以增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作为例探讨电子会计档案在企业中的推广应用

谭 娟

（广州港集团有限公司，广东 广州 510100）

一、研究背景

随着电子商务、电子政务的不断发展，电子票据的使用需求越来越旺盛，由此促进了包括发票、财政票据、海关专用缴款书、火车票、行程单等一系列票据电子化的改革发展。2015年国家税务总局发出公告②国家税务总局.关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告（国家税务总局公告2015年第84号）[S].，自2015年12月1日起在全国范围推行增值税电子发票系统；2017年财政部出台推进财政电子票据管理改革的试点方案③财政部.关于稳步推进财政电子票据管理改革的试点方案的通知（财综〔2017〕32号）[S].；2018年1月海关总署推进自行打印《海关专用缴款书》版式文件试点④海关总署、国家税务总局.关于进行《海关专用缴款书》打印改革试点的公告（公告2018年第10号）[S].，实现电子海关专用缴款书；2019年铁路总公司推出电子客票，南方航空推出电子行程单；2020年初国税总局启动增值税电子专票试点，同年底开启在新办纳税人中实行专票电子化⑤国家税务总局.国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告（公告2020年第22号）[S].；2021年11月30日，国家税务总局广东、上海、内蒙古税务局分别发布了关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告，标志着全电发票时代的来临。票据的电子化优化了营商环境，使得交易更加便利，有利于节约资料、环境保护，但同时对财务留存纸质的会计原始凭证进行归档的传统做法提出了挑战。如何保管这些电子票据原文件？如何避免电子票据被重复报销、使用？这是财务人员在全电票时代来临下需要思考解决的问题。

当然电子票据的推行离不开法律制度的保障，电子票据的法律效力是其能被广泛接受和使用的基础，是最终实现财务报销入账归档的提前。2015年财政部、国家档案局79号令，修订并印发了《会计档案管理办法》，涵盖了电子会计档案相关内容，明确了仅以电子形式保存电子会计档案的前提条件；2020年为规范各类电子会计凭证的报销入账归档，《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，再次明确电子会计档案与纸质档案的同等法律效力地位。在票据电子化大背景下，未来企业会计档案电子化将是必然趋势，以往财务人员埋头整理、装订、归档纸质财务凭证的繁琐低价值工作将一去不复返。

因此，为顺应数据科技时代的快速发展，积极推广实现会计档案电子化，将有助于企业实现财务信息化、智能化、数字化转型，不断拓宽财务人员职能，助力财务工作从传统的价值记录者向价值管理者转型。

二、增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作实施情况介绍

（一）试点情况说明

根据《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》（档办发〔2021〕1号），国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局组织开展电子发票电子化报销、入账、归档试点工作。结合A集团公司正在进行的财务系统升级契机，A集团公司于2021年4月成功申请加入增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作，经过近7个月的努力，试点工作通过了省档案局、省财政厅、省商务厅、省税务局的联合验收。

增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作，是以增值税电子发票的电子属性作为切入点，经系统化归集、验伪查重功能以及电子发票原文件校验功能，线上流程审批、生成记账凭证和归档操作，将增值税电子发票、报销单及相关附件、记账凭证形成可以相互检索的关系链条，最终作为电子会计档案完整归档进电子会计档案系统的过程。试点工作的实现过程，成功应用了移动互联网（手机端申请报销及审批）、人工智能（财务智能记账）、云计算（财务系统部署在A集团私有云平台）、区块链（电子档案系统）等当今先进的技术手段，确保系统功能和流程符合相关规范要求。

（二）试点前的痛点、难点

1.电子发票真伪识别难。随着电子发票的推广应用，公司接收电子发票的数量越来越多，但由于电子发票的电子形式，为修改发票信息提供了可操作性，增加了财务人员肉眼辨认的难度。

2.电子发票重复报销。为防止电子发票重复报销，增加了大量手工工作。公司未上线费用报销系统前，各项报销都是通过线下进行，为防止出现重复报销的问题，只能依靠手工建立电子发票台账去核查，耗时耗力。

3.法律遵从的成本大。根据《财政部

国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2021〕6号）“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”，这对财务工作提出了更高的要求，同时财务人员是否正确保存了电子发票的原文件也存在疑问。

（三）试点过程的具体做法

试点的对象虽然是电子发票的全流程电子化流转与归档，实际上是对原有业务流程进行重构和再造的过程，将以往的线下、实物流转变为线上、数据和信息的流转，对企业来说是工作习惯、管理方式的彻底转变，以点带面的推进企业信息化、智能化、数据化转型。具体试点方案流程见图1。

图1

1.电子发票归集

结合移动办公的需求，电子发票归集有PC端和手机端两种方式，PC端由经办人直接在填制单据环节通过发票云“导入发票”功能，提交所有发票信息/影像/原文件；手机端通过移动OA进入报销界面，通过拍照、文件上传、发票云专用邮箱等方式采集发票。

