中小民营企业存货管理存在的问题及对策

蔡春英

（帝森克罗德集团有限公司，江苏 昆山 215300）

存货是企业的一项重要资源，是流动资产的重要组成部分，在企业的资产负债表中占有较大的比重。储备一定数量的存货是企业开展生产经营活动的基本保障。存货也是企业营运资金的重要组部分，如果库存占用资金过多，会降低资产运作效率，给企业带来巨大的资金压力。所以，存货管理越来越受企业重视。然而，中小民营企业在存货管理中存在不少问题，这很大程度制约着企业的发展。因此，中小民营企业想要提升竞争力，必须对存货管理中存在的问题认真总结并逐一解决。本文在分析了中小民营企业存货管理的现状及问题基础上，阐述了存货管理的必要性；结合存货管理的方法，提出存货管理的有效改善措施，使企业的存货管理水平更上一个台阶，从而增加企业的竞争力。

一、中小民营企业存货管理的内容和方法

（一）中小民营企业存货管理的内容

存货是指企业为满足生产及销售需求而储备的物资，包括产成品、原材料及半成品、在制品、发出商品、在途物资等。它是中小民营企业的一项重要流动资产，也是企业营运资金的重要组部分。存货管理就是对存货的有效控制，即通过对存货的请购管理、采购管理、生产管理、销售管理，以及库存管理等环节的有效控制，使企业持有合理的库存量。既能满足企业生产及客户需求，又能使存货资金占用最低、存货周转率最高、并提高企业经营效益。

（二）中小民营企业存货管理的方法

常见的存货管理方法主要有以下几种，结合企业的实际情况，可以采用一种或多种方法。

1．ABC分类管理法

根据物料的价值从小到大排序，将存货分成A类、B类和C类。A类存货：定义为非常重要存货，价值占全部存货的80%左右，品种占全部存货的10%-15%左右，在日常管理中进行重点管控。B类存货：定义为一般重要存货，价值占全部存货的15%左右，品种占全部存货的20%-30%左右，在日常管理中进行适当管控。C类存货：定义为不重要存货，价值占全部存货的5%左右，品种占全部存货的60%-65%左右，在日常管理中进行一般管控。

在日常存货管理中，可以将主要精力放在A类存货的管理上，制定合理的采购计划。此类存货最好买了就用，用了再买，这样会降低储备量，从而提高资金周转率。

2．MRP库存控制法

是根据市场需求预测或顾客订单制定产品的生产计划，并通过物料清单（BOM）、现有库存量、预计到货量、最低安全库存量等数据，通过计算机对每种物料进行计算并指出何时将会发生物料短缺，以最小库存量来满足需要求并避免物料短缺的方法。

3．经济订购批量法（EOQ）

是一种固定的订货批量模型，是大多数企业最常采用的定购方式。根据模型公式，计算出经济订货批量。当企业按照经济订货批量法订货时，可以达到存货总成本最小，即订货成本和储存成本之和最小，从而解决“需要订购多少”这一问题。

4．JIT库存管理法（又称为零库存管理法）

JIT是Just In Time的缩写，翻译成中文其实就是“正好准时”的意思。假如我们把它同生产管理与库存管理两方面相联系起来，那么也可以理解为“准时到货”的意思。

尽量减少或者是消除企业生产过程中从投入原材料到产出成品这全过程间的工厂存货，从而建立起更高效的生产流程，是JIT管理法的目标之一。在此体系设计下，成品完工下产线之时即是发货给客户之时；各生产所需材料到某生产工序时即是此工序开工之时。理想之状态即为：生产过程中所有存货都在产线上，任何当下生产不需要的原材料不会被提前采购入库，也没有成品被提前加工出来。以此做到降低库存至最低。

二、中小民营企业存货管理的意义

中小民营企业在市场占有率、资本、人力、资源等方面与大、中型企业相比无优势，所以加强存货管理，降低企业成本，具有非常重要的意义，主要体现在以下几个方面。

（一）满足生产经营需求

企业在生产经营过程中，必须储备一定数量的原材料，作为企业正常运营的物质保障。加强存货管理，可以防止出现停工待料、生产中断的风险；也可以提高存货周转率，保持流动资金高效循环利用。

（二）满足客户销售需求

中小民营企业与大中型企业相比，品牌的知名度处于劣势地位，企业为了满足客户需求，做到“以客户为中心”，必须储备一定数量的存货。因此，有效的存货管理，可以防止因产品储备不足而失去销售良机，给企业带来极大的损失；也可以灵活应对客户的各种变更，有利于企业提高销售竞争力，提高市场占有率。

