油田企业档案管理风险分析与控制

文/华北油田公司经济技术研究院 张新峰

在油田企业发展的过程中，人们更容易关注人员数量较多的部门，但无论哪个部门，都是企业的重要组成部分，对于企业的发展起着积极作用。档案管理部门的人员相对较少，然而却是油田企业发展中的重要一环。基于此，管理人员需要明确档案管理的价值，分析档案管理中的风险并加以控制，从而使档案管理更好地服务于油田企业的发展。

一、油田企业档案管理概述

企业档案是指企业在发展过程中对企业内各种资源以及各种企业活动的记录，档案的记录对于企业的发展以及行业的发展有着至关重要的作用。档案管理更多是对企业内相关行业知识的管理，知识对于企业来说是一种无形的资源，能够帮助企业在激烈的竞争中获得发展的机会。油田企业档案管理极为重要，档案中包括油田的开采技术、开采中的问题、解决措施等，收集、整理档案对于促进油田企业的进一步发展起着积极作用。随着科技的发展，油田企业的档案管理相较于以往发生了一定的变化，正在逐渐以电子档案替代纸质档案，将纸质档案以电子的形式存入计算机等设备当中，即以实现更加方便地查阅与保存。但是由于目前电子档案并未完全发展成熟，因而在档案管理方面还存在着一定的问题，需要相关管理人员不断分析、探索，以更好地实现档案管理工作的过渡，促进油田企业健康有序发展。

二、油田企业档案管理的重要意义

（一）关乎企业的健康发展。油田企业档案会记录油田企业的工程建设情况，包括项目建设、施工过程中的意外事件以及在施工完成后可能出现的问题等，这些内容都需要被真实记录在档案中。油田企业在进行开采作业之前，可以查看以前类似的开采工程资料，针对以往施工过程中出现的问题进行分析，结合现阶段的开采要求制定相应的问题防控措施，最大程度保证生命和财产安全，油田企业档案管理在这时就可以发挥出其巨大的作用，促使企业持续发展。

（二）关乎整个油田行业的发展。当前社会更加注重沟通与交流，看重企业间的交流合作，企业管理者必须明白，如果单独依靠自身的力量，企业的发展会变得十分艰难。各油田企业要将自己企业发展的经验与其他企业进行交流，向发展良好的企业学习经验，才能够在当今社会的油田企业发展中占得先机。企业档案是企业经验整理的第一手资料，可以为相关工程的分析内容提供数据，满足企业随时做数据分析的要求。通过对工程数据的分析，为更多企业分享自己企业的发展经验，从而在相互交流和学习中促进整个油田行业的发展。

三、油田企业档案管理的风险分析

（一）档案管理制度存在缺陷。任何档案的管理都需要一定的制度对其进行约束，档案的存放以及借阅都需要按照档案管理制度来进行。部分油田企业对于档案管理较为放松，缺乏完整的档案管理制度。部分管理人员未能注意到档案管理制度对于油田企业管理的重要性，因而就忽视了档案管理制度的制定以及在工作人员之间的宣传，工作人员不了解相关的档案管理制度，在查看档案时就不会注重对档案的保护，这对相关档案的安全产生了一定的影响。

（二）档案的完整性难以保证。油田企业档案的形成需要工作人员及时对相关工作进行记录，并在工程完成后对相关问题进行分析，然后进行入档保存。由于油田企业工作的特殊性，要求档案记录人员进入工作现场对相关事件以及工程中的各种数据进行记录，工作环境的因素使得一部分资料不能准确地获取。另外，当对同一工程中不同类型的档案进行收集时会发现，一部分档案已经无法找到，这其中可能是因为档案记录完成后由于保存不善而丢失了，还可能是因为本应该完成的档案记录工作没有完成，这些都会影响到档案的完整性。

（三）档案管理系统不够完善。现代油田企业一般依靠互联网技术对相关档案工作进行管理，企业在电子设备技术方面的投入影响着企业档案管理工作的进行。在油田企业由传统的纸质档案管理向电子档案管理过渡的过程中，不可避免会出现很多问题，其中，工作人员缺乏电子档案管理系统的制作与运营经验较为突出。许多企业在电子档案管理方面没有丰富的经验可以借鉴，需要本公司的相关工作人员自行探索电子档案管理系统制作与运行的方法，在此过程中还会出现许多难以预料的问题，只有依靠自身不断解决这些问题，才能逐步将电子档案管理系统建立运行起来，让其在企业发展中发挥出应有的作用。

