关于加强行政事业单位固定资产管理的思考

冯翙

（广东省地震局，广东 广州 510070）

对于行政事业单位来说，由于单位的公共职能和财政拨款的资金性质，所购置的资产就成为国有资产的重要组成部分，同时也是维护单位日常运行的物质保障。加强资产管理，不仅可以增加当地的财政收入，促进区域经济发展，同时也可以提高资产的使用效率，达到资源的可持续利用，是维护社会稳定和经济发展的基本前提。但就行政事业单位中资产管理的现状来说，实际效果并不理想，仍有各种问题存在。

一、行政事业单位加强固定资产管理的意义

自2019年执行政府会计制度之后，固定资产在政府会计报告中，更加成为衡量行政事业单位综合实力的重要指标之一，加强资产管理，不仅可以提升单位的管理水平和内部控制能力，同时还可以体现单位未来事业发展的潜力。

（一）保障单位运行，提高管理水平

目前，部分行政事业单位对于固定资产管理的认识还停留在较为传统的阶段，偏重于资产的购置，但是对于管理还不够重视和完善。由于固定资产本身与单位有着紧密的联系，是开展各项工作的物资保证，其管理质量影响到单位内部各个部门能否顺利运行，各项业务能否顺利开展。同时，由于行政事业单位具有公共服务的职能，资产的有效管理不仅能够在一定意义上提升单位整体的管理水平，确保在工作中能够物尽其用，还会充分地发挥出其社会效益，实现资产的价值最大化。

（二）避免资源浪费，防范腐败发生

在行政事业单位中，购置固定资产所使用的资金来源主要是财政拨款，科学管理能够避免资产在使用时不合理和不必要的损耗，降低一些非必要的运行成本，保证财政资金的合理使用，避免出现资源浪费的情况。近年来，随着行政事业单位发展，也增加了对资产的投入，使得国有资产的总量逐步递增，这就提高了对国有资产的管理要求。为提高资产使用效率，并实现效益的最大化，科学有效的资产配置是基础。同时，作为单位运行的重要保障，如果管理不够规范和严谨，有可能造成资产在使用和流转过程中的损失或腐败的发生。因此，提高资产管理意识、建立健全完善的资产管理制度，是防范腐败发生的重要途径。

（三）落实完善政策，适应发展需求

目前来说，还有部分行政事业单位没有完善的固定资产管理制度，或者没有完全落实，或者制度与实际情况并不匹配。为了行政事业单位能够顺应时代的发展，与时俱进，必须充分了解固定资产管理的意义。因此，行政事业单位在制定相关政策时应该考虑到固定资产管理过程中分配、使用的科学性，与单位的运行模式、内控流程、长远发展等相匹配，能够与实践相结合，实实在在推进行政事业单位发展，与国家、社会的发展目标相一致。

二、行政事业单位固定资产管理存在的问题

随着近年来社会经济的发展，行政事业单位也在不断发展，相应的资产规模也在不断增加，但就资产管理的现状来说，实际效果并不理想，仍然存在一些问题。

（一）基础相对薄弱，管理不够完善

目前，很多行政事业单位的资产由于存在时间久，受到当时信息化水平、人员变动以及管理方式等影响，基础工作较为薄弱，仍然存在账实不符的情况。虽然在政府会计制度实施之后，按要求应该对固定资产情况进行清查，但是部分单位由于时间久金额大数量多，资产摸底情况依然不算清晰，部分实物原始的基本信息不齐全，例如缺少资产编号、原值、折旧年限、保管部门、保管人等。部分单位资产管理人员对资产管理的相关规定掌握不够，例如，部分应登记为资产的未登记，或者将易耗品登记入固定资产等，还有对于调入调出的资产没有相关的接收或转出记录，部分资产登记不及时等等情况。还有部分基本建设项目形成的资产，由于长期未办理竣工决算，在“在建工程”中核算，在投入使用时没有按照固定资产进行管理，各种原因都为资产清查工作造成一定困难。管理不够完善一方面表现在基础薄弱上，另一方面还体现在部门之间没有良好的沟通协调机制。资产管理部门与使用部门之间，资产管理人员与资产保管员之间没有建立起良好的沟通机制，这就使得固定资产的使用、流转与管理之间有可能相互分离，无法形成一个完整的链条，进而就会影响到实际的管理效能。