（三）提高资金使用效率

企业经营从原材料采购开始、经过生产加工转为成品、再销售给客户、收回货款完成一个经营循环。企业经营就是将实物资产转化为货币资金，实现资产增值。因此，加强存货管理，不但可以减少资金在存货环节的沉淀，保证营运资金连续运转，而且可以加快运转速度，提高资金使用效率，获得增值效益。

（四）降低生产经营成本

存货管理就是存货在请购管理、采购管理、生产管理、销售管理，以及库存管理等各环节的有效控制，如果管理不善，就会增加企业经营成本。比如请购数量过多，会造成存货积压，长期占用流动资金，严重会资金断裂而破产；采购价格过高，会造成产品成本高，销售竞争力下降；如果物品存放时间过长，可能会损坏、变质或者因产品更新换代而不再适用；因此，加强存货管理，可降低经营成本，提升企业的盈利能力。

三、存货管理中存在的问题

（一）采购计划规划不科学

很多中小民营企业为了提高企业竞争力，缩短产品交货期，往往储备的库存量会高于大、中型企业。还有一些中小民营企业缺乏对采购计划的科学合理的规划，仅仅是依靠以往的请购经验、近期或历史同期的销售情况，或者供应商的折扣、市场的缺货来请购。采购计划规划不科学，很容易造成企业存货过多、存货周转率慢，大量流动资金被占用；也会造成缺料待工的状况；同时物料采购频繁，会增加物料的运输成本和采购成本。

（二）采购成本控制方式简单

有些中小民营企业虽然有合同评审流程，但是大部分是流于形式。在日常采购过程中只是简单地进行“货比三家”，采用低价采购策略，即哪家价格低就用哪家。因为采购人员对产品的专业知识了解不够、采购技能不强，所以很难分析出产品的价格真正差异原因。采用低价采购策略，不仅容易导致产品来料不良，也会影响生产缺料，以及增加后续的售后服务费用。

（三）存货管理制度不健全、执行不到位

部分中小民营企业存货管理制度不完善，内部机构设置不完整，部门内部职权不明确、岗位间缺少相互制约，这很容易出现管理责任难以落实的现状。因此，企业也无法形成有效的监督管理机制。还有部分中小民营企业的绩效考核中，没有体现库存管理的考核，也没有建立有效的激励机制；由于存货管理的主体责任不明确，当出现问题时，没人相关人员负责。

也有部分小民营企业在日常的存货管理过程中，会出现新产品升级，老库存未能及时消耗；销售订单变更或取消，没有对应的应急机制；生产过程中的物料超领，没有认真寻找原因；完工产品因检验不合格长期停留在产品状态；仓库的呆滞料长期无人问津；安全库存量设备不合理等。这些问题的存在，在不同程度上增加了存货的成本；更有甚者，有人会利用企业管理上的漏洞，监守自盗或内外勾结等舞弊行为，致使企业招受损失。

还有部分中小企业由于管理的粗放性和人员素质等原因，对于存货管理制度的执行也不尽人意。表现在：制度已明确规定物料到后，先办理验收入库，再进行生产领料；产品生产完工之后，先办理产成品完工入库，再安排销售发货。但在实际执行中往往打了折扣，很多时候会因为这样那样的主观客观原因，产成品都发给客户，但原材料还处于缺料状态导致ERP中不能扣账。只要不影响销售发货，中间环节的违规问题都会被掩盖了。在这个过程中，很容易造成存货库存的不准确。

（四）人员素质低、管理不科学

中小民营企业中，大部分仓库员学历偏低、专业技术水平不高、没有管理思维，仓库领导也很少系统地学习过库存管理。由于管理意识薄弱，经常会出现无单发料；单据签核手续不齐全，也照常发料或入库。良品仓中的物料，混入了很多不良品，很容易造成生产缺料；对供应商的送货数量没有合理的规划，造成仓储成本增加；仓库的呆滞料及报废物料没有及时处理，造成公司损失。大部分中小型民营中，仓管员一般待遇偏低，人员流动性高，容易造成存货账面混乱、账实不符，存货管理质量低下。

（五）存货管理信息化滞后

中小民营企业虽然资产规模不大，但部分中小民营企业因为行业特点不同，企业的产品系列齐全，原材料种数很多，核算复杂及工作量比较大。在信息化投入方面，小中民营企业会购买一些标准化的ERP 产品，但其中的一些标准的模块功能不能满足企业的具体要求。在日常工作中，还是以传统的EXCEL、WORD等办公软件作为主要的计算工具，这不仅时效性慢，而且容易出错。也有一部分中小民营企业的某些部门虽然实行了信息化，但是信息不能共享。如果采购部门、生产部门、财务部门和销售部门不能了解存货的时时库存，各部门独立运作，容易造成库存积压。

