研究生学位档案在信息化背景下的管理探索

文/山东艺术学院 张媛

信息化时代背景下，信息技术的运用非常广泛，为人们的学习、工作、生活带来了较多便利。同样，在高校教育管理工作中，也要强化对信息技术的重视，借助于信息技术提高教育管理效率、质量，为教师、学生提供更为便捷化与个性化的教育服务。当前，很多高校在研究生学位档案管理工作中，意识到了开展信息化管理的重要性，都在积极探索研究生学位档案信息化管理、建设方法，充分解决传统研究生学位档案管理工作中存在的管理不够规范化、信息不完整、技术较为落后的问题，只有持续规范研究生学位档案管理体系，才能够为研究生提供个性化的档案查询服务。同时，研究生学位档案中涉及的内容比较多，如，研究生毕业登记表格、论文的保密申请表格、学位论文送审申请书、论文保密申请表、学位论文评议表、学位审批材料、社会政治实践表现、学籍总表等，这些文件都能够反映高校科研工作、教学工作质量，以及研究生自我学习成效等，如果材料出现缺损，后期的补救工作较为繁琐。由此，开展研究生学位档案信息化管理，能够提升研究生学位档案管理水平，取得理想化的管理成效。

一、研究生学位档案管理特征

（一）个性化特征。研究生学位档案管理具备个性化特征，因为研究生学位档案都是以研究生个体作为一个单位来单独立卷的，能够真实呈现研究生在校期间综合表现的真实记录，全面考察其能力、素养，对于研究生将来的深造、求职有着很大的导向，具备较强的凭证价值。同时，由于每一个研究生学位档案信息都是不同的，在研究生学位档案管理工作中，一定要保证档案数据信息的真实性、完整性，不可汇总记录，而要逐一记录，让学位档案信息永远留存下去。

（二）多样性特征。研究生学位档案管理具备多样性特征，其中主要涉及3方面内容：一是数据信息来源的多样性，在研究生学位档案中，能够对研究生从入学到接受学位证展开全过程记录，其中涉及了答辩委员会、研究生管理部门、论文的评阅人、学科的负责人、指导教师、研究生等，并且研究生学位档案信息记录需要多部门合作才能够完成，所要经历的时间比较长，需要经受的部门也比较多。二是档案内容的多样性，其中主要是涉及了研究生学位培养计划、学籍总表、中期筛选考核表、科研成果表、论文内容等。三是档案形式的多样性，因为研究生学位档案中的内容比较广，并且每一个内容都较为独立，具备相应的记录要求、特征，有的是照片、表格，有的是文字材料，有的是打印的、手写的，也有磁盘形式存储的。

（三）周期性特征。研究生学位档案管理具备周期性特征，因为研究生从正式入学到最终获得学位证，需要经历长达3～4年的时间，其中研究生个人培养计划是入学时候就需要制定的，伴随着科研活动、教学活动的落实，会增加记录的内容。同时，研究生学籍总表内容会贯穿于研究生整个培养过程之中，由此可见，研究生学位档案内容并非一次性就能够形成，而是需要长期积累，并且每一个阶段中的档案数据信息都是相关联的，一份完整研究生学位档案的形成需要一定周期，这个周期是研究生实际的在学年限。

二、研究生学位档案信息化管理中存在的问题

（一）工作人员水平有待提升。在当前的研究生学位档案信息化建设、管理工作中，存在档案管理人员工作水平有待提升的问题。目前很多档案管理人员的年龄比较大，虽然拥有着丰富的档案管理工作经验，但是缺乏学习新技术、新理念的意识，依然是习惯于使用传统的纸质档案保存方式，自身的信息素养有待提升，对于研究生学位档案信息化建设、管理工作缺乏认同，根本无法展示出档案信息化管理的优势，导致研究生学位档案管理工作水平有待提升。

（二）档案信息化建设不全面。在当前的研究生学位档案管理工作中，存在档案信息化建设不全面的问题。个别高校相关管理者缺乏对档案信息化建设的重视，导致档案信息化建设工作“形式重于实质”，无法展示出网络平台、信息技术的管理优势。同时，虽然部分高校意识到开展档案信息化建设、管理的实用性，但是在具体的落实期间，由于网络建设落后，缺乏专业的防火墙技术，无法保障研究生学位档案信息的完整性、安全性，甚至由于日常工作疏漏，出现遗漏部分研究生学位档案信息的情况。无法让研究生学位档案管理、建设工作顺利实施下去。

三、研究生学位档案在信息化背景下的管理探索

（一）树立正确的档案信息化管理观念。在研究生学位档案管理工作中，一定要树立正确的档案信息化管理观念，强化档案信息化管理的宣传力度，各个高校领导要意识到开展档案信息化管理的重要性、必要性、实用性，能够发自内心认同档案信息化管理，以此来设立高效化信息化的档案管理办法、制度，让研究生学位档案融入常规化管理工作中。同时，各个高校要定期组织全体师生参与到档案专题教育活动，积极学习《档案法》相关知识，基于严谨的态度来看待档案管理工作，重视研究生学位档案材料内容的积累，全面保证研究生学位档案素材的真实性、完整性。档案管理人员、科研人员、院校教师，一定要自觉利用学位档案资料，提高研究生学位档案应用效率。各个高校要意识到研究生学位档案信息化管理、建设过程较为漫长，并不是一蹴而就的。由此，一定要跟随互联网时代发展脚步，感知到档案数字化、信息化管理是高校档案管理工作的主要发展方向。除此之外，基于研究生学位档案信息化管理工作中，要想保证档案信息的真实性、完整性，一定要及时做好档案内容的归档工作，结合档案形成规律合理编目、分类建档，认真核查、整理档案信息内容，及时查漏补缺，保证研究生学位档案信息的完整化。

