网上预约报销模式与第三方服务结合的优化研究——以 Y 高校为例

郭 彧，王月箫，季晓昕

(南京医科大学财务处，江苏 南京 211166)

一、 引言

随着我国高等教育事业的不断发展，国家对高等教育的投入持续增加。 高校经费总量的不断增长，使得高校财务报销的工作量大幅增加。 为了解决传统的财务报销难的问题，许多高校都在积极探索新的报销模式，即采用信息化手段的网上预约报销模式。 近几年，网上预约报销模式在众多高校中应用广泛，但各种问题也随之而来，比如现有的财务账务处理能力无法满足日益增长的报账需求、缺乏部门间的合作、改革宣传与培训不足、财务服务满意度低等问题。 为了解决新问题，部分高校开始了与第三方服务公司合作的探索。

二、 传统的网上预约报销模式分析

随着信息化技术的不断发展，越来越多的高校采用网上预约报销模式，此模式主要流程为经办人粘贴好票据，通过拍照或者扫描的方式上传至网上预约系统的电脑端或者手机端，随后填写报销信息，等待相应的签批人签批后，预约报销时间并打印报销单，与票据粘贴后递交给财务处等待报销。 财务审核人员审核报销单，将不符合报销规则的单据退还给经办人，将符合的单据制单后交由稽核人员复核，最后由出纳付款。 (图1)

图1 现行主流网上预约报销模式

和传统的现场报销模式相比，网上预约报销模式不需要报销经办人去线下找签批人员签字，用线上填写报销单的模式替代线下手填报销单，签批完成的报销单送至财务处即可，不再需要排队等候报销。 如果高校引入物流系统和档案电子化系统，报销经办人还可在网络上查看报销进度，查阅报销的原始档案。 网上预约报销模式极大地节约了报销经办人的时间与精力，也让签批的环节更加高效便捷，在疫情常态化的特殊环境下，此报销模式打破了时间和空间的限制，为高校师生的科研与学习提供了更多的便利，也让财务服务更加贴近师生。

现行的网上预约报销模式虽然提升了报销效率，但也存在以下弊端:①对信息化系统的依赖性较强，系统出现任何问题，都会影响报销的进程，如果没有及时进行系统维护，修复漏洞，师生们的体验感会大打折扣，甚至会引发不满；②单据若不符合报销规则被退回，仍需经办人去财务大厅取回报销单，修改单据后重新进行审批，一来一回拉长了报销时间，可能影响经费使用进度；③制单量巨大，由于现行的网约系统没法进行拼盘项目的申请，一笔报销单只能存在单个项目，不同的项目需要申请不同的报销单，甚至不同的收款单位也需申请不同的报销单，导致报销单的数量大幅提升；④档案电子化工作量巨大，除了日常报销等工作，会计人员还需装订凭证、整理并扫描所有报销单据，形成电子档案，便于师生或审计人员查阅，耗费巨大的时间与精力[1]。

三、 第三方服务介绍

以Y 高校为例，第三方服务主要有以下几种:

(一)代理记账服务

聘请专业的代理记账公司将审核无误的网约报销单录入财务系统。 高校定期从制单量、错误率、额外承担工作、考勤等几个维度对制单人员进行考核，也会要求记账公司定期出具代理记账报告或者相关建议，对报销方式进行不断的优化。 以Y 高校为例，报销高峰时期代理记账人员日制单量在人均120 份左右，制单错误率低于2%，在完成制单工作的前提下也会承担一些临时性工作。 代理记账人员已经过公司的系统培训，有一定的实操经验，对高校现行的政府会计制度也有所了解，在不同的高校进行账务处理也能很快上手。

(二)科研财务助理服务

聘请会计师事务所提供科研财务助理服务，服务的具体内容可以是安排助理们驻扎在学院，为学院的师生提供线上线下的财务咨询服务，例如:如何操作网上预约系统进行线上报销、科研经费的各项费用项预算如何安排、已经申请好的预约单是否符合报销规范等；或是在高校财务处内部，协助财务处人员处理一些日常工作，例如:柜台值班、账务处理、凭证交接、接听电话等。 科研财务助理一般由会计师事务所的人员担任，有丰富的审计工作经验，特别是科研项目的结题审计等，熟悉科研经费放管服背景下的政策环境，对帮助师生安排经费预算、提升高校科研经费管理水平都有帮助[2]。

(三)财务系统信息化服务

Y 高校使用的系统有最初的翼财云网财务系统、预算系统、收费系统、无现金系统、工资系统，到现在的网上预约报销系统、稽核系统、智能客服系统、凭证扫描系统、薪酬一体化系统、医药费报销系统、票据系统等。 高校财务处对信息化系统的依赖程度越来越深，若单看网上预约报销系统，其中镶嵌了众多子系统，如项目签批人员维护系统、增值税发票查验系统、报销单物流系统等。 由于网络环境的瞬息万变以及软硬件的更新迭代等各种因素，网上预约报销系统时常需要更新，不定期出现的漏洞也需要专业的工程师进行维护，系统之间的对接更是离不开工程师的协作，由此可见工程师对维护网上预约报销系统乃至财务系统稳定性的重要性。

(四)会计凭证服务

会计凭证服务既可以是凭证装订服务，也可以是档案电子化服务，由公司的指定人员将凭证等会计档案整理成册，然后进行扫描，按照特定的编号录入系统，然后将扫描完成的纸质材料装订成册，最终移交给库房。 实行会计档案电子化这一举措为财务人员或是师生查看原始凭证提供了极大的便利，经办人不需要进入库房或者档案馆逐个查阅，通过网上申请即可浏览相应的会计电子档案。