四、加强民营中小企业存货管理的措施探讨

（一）制定科学合理的采购计划

对于企业销售的常规产品，可以利经济订货批量模型对企业的原材料及成品的采购进行合理规划。经济订货批量模型主要是根据原材料或成品的年需求量、每次订货成本、单位产品的年保管费用来计算一次订货的数量，按这个数量订货可以使订货成本和储存成本之和最小，从而可以避免企业不必要的大规模采购和多次采购。同时，企业也要根据供应商的交货期及原材料的日使用量，制定存货的安全库存量。安全库存量可以保证订货期间的生产用量、额外的销售订单，或者供应商及市场的缺货。

对于企业销售的订制产品或常年销售量非常少的产品，可以利用MRP库存控制法，按销售订单，计算出每个订单所需要的物料。基本上是用多少买多少，保持企业的库存量最小，同时也能避免物料短缺。

（二）进行多维度采购成本控制

采购成本控制是多维度的，总结有以下几种方法：第一，了解物料的成本、了解原材料的市场行情、分解供应商报价组成，真正做到“货比三家”。第二，控制来料质量、减少售后服务费用。第三，扩大供应商选择名录，淘汰不合格供应商。第四，与供应商保持良好的战略合作关系。第五，对于研发材料，保持最小起订量订购。第六，要求供应商按规定的时间准时交货，防止延迟交货或提前交货。提前交货会增加企业仓储空间，占用库存资金等。第七，使用替代料。

掌握方法的同时，也要提高采购人员的综合素质，具有主人翁精神。采购人员只有真正认识到降低成本的重要性，才能把降低采购成本的工作做好。当然，也不能一味地追求成本最低，同时也要兼顾产品的质量、持有成本等，以大局的眼光统筹安排。

公司可以制定年度降价目标，定期对采购人员进行采购价格和质量的评比考核，建立奖惩机制，调动采购人员的积极性。

（三）加强存货内控制度建设

对于中小民营企业，建立和完善存货内部控制制度，可以防止日常工作中的错误、有利于提高财务成本核算的准确性、同时也能防止舞弊现象的发生。完善企业内部机构设置，形成科学有效的内部分级授权和制约机制；明确各部门及部门人员的岗位职责，确保不相容岗位和不相容业务相互分离、相互制约和相互监督；同时，加强企业文化建设、培训团队协作精神。

在存货的日常管理中，重点关注新产品升级与老产品的过渡的衔接问题。近几年，随着市场竞争的加剧，产品更新换代速度越来越快。在产品升级变更中，大部分变更可以采用用完变更，即等旧料用完后再使用新料。在切换过程中，重点监督旧料的消耗，避免图省事直接采购新物料，使大量老物料沦为库存。对于完全切换后确认不再需要的剩余物料，要及时进行处置，减少管理成本及仓储成本。仓库人员在日常巡视中，主要内容之一是发现并处理呆废料，做到物尽其用，减少积压、浪费。公司可以组织定期盘点及不定期抽盘，以保证账实一致。

完善存货管理制度，建立考核监督制度以及奖惩制度，通过考核及奖惩制度让各项工作落到实处。比如：对于仓库的呆滞料及安全库存量，可以利信息化技术建立预警机制，公司定期召开分析会议，对于超预警的部分，需要分析原因并提出相应措施。如果存在失职情况，追究相关人员责任。同时，公司定期派人了解采购部门、仓库部门、生产车间的工作情况，对于存货管理制度执行不到位的情况及时批评指正；对于库存管理制度中存在的问题持续完善和修正。

（四）不断提高管理者和员工素质

企业招聘具有丰富的库存管理工作经验的人员来做仓库部经理，做好仓库日常管理的同时，监督库存持有数量。加强对现有员工的专业技能培训，如库存ABC管理，提升员工专业水平；同时也要加强企业文化培训，提高员工职业道德及责任感，培养以企业利益为先的意识；建立绩效考核体系，将降低库存量、提高存货周转率作为重要指标，仓库部门所有员工参与考核，对于优秀员工给予表彰及调薪。

（五）提高信息化程度

中小民营企业可以根据企业的实际需要，选择与企业的生产经营特点相匹配的ERP产品，借助信息化管理软件，实现销售模块系统化、采购模块系统化、存货管理模块系统化、生产模块系统化、成本核算精准化。通过信息分享，使进、销、存各业务环节有机结合起来，有效地降低库存、提高存货周转率。结合企业自己的预算，可以选择分阶段实施信息化建设；对于一些特殊需求，可以定制一些模块。

五、结束语

综上所述，存货管理对于中小民营企业十分重要，存货管理的好坏直接影响公司的经营成本及利润。加强存货管理，可以提高存货的周转率及资金使用效率，实现存货占用资金最小，企业效益最大化，使中小民营企业竞争中立于不败之地。