（二）缺少资产预算，利用效率不高

目前，部分行政事业单位对于资产预算不够重视。在编制时并没有开展充分的研究，一方面对于实际需求考虑不够周全，只是简单参照以前年度的情况，在购置时就会出现实际需求与预算不一致。另一方面，没有考虑已经存在的固定资产状况，在现有的资产没有充分利用的情况下，还重复购买，不仅降低了资产的使用效率，又造成了资源浪费。同时，由于部分行政事业单位在编制预算时，并没有把资产的处置收入纳入预算管理中，在处置完成后也没有上缴国库，这样就会造成国有资产的流失。

（三）缺乏内控意识，管理不够全面

行政事业单位内部固定资产的采购、使用、流转与管理之间的相互分离也说明了另一个问题，就是内控管理的薄弱，各个岗位之间事权、责任的划分不够明确，相互之间的联系也不够紧密。一方面，缺乏科学的管理机制，使得单位内部员工在实际工作中并没有充分认识资产管理工作的重要程度，又由于内控环境的薄弱，即使有想法和意见也缺乏渠道或者动机去表达，资产管理和内控管理的效率及质量都会受到影响。另一方面，如果缺乏有效地内控，可能会在资产管理方面引发一连串的问题，比如资产购置、验收、登记、报账、报废等任何一个环节未履行职责与手续，都可能使财务账和固定资产账产生问题，造成账实不符，对资产的管理工作造成影响。此外，内控管理是整个单位层面全方面，资产作为其中重要的一个方面，贯穿单位运行和业务实施的各个岗位环节，但是在具体实施过程中，如果内控意识薄弱，则很难洞察和规避所有风险点，容易在管理过程中出现漏洞，自然也就无法兼顾使用效率和成本效益，严重的还有可能导致腐败等现象的出现。

（四）信息化水平不高，监督相对单一

目前，很多行政事业单位在资产管理上采用的技术手段还是相对传统，与先进的信息手段还有一段距离，不仅无法准确反映资产的存量，如果想要统计资产变动情况很多时候还是要依赖于人工，得到的数据也不够及时准确。同时，由于单位内部各个部门之间，可能使用不同的信息系统，彼此之间存在壁垒，各个环节之间是分离的，因此也就无法达到预想中资产从进入到处置各个环节的动态监管，这也就影响了监督和管理的效率。而且，由于很多单位并没有针对资产有明确的监督岗位和流程，在监督职责上也没有清晰地归属，则对于固定资产管理缺乏有效的约束。如果单独依靠一段时期的清查和审计，只能形成一定程度的事后监督，不仅无法形成资产的全周期监管，也无法及时发现且规避风险。

三、行政事业单位固定资产管理问题的对策

对于行政事业单位而言，如果想要确保机构运行顺畅及业务顺利开展，就应该重视对资产的管理和监督，把资金使用在重要和有需要的资产上，保证资产的流转规范而有效率，每一项资产都能充分发挥出它的作用，使各项管理工作高效进行。

（一）规范资产日常管理，提高资产管理水平

行政事业单位应该针对资产使用全生命周期，从计划开始一直到购置、验收、登记、报销、使用、处置等各个管理环节，制定符合单位实际情况的制度和规定，明确每个相关岗位职责，清晰划分事权和责任，配备适合的岗位和人员，严格根据流程执行实施。流程中每个环节和岗位都是资产的责任人，负责对资产的日常保养，维护，并在流转过程中严格履行各类手续。同时，资产使用人员作为责任人，应自觉爱护名下的资产，确保其安全完整。因岗位变动需变更相关责任人时，应进行资产的交接，并及时更新单位资产系统里的相关数据，保证账实相符，明确到具体经办和责任人。

对于需要购置的固定资产要根据《政府采购法》的相关规定，以及政府采购目录的要求，严格履行政府采购的相关流程和手续，并确保真实合规。单位还需要依据实际情况，制定完善的验收制度，确保资产与合同约定相符，并满足使用条件。对于新购置或新建形成的资产要及时办理资产登记和入账；对于调剂、划拨的资产及时办理调入调出手续；对于需要处置的资产，应按照相关规定对资产状况进行评估，履行报批流程，不得擅自处置，并对处置收入及时入账，同时在资产和账务系统上对其办理核销。为摸清资产的存量状况，还可以在单位内部安排定期的资产清查，有利于保证资产账账、账实相符，提高已购置资产的使用效率，及时处置已到报废年限且无法使用的资产。行政事业单位在开展国有资产管理工作时，还应加强管理人员在素质与能力方面的提升，确保管理工作顺利开展。

