建设的机遇，充分发挥信息化建设队伍的主观能动性，加强统筹规划，加大资金投入，分级分步骤加快建设适应新时代要求的信息化管理体系，提升信息化建设高效、智慧、融合、创新水平，以实现教育治理体系和治理能力现代化。

（一）构建扁平化行政管理体制

一是重构工作流程。在横向维度上，高校应基于信息平台的特点，梳理精简优化工作流程，以行政事务的运行为落脚点构建组织体系，而不是完全依赖部门职能架构。要从本质上解决管理惯性阻碍，奠定行政管理新的制度基础。二是减少管理层级。在纵向维度上，高校应适度削减部分繁缛管理层次，扩大行政事务管理幅度，减少因信息传递层级和环节过多造成的信息内容不真实、不全面，提升行政管理制度操作的灵活性和便捷性，从根本上解决“中梗阻”问题，弥补科层管理体制的僵化与低效缺陷。三是权责管理清单化。高校应根据行政事务管理的目的和任务，梳理公布各级行政人员的权力与责任事项，并采取清单化管理，明确各权责事项的具体内容、设定依据、类型、责任部门及责任人等基本要素，将权力运行情况纳入党委巡视巡察和学校行政督查问责范围，提升行政人员责任意识和规范化制度化决策水平。

（二）建设高素质信息化干部队伍

一是组建专业化干部队伍。高校应采用CIO运作体制，即首席信息官体制，由CIO对信息技术和信息系统相关事务进行研究处理，高校信息化建设领导小组承担CIO角色，高校主要负责人应作为重要组织者和推动者。信息化队伍建设要吸纳有信息专业背景的行政人员、教师及学生参与，并从企业外聘具有信息化建设资历的高级人才，同时建立专家咨询制度。二是提升行政人员能力。高校应对行政人员加强现代化信息技术学习教育，提升他们对信息化建设的感性和理性认识，促使他们主动推进信息化管理，全面提高他们信息收集、存储、分析、应用的专业素养，进而有效激发高校信息化建设内生动力。三是建立绩效考核制度。高校应加强对行政人员信息化建设工作的考核，要以完善细化考核指标为切入点，提高指标体系评判的可操作性和高校师生的参与性，同时制定奖惩制度，将信息化建设考核结果与行政人员工作薪资、岗位晋升和年度评优评先挂钩。

（三）建设融合高效安全的信息管理平台

一是建立信息共享机制。从逻辑关系上看，信息流通和信息利用是相互依赖的。高校应从宏观层面将校内各部门组织的信息数据整合在统一的信息平台上，进行集中管理，并建立信息公布制度和使用规定，完善信息平台更新维护机制。同时，高校应在微观层面统一数据信息编码规则，破除数据壁垒，实现部门信息资源共享，提高信息利用率，建设基础性、公共性、开放性信息资源平台。二是构建安全保障机制。高校应注重优化内部管理要素，设立网络安全管理机构，明确各职能部门安全责任人和安全管理员，对网络和信息系统进行定期检查维护，并建立安全事故处理机制，防范各类安全隐患。三是建设个性化信息平台。高校应积极发挥外部因素作用，加大信息系统平台建设资金投入，加强与信息系统开发商合作，及时升级软件和硬件，并将行政管理工作中遇到的问题整合成技术需求反馈给开发商，因地制宜提升信息平台适用性，建成符合学校自身发展特点的信息系统。

（四）加强高新信息技术应用

一是探索人工智能技术应用。高校应将人工智能技术运用在教学管理和教育管理上，着重优化个性化教学，提高人机协作水平，实现更好的人机互动，均衡配置教育教学资源，提升教育教学效率和智能化管理水平。二是提升大数据技术服务能力。高校应全方位运用大数据技术，通过多元化方式，从不同信息渠道收集存储校内各区域各部门海量数据，让数据信息完整高效快捷的交流传输，并进行深度挖掘和多维量化分析，推动大数据技术重构管理流程，有力服务高校决策，提升管理效率。三是建设基于云计算和5G通信技术的智慧信息平台。高校信息平台建设应利用云计算和5G通信技术高容量、高可靠、众连接的优势，克服传统网络在速度、时延、传输等方面局限，强化数据的采集、处理、计算、共享功能，实现教育信息的立体化精准互通，并建造集成系统，升级部门互联协作，促进工作流程再造和优化。同时，利用交互式的网络通信和传感装置打通教育教学数据壁垒，实现教育教学线上线下紧密融合，打造现代化智慧校园。