公立医院物资采购业务风险管理研究

昭觉县卫生健康局 古艳

一、采购业务风险概述

（一）政治风险

采购业务政治风险主要是政府出台的大政策方针对医院物资采购业务的影响，比如地方政府针对人才引进出台的相关政策、自由贸易区税收优惠政策出台等。同时，公立医院物资采购业务还会受到其他相关政策的影响。比如，财政部门出台的有关内部控制的文件、审计机关颁布的内部审计相关文件等，都会对公立医院物资采购业务开展产生深刻影响。

（二）经济风险

物资采购业务的经济风险，主要是对医院物资采购业务的预算控制和国内经济的整体把控，同时关注医院内部存在的采购资金使用不合理问题，这就要求公立医院在做好物资采购工作的同时，需要及时开展监督工作，进一步加强对物资采购工作的监管。

（三）技术风险

在公立医院物资采购业务中，技术风险主要与公立医院的医疗水平有关。由于我国大型医疗企业的发展水平目前仍低于国际领先水平，因此公立医院在采购物资的过程中对相关技术的应用有着非常高的要求。

就公立医院引进的专业设备来看，设备投入使用后的配套服务显得非常重要。在专业设备配备较完善的大型医院中，对医疗器械的识别和管理是非常重要的，这就要求医院需要引进一批有着丰富采购经验的人才。

（四）采购流程风险

采购流程风险主要集中在流程管理的规范化上。其中，合同的规范以及合同验收时的规范是最重要的。在合同验收的时候，针对采购相关手续、资料的整理，能够为后续采购业务开展提供有力支持，合同一经签字确认便无法进行更改，必须严格按照合同上的流程加强对医院物资采购业务的管理。

（五）管理风险

针对公立医院采购业务开展管理工作，其中还存在一定管理风险。与其他风险相比，这一风险具有较强的主观性，主要受采购业务开展过程中管理人员的思想、水平影响。一般对于同一采购业务，管理人员采取的方法、手段不尽相同，医院内部管理也非常考验医院的内部控制建设情况[1]。

二、公立医院物资采购中的常见问题

（一）物资采购制度不健全

在公立医院物资采购业务中，开展风险识别工作主要是为了及时发现未知风险，并采取有效的解决对策，便于对医院采购中存在的各类风险进行控制，避免给医院造成巨大损失。我国目前许多公立医院在开展物资采购风险识别工作的过程中，主要采用外部咨询或开展审计业务的方式。比如，在进行大宗物资、设备、药品等物资采购的过程中，针对采购合同进行合同审计，结合需要进行签约中与签约后审计，针对审计结果，合同审计可以直接签署审计意见。

首先，部分公立医院还会委托第三方专业机构进行风险识别，通过向第三方专业机构进行审计组训的方式，明确物资采购业务流程中可能存在的风险点。

其次，在物资采购业务开展的过程中，风险识别的主观性比较强。比如，部分管理人员主要依靠个人经验进行风险识别，缺少完善的物资采购制度、风险管理制度支持，在面对不同风险的过程中难以进行有效识别，很难总结出物资采购中可能会出现的风险因素。部分公立医院在物资采购中，仍然缺少完善的制度支持，存在这制度执行不到位的情况，尤其是在缺少完善的预算采购制度的情况下，会导致医院物资采购过于随意，不利于医院对物资采购业务中存在的风险进行控制。

（二）忽视了供应商的管理问题

公立医院在开展物资采购业务的过程中，供应商管理是十分重要的一个环节，供应商管理的成效，直接影响着医院物资采购成本的投入，也是决定医院物资采购风险管理成败的关键。从目前的情况来看，我国公立医院在选择供应商的过程中，主要通过谈判、招标、推荐等方式展开，医院除了对药品实行统一的招标采购管理外，许多单位在针对医疗器械、医疗耗材的采购是都还没有开展有效的管理工作。由于医院物资采购中，物资涉及范围十分广泛，在实际采购流程中难以进行统一管理、统一评价，许多医院目前还没有制定统一的管理标准，再加上市场上存在许多供应商，在供应商管理力度缺失、管理方式不合理的情况下，可能会导致许多资质较低、实力较差的供应商通过某些渠道进入公立医院的物资采购系统，导致供应商在后续向医院提供物资的过程中，相关资源、服务无法快速跟进，在这样的情况下医院可能会面临物资缺口的风险[2]。在严重的情况下，医院可能会引进一大批高价、低质的物资，不仅会加大医院物资采购业务中的成本投入，在物资投入使用后可能还会影响医院的声誉。

（三）采购计划与采购预算不相符

公立医院在开展物资采购业务之前，上级行政管理部门一般都会要求其在规定时间内提交相应的预算报表，并且还会给医院采购预算提供相应的参考值，不过这一参考范围仅仅是单位进行一个简单的评估，上级单位很少深入医院开展实地调查，在这样的情况下就难以真实地将医院的财务情况、物资需求情况反映出来，也就无法为财政资金分配提供更好的指导。同时，在采购预算编制与审核过程中，医院对所需物资的储备情况了解不充分，在这样的情况下会影响预算编制的准确性，一方面可能导致物资采购无法满足医院需求，另一方面可能导致医院物资堆积。甚至实际采购物资并非医院所需物资，导致物资采购中存在严重的资金浪费情况。同时，在采购计划编制中，部分部门编制的采购计划可能会超出实际预算范围，导致无法根据采购预算开展物资采购工作[3]。在采购计划审核中，可能也会存在不合理采购的问题，也可能存在超预算采购计划，在医院审批流程不严谨的情况下，最终会导致医院物资采购中出现大量风险。