（二）资产管理与预、决算相结合，提高资产使用配置的合理性

行政事业单位在编制预算时应同时编制资产预算。各部门在充分考虑资产存量的基础上，根据需求提交本部门的预算编制及采购计划，并附上相关的计算过程说明及依据。单位资产管理部门应会同预算编制部门一起，调查市场实际情况，严格按照资产管理办法及配置标准，根据自身人员编制、内设机构、人员级别、特殊岗位以及其他特殊情况和实际需求，遵循资产配置与政府采购相结合的原则，对采购计划加以分析汇总，审核资产采购的必要性、合法性和可行性，一定不能超过单位能够配置的资产限额和标准。同时，预算部门应该准确反映资产的增减，不断优化资产配置结构，科学、合理、规范的安排预算资金。

在实际采购时，经办人员应保证资产购置与预算编制相一致。合同签订时，确保内容与采购计划相符，相关条款满足实际需求，验收及付款条件充分合理。验收完成后，需及时办理资金支付手续，保证预算资金的使用进度。在资产处置环节，处置收入应按照规定纳入统一管理，履行处置收入的管理规定，并在决算中真实准确地反映资产变动、处置收入入账等情况。

（三）构建完善的内控体系，规避风险发生

行政事业单位应该高度重视资产内部控制的建设，其作用可以发现制度与流程中存在的各种不足。对于资产管理来说，有效的内部控制体系能够明确单位内部的资产管理、财务和审计等各部门的职责权限，帮助单位增强资产的利用效率，保证各种手续的公开与公正。而且，由于资产管理关系到单位的每一位员工，单位可以动员全体员工参与到资产内控体系建设中来，不仅可以组织全单位人员学习有关的规章制度，还可以聘请专家开展培训，提高全体人员对内控制度的认识。同时，鼓励单位工作人员根据学到的内控知识，查找自身岗位在资产管理过程中可能存在的各种风险点，并对规避这种风险提出建议。而单位可以对各种风险点加以评估，建立风险评估体系，针对不同的风险点采取不同的控制措施，对于优秀的建议予以采用并写在内控制度里。

从内部控制的角度，单位内部应该设立专门的资产管理部门，并在构建内控体系时加入事前审批制度。资产管理部门应依据单位内控制度的要求，细化资产管理中的各个环节，建立不相容的岗位分离，一些关键岗位定期轮岗，使员工对单位资产的整体状况有更深入的理解，在审批权限上要形成管理人员之间的相互监督、相互制衡。为了提高内部控制的效果和员工的积极性，可以将内控结果和绩效考核相结合，建立资产内控绩效考核体系。考核前，先对资产的内控流程进行梳理和跟踪，明确绩效考核的目标，然后建立定性、定量的考核指标，根据过程和结果联合指标进行考核，最后作为员工年终绩效考评的一部分出现。

（四）提高资产管理系统，加强监管力度

行政事业单位应该利用信息化手段，建立较为完善的资产管理系统，实现单位内部数据共享，使资产管理系统与办公系统、预算系统、采购系统、财务系统等相互连接。对资产从采购、入库、领用、调拨、变更、处置等全过程进行登记，实现各个环节之间的互通，对资产实行动态监管，把控资产管理的各个流程，保证资产信息的及时更新。同时，信息化的管理，可以增强管理效率，能通过线上审批、入库、流转的很多程序，可以通过网络的得到解决，这些信息的交换，节约了人力、物力和时间，从而降低了监管成本。

而信息化的管理，能够增强财产管理过程中的透明度，可以让内审更有效。不仅能解决只有事后监督的被动，可以从每个环节进行监管，甚至对每个步骤进行溯源，能够很大程度保证信息的真实性，增强监督质量，避免腐败、舞弊等情况的出现。并且，通过信息化的手段，可以将一些规章制度和风险点预先进行设定，如果发生违反规范的行为会产生预警，从而做到防患于未然。而在监管方式上，除了内审之外，还需要强化外部监督。而加强外部监管可以从不同角度出发，例如，加大国家审计的力度，主动接受审计部门的监督；可以通过官方网站等平台及时公开非涉密信息，保证信息的公开、透明，积极接受社会公众的监督；还可以借助第三方中介机构的独立性和专业性进行必要的审计。

四、结束语

近年来，国有资产规模的不断扩大，而资产是单位维护日常运转、开展相关业务和促进事业发展的重要依仗，通过对行政事业单位目前在资产管理方面存在的一些问题进行分析和研究，从而提出一些建议和措施，有利于帮助单位完善资产管理制度体系，优化内部控制，建立资产管理信息系统，进行多角度监管。行政事业单位通过提高资产的使用效益、减少不必要的支出、盘活资产等手段，不仅能够保证国有资产的保值增值，还可以保障单位在履行社会公共服务职能的基础上，推动事业长远稳定健康发展。