2.电子发票报销

应用线上报销审批功能，归集的发票通过发票校验条件设置，可实现已报销发票能否再次报销、发票抬头与企业名称是否一致、发票税号与企业税号是否一致、个人抬头发票是否允许报销等发票导入限制。同时在发票导入时，系统会对发票真伪进行核验，对电子发票是否导入原文件进行检验，非原文件不允许导入。

查验通过的电子发票信息/影像/原文件会被带入到流程，智能填写发票信息及金额，审核人员在审核报销单时可查看归集的电子发票PDF或OFD版式文件对应的影像信息。

3.电子发票入账

电子发票在报销环节通过发票导入功能归集后，与报销单建立了关联关系；报销单审核通过后，下推生成出纳付款单；完成付款后通过付款单生成记账凭证。在记账凭证右侧的关联信息栏内，可以看到关联的报销单据信息，点击可以进入查看相关发票和附件。由此将报销单、发票、记账凭证建立起关联关系。

4.电子发票归档

完成电子发票归集、报销、入账后，归档操作将核算系统的会计资料归档至电子会计档案系统。档案系统首先进行资料接收，经过真实性、完整性、可用性、安全性四个方面的检测通过后才能成功入库。如前文所述，电子发票通过与报销单、记账凭证建立起关联关系，通过归档记账凭证操作，将报销单、发票及报销单附件作为记账凭证的附件内容一同归档，实现从记账凭证查找发票的检索方式。同时，跟随记账凭证归档进来的发票信息通过档案系统的发票检索功能，可实现从发票追溯记账凭证的查找方式。

三、试点工作后的推广应用

试点工作的成功验收对于A集团公司推进会计档案电子化起到了积极的推动和促进作用，从流程和操作层面树立了可执行的样板。由于报销对于经办人来说有主动发起的意愿，因此以付款作为切入点是推进实现会计档案电子化的重要起步。但以会计档案的归档凭证类型来看，对于收入确认和未到付款期但财务需要根据实际进度计提或确认的成本费用会计凭证全流程电子化归集、入账归档问题，则是试点后需要思考和解决的问题。此类会计凭证由于大多具备形成的系统基础，具备原生的电子形式条件，推行单套制电子会计档案管理⑥单套制电子会计档案管理：指电子档案仅以电子形式进行归档和管理，无需同时保留其纸质形式的档案管理方式。将会带来更加显著的经济效益和管理效益。因此，试点后，笔者结合公司实际，在后续扩大试点成效上，思考进行以下行动规划落实。

(一)业务梳理与原始凭证内容规范统一

业务梳理上，采用从记账凭证反向梳理各类业务场景涉及的附件内容系统来源及主办部门。由于A集团公司涉及的行业跨度较大，各单位多年形成的操作流程和附件要求存在差异性。因此，前期对A集团各下属单位的具体情况需要深入调研了解。在调研的基础上，建立场景清单并明确统一规范的附件清单，对于来源具体系统的，建立系统对接标识。调研表样可设计如表1。

表1 业务附件梳理情况统计表

（二）业务系统调研及对接方案落实

由于各公司行业不同、同一行业业务类型不同或货类不同，可能采用不同的业务系统。由于A集团暂没有统一的数据中台进行数据的归集、汇总与交互，在此条件下，需要进行业务系统与财务系统的对接。此环节是推进会计档案电子化最为困难的环节，需要协调的部门包括各业务部门、信息技术部门、业务系统软件服务提供方等。因此，在第一项业务调研的基础上，需要针对各个业务系统逐项形成对接方案。

（三）明确系统平台入口及发起人

试点工作已经实现费用报销和应付报账的整套单子化工作流程。作为参考，其他财务记账凭证对应的功能模块可以归纳为应收报账、资产报账、财务报账。应收报账对应形成应收账款和收入确认、应收股利等债权款项的凭证附件，发起人对应为业务部门经办人；资产报账对应暂估入账固定资产、根据工程进度确认在建工程等其他暂未达到支付条件，但财务需要根据准则要求进行确认的凭证附件，发起人对应为业务部门经办人；财务报账对应财务人员直接发起的如计提、预提、结转、调账等原始凭证附件。通过对各类业务场景的梳理和分类，发起人通过对应功能模块入口发起申请单，填制单据信息，通过业务系统、本地附件等途径完成附件获取或上传，经设定的流程完成财务记账。

经过上述流程步骤，将试点工作尚未涉及的业务类型凭证附件归档流程电子化后，真正从全场景实现电子化工作，才能更好地推进施行单套制会计档案管理。

结语

会计档案电子化是顺应数据时代发展的成果，在目前技术成熟、制度日趋完善、实践应用不断深入的背景下，电子会计档案的合法性、可信度、安全性得到保证，将财务人员从繁琐的纸质会计档案整理、装订中解脱出来，带来的不仅是工作效率的提升、人力和物耗成本的节约，更多的是信息化成果的运用所带来的工作方式的转变和职能的转型。财务人员的形象不再局限于传统的核算会计，而是朝着业务财务、战略财务的方向发展，助力会计职能对内对外拓展。财务组织不再仅是传统的价值记录者，利用在信息化、智能化、数字化过程中形成的数据资产，以信息化为管理抓手，实现向全面价值管理新角色转型。