四、 与第三方服务结合的网上预约报销模式分析

(一)网上预约报销模式的流程优化

将网上预约报销模式与第三方服务结合后的流程如下:粘贴票据、线上填写报销信息的步骤仍然由报销经办人(学生或者老师)完成，但是科研财务助理可以对其进行事前干预，通过进驻学院进行服务，为师生们解读财务政策、指导报销流程、答疑解惑，提高了报销单的正确率。 预约好时间的报销单不必再交至财务处，由预约人投递至就近的报销单投递机即可，科研助理取出预约单进行初审，有问题及时联系经办人进行处理，然后将初审处理完的单据递交财务处，单据分配后由代理记账人员入账制成财务凭证，经稽核人员复核、出纳人员支付后交由凭证装订公司扫描并归档入库(图2)。 因为整个流程涉及财务系统众多，驻点的工程师负责系统的日常维护、更新完善等工作[3]。

图2 Y 高校与第三方服务结合的网上预约报销模式

(二)新网上预约报销模式的优点

1. 高校师生们有更多的时间和精力致力于学术研究

优化后的网上预约报销模式不需要经办人往返于财务处，为高校师生们节约了更多的时间，让师生们有更多的精力投身于教学与科研工作之中。 报销人将预约好的单据投递至学院就近的预约单接收机器(简称“投递机”)，如单据不符合报销规定需要被退回，可直接去驻点助理处取回修改后再次递交。若是项目审计等原因需要查阅原始的报销单据，不必找出原始凭证后逐个拍照，费时费力，只需提交申请，经过财务人员相应审批后即可在线查看电子凭证档案。

2. 财务人员从繁杂的业务中解脱出来，有助于提升财务管理水平

与传统的网约报销模式相比，财务人员不再忙于审核报销单、录入凭证、整理装订凭证等机械式工作，有更多的时间用于提升自身业务技能与丰富专业知识，进一步提高财务工作的质量。 以Y 高校财务处为例，自从采用与第三方服务结合的网约报销模式后，有更多的时间用于对内日常业务学习、定期人员培训，对外每年举办报账员培训、财务政策宣讲进学院、个税上门税务、银团师生服务等举措，提高了师生满意度。

3. 驻点工程师对系统问题的及时解决，让网约报销运行得更加流畅

与第三方服务结合的网上预约报销模式更加依赖信息化系统，因此系统问题的及时解决对网约服务体验至关重要。 以Y 高校为例，在各种系统的日常使用过程中，由于软件更新迭代、网络环境变化、安全防护提升等各种原因需要对其进行不定期的维护，若有驻点工程师在场，各种影响网约系统正常运行的问题都能被迅速解决，师生们可以不间断地享受网约模式的便利。

(三)新网上预约报销模式的发展趋势

1. 持续优化提升系统

随着高校经费来源和数量的不断增长，报销业务的量也在不断加大，网上预约报销系统也需要不断升级优化来满足科研人员的需要。 高校财务人员应与第三方服务公司商讨如何提升系统的智能化与便捷化水平，例如扫描原始票据后自动填写报销信息、增加语音输入与识别功能、可以进行拼盘项目的报销单申请、手机端也可以对报销单进行修改等。

2. 系统管理员专业化

考虑到高校财务信息的保密性与安全性，聘用驻点工程师对系统进行维护虽然便捷高效，但是存在信息泄露的风险，且用工成本较高。 高校可与信网部门进行合作，培养专业的财务系统管理员，使其不仅熟练掌握财务知识，还能对信息化技术娴熟运用。 独立于第三方服务公司的管理员增加了高校操控系统的自主权，也为财务服务稳定性发展提供保障。

3. 第三方管理与考核

第三方服务人员来自不同的公司，文化背景各不相同，但是服务于高校，就应服从高校的管理。 财务处应制订第三方服务人员管理制度，定期对其进行培训与考核，利用激励机制调动人员的工作积极性。 对考核优秀的人员可以提高薪酬或给予一定的物质奖励，对考核落后的人员应采取相应的措施。考虑到科研助理的长远发展，也可与学校其他部门(例如资产管理处、科技处、信息与网络中心等)对助理们进行全面的培训以提升其业务素养，人事部门也可为其制订科研助理职称评审制度等。

4. 多部门信息共享

考虑到高校各部门存在的信息孤岛现象，财务处可以联合其他部门，例如资产管理处、学工处、教务处、人事处以及各学院等，进行系统对接，增加信息的交互性，让师生们享受信息化一条龙服务。 由于各系统交互操作的复杂性，财务处可先将本部门内部的系统进行整合优化，打造财务一体化系统[4]。

5. 嵌入内控的关键点

如果系统在经办人进行报销申请初期就能发现一些存在的问题或者风险，进行预警提示，可以帮助科研人员进行合理规避，这样有利于建立健全内部控制体系，提升财务管理水平与经费的使用效率。以Y 高校为例，为了发现异常的交易或者不合规的票据，杜绝科研腐败的现象，财务处设计了大数据稽核系统，较之人工复核更加精准与高效。

五、 结语

在“互联网＋”的大背景下，高校财务信息化发展符合时代发展趋势，高校财务网约报账模式仍处于发展阶段，与第三方服务机构的合作也在不断探索中。 网上预约报销模式有了第三方服务的融入，不仅让报销经办人感受到了便捷与高效，也让财务人员向财务管理信息专业化不断迈进，从而提升了管理与服务水平，在学校重大事务上也有了更多的话语权与决策权。 随着信息技术的不断发展以及第三方人员配备的日益优化，网上预约报销模式将会日趋成熟，在高校中逐渐推广。