（四）气候环境对纸质档案的存放有严重影响。当前油田企业的档案管理还未全部采取电子档案管理方式，因而还能见到许多的纸质档案。纸质档案的保存极容易受到外界的环境影响，其中气候因素是一个较难处理的外界条件。随着气候条件的快速变化，很多地方在一段时间内可能出现多种不同的气候，部分保存纸质档案的地点缺乏相应条件，是完全封闭的场所，无法保持室内环境的干燥度，导致档案室湿度过于大破坏纸质档案。

（五）档案丢失与泄露。油田企业的部分档案是属于公司内部的机要文件，需要相关管理人员给予密切关注，不可泄露，否则将会产生重大的影响。然而在实际的档案保存工作中，还是能够看到档案丢失与泄露的情况，企业的工作人员在企业的发展过程中经常会查阅以前的企业文件，在此过程中，工作人员在将各种档案进行归档时，容易将档案弄错顺序，有时还会忘记归档，使得档案库中的档案丢失。长此以往，企业将会丢失许多重要的资料。另外，过多的查阅还会对档案的纸张造成破坏，还有部分工作人员将档案中的内容直接或者间接地泄露出去，都会造成企业内部重要资料的泄露，对企业的安全和发展产生影响。

四、油田企业档案管理的风险控制措施

（一）提高相关档案管理人员的档案管理意识。许多已经存在的档案问题都与档案管理人员意识薄弱有关。档案管理人员的管理意识薄弱还受到企业管理工作的影响，因此提高管理人员意识，企业首先要重视档案管理工作，安排专门的部门对档案进行记录以及归档，部门内的工作也要分配到位，要让每一个档案管理人员清楚了解自己的职责，不可出现相互推诿的现象；还要对档案管理人员定期进行相关培训，让档案管理人员能够接触到最新的档案管理工作的知识，将企业内的档案管理工作做到最好。档案室的安全工作离不开档案管理人员的安全意识，因而需要对工作人员进行定期的安全意识教育及安全消防演练，将档案管理的风险降到最低。

（二）定期对档案管理工作做好风险评估。定期对档案管理工作进行风险评估能够降低企业损失。要求档案管理人员要掌握相应的技术，对各个环节的风险进行科学评估，在对档案管理的各个环节的风险评估结束后，还要做出相应的预防策略，尽可能降低风险的发生率。档案管理人员在已经完成风险评估以及做出相应的预防策略后，还要做好相应的风险评估记录工作，风险评估的记录能够使档案的管理更加具有规范性，还能够为企业内部相关的档案管理工作提供经验。

（三）健全档案管理制度。企业要邀请有相关制度建设经验的专家，针对企业内部档案管理情况以及企业发展需求制定相关档案管理制度，在制度建设完成后，要保证工作人员严格按照档案管理制度开展有关方面的工作。档案管理制度中尤其要强调相关人员在进行档案交接时要做好相关的交接记录，当交接的档案出现问题时可以根据交接记录找到相关人员。同时，档案借阅工作也要有相关的制度约束，档案管理人员要做好借阅记录，如实填写借阅人的相关信息，向借阅人讲清借阅时间，保证借阅人能够按时归还档案，对于企业内部的机要档案则需重点向上级领导请示，有相关人员的签字再进行借阅，以免造成重要档案的泄露。

（四）对档案电子存放系统进行升级。电子档案的管理处于起步阶段，仍然存在许多不足，为发挥电子档案的优势，需要企业对电子档案的制作投入一定的资金。例如企业可以寻找专业公司为企业开发出专门的电子档案系统，组织人员学习系统操作相关知识，进行相关工作。对于已经有电子系统的油田企业来说，也要找专门的公司对已有的软件进行升级，以确保企业档案管理工作的有序开展。

（五）对纸质档案进行特殊保护。对于存在的纸质档案也要采取一定的方法对其进行保护，许多纸质档案中记录着一些比较重要的信息。企业可以安排相关的管理人员对纸质档案按照时间进行整理，方便日后的借阅与归档，避免造成企业内纸质档案的丢失。还要对档案室的环境进行严格控制，要保证档案室的通风度、温度和湿度控制在一个利于档案保存的标准上，还要注意档案室的用电用水安全，防范各类水电危险。

五、结语

油田企业的档案管理对于油田企业的发展来说有着重要的意义，当前的档案管理工作还存在着许多的待改进因素，如何改善这些因素并且提高相关档案管理人员的安全管理意识，是企业所需要重点考虑的问题，只有将这些问题解决好，才能够实现油田企业的持续健康发展。