（四）内部监督机制不健全

公立医院在开展物资采购业务的过程中，受医院人员编制影响，现有内部监督机制仍有待健全，目前仍然有许多公立医院针对物资采购监督还没有成立专门的管理部门，在实际业务开展过程中缺少对物资采购的全过程监督和管理，导致医院内部不同部门在进行物资补给的过程中缺少统一的流程，相关人员难以结合各部门需求进行物资采购统计。在这样的情况下，其不仅会影响物资采购业务的顺利开展，还会对医院财务内部控制工作的开展造成负面影响。

内部控制部门是主要负责医院内部监督的主体。部分医院在进行物资采购管理的过程中，对内部控制部门的重要性仍缺乏清楚的认识。部分公立医院针对物资采购的监管，主要依赖财务部门，导致物资采购中内部控制、监督工作的独立性很难得到保障，在这样的情况下，进一步制约了医院物资采购中内部监督职能的发挥，最终会对医院物资采购管理的效果造成影响。

三、公立医院采购业务风险的控制措施

（一）建立健全物资采购制度和业务流程

对公立医院来说，在开展物资采购业务的过程中，要想进一步提升风险管理成效，首先必须明确医院各部门以及相关工作人员在物资采购业务中需要承担的责任，细化职责分工，尤其是需要明确物资采购管理主体需要承担的责任。公立医院应当成立一个专门负责管理物资采购的部门，通过这种方式进一步加强对医院物资采购业务的审核，在部门审核合格并签字以后，才可以开展物资采购工作[4]。公立医院必须充分考虑物资采购过程中的成本效益，基于风险防范合理对采购管理部门的岗位进行设置，结合“内部牵制”原则合理设置部门管理岗位，保证医院物资采购流程中不同岗位职能分离，明确分工、权限、职责，通过这种方式进一步保障物资采购工作的科学性，通过加强物资采购管理的方式，巧妙化解医院物资采购过程中存在的风险，确保医院经营活动持续处于内部控制中，保障物资采购业务可以合理、规范开展。公立医院还需要加强对物资采购业务的组织领导，成立专门负责采购业务的工作小组、确定分管物资采购的负责人，定期组织采购人员对业务开展过程中存在的问题进行集中讨论，通过这种方式不断优化公立医院物资采购业务流程；针对物资采购业务结束后，还需要建立完善的评估机制，加强对采购业务的评估、加强对采购人员的考评，通过有效评价的方式明确物资采购业务开展中存在的风险和问题，便于制定有针对性地解决对策。

（二）重点监管物资采购业务中的薄弱和关键环节

公立医院物资采购中的薄弱与关键环节主要包括了采购计划的编制与审批、价格调查、采购预算编制、供应商确定、采购合同签订、付款审批与货款支付等。这些环节实际上是相互独立的工作和岗位，需要安排相应的工作人员具体执行岗位工作任务，遵循“岗位分离”原则，做到在物资采购中的相互监督、相互制约，避免受人为因素影响导致物资采购环节滋生风险。采购计划的编制与审批，是物资采购风险管理的重点。医院物资采购部门需要定期对各部门物资需求情况进行调查，结合调查结果编制物资采购申请文件，并交由医院物资管理部门进行审核，结合医院本年度物资采购预算进行物资采购计划编制，保证物资采购计划与物资预算一致[5]。在深入市场进行价格调查和选择供应商的过程中，要尽可能避免“舞弊风险”出现，通过加大管理力度的方式，有效降低公立医院物资采购成本。

（三）加强对物资供应商的管理

在公立医院物资采购业务开展的过程中，必须进一步加强供应商管理力度，制定完善的供应商评估准入制度。从目前的情况来看，我国许多公立医院仍然没有建立明确的供应商准入标准，在对供应商资质进行评估的过程中缺少有力的依据，最终导致供应商资质审核与管理处于无序状态。

因此，对公立医院的物资采购部门来说，需要定期编制新的供应商开发计划，利用各种渠道挖掘优质供应商，针对备选供应商，医院也需要进行严格审核，确保采购物资可以满足医院各部门、科室的需求。

（四）有效落实物资采购业务的监督管理制度

公立医院在开展物资采购业务的过程中，纪检监察与内部审计部门是主要的监督部门，必须全程参与到医院物资采购业务中，加强对物资采购流程的整体把控，进一步保证物资采购业务开展的合法性、科学性，通过落实全面监督的方式，进一步遏制物资采购中存在的风险与漏洞。对纪检监察部门来说，应当充分发挥自身监管职责，制定和落实完善的监督管理制度，实现对医院物资采购业务的全程监管，切实保证医院物资采购流程的规范性，有效降低出现腐败、舞弊等风险的概率[6]。对内部审计部门来说，面向医院物资采购业务要加强全程审计，高度重视物资采购业务内部控制的有效性，重视物资采购部门岗位职责是否分离、是否分工明确、是否建立和严格执行相关制度。内部审计部门还应当加强对供应商管理的监督，在签订与执行采购合同的过程中，也需要加大审计监督力度，确保采购合同条款与实际采购流程的一致性，通过落实监督管理职责的方式，为采购合同的顺利执行创造良好的条件。

四、结语

综上所述，物资采购业务开展是保证公立医院正常运行的关键，严格管控物资采购业务中存在的风险，能够最大限度满足公立医院对物资的需求。从目前的情况来看，我国公立医院在进行物资采购风险管理的过程中，仍然还存在一些亟须改正的问题。针对这些问题，各大公立医院应当进一步加强制度建设，严格落实监督管理职责，通过制度落实的方式优化公立医院物资采购业务流程，着重把控好公立医院物资采购中的薄弱与关键环节，在医院纪检监察部门与审计部门的合力监管下，为公立医院物资采购业务的顺利开展做好铺垫。