（二）开展数字化管理，实现档案管理网络化建设。在研究生学位档案管理工作中，要注重开展数字化管理，实现档案管理网络化建设，以此来提升研究生学位档案管理水平。档案的数字化管理，能够为档案信息资源共享、开发开辟新的途径、方法。在研究生学位档案体系中，包含了很多的科研成果、技术信息，这些都是研究生在导师的帮助、指导之下多次论证与实验得到的，具备较强的实践意义、理论价值，在档案数字化管理工作中，不仅要记录纸质版的研究生学位档案信息，还需要设定电子版的档案管理系统，结合校园网规范管理体系，对电子版的研究生学位档案实行整理、收集，相关人员可以通过目录式检索来实现全文数据库检索，提供更为便捷化、个性化的档案信息查询服务。只有做好档案数字化管理，开展档案管理网络化建设，才能够对研究生的深造、求职提供一定的帮助，大力推广科研成果，为后人的深入研究提供一定的理论借鉴。同时，各个高校一定要加大档案利用、开发的力度，推进档案信息化管理进程。当前各个高校的校园网覆盖面比较广、计算机的普及率比较高，学校要全面利用这些优势，在校园网页中设立研究生学位档案数据库，能够实时开展档案信息的在线查询、电子存档。除此之外，各个高校之间要强化合作、互动，积极共享学术成果，提供研究生学位档案开放端口，实现研究生学位论文的资源共享。高校还可以把研究生学位档案信息提供给相关人事部门，以便查询研究生真实的学术成果、科研实践能力、专业学习经历，为企业人才选拔提供一定的参考依据。

（三）重视档案信息化管理的监督和指导。在研究生学位档案信息化建设与管理工作中，一定要重视档案信息化管理的监督和指导，以此提升研究生学位档案信息化建设、管理水平，真正为档案使用者提供便捷化的档案查询服务。首先，各个高校一定要强化监督和管理，学院要承担起研究生学位档案管理的监督职责、管理职责，开展全过程监督，无论是研究生学位档案的录入，还是研究生学位档案的归档，一定要全面整理、搜集数据信息，对于存在的问题要及时修正、管理。一些集中出现的问题，要通过会商研究来解决。对相关档案管理办法、工作制度进行完善与修正，以此来提升研究生学位档案管理质量。同时，一定要强化工作指导，对于研究生学位档案归档内容、归档范围作出清晰的规定，形成工作制度，要求相关部门严格落实、执行。在研究生学位档案指导工作中，一定要实施多元化指导，对于归档工作中出现的新情况、新问题，要重点分析、解决，防止出现档案信息泄露的问题。高校相关部门一定要严格检查档案信息化建设进程、进度，展开不定期检查活动，让研究生学位档案信息化管理工作能够全面落实下去。除此之外，在研究生学位档案信息化管理工作中，一定要重视对于档案室运营的评价，评价其信息化建设进度、质量、模式，并提出相应的修正建议。

（四）强化档案管理人员的教育、培训。在研究生学位档案信息化管理工作中，要想展示出档案信息化管理的优势、作用，一定要强化对档案管理人员的教育、培训，让档案管理人员意识到开展档案信息化建设的重要性、必要性，促使档案信息化管理、建设工作顺利开展下去，取得理想化的管理成效，为档案使用者提供更为便捷化的服务。首先，一定要专门开设研究生学位档案信息化管理培训课程，以此来提升档案管理人员的工作素质、专业素养。档案管理人员是研究生学位档案的最直接接触者，也是使用档案信息、收集档案信息的主要执行者，档案管理人员自身的职业素养、职业技能掌握程度，会直接影响研究生学位档案信息化管理、建设工作效率。只有培养一支高素质的档案管理工作队伍，激发档案管理人员的创新意识、责任意识，拓展自身的档案专业理论知识，这对于开展档案信息化管理、建设有着一定的促进作用。其次，基于互联网时代背景下，在研究生学位档案管理工作中，一定要注重运用、融入新的管理方法与管理手段，全面结合网络平台、计算机技术优化档案管理各个环节，全面落实研究生学位档案信息的规范化管理、科学化管理、现代化管理，提升研究生学位档案管理效率、质量。最后，档案管理人员要善于借助计算机档案管理平台、系统，对研究生学位档案数据信息进行探究、归纳、加工，强化相关数据、指标的研究，以此来分析档案管理工作中存在的不足之处，从而加以改正，构建完整的档案信息化管理体系。除此之外，在研究生学位档案信息化管理工作中，一定要设立专门的网络平台，让档案管理人员从之前繁复的档案劳动中解放出来，提高档案管理工作效率，借助于校园网络开展信息检索服务，实现研究生学位档案数据信息的高效化运用。

四、结语

综上所述，在研究生学位档案信息化管理、建设工作中，要设立专门的研究生学位档案管理平台、系统，在档案管理中融入更多新的方法、技巧、技术，提升研究生学位档案管理水平，为档案使用者提供更便利、个性化的服务。同时，在研究生学位档案信息化管理期间，一定要保证学位档案信息的完整性、安全性、准确性，全面优化、调整研究生档案管理形式，真正实现档案资源的电子化、数字化管理，让研究生学位档案管理走向现代化、规范化、标准化道路，取得理想的档